Больничные в учете и отчетности

В бухгалтерском учете операция по начислению пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемого за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности (далее — Фонд), отражается проводкой: дебет субсчета 378 «Расчеты с государственными целевыми фондами» — кредит субсчета 663 «Расчеты по прочим выплатам».

Сумма оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности в бухгалтерском учете отражается по кредиту субсчета 663 «Расчеты по прочим выплатам» в корреспонденции с дебетом субсчета 94 «Прочие расходы операционной деятельности» (см. письмо Минфина 26.10.2011 г. № 31-08410-07-16/26368). Однако, по нашему мнению, могут использоваться и другие счета учета расходов — 91 «Общепроизводственные расходы», 92 «Административные расходы», 93 «Расходы на сбыт».

Единый социальный взнос. Суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности за счет работодателя и пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемого за счет средств Фонда, включаются в базу для начисления и удержания единого социального взноса (далее — ЕСВ) (ч. 1 ст. 7 Закона № 2464).

Размер ЕСВ составляет:

— 33,2 % — для предприятий, учреждений, организаций и физических лиц — предпринимателей в части начислений на суммы больничных, начисленных работникам (абзац 2 ч. 6 ст. 8 Закона № 2464, п.п. 3.2.2 Инструкции № 21-5);

— 8,41 % — для предприятий, учреждений, организаций в части начислений на суммы больничных, начисленных работникам-инвалидам (ч. 13 ст. 8 Закона № 2464, п. 3.11 Инструкции № 21-5);

— 5,3 % — для предприятий всеукраинских общественных организаций инвалидов, в частности обществ УТОГ и УТОС, у которых количество инвалидов составляет не менее 50 % общей численности работающих, и при условии, что фонд оплаты труда таких инвалидов составляет не менее 25 % суммы расходов на оплату труда — в части начислений на суммы больничных, начисленных всем работникам (абзац 1 ч. 14 ст. 8 Закона № 2464, п. 3.12 Инструкции № 21-5);

— 5,5 % — для предприятий и организаций общественных организаций инвалидов, у которых количество инвалидов составляет не менее 50 % общей численности работающих, и при условии, что фонд оплаты труда таких инвалидов составляет не менее чем 25 % суммы расходов на оплату труда — в части начислений на суммы больничных, начисленных работникам-инвалидам (абзац 1 ч. 14 ст. 8 Закона № 2464, п. 3.13 Инструкции № 21-5);

— 2 % — для всех работников в части удержаний с суммы больничных.

Больничные учитываются при определении максимальной величины базы начисления ЕСВ. «Переходящие» больничные для целей обложения ЕСВ распределяются по месяцам, за которые они начислены, и сравниваются с максимальной величиной базы начисления ЕСВ, действовавшей в периоде, за которые производится начисление. При сравнении с максимальной величиной базы начисления ЕСВ оплата первых пяти дней и пособие по временной нетрудоспособности учитываются в последнюю очередь после зарплаты и вознаграждения по гражданско-правовому договору
(п.п. 4.3.2 Инструкции № 21-5).

Налог на доходы физических лиц. Суммы оплаты первых пяти дней за счет средств работодателя и пособия по временной нетрудоспособности включаются в общий налогооблагаемый доход работника в составе заработной платы (письмо ГНАУ от 19.01.2011 г. № 697/6/17-0715 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 14) и облагаются по ставкам, установленным п. 167.1 НКУ (15 и 17 %).

В связи с этим больничные:

— при определении базы налогообложения уменьшаются на сумму ЕСВ в части удержаний и на сумму налоговой социальной льготы (при наличии права на нее);

— учитываются при определении предельного размера дохода, который дает право на налоговую социальную льготу.

ЕСВ в части начислений и в части удержаний с суммы оплаты первых пяти дней нетрудоспособности, налог на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) с суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности, а также ЕСВ в части начислений на сумму пособия по временной нетрудоспособности работодатель уплачивает со своего основного текущего счета. А ЕСВ в части удержаний и НДФЛ с суммы пособия по временной нетрудоспособности — с отдельного текущего счета, открытого в банке для получения финансирования из Фонда.

Ниже в таблице приведем предельные сроки уплаты НДФЛ и ЕСВ с сумм больничных.

Налог на прибыль. В налоговом учете суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности работникам,

— занятым в производстве товаров (выполнении работ, оказании услуг), которые могут быть непосредственно отнесены к конкретному объекту затрат, учитываются при определении объекта налогообложения в составе прямых расходов на основании п.п. 138.8.2 НКУ;

— аппарата управления цехами, участками включаются в состав общепроизводственных расходов на основании п.п. «а» п.п. 138.8.5 НКУ;

— административного аппарата и другого общепроизводственного персонала включаются в состав административных расходов, направленных на обслуживание и управление производством согласно п.п. «б» п.п. 138.10.2 НКУ;

— обеспечивающим сбыт, учитываются в составе расходов на сбыт в соответствии с п.п. 138.10.3 НКУ.

Суммы оплаты первых пяти дней нетрудоспособности работникам, занятым в производстве товаров (выполнении работ, оказании услуг), а также работникам аппарата управления цехами, участками включаются в себестоимость реализованных товаров, выполненных работ, предоставленных услуг в том отчетном периоде, в котором признаны доходы от реализации таких товаров, выполненных работ, предоставленных услуг (п. 138.4 НКУ).

Расходы работодателя на оплату первых пяти дней нетрудоспособности остальных работников признаются расходами того отчетного периода, в котором были осуществлены,в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета (п. 138.5 НКУ).

Сумма ЕСВ,начисленного на всю сумму больничных, относится на расходы на основании п.п. 138.10.4, п. 143.1 НКУ.

Пособие по временной нетрудоспособности, выплачиваемое работодателем за счет Фонда, в налоговом учете налогоплательщика не отражается.

ЕСВ. Сумма пособия по временной потере трудоспособности отражается работодателем в таблице 1 и таблице 6 приложения 4 к Порядку формирования и представления страхователями отчета относительно сумм начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденному постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 08.10.2010 г. № 22-2. При этом в таблице 6 приложения 4 сумма выплат по временной нетрудоспособности отражается отдельной строкой (или несколькими строками, если больничные приходятся на несколько месяцев). По работнику, которому были начислены больничные, страхователь указывает в таблице 6, в частности:

— в графе 9 «Код категорії ЗО»:

«29» — обычный работник;

«36» — работающий инвалид на предприятии, в организации, учреждении;

«37» — лицо, работающее на предприятии или в организации всеукраинских общественных организаций инвалидов, в частности обществе УТОГ и УТОС, у которых количество инвалидов составляет не менее 50 % общей численности работающих, и при условии, что фонд оплаты труда таких инвалидов составляет не менее 25 % суммы расходов на оплату труда;

«39» — работающий инвалид на предприятии или в организации общественных организаций инвалидов, где численность инвалидов составляет не менее 50 % общей численности работающих, и при условии, что фонд оплаты труда таких инвалидов составляет не менее чем 25 % суммы расходов на оплату труда;

— в графе 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — месяц и год, за который начислены больничные.

НДФЛ. В Налоговом расчете по форме № 1ДФ суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности и пособия по временной нетрудоспособности отражаются работодателем — налоговым агентом в общей сумме заработной платы, начисленной работнику в отчетном периоде, с признаком дохода «101».

Прибыль. В Налоговой декларации по налогу на прибыль предприятия (далее — декларация), форма которой утверждена приказом ГНАУ от 28.09.2011 г. № 1213, оплата первых пяти дней временной нетрудоспособности работникам,

— занятым в производстве товаров (выполнении работ, оказании услуг), которые могут быть непосредственно отнесены к конкретному объекту затрат (п.п. 138.8.2 НКУ), отражается в строке 05.1 декларации;

— аппарата управления цехами, участками (п.п. «а» п.п. 138.8.5 НКУ) отражается в строке 05.1 декларации;

— административного аппарата и другого общепроизводственного персонала (п.п. «б» п.п. 138.10.2 НКУ) отражается в строке 06.1 декларации;

— обеспечивающим сбыт (п.п. 138.10.3 НКУ), отражается в строке 06.2 декларации.

Отчетность в Фонд. Суммы пособий по временной нетрудоспособности, выплачиваемые застрахованным лицам Фондом, подлежат отражению в отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП, утвержденной постановлением правления Фонда от 18.01.2011 г. № 4. Обращаем внимание: 17.02.2012 г. вступило в силу постановление правления Фонда от 16.11.2011 г. № 56, которым были внесены изменения в Порядок формирования и представления страхователями отчетности по средствам соцстраха в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением от 18.01.2011 г. № 4 и изложена в новой редакции форма отчета Ф4-ФСС з ТВП.

В отчете по форме Ф4-ФСС з ТВП общая сумма начисленных страхователем в отчетном периоде расходов за счет средств Фонда, в том числе и на выплату пособий, отражается в строке 21 «Витрати з початку року» таблицы I. Расшифровка данных этой строки таблицы I по видам выплат приводится в таблице II отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП. При этом показатель строки 21 таблицы I должен быть равен показателю строки 8 таблицы II отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП.

Пример заполнения такого отчета приведен на с. 33.

Для получения финансирования из Фонда для выплаты пособий из фонда работодателем было сформировано и подано в рабочее отделение Фонда заявление-расчет (см. на с. 32).

Бухгалтерский и налоговый учет операций по начислению и выплате заработной платы и больничных за февраль 2012 года приведем в таблице.

Допустим, что в I квартале 2012 года, кроме вышеуказанных пособий, страхователь-работодатель не начислял и не выплачивал пособий, финансируемых за счет средств Фонда.

Порядок заполнения отчета по форме Ф4-ФСС з ТВП за I квартал 2012 года представим на с. 33.