Запасний картридж для принтера: як обліковувати та коли списувати?

Як класифікувати?

Призначення картриджів для принтерів та копіювальних апаратів цілком зрозуміло. Вони являють собою змінні елементи, які містять чорнила або тонер.

Установа може придбавати картридж:

— по-перше, як складову частину оргтехніки. Тобто йдеться про основний картридж, який поставляється разом з принтером або іншим друкувальним пристроєм;

— по-друге, як змінний елемент. Йдеться про картридж, придбаний окремо від оргтехніки для заміни несправного основного картриджа або як запасний, на період заправки основного картриджа.

Зрозуміло, що у такому разі картридж слід розглядати як звичайну запасну частину, придбану для підтримання об’єкта необоротних активів у робочому стані.

А чому не варто розглядати картридж як різновид малоцінних швидкозношуваних предметів (далі — МШП)? Пояснимо. Річ у тім, що МШП призначені для виконання певних самостійних функцій хоча й протягом нетривалого часу. Тоді як картридж не може виконувати жодної функції поза пристроєм, до складу якого входить.

Як обліковувати?

Запасний картридж, придбаний для друкованої техніки, обліковуємо у складі запасів на субрахунку 1515 «Запасні частини». Саме на цьому субрахунку ведуть облік придбаних запчастин, які використовують для проведення ремонтів, заміни зношених частин обладнання тощо. Причому вартість такого картриджа не має жодного значення.

Тепер щодо особливостей обліку картриджів. Після передачі у використання такий змінний елемент не варто одразу списувати на витрати. Його слід продовжувати обліковувати у складі запасів до моменту повного вичерпання ним свого ресурсу. При цьому потрібно враховувати, що використання такого змінного картриджа здійснюється не постійно, а лише під час заправки або заміни основного картриджа.

Тому для зручності ви можете деталізувати операції з руху картриджів за допомогою аналітичних рахунків, відкритих у межах субрахунку 1515. Наприклад, можна застосовувати такі аналітичні рахунки, як:

— 1515/1 «Запасний картридж на складі» — для обліку картриджів, які наразі не використовуються та зберігаються на складі (у відповідному місці зберігання);

— 1515/2 «Запасний картридж, переданий у використання» — для обліку картриджів, переданих у використання під час заправки або заміни основного картриджа;

— 1515/3 «Запасний картридж, переданий на заправку» — для обліку картриджів, переданих на заправку.

Коли списувати з балансу?

Після того як картридж у повній мірі вичерпав свій робочий ресурс, а його відновлення (регенерація) є недоцільним, можна ухвалити рішення про його списання.

Традиційно, для списання з балансу запасів, у т. ч. відпрацьованих картриджів, складаємо Акт списання запасів за типовою формою.

У разі списання запасного картриджа, який обліковується на субрахунку 1515, його вартість списуємо на витрати звітного періоду. На підтвердження цього робимо запис: Дт 8013, 8113 — Кт 1515.

Чи потрібно вести оперативний облік?

Так, потрібно.

Пояснимо доцільність ведення такого обліку запасних картриджів.

Основною метою оперативного обліку запасних картриджів є контроль за їх використанням та технічним станом. Це необхідно для того, щоб уникнути втрати картриджа під час його переміщення від одного підрозділу установи до іншого. Особливо така потреба актуальна, якщо в установі є кілька принтерів. Крім того, оперативний облік допоможе вам своєчасно виявити неполадки в роботі картриджів та визначати потребу щодо їх заправки тонером.

Контроль за використанням картриджів має здійснювати відповідальна особа, яку визначає керівник своїм розпорядчим документом.

А от безпосередньо для ведення оперативного обліку картриджів доцільно застосовувати Книгу обліку використання картриджів. Форма такої книги є довільною.

Зокрема, у цій Книзі рекомендуємо відображати такі дані:

— назва підрозділу, до якого передано запасний картридж;

— назва, тип, модель та індивідуальний номенклатурний номер картриджа;

— середній ресурс використання картриджа;

— дата отримання та повернення запасного картриджа;

— прізвище та власне ім’я особи, яка отримала (повернула) запасний картридж;

— відмітка про технічний стан картриджа після повернення;

— прізвище та власне ім’я відповідальної за зберігання картриджа особи.

Причому отримання та повернення запасного картриджа має бути засвідчено підписом відповідної особи.

Зауважте: порядок ведення оперативного обліку запасних картриджів та застосування такої Книги слід зафіксувати в розпорядчому документі з організації бухгалтерського обліку вашої установи.