Звільняється МВО: як та кому передати ТМЦ, які були в неї на зберіганні

Запитання: Як правильно оформити передачу справ між матеріально відповідальними особами? Чи можуть на час прийому-передачі справ посаду зав­госпа обіймати два працівники? 

Перш за все запам’ятайте головне: двох працівників на одній штатній посаді бути не повинно!

Товарно-матеріальні цінності, що належать установі, не можуть бути безхазяйними. Вони обов’язково повинні знаходитись на відповідальному зберіганні у матеріально відповідальних осіб, які призначаються наказом керівника суб'єкта державного сектору (п. 2 розд. II Методрекомендацій з бухобліку основних засобів, п. 3 розд III Методрекомендації з бухобліку запасів, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.2015 р. № 11).

Матеріально відповідальна особа — це працівник, якому довірені за характером виконуваних ним трудових обов’язків підзвітні цінності і на якого на підставі наказу керівника установи, укладеного договору, посадової інструкції покладено повну матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну з його вини.

В обов’язковому порядку повну матеріальну відповідальність несуть працівники, з якими в установленому порядку укладено договір про повну матеріальну відповідальність.

Випадки, коли відповідно до законодавства працівники несуть матеріальну відповідальність у повному розмірі шкоди, заподіяної з їх вини установі, визначено у ст. 134 КЗпП.  

Згідно зі ст. 135¹ КЗпПписьмовий договір про повну матеріальну відповідальність може бути укладений з працівником, який досяг 18 років та:

1) займає посаду або виконує роботу, безпосередньо пов'язану із зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або використанням у процесі виробництва переданих йому цінностей;

2) виконує роботу за трудовим договором про дистанційну роботу або про надомну роботу і користується обладнанням та засобами власника або уповноваженого ним органу, наданими йому для виконання роботи.

Перелік таких посад і робіт, а також типовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність затверджуються в порядку, який визначається Кабміном.

Постановою Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 28.12.77 р. № 447/24 було затверджено:

• Перелік посад та робіт, які заміщаються або виконуються працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, переданих їм для зберігання, обробки, продажу (відпуску), перевезення або застосування в процесі виробництва;

• Типовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

Цей Перелік продовжує діяти в Україні і по цей час.

Посада завідувача господарства цим Переліком передбачена. Отже, з таким працівником обов’язково укладають у пісьмовій формі договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність за формою, затвердженою постановою № 447/24.

У день звільнення матеріально відповідальна особа має передати ТМЦ, за які вона несе відповідальність. При цьому необхідно скласти акт приймання-передавання ТМЦ від особи, що звільнюється, до іншого працівника, з яким слід укласти договір про повну матеріальну відповідальність.

Передача ТМЦ від однієї матеріально відповідальної особи до іншої здійснюється за підсумками інвентаризації, проведеної на день прий­мання-передачі справ, яка в цьому випадку має обов’язковий характер. Це передбачено п. 7 Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. № 879.

І це абсолютно логічно, адже при звільненні матеріально відповідальної особи необхідно упевнитись, що всі матеріальні цінності, які були в неї на відповідальному зберіганні, знаходяться в цілості і схоронності, що немає неоприбуткованих цінностей. Тобто необхідно перевірити роботу матеріально відповідальної особи до її звільнення.

Для цього інвентаризаційна комісія, призначена наказом керівника установи, має провести інвентаризацію всіх ТМЦ, що знаходяться на відповідальному зберіганні у матеріально відповідальної особи, яка звільняється.

Кому ж завгосп, що звільняється, повинен передати справи та цінності?

Очевидно, що не особі, яка претендує на зайняття цієї посади, адже на той момент вона ще не є працівником установи.

Майте на увазі: прийняття нового завгоспа в день звільнення колишнього трактується як порушення штатної дисципліни. Пояснимо чому.

Документом, що визначає структуру і граничну чисельність працівників бюджетної установи, є штатний розпис.

Штатний розпис затверджується у порядку, визначеному відповідним міністерством, іншим центральним органом виконавчої влади. Згідно з п. 32 Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228, штатні розписи затверджуються керівником відповідної установи вищого рівня.

Крім того, у п. 1 ст. 51 БКУ зазначено, що керівники бюджетних установ утримують чисельність працівників та здійснюють фактичні видатки на зарплату, включаючи видатки на премії та інші види заохочень чи винагород, матеріальну допомогу, лише в межах фонду оплати праці, затвердженого для бюджетних установ у кошторисах.

Отже, самостійно вносити зміни до штатного розпису і визначати склад та штатну чисельність працівників установа не має права. Якщо штатним розписом установи передбачено тільки одну штатну одиницю завгоспа, на цій посаді може працювати лише один працівник і отримувати відповідний цій посаді оклад.

Прийняти на роботу нового працівника в той час, коли завгоспа ще не звільнено (в установі відсутня вакансія з цієї посади), неможливо.

Тому завгосп повинен передати ТМЦ іншому працівнику установи (зазвичай в межах однієї категорії посад), який також є матеріально відповідальною особою, або керівнику установи.

У подальшому при прийнятті нового працівника на посаду завгоспа відповідно до вимог п. 7 Положення про інвентаризацію активів та зобов'язаньслід знову провести інвентаризацію, оскільки в цьому випадку також відбувається зміна матеріально відповідальної особи.