ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ОБЪЕКТОВ

ОСОБЕННОСТИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ НЕОБОРОТНЫХ АКТИВОВ

Основные правила проведения инвентаризации основных средств изложены в п. 2 Инструкции № 90. Поэтому далее остановимся на самых важных моментах, касающихся проведения инвентаризации основных средств.

Итак, перед началом инвентаризации основных средств следует проверить:

— наличие и состояние учетных регистров (карточек, книг, описей и др.);

— наличие и состояние технических паспортов и другой технической документации;

— наличие документов на основные средства, которые сданы или приняты учреждением в аренду, на хранение, во временное пользование.

При отсутствии этих документов следует обеспечить их получение или оформление. При выявлении расхождений и неточностей в бухгалтерском учете или технической документации необходимо в эти документы внести соответствующие исправления и уточнения.

Во время инвентаризации основных средств комиссия должна проверить:

а) наличие документов, подтверждающих право собственности учреждения на здания, сооружения, другую недвижимость и земельные участки, водоемы, другие объекты природных ресурсов или право пользования ими.

Напомним, для того чтобы учреждение могло учитывать у себя на балансе земельные участки, необходимо соблюдение определенных условий:

— наличие государственных актов, которыми удостоверяется право собственности на земельный участок или право постоянного пользования им;

— установлена площадь земельных участков;

— определена экспертная стоимость переданных земельных участков (на этот момент указывали Госказначество в письме от 18.12.2007 г. № 3.4-04/2609-17053 и ГлавКРУ в разъяснении от 03.10.2007 г. // «Бюджетная бухгалтерия», 2007, № 38);

б) соответствие технической документации. При этом комиссия записывает в описи полные наименования объектов и их инвентарные номера.

Для оформления данных инвентаризации основных средств (зданий, сооружений, оборудования, транспортных средств, компьютерной техники и пр.) применяется Инвентаризационная опись основных средств (приложение 1 к Инструкции № 90).

Основные средства записываются в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Объект, прошедший восстановление, реконструкцию, расширение или переоборудование, в результате чего изменилось основное его назначение, вносится в опись под наименованием, соответствующим новому основному назначению.

Далее рассмотрим различные ситуации, которые возникают при инвентаризации необоротных активов.

Инвентаризационной комиссией обнаружены основные средства, которые списаны с баланса учреждения в связи с начислением на них стопроцентного износа, но продолжающие функционировать. Как поступить с такими основными средствами?

Такие объекты должны быть восстановлены в учете. Связано это с тем, что начисление стопроцентного износа не является причиной для списания пригодного к дальнейшей эксплуатации основного средства. В учете операция по восстановлению неправомерно списанного объекта отражается путем сторнирования проведенных ранее записей по списанию пригодного объекта.

Пример 1. Комиссией выявлен объект основных средств — принтер, имеющийся в наличии и функционирующий, но списанный в июле 2011 года по данным бухгалтерского учета в связи со стопроцентным износом.

Списание проведено такими записями:

1) списана первоначальная стоимость принтера (3000 грн.): Дт 401 — Кт 104;

2) списан износ (3000 грн.): Дт 131 — Кт 401.

Восстановление объекта в учете проводится на основании бухгалтерской справки следующим образом:

1) восстановлена первоначальная стоимость принтера (3000 грн.): Дт 104 — Кт 401;

2) восстановлена сумма износа (3000 грн.): Дт 401 — Кт 131.

Если же объект основных средств с начисленным стопроцентным износом фактически не функционирует, но продолжает числиться в учете, то инвентаризационная комиссия должна установить непригодность такого объекта к дальнейшей эксплуатации и внести предложения о его реализации или списании.

Если обнаружены излишки основных средств, аналогов которым нет среди числящихся в учете, то такие основные средства следует оприходывать по ценам на такие же или аналогичные основные средства. Если же основное средство не новое, то необходимо оценить его действительную стоимость, а износ определить исходя из его технического состояния с оформлением соответствующих актов.

 

В ходе проведения инвентаризации комиссией выявлено несколько объектов основных средств, которые непригодны к дальнейшей эксплуатации, но продолжают числиться в учете. Каковы должны быть действия инвентаризационной комиссии?

Во время проведения инвентаризации основных средств комиссия устанавливает не только их фактическое наличие, но и состояние таких объектов. Не исключено, что могут быть выявлены объекты основных средств, которые непригодны к дальнейшей эксплуатации и не подлежат восстановлению.

В этом случае инвентаризационная комиссия должна прежде всего выяснить, предпринимались ли какие-либо действия по списанию или реализации таких объектов с учетом требований Порядка № 1314. На этот момент Госказначейство обращало внимание в письме от 27.05.2011 г. № 17-07/1389-7439 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2011, № 27).

После этого на такое имущество составляется отдельная опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, которые привели указанные объекты к непригодности. Кроме того, комиссия вносит предложения об их реализации или списании.

 

Как правильно провести инвентаризацию библиотечного фонда? Что записывать в инвентаризационную опись — каждое название книги или библиотечный фонд в целом?

Действительно, проинвентаризировать библиотеку — задача нелегкая.

Основной целью проверки (инвентаризации) библиотечного фонда является установление фактического наличия библиотечных фондов (книг, брошюр, журналов, газет, аудиовизуальных документов и электронных изданий и пр.), зарегистрированных в учетных формах, а также выявление недостатков в организации учета библиотечных фондов, установление задолженности, обеспечение надлежащего порядка в размещении и расстановке фонда, выявление документов, которые нуждаются в ремонте, реставрации и списании как устаревших, непрофильных по содержанию и непригодных для пользования.

Так, в зависимости от условий работы библиотеки, выбора размещения и объема ее фонда можно выделить три основных способа проверки (инвентаризации) библиотечного фонда:

— сверка с документами индивидуального учета (в небольших библиотеках с объемом фонда до 10 тысяч экземпляров);

— проверка с помощью контрольных талонов (для библиотек со сложной структурой и объемом фонда свыше 10 тысяч экземпляров);

— проверка по топографическому каталогу (в крупных библиотеках, библиотечный фонд которых насчитывает свыше 200 тысяч экземпляров) предусматривает составление топографического каталога, где карточки размещены в соответствии с размещением документов в структурных подразделениях библиотеки.

Инвентаризация библиотечного фонда предусматривает сличение каждой единицы хранения с документами индивидуального учета для установления в фонде фактического наличия печатных и других изданий. О нюансах проведения инвентаризации библиотечных фондов мы рассказывали в статье «Особенности проведения инвентаризации библиотечных фондов» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2010, № 41).

Конечно, каждое учреждение при выборе способа проведения проверки библиотечного фонда опирается на условия работы своей библиотеки, соблюдая при этом основное правило: в ходе проведения инвентаризации библиотечных фондов должна проводиться сверка данных Инвентарной книги библиотечного фонда и данных бухгалтерского учета с имеющимися в наличии библиотечными фондами и записями в формулярах пользователей (п. 16 Методрекомендаций).

Подробно о порядке оформления результатов инвентаризации библиотечных фондов мы рассказывали в газете «Бюджетная бухгалтерия», 2011, № 31.

На рабочих местах работников учреждения находятся личные вещи: электрические чайники, калькуляторы. Эти ценности были приобретены работниками за собственные средства для личного пользования. Нужно ли приходовать такие личные вещи на баланс учреждения как излишки?

Бывает, что при проведении инвентаризации комиссией может быть установлено наличие личных вещей работников. В этом случае прежде всего необходимо выяснить, был ли заключен договор хранения таких вещей между работником и учреждением.

Согласно ст. 937 ГКУ договор хранения, по которому хранитель обязуется принять вещь на хранение в будущем, должен быть заключен в письменной форме, независимо от стоимости вещи, которая будет передана на хранение.

Письменная форма договора считается соблюденной, если прием вещи на хранение удостоверен распиской, квитанцией или другим документом, подписанным хранителем.

Для составления договора хранения работник, который хочет использовать на рабочем месте личную вещь, должен подать руководителю заявление. Договор хранения заключается после того, как руководитель завизирует заявление, чем подтвердит свое разрешение на ответственное хранение собственных вещей работника.

В свое время Госказначейство в письме от 26.04.2007 г. № 3.4-10/1084 разъясняло порядок учета таких ценностей.

Так, материальные ценности, не являющиеся государственной собственностью и находящиеся во временном распоряжении учреждения, учитываются на основании заключенных договоров на забалансовом счете 02 «Активы на ответственном хранении» (см. консультацию «Учет личных вещей»// «Бюджетная бухгалтерия», 2007, № 26).

Поэтому, если на момент проведения инвентаризации отсутствуют заявления и договоры хранения личных вещей работников, такие вещи считаются излишками. Они должны быть оприходованы и числится на балансе учреждения.

В соответствии с п. 2.6 Инструкции № 90 при выявлении объекта основных средств, не находящегося на учете, инвентаризационная комиссия обязана включить такой объект и его технические характеристики в инвентаризационную опись. Для этого инвентаризационная комиссия проводит оценку и определяет износ такого объекта. Определение стоимости объекта основных средств и его износа оформляется соответствующими актами. При этом оценка объекта основных средств должна проводиться по справедливой стоимости, а износ — исходя из действительного технического состояния.

Данные о выявленном объекте (в нашем случае — калькуляторах, чайниках) должны найти отражение в Сличительной ведомости результатов инвентаризации прочих необоротных активов и запасов (приложение 6 к Инструкции № 90).

Пример 2.При проведении инвентаризации в наличии были выявлены калькуляторы и чайники, которые работники принесли из дома. Ни заявление, ни договор хранения не были составлены.

Инвентаризационной комиссией калькуляторы и чайники квалифицированы как излишки и с учетом рыночных цен их стоимость определена на уровне 730 грн.

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации отражаются следующим образом:

 

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Корреспондирующие счета		Сумма, грн.
		дебет	кредит
1	Оприходованы калькуляторы и электрические чайники (излишки)*	323	711	730
		364	323	730
		221/2	364	730
	Одновременно произведена вторая запись	811	411	730
* Сумма излишков, выявленных в ходе инвентаризации, включается в Справку о поступлениях в натуральной форме, предоставляемую в органы Госказначейства до окончания отчетного периода.

Комиссией выявлена недостача основных средств — компьютера. Как рассчитать размер убытков от недостачи объекта основных средств?

Если в ходе проведения инвентаризации обнаружена недостача материальных ценностей и виновные в недостаче лица выявлены, то расчет размера убытков от хищения, недостачи осуществляется согласно Порядку № 116.

Для расчета используется следующая формула:

Ру = [(Бс - А) х Иинф + НДС + Асб] х 2 + Рп + Ср,

где Ру — размер убытков (в грн.);

Бс — балансовая стоимость на момент установления факта хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей (в грн.);

А — амортизационные отчисления с даты начала эксплуатации (в грн.);

Иинф — общий индекс инфляции, рассчитываемый с даты начала эксплуатации на основании определенных ежемесячно Госкомстатом индексов инфляции;

НДС — размер налога на добавленную стоимость (в грн.);

Асб — размер акцизного сбора (в грн.);

Рп — фактические расходы предприятия для восстановления поврежденных или приобретения новых материальных ценностей (в грн.);

Ср — фактическая стоимость работ по восстановлению (расходы на доставку материалов и устранение повреждений) по ценам на день совершения правонарушения (в грн.).

Следует обратить внимание на последние показатели формулы, а именно Рп и Ср, которые применяются для определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей и соответствующих расходов, необходимых для восстановления поврежденных или приобретения новых материальных ценностей на непрерывно действующих предприятиях, в учреждениях и организациях, где такое восстановление необходимо для дальнейшего продолжения работы. Конечно, бюджетные учреждения не являются непрерывно действующими предприятиями, но ввиду постоянной нехватки средств, особенно на приобретение новых необоротных активов, целесообразно учитывать указанные показатели как влияющие на сумму компенсации расходов для восстановления поврежденных или приобретения новых материальных ценностей, необходимых учреждениям и организациям, поскольку такое восстановление нужно для дальнейшего продолжения работы.

Как отмечало ГлавКРУ в письме от 09.06.2010 г. № 02-14/645, если бюджетное учреждение отвечает вышеуказанным критериям непрерывно действующего учреждения, то при расчете размера убытков необходимо применять показатели Вп (фактические затраты предприятия для восстановления поврежденных или приобретения новых материальных ценностей) и Вр (фактическая стоимость работ по восстановлению (расходы на доставку материалов и устранения повреждений)). При этом в целях полноты возмещения нанесенных государству убытков для непрерывно действующих бюджетных учреждений показатели Вп и Вр нужно применять во всех случаях расчета размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей.

Также обратите внимание на то, что со взысканных сумм осуществляется возмещение убытков, нанесенных учреждению и организации, с учетом фактических расходов на восстановление поврежденных или приобретение новых материальных ценностей и стоимости работ по их восстановлению. Остаток неиспользованных средств необходимо перечислить в государственный бюджет (код бюджетной классификации доходов 21080600 «Суммы, взысканные с виновных лиц за ущерб, причиненный государству, предприятию, учреждению, организации»). Суммы возмещенных убытков относятся к доходам специального фонда как доходы от реализации имущества (относятся к четвертой подгруппе первой группы собственных поступлений) и используются бюджетными учреждениями согласно ст. 13 БКУ.

Рассмотрим расчет размера убытков на следующем условном примере.

Пример 3.В ходе проведения инвентаризации выявлена недостача компьютера. Лицо, виновное в недостаче, установлено.

Рассчитаем сумму убытков от недостачи компьютера, которая должна быть взыскана с виновного лица. Компьютер был приобретен в 2008 году. По данным бухгалтерского учета, первоначальная стоимость компьютера — 3500 грн., износ начислен на сумму 1575 грн. Индекс инфляции условно 1,01. На приобретение нового компьютера учреждением израсходовано 5300 грн.

Ру = [(Бс - А) х Иинф + НДС + Асб] х 2 + Рп + Ср = [(3500 - 1575) х 1,01 + (3500 - 1575) х 20 %] х 2 + 5300 = 9958,50 грн.

Поскольку со взысканной суммы в первую очередь осуществляется возмещение убытков, нанесенных учреждению с учетом фактических расходов на приобретение новых материальных ценностей, то в распоряжении учреждения остается 7629,25 грн. ((3500 - 1575) х 1,01 + (3500 - 1575) х 20 % + 5300). Остальные средства в сумме 2329,25 грн. необходимо перечислить в государственный бюджет.

В бухгалтерском учете данные операции отражаются следующим образом:

 

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Корреспондирующие счета		Сумма, грн.
		дебет	кредит
1	Списана недостача компьютера
	— на сумму первоначальной стоимости	401	104	3500,00
	— на сумму износа	131	401	1575,00
	— на сумму ущерба, причиненного виновным лицом, остающуюся в распоряжении учреждения	363	711	7629,25
	— на сумму ущерба, подлежащую уплате в бюджет	363	642	2329,25
2	Возмещены виновным лицом убытки	301	363	9958,50
3	Сдана на регистрационный счет сумма средств, внесенных в кассу в счет погашения недостачи	323	301	9958,50
4	Перечислена часть средств, внесенных виновным лицом в счет погашения недостачи, подлежащая уплате в бюджет	642	323	2329,25

В бюджетном учреждении установлена компьютерная программа, на которую оформлено только право пользования. Необходимо ли информацию о такой программе указывать в инвентаризационной описи нематериальных активов?

Нет, не нужно.

Связано это с тем, что бюджетные учреждения в соответствии с требованиями Инструкции № 64 в составе нематериальных активов учитывают приобретенные права на владение, пользование и распоряжение объектом нематериальных активов после отчуждения их (прав) от прежних владельцев и определения их стоимости.

Таким образом, в составе объектов нематериальных активов, к числу которых относятся компьютерные программы, учитываются только те, на которые учреждение получило исключительные права на владение, пользование и распоряжение.

В рассматриваемой ситуации учреждение получило компьютерную программу на правах пользования, а остальные имущественные и авторские права на такое изобретение остались у разработчика.

Следовательно, у бюджетного учреждения нет оснований для отражения такого объекта учета в составе нематериальных активов. И соответственно информацию о такой компьютерной программе не нужно приводить в Инвентаризационной описи нематериальных активов (приложение 3 к Инструкции № 90).

Как отмечает Госказначейство в Рекомендациях о единых подходах к приобретению и отражению в бухгалтерском учете бюджетных учреждений программного обеспечения, изложенных в приложении к письму от 17.09.2007 г. № 3.4-04/2055-10882 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2007, № 38), при проведении инвентаризации программного обеспечения необходимо обратить внимание на следующие моменты:

— инвентаризационная комиссия должна проверить наличие документов, согласно которым оформлено приобретенное программное обеспечение, и документов, описывающих сам объект, которые были основанием для оприходования;

— в инвентаризационной описи указываются название с указанием документации на приобретение (лицензионный договор, авторский договор, патент), характеристика, назначение, дата введения в хозяйственный оборот, срок полезного использования, количество и стоимость программного обеспечения.

При выявлении программного обеспечения, не взятого на учет, а также такого, относительно которого в учетных регистрах отсутствуют данные (или они неправильно указаны), инвентаризационная комиссия должна включить в инвентаризационную опись отсутствующие или правильные сведения и показатели.

Вместе с тем в данном письме Госказначейство обращает внимание на то, что управленческому учету и инвентаризации подлежат:

— программное обеспечение, на которое имущественные права не передаются пользователю (имущественные и авторские права на объект интеллектуальной собственности на такое программное обеспечение остаются у разработчика (поставщика), а заказчику предоставляется право пользования этим программным обеспечением без права передачи самого программного обеспечения и/или полномочий на его использование третьим лицам);

— электронные средства обработки информации, которые создаются структурными подразделениями бюджетных учреждений для обеспечения выполнения своих функциональных полномочий и не имеют законченной формы (такие, на которые отсутствуют соответствующим образом оформленные документы, подтверждающие существование самого актива и исключительные права учреждения на результаты интеллектуальной деятельности, а именно: патенты, свидетельства, другие охранные документы).

Управленческий учет программного обеспечения, которое не учитывается в составе нематериальных активов, предназначен для получения оперативной информации о состоянии таких объектов и эффективности их использования. Например, можно предусмотреть, что на каждый компьютер оформляется карточка учета, в которой указываются необходимые сведения (название, вид, версия установленной программы, дата ее приобретения и установки, производитель программы и др.). В ходе проведения инвентаризации комиссия проверяет и уточняет информацию о таких объектах, а в случае необходимости вносит соответствующие изменения и дополнения. При этом, как было отмечено, информация о такой компьютерной программе не отражается в Инвентаризационной описи нематериальных активов.

 

Каким образом оформляются результаты инвентаризации нематериальных активов?

Для отражения результатов инвентаризации нематериальных активов применяется Инвентаризационная опись нематериальных активов (приложение 3 к Инструкции № 90), куда комиссия вносит данные о:

— названии нематериального актива с указанием документации на приобретение (лицензионный договор, авторский договор, патент);

— характеристике, назначении, дате ввода в эксплуатацию;

— сроке полезного использования, количестве и стоимости нематериального актива.

Опись составляется на каждый отдельный объект нематериальных активов или группу однотипных по назначению и условиям использования объектов нематериальных активов, отдельно по каждому лицу, ответственному за использование объекта или группы объектов нематериальных активов.

В случае выявления расхождений (недостач, остатков) между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей составляется Сличительная ведомость результатов инвентаризации нематериальных активов (приложение 4 к Инструкции № 90).

По тем объектам нематериальных активов, пребывание которых на бухгалтерском учете признано нецелесообразным, составляется Акт выбытия (ликвидации) объекта права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов (типовая форма № НА-3), форма которого утверждена приказом № 732.

Излишком считаются нематериальные активы, на которые имеются все необходимые документы, но они по каким-либо причинам не отражены в учете. Такие нематериальные активы должны быть оприходованы с оформлением соответствующих актов.

Сумма выявленных излишков включается в Справку о поступлениях в натуральной форме, которая предоставляется в орган Госказначейства до окончания отчетного периода.

Если комиссия пришла к выводу, что оснований для отражения объекта в бухгалтерском учете нет, то составляется соответствующая бухгалтерская справка и производится корректирующая запись по дебету субсчета 401 «Фонд в необоротных активах по их видам» и кредиту соответствующего счета 12 «Нематериальные активы».

При выявлении недостачи нематериального актива необходимо принять меры по выявлению виновных и возмещению причиненного ущерба.

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации отражаются следующим образом:

 

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Корреспондирующие счета
		дебет	кредит
Если выявлен излишек НА
1	Оприходованы излишки* нематериальных активов	323	711
		364	323
		121, 122	364
2	Одновременно производится запись	811	401
* Сумма излишков, выявленных в ходе инвентаризации, включается в Справку о поступлениях в натуральной форме, предоставляемую в органы Госказначейства до окончания отчетного периода.
Если обнаружена недостача НА
1	Списаны нематериальные активы, обнаруженные при инвентаризации как недостача:
	— на первоначальную стоимость	401	121, 122
	— на сумму начисленного износа	133	401
2	Одновременно производится запись:
	— на сумму возмещенных убытков, отнесенных на счет виновного лица, остающуюся в распоряжении учреждения	363	711
	— в случае неустановления виновных лиц, если дело о недостачи находится на рассмотрении в органах следствия	05	—

ОСОБЕННОСТИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ЗАПАСОВ

В ходе инвентаризации запасов проверяется:

— фактическое наличие запасов;

— состояние и ведение складского хозяйства, а также правильность организации хранения и размещения запасов.

Для правильного проведения инвентаризации запасов необходимо соблюдать такие правила:

1) во время инвентаризации не допускается беспорядочный переход от одного запаса к другому. После проверки материальных ценностей вход в помещение пломбируется и комиссия переходит для работы в следующее помещение;

2) перевешивание, обмер, подсчет ТМЦ проводятся исходя из установленных единиц измерения.

Определить вес (объем) материалов, которые хранятся насыпью, можно на основании технических расчетов, о чем в описаниях делается соответствующая отметка;

3) если в ходе инвентаризации происходит выдача или прием ценностей, то такие материальные ценности заносят в отдельные описи «Материальные ценности, полученные во время инвентаризации» и «Материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации»;

4) информация о материальных ценностях (наименование, количество, единицы измерения) отражается по субсчетам, номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете;

5) допускается перенос инвентаризации на следующий день, если ее нельзя провести за один день.

В этом случае инвентаризационной комиссии необходимо по окончании текущего рабочего дня опечатать помещение. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (на обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящиках, шкафах, сейфах, в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

При инвентаризации ТМЦ, находящихся у отдельных материально ответственных лиц, по каждому отдельному складу, участку, объекту составляется Инвентаризационная опись прочих необоротных материальных активов и запасов (приложение 5 к Инструкции № 90). В описи указывают наименование ценностей, их номенклатурные номера, вид, группу, сорт и количество (исходя из установленных единиц измерения).

Особенности проведения инвентаризации некоторых видов запасов приведем в таблице.

 

Вид запасов	Особенности проведения инвентаризации
1	2
Горюче-смазочные материалы (ГСМ)	Проведение инвентаризации ГСМ осуществляется с учетом норм Инструкции № 281. В ходе инвентаризации проверяют наличие ГСМ по местам хранения: в баках транспортных средств, в резервуарах и другой таре. Результаты отражают в специальной форме — Акте инвентаризации нефтепродуктов формы № 24-НП (приложение 21 к Инструкции № 281). При выявлении факта недостачи нефтепродуктов списание необходимо проводить в пределах Норм естественной убыли нефтепродуктов при приеме, хранении, отпуске и транспортировке, утвержденных постановлением Госснаба СССР от 26.03.86 г. № 40. В ходе инвентаризации возникает необходимость в переводе ГСМ из объемных единиц в единицы массы. Формула перевода ГСМ в весовые единицы приведена в п.п. 4.3.2.13 Инструкции № 281. В ней используется такой показатель, как плотность нефтепродукта (q). Такой переводной коэффициент может быть взят из паспорта качества приобретаемого нефтепродукта. При отсутствии паспорта можно использовать коэффициенты, установленные Методикой № 452
Медикаменты, перевязочные средства	Учет таких запасов ведется согласно требованиям Инструкции № 747. В инвентаризационных описях лекарственные средства, учитываемые в денежном выражении, выделяют по группам: медикаменты, перевязочные средства, вспомогательные материалы, тара. В ходе инвентаризации медикаментов, перевязочных средств особое внимание необходимо обратить на хранение, учет и расходование наркотических лекарственных средств, а также выявить наличие некачественных лекарственных средств, включая те, срок годности которых истек. Если в ходе инвентаризации выявлены медикаменты с истекшим сроком годности, то такие медикаменты следует указывать в инвентаризационной описи отдельно от других медикаментов. Списание непригодных медикаментов должно осуществляться согласно Правилам № 349. Выявленные недостачи лекарственных средств в пределах норм естественной убыли списываются на результаты исполнения сметы или фактические расходы. При определении норм естественной убыли нужно руководствоваться приказом Минздрава СССР от 26.12.86 г. № 1689. Излишки подлежат оприходованию. В ходе инвентаризации лекарственные средства, подлежащие предметно-количественному учету, инвентаризуются по видам, наименованиям, фасовкам, лекарственным формам и дозировкам
Этиловый спирт	При инвентаризации учитывают нормы Инструкции № 288. Количество спирта определяют с помощью мерников (в местах хранения, где используется весовое измерение спирта путем взвешивания). Для определения фактического наличия спирта определяют объем водно-спиртового раствора, концентрацию этилового спирта в объемных процентах при 20 °C и объем содержащегося в нем безводного спирта. На основании этих показателей определяют количество декалитров безводного спирта. Отдельные отмеры спирта, общий итог которых составляет фактическое наличие спирта, записывают в инвентаризационную опись. В ней же отражают количество безводного спирта. В случае выявления недостачи этилового спирта применяется естественная убыль в размере 0,45 % от расфасованного количества (приказ Минздрава СССР «Об утверждении временной нормы естественной убыли этилового спирта» от 11.11.88 г. № 817). В случае сверхнормативной недостачи спирта его стоимость списывают на виновных лиц. При этом стоимость спирта определяют исходя из оптовой цены предприятия-производителя с учетом акцизного сбора и НДС. К определенной стоимости применяется коэффициент 3
Продукты питания	В ходе инвентаризации следует руководствоваться Инструкцией по учету продуктов питания в лечебно-профилактических и других учреждениях здравоохранения, состоящих на Государственном бюджете СССР, утвержденной приказом Минздрава СССР от 05.05.83 г. № 530. Результаты инвентаризации продуктов питания и тары определяются по количеству, цене, сумме по каждому наименованию. Списание с материально ответственных лиц недостачи продуктов питания и тары в пределах естественной убыли проводится по нормам и в порядке, установленным приказом Минторга СССР от 02.04.87 г. № 88. При инвентаризации продуктов питания комиссия не только проверяет фактические остатки продуктов питания, но и обращает особое внимание на правильность и полноту оприходования продуктов питания; правильность определения остатков и их тождественность на конец дня и начало следующего; правильность списания продуктов питания, соблюдение утвержденных норм питания; правильность оприходования и учета тары, поступающей вместе с продуктами питания; соблюдение установленных правил хранения продуктов питания и тары
МБП	Инвентаризация такого вида запасов бюджетных учреждений, как малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, проводится путем осмотра каждого предмета. МБП заносятся в опись по наименованиям в соответствии с номенклатурными номерами и в единицах измерения, принятых в бухгалтерском учете. Инструкцией № 90 предусмотрены следующие особенности инвентаризации МБП: — допускается составление групповых инвентаризационных описей МБП, выданных в индивидуальное пользование работникам, с указанием в них ответственных за эти предметы лиц (на которых открыты личные карточки) с их распиской в описи; — МБП, которые стали непригодными, но не списаны, в инвентаризационных описях не указываются. Такие МБП записываются в отдельный акт с указанием времени эксплуатации, причин непригодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях. Акт подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В этом случае в описях делают отметки о непригодности МБП. Списание таких ценностей с баланса осуществляется согласно требованиям Типовой инструкции № 447; — по МБП, которые учитываются в оперативном учете, инвентаризационные описи не составляются. В ходе инвентаризации проверяется фактическое наличие этих предметов у материально ответственных лиц путем сравнения с ведомостью оперативного учета. Если выявляется недостача, то это сопровождается составлением акта

 

Каков порядок отражения в учете излишков и недостач материальных ценностей, выявленных в ходе инвентаризации?

Порядок отражения в бухгалтерском учете выявленных в результате инвентаризации излишков и недостач запасов рассмотрим на примере.

Пример 4. В результате инвентаризации была обнаружена недостача материальных ценностей:

— 2 рулона обоев, предназначавшихся для текущего ремонта помещения, приобретенных за счет средств общего фонда на сумму 150 грн.;

— 0,5 кг муки (в пределах норм естественной убыли), приобретенной в текущем году за счет средств общего фонда по цене 5,40 грн. за кг;

— медикаментов на сумму 250 грн.

Лица, виновные в недостаче обоев, не установлены, а в недостаче медикаментов, выявлены.

Индекс инфляции условно 1,01. На приобретение новых медикаментов учреждением израсходовано 270 грн.

Рассчитаем сумму ущерба от недостачи медикаментов:

Ру = (250 х 1,01) х 2 + 270 = 775 грн.

Из этой суммы учреждению остается 522,50 грн. ((250 х 1,01) + 270). Остальные средства в сумме 252,50 грн. подлежат перечислению в бюджет.

Были обнаружены также излишки ТМЦ — 5 л бензина.

Инвентаризационной комиссией излишки выявленных материальных ценностей были оценены с учетом рыночных цен: бензин AU95 — по цене 11 грн. за 1 л.

Также были выявлены медикаменты, подлежащие списанию (истек срок годности), на сумму 290 грн.

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации отражаются следующим образом:

 

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Корреспондирующие счета		Сумма, грн.
		дебет	кредит
1	Оприходованы излишки бензина	323	711	55
		364	323	55
		235	364	55
Сумма излишков, выявленных в ходе инвентаризации, включается в Справку о поступлениях в натуральной форме, предоставляемую в органы Госказначейства до окончания отчетного периода.
2	Списана недостача обоев (виновные лица не выявлены)	801 (802)	204	150
3	Списана недостача продуктов питания (муки) в пределах норм естественной убыли	801 (802)	232	2,70
4	Списана недостача медикаментов (виновное лицо обнаружено):
	— на сумму стоимости	801 (802)	233	250
	— на сумму ущерба, причиненного виновным лицом, остающуюся в распоряжении учреждения	363	711	522,50
	— на сумму ущерба, подлежащую уплате в бюджет	363	642	252,50
5	Списана стоимость медикаментов, непригодных к применению	801 (802)	233	290
6	Возмещены виновным лицом убытки	301	363	775
7	Сдана на регистрационный счет сумма средств, внесенных в кассу в счет погашения недостачи	323	301	775
8	Перечислена часть средств, внесенных виновным лицом в счет погашения недостачи, подлежащая уплате в бюджет	642	323	252,50

Кроме того, в ряде случаев для определения размера убытков, причиненных учреждению, применяются положения Закона Украины «Об определении размера убытков, причиненных предприятию, учреждению, организации хищением уничтожением (порчей), недостачей или потерей драгоценных камней и валютных ценностей» от 06.06.95 г. № 217/95-ВР.

Ниже в таблице приведены повышающие коэффициенты, которые применяют для расчета размера убытков от недостачи отдельных видов материальных ценностей.

 

Вид ТМЦ	База для определения размера убытка	Повышающий коэффициент
1	2	3
Спирт этиловый питьевой, спирт этиловый ректифицированный, спирт этиловый сырец	Оптовая цена предприятия-производителя с учетом акцизного сбора и налога на добавленную стоимость	3
Животные	Закупочные цены, которые сложились на момент возмещения убытков	1,5
Продовольственные товары, розничные цены на которые дотируются	Розничная цена с учетом суммы дотаций	—
Бланки ценных бумаг и документов строго учета	Номинальная стоимость, указанная на бланках ценных бумаг и документах строгого учета, или стоимость документов строгого учета, установленная законодательством	5
	Стоимость приобретения (изготовления) бланков ценных бумаг и документов строгого учета, на которых не указана номинальная стоимость или стоимость которых не установлена законодательством	50
Материальные ценности, которые подлежат списанию на расходы по мере их приобретения и учитываются лишь в количественном выражении	Рыночная цена на аналогичные материальные ценности, уменьшенные пропорционально фактическому износу, но не ниже чем на 50 % рыночной цены	—
Драгоценные металлы	Стоимость металлов в чистом виде по рыночным ценам, действующим на день выявление нанесенных убытков	2
Драгоценные камни (кроме ограненных)	Рыночная цена, действующая на день выявления нанесенных убытков	2
Иностранная валюта, а также платежные документы и другие ценные бумаги в иностранной валюте	Стоимость валютных ценностей, пересчитанная в валюту Украины по обменному курсу НБУ на день выявления нанесенных убытков	3

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ

С целью контроля за сохранностью денежных средств, денежных документов и других ценностей, находящихся в кассе, бюджетные учреждения проводят инвентаризацию. При проведении инвентаризации этих объектов следует руководствоваться нормами, установленными Положением № 637.

Перед началом проведения инвентаризации кассы необходимо получить от лица, ответственного за сохранность денежных средств (кассира или лица, его заменяющего):

— последний кассовый отчет, в котором определен остаток денежных средств на день инвентаризации. К отчету должны быть приложены все приходные и расходные кассовые документы, по которым в течение дня были получены или выданы денежные средства;

— расписку о том, что все документы сданы в бухгалтерию, поступившие денежные средства полностью оприходованы, а выбывшие — списаны. Эта расписка приведена на титульной стороне Акта инвентаризации наличия денежных средств, ценностей (приложение 7 к Инструкции № 90).

Обратите внимание: во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, ценностей и документов не проводятся.

Инвентаризацию кассы целесообразно проводить в такой последовательности:

1. Подсчет фактического наличия денежных средств, денежных документов и других ценностей, находящихся в кассе, путем полного покупюрного пересчета всех наличных средств (как в национальной, так и в иностранной валюте), ценных бумаг, лимитированных чековых книжек, почтовых марок и т. д. Остаток наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге.

Проверка фактического наличия денежных документов проводится по видам (оплаченные талоны на бензин, питание; оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, пансионаты; оплаченные проездные билеты, почтовые марки и т. п.), в ходе чего устанавливаются сумма, подлинность каждого документа и правильность его оформления. При этом денежные документы записывают по отдельным видам документов с указанием названия, номера, серии и общей суммы.

2. Правильность оприходования и списания наличных средств, а также оформления первичных документов.

Правильность оприходования и списания наличных денежных средств проверяется путем изучения в процессе инвентаризации соблюдения порядка оформления таких первичных кассовых документов:

— кассовой книги (типовая форма № КО-4);

— приходных кассовых ордеров (типовая форма № КО-1) и расходных кассовых ордеров (типовая форма № КО-2);

— журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовая форма № КО-3 или КО-3а);

— книги аналитического учета депонированной заработной платы и стипендий (типовая форма № 441 (бюджет)) или реестров депонированных сумм (типовая форма № 441-авт (бюджет));

— книги учета выданных и принятых старшим кассиром денег (типовая форма № КО-5).

При проверке кассовой книги необходимо установить соблюдение следующих требований:

— правильность подсчета итогов на странице книги и переноса сумм остатков наличных средств с одной страницы на другую;

— кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Если кассовая книга в учреждении ведется в автоматизированном режиме, проверяют правильность работы программных средств обработки кассовых документов.

Проверяя полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных со счетов, открытых в органах Госказначейства и в учреждениях банков, члены инвентаризационной комиссии сравнивают соответствие записей в книге Журнал-Главная по счету 30 с данными мемориальных ордеров и кассовой книги. Наличные средства должны быть оприходованы в кассе в день их получения в органе Госказначейства (в учреждении банка).

После этого фактическое наличие денежных средств, денежных документов, ценных бумаг и т. д. сопоставляется с данными бухгалтерского учета.

В случае обнаружения расхождений их сопоставляют с приходными кассовыми ордерами, выписками органов Госказначейства (учреждений банков), отчетами кассира, корешками чеков.

Списание денежных средств проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом также следует обращать внимание на правильное оформление документов: наличие подписей получателей, штампа «Оплачено» с указанием даты; неоговоренных подчисток и исправлений; подписи руководителя организации и главного бухгалтера на расчетно-платежных (платежных) ведомостях на выплату заработной платы и других платежных документах, для которых наличие указанных подписей является обязательным.

Результаты инвентаризации кассы отражаются в Акте инвентаризации наличия денежных средств, ценностей (приложение 7 к Инструкции № 90). Денежные документы записываются по отдельным видам документов с указанием названия, номера, серии и общей суммы.

Акт составляют в двух экземплярах. Его подписывают члены инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо (кассир). Один экземпляр акта предают в бухгалтерию учреждения, а второй остается у материально ответственного лица.

После снятия фактических остатков наличности определяют результаты инвентаризации. При выявлении во время инвентаризации недостач или излишков в Акте указывают сумму недостачи или излишка, а также причины, по которым они возникли.

При этом следует учесть, что наличность, хранящаяся в кассе, но не подтвержденная приходными кассовыми ордерами, считается излишком. Излишек наличности должен быть оприходован в кассу с выпиской приходного кассового ордера.

При выявлении недостачи в кассе ее сумма взыскивается с виновного лица. Поскольку материально ответственным лицом является кассир, то недостачи, выявленные в ходе инвентаризации, взыскиваются с него. Недостача может быть возмещена виновным лицом путем внесения наличности в кассу или удержания из заработной платы.

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации отражаются следующим образом:

 

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Корреспондирующие счета		Сумма, грн.
		дебет	кредит
Недостача наличности
1	Отнесена на счет виновного лица выявленная недостача денежных средств в кассе	363	301	80
2	Возмещена виновным лицом недостача путем внесения денежных средств в кассу	301	363	80
3	Сдана на регистрационный счет сумма наличности, внесенная в кассу в счет погашения недостачи	321	301	80
Излишек наличности
1	Оприходован излишек денежных средств (выписан приходный кассовый ордер)	301	711	100
2	Сдана на регистрационный счет сумма излишка денежных средств	323	301	100

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ

Как уже было сказано выше, при проведении инвентаризации кассы проверяются фактическое наличие и условия хранения не только наличных денежных средств, но и денежных документов, чековых книжек и других бланков строгой отчетности.

Напомним, что в настоящее время к бланкам документов строгого учета относятся (разд. II Номенклатуры бланков № 283):

— документы, удостоверяющие личность, событие, право, образование, трудовой стаж и т. д. (паспорт; свидетельство о рождении, бракосочетании и расторжении брака, изменении фамилии, имени, отчества; трудовая книжка и вкладыш к ней; удостоверение водителя, служебное, воинское, ветерана, инвалида; дипломы об образовании, присвоении звания; пенсионная книжка; пенсионные листки, листки временной нетрудоспособности; свидетельство о государственной регистрации базы персональных данных и др.);

— проездные документы (билеты на проезд в железнодорожном, морском, речном и воздушном транспорте; документы на перевозку грузов, кроме перевозных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом; товарно-транспортные накладные на перемещение спирта этилового, высокооктановых кислородсодержащих примесей и алкогольных напитков; воинские проездные документы и т. д.);

— знаки почтовой оплаты (почтовые марки, конверты с марками, открытки с марками);

— документы, обслуживающие денежное обращение (книжки сберегательные, чековые, депозитные; чеки денежные, имущественные, расчетные; бланки финансирования, страхования; аккредитивы; марки налоговые, таможенные; доверенность на выдачу средств, пенсий; сертификаты качества на право вывоза и ввоза; полисы страхования; лицензии и т. д.);

— бланки билетов тиражных и мгновенных лотерей;

— бланки аттестата на торговые партии обработанных или необработанных алмазов.

Что касается бланков приходных и расходных кассовых ордеров (типовые формы № КО-1 и № КО-2 соответственно), бланков доверенностей на получение материальных ценностей (типовая форма № М-2), а также товарно-транспортных накладных и путевых листов грузового автомобиля (типовые формы № 1-ТН и № 2-ТН соответственно), то они на сегодняшний день не являются бланками строгой отчетности.

В ходе проведения инвентаризации бланков строгой отчетности инвентаризационная комиссия должна:

— проверить их фактическое наличие и сопоставить полученные данные с данными бухгалтерского учета;

— подсчитать фактическую и номинальную стоимость бланков строгой отчетности по каждому месту их хранения и материально ответственному лицу;

— проверить правильность оформления бланков, а также своевременность заполнения специальных первичных документов по учету бланков строгой отчетности, а именно: приходно-расходных накладных на бланки строгой отчетности (типовая форма № СЗ-1), актов на списание использованных бланков строгой отчетности (типовая форма № СЗ-3),
карточек-справок по выданным и использованным бланкам строгой отчетности (типовая форма № СЗ-5)*, книги учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-9), книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10), актов на списание бланков трудовых книжек или вкладышей к ним (типовая форма № П-11)*;

— установить наличие аннулированных бланков строгой отчетности.

* Перечисленные формы утверждены приказом Министерства статистики Украины от 11.03.96 г. № 67.

* Данные формы утверждены приказом Министерства статистики Украины от 27.10.95 г. № 277.

Результаты инвентаризации бланков строгой отчетности отражают в Инвентаризационной описи бланков документов строгой отчетности (приложение 8 к Инструкции № 90), в которой указываются:

— фактический остаток бланков документов строгой отчетности;

— информация о бланках строгой отчетности по наименованиям, единицам измерения;

— информация о количестве и стоимости документов с указанием номера, серии.

В конце описи подсчитывают общую стоимость бланков строгой отчетности, отраженных на каждой странице, которая записывается цифрами и прописью, заверяется подписями членов инвентаризационной комиссии.

Если недостача документов строгой отчетности произошла по вине работника (например, работник потерял бланк, а не испортил его во время заполнения), то убыток возмещается таким виновным лицом.

Размер убытка определяется согласно п. 7 Порядка № 116 с применением коэффициента:

— 5, если стоимость документа указана на бланке или определена законодательством. Коэффициент применяют к номинальной стоимости бланков ценных бумаг или документов строго учета, установленной законодательством;

— 50, если стоимость документа не указана на бланке или не определена законодательством.

Коэффициент применяют к стоимости приобретения (изготовления) бланков ценных бумаг и документов строго учета.

Из суммы полученного возмещения учреждение в первую очередь должно покрыть свои убытки, а сумму превышения перечислить в доход государственного бюджета.

Пример 5. В ходе инвентаризации выявлена недостача 1 бланка трудовой книжки стоимостью 10 грн./шт., приобретенного за счет средств общего фонда. Виновное лицо установлено. Для приобретения нового бланка трудовой книжки израсходовано 10 грн.

Рассчитаем размер убытка:

10 х 50 + 10 = 510 грн.

Из них учреждению остается 20 грн. (10 + 10).

Остальные 490 грн. подлежат перечислению в доход бюджета.

В бухгалтерском учете такая операция отражается следующим образом:

 

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Корреспондирующие счета		Сумма, грн.
		дебет	кредит
1	Списана стоимость бланка трудовой книжки	801 (802)	331	10
2	Списана стоимость бланка трудовой книжки, являющегося бланком строгой отчетности, с забалансового счета	—	08	10
3	Отнесена на виновное лицо сумма недостачи бланка трудовой книжки, остающаяся в распоряжении учреждения	363	711	20
4	Отнесена на виновное лицо сумма, подлежащая уплате в бюджет	363	642	490
5	Возмещен виновным лицом убыток от недостачи денежных документов путем внесения денежных средств в кассу	301	363	510
6	Сдана на регистрационный счет сумма средств, внесенных в кассу учреждения в счет погашения недостачи	323	301	510
7	Перечислена в бюджет часть средств, внесенных виновным лицом в счет погашения недостачи, подлежащая перечислению в бюджет	642	323	490

ОСОБЕННОСТИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ РАСЧЕТОВ

Основными задачами инвентаризации расчетов являются проверка правильности расчетов с вышестоящей организацией, с бюджетом, а также со структурными подразделениями; наличие задолженности подотчетных лиц, а также правильность и обоснованность сумм задолженности по недостачам и хищениям и принятым мерам по взысканию этой задолженности; правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности; наличие задолженности перед рабочими и служащими по заработной плате, расчетам с рабочими и служащими по безналичным перечислениям. Также она проводится с целью контроля за сроками возникновения задолженности, ее состоянием, течением срока исковой давности и выявлением задолженности, срок исковой давности которой истек, а также проведения мероприятий по взысканию дебиторской задолженности.

Инвентаризация расчетов включает в себя инвентаризацию регистрационных, специальных регистрационных, текущих и валютных счетов, расчетов с бюджетом, вышестоящей организацией, структурными подразделениями учреждения, выделенными на отдельные балансы, подотчетными лицами, работниками и служащими, депонентами и другими дебиторами и кредиторами.

В ходе инвентаризации расчетов проводится сверка документов и записей в регистрах учета, а также проверка обоснованности сумм, отраженных на соответствующих счетах.

Как предусмотрено п. 11.2 Инструкции № 90 на счетах расчетов с дебиторами и кредиторами после инвентаризации должны остаться только согласованные суммы, т. е. подтвержденные актами сверок. Поэтому для выполнения данного правила учреждения-кредиторы всем дебиторам должны передать акты сверки расчетов, составленные по данным своего учета. Дебиторы должны в течение 10 дней со дня получения акта подтвердить свою задолженность или заявить о своих возражениях. Подписание актов сверки расчетов является подтверждением проведения инвентаризации расчетов.

При этом если до конца года не удалось устранить возникшие разногласия или неустановленные расхождения, то расчеты с дебиторами и кредиторами показываются каждой стороной в своем балансе в тех суммах, которые значатся по данным бухгалтерского учета и признаны ими правильными.

Для отражения результатов инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности, находящейся на учете учреждения на момент проведения инвентаризации, составляется Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами (приложение 9 к Инструкции № 90).

В нем указывают:

— наименования проинвентаризированных субсчетов;

— суммы выявленной несогласованной дебиторской и кредиторской задолженности;

— суммы безнадежных долгов;

— суммы кредиторской и дебиторской задолженности, относительно которых истек срок исковой давности.

Акт составляется инвентаризационной комиссией на основании выявленных остатков сумм по документам, которые отражаются на соответствующих субсчетах, подписывается и передается в бухгалтерию.

К акту следует приложить Справку (приложение 10 к Инструкции № 90), в которой указывают:

— наименования и адреса дебиторов и кредиторов;

— сумму задолженности;

— за что учитывается задолженность;

— с какого времени возникла задолженность и на основании каких документов.

Справку составляет и подписывает бухгалтер, ответственный за состояние расчетов. Она составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета.

Отметим, что инвентаризационная комиссия должна не только зафиксировать факт наличия просроченной дебиторской и кредиторской задолженности, но и отразить проведенные мероприятия по погашению этой задолженности. Если были выявлены дебиторы и кредиторы, которых не существует на данный момент и у которых нет правопреемников, то желательно подтвердить их отсутствие справками из налоговой службы, органов статистики. В этом случае работники бухгалтерии должны предоставить инвентаризационной комиссии копии направленных дебиторам писем с просьбой вернуть задолженность или погасить ее путем поставки товаров, копии писем вышестоящей организации с просьбой выделить дополнительные средства для погашения кредиторской задолженности.

Согласно п. 11.5 Инструкции № 90 дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности подлежит списанию с баланса бюджетного учреждения на результат исполнения сметы по решению руководителя учреждения (по дебету субсчетов 431, 432 и кредиту субсчетов 363, 364, 675). В этом случае разрешение вышестоящей организации на списание не требуется. Однако необходимо довести до сведения вышестоящей организации, что такое списание было проведено, например, в пояснительной записке к годовому отчету.

Особое внимание следует уделить кредиторской задолженности, срок исковой давности по которой истек. Ее списание требует соблюдения правил, установленных Порядком № 73. Напомним, что согласно ст. 257 ГКУ общая исковая давность составляет 3 года.

Акт о списании кредиторской задолженности передается вышестоящей организации для принятия решения о целесообразности списания. Для организаций, имеющих двойное подчинение, такое решение принимается организацией вышестоящего уровня, которая утверждает смету.

Учреждение вышестоящего уровня рассматривает предоставленные акты инвентаризации и, в случае принятия решения о списании с учета подведомственного учреждения сумм кредиторской задолженности, срок исковой давности по которой истек, издает приказ о списании такой задолженности. Разрешение вышестоящей организации требуется для списания кредиторской задолженности за счет средств общего и специального фондов госбюджета.

Решение о списании кредиторской задолженности, срок исковой давности по которой истек, возникшей за счет собственных поступлений бюджетных учреждений, принимается руководителем учреждения самостоятельно. Списание просроченной кредиторской задолженности должно проводиться ежеквартально на основании приказа руководителя бюджетного учреждения. Информация о списании кредиторской задолженности за счет собственных поступлений доводится до сведения вышестоящей организации. Списание сумм кредиторской задолженности после окончания срока исковой давности проводится по дебету субсчетов 364, 675 и кредиту субсчетов 431, 432.

Для того чтобы списать просроченную кредиторскую задолженность, центральным органам исполнительной власти, прочим главным распорядителям бюджетных средств по общему и специальному фондам госбюджета требуется основание в виде приказа главного распорядителя бюджетных средств.

Подробно о списании задолженности, срок исковой давности которой истек, мы писали в статьях «Списываем просроченную задолженность» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2007, № 24), «Кредиторская задолженность» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2009, № 9), «Учет дебиторской задолженности» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2009, № 15).