22511 0

Служебные командировки. Часть 1.

В данной серии аналитических статей вы найдете все необходимое для оформления командировок своих работников:
- общие положения о командировках
- порядок документального оформления работника в командировку ;
- оформление авансового отчета по возвращении с командировки;
- порядок учета затрат, понесенных работниками в поездке.
Наталья ВОРОНАЯ, Алла СВИРИДЕНКО — экономисты-аналитики Издательского дома «Фактор»

1. Общие положения

 

1.1. Что такое служебная командировка

 

Определение термина «служебная командировка» дает абзац первый Основных положений Инструкции № 59 — основного документа, который регулирует вопросы, касающиеся порядка направления работника в командировку, оформления всех необходимых документов, а также компенсации командировочных расходов.

Итак, служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Из приведенного определения можно выделить ряд условий, при соблюдении которых та или иная поездка может считаться служебной командировкой:

— в поездку направляется работник предприятия, т. е. физическое лицо, состоящее с ним в трудовых отношениях;

— поездка работника связана с посещением другого населенного пункта не по месту постоянной работы;

— поездка осуществляется по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения.

Кроме того, служебными командировками считаются также поездки работников по распоряжению руководителя головного предприятия в филиал (из одного филиала в другой) или наоборот (при условии, что филиалы предприятия или головное предприятие и филиал находятся в разных населенных пунктах). При этом местом постоянной работы считается то подразделение, работа в котором обусловлена трудовым договором (контрактом). Такой вывод прямо следует из положений абзаца второго Основных положений Инструкции № 59.

В соответствии с абзацем первым ст. 121 КЗоТ работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками, а именно:

— суточных за время пребывания в командировке;

— стоимости проезда до места назначения и обратно;

— расходов по найму жилого помещения.

Кроме того, за командированными работниками на протяжении всего времени командировки сохраняются место работы и средний заработок. При этом средний заработок сохраняется на все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

На работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени того предприятия, на которое он командирован. Вместо дней отдыха, не использованных за время командировки, другие дни отдыха после возвращения из командировки не предоставляются (абзац десятый Общих положений Инструкции № 59).

 

1.2. Когда служебная поездка не считается командировкой

 

Служебные поездки отдельных категорий работников не всегда считаются командировками. Речь идет о поездках тех сотрудников, работа которых носит разъездной (передвижной) характер.

Дело в том, что согласно абзацу второму Общих положений Инструкции № 59, не считаются командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной (передвижной) характер, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором, трудовым договором (контрактом) между работником и собственником (или уполномоченным им лицом).

Как видим, служебная поездка работника не считается командировкой при соблюдении одновременно двух условий:

1) постоянная работа работника проходит в пути или носит разъездной (передвижной) характер;

2) в коллективном и/или трудовом договоре указано, что служебные поездки таких работников не являются служебными командировками.

Рассмотрим каждое из этих условий отдельно.

1. Разъездной (передвижной) характер имеет работа (абзац первый п. 1 постановления № 490):

— лиц, направленных для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ;

— которая выполняется вахтовым методом. При этом вахтовый метод — это особая форма организации работ, основанная на использовании трудовых ресурсов вне места их постоянного проживания при условии, что не может быть обеспечено ежедневное возвращение работников к месту постоянного проживания;

— прочих работников, работа которых постоянно проходит в пути или носит разъездной (передвижной) характер. Передвижной характер работ предполагает частую передислокацию организации (перемещение работников) или влечет необходимость выполнения работниками трудовых обязанностей вне постоянного места жительства. Разъездной характер работ предусматривает выполнение работ на объектах, расположенных на значительном расстоянии от месторасположения предприятия, в связи с чем возникает необходимость поездок в нерабочее время от места нахождения предприятия (сборного пункта) до места работы на объекте и обратно.

2. В связи с применением второго условия следует обратить внимание на рекомендации, которые по данному вопросу дает ГНАУ, в частности, в письме от 14.05.2007 г. № 4639/6/17-0716 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 51.

В этом и аналогичных разъяснениях налоговики приходят к выводу, что предприятию, на котором имеют место работы с разъездным характером, следует фиксировать в коллективном договоре положения о том, являются поездки работников служебной командировкой или их работа носит разъездной (передвижной) характер. При этом порядок и размер возмещения расходов при служебных поездках работников будут зависеть от соответствующих положений коллективного договора.

Другими словами, если коллективным договором определен перечень должностей и профессий, работа по которым постоянно проходит в пути или носит разъездной (передвижной) характер, или если такой характер работ оговорен трудовым договором (контрактом) между работником и собственником (уполномоченным им лицом), служебные поездки таких работников не считаются командировками. В противном случае поездки работников для исполнения служебного поручения вне места постоянной работы являются командировками с их соответствующим оформлением (т. е. составляется приказ о командировке, заполняется командировочное удостоверение и т. д.).

Для работников с разъездным характером работ вместо суточных предприятие устанавливает соответствующие надбавки (полевое обеспечение) к тарифным ставкам и должностным окладам. Такие выплаты предусмотрены ст. 12 Закона об оплате труда, а порядок их осуществления регулируется постановлением № 490.

Надбавки за разъездной характер работ выплачиваются в размерах, которые предусмотрены в коллективном договоре предприятия или установлены по договоренности с заказчиком (абзац первый п. 1 постановления № 490). При этом предельный размер надбавок за день не может превышать предельные нормы расходов на командировки, установленные постановлением № 663:

— если работа сотрудников предприятия постоянно проходит в пути или носит разъездной характер на территории Украины — предельные размеры надбавок (полевого обеспечения) за день не могут превышать предельные нормы суточных расходов для командировок по Украине;

— если работа сотрудников постоянно проходит в пути или носит разъездной характер за пределами Украины — предельные размеры надбавок за день не могут превышать 80 % предельных норм суточных расходов для командировок за границу (п. 2 постановления № 490). При этом, как и в случае выплаты суточных, при командировках за границу надбавки за разъездной характер работ отдельно выплачиваются за время проезда по территории Украины и отдельно за время проезда и нахождения за границей.

Кроме соответствующих надбавок, заменяющих суточные расходы, работникам, постоянная работа которых проходит в пути или носит разъездной либо передвижной характер, возмещаются расходы на проезд к месту назначения и обратно, а также расходы на наем жилого помещения. При этом компенсация таких расходов осуществляется в порядке, установленном для командировок в пределах Украины и за границу (п. 3 постановления № 490). Возмещение работнику перечисленных расходов осуществляется на основании предоставленного им отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет).

Суммы надбавок за разъездной характер работ относятся в состав валовых расходов предприятия на основании п.п. 5.6.2 ст. 5 Закона о налоге на прибыль. Кроме того, они не облагаются взносами в социальные фонды, в том числе в Пенсионный фонд, ни в части начислений, ни в части удержаний.

С целью обложения налогом с доходов физических лиц надбавки (полевое обеспечение) к тарифным ставкам и должностным окладам работников включаются в состав заработной платы и облагаются налогом по ставке 15 %.

 

1.3. Особенности командирования отдельных категорий работников

 

Из приведенного выше определения термина «служебная командировка» можно сделать однозначный вывод, что предприятие может направить в командировку только своего работника.

В связи с этим очень часто возникают вопросы относительно возможности командирования:

— физических лиц, работающих на предприятии по договорам гражданско-правового характера;

— учредителей предприятия, которые не являются его работниками;

— совместителей.

1. Возможно ли направить в командировку физическое лицо, выполняющее на предприятии работы по договорам гражданско-правового характера?

Итак, мы выяснили, что командировка — это служебная поездка работника предприятия. В соответствии с законодательством Украины работником является лицо, работающее на предприятии и исполняющее обязанности согласно трудовому договору (контракту). А раз так, то поездка по распоряжению руководителя предприятия в другой населенный пункт лица, выполняющего на предприятии работы по гражданско-правовому договору (например, по договору подряда), командировкой не является.

Возмещение расходов в связи с поездками лицам, работающим на основании гражданско-правовых договоров, не предусмотрено и ст. 121 КЗоТ, которая как раз и гарантирует предоставление работникам предприятий компенсационных выплат в связи со служебными командировками. Аналогичную точку зрения по данному вопросу высказывает и Минфин, например, в письме от 23.03.2006 г. № 31-26030-12-29/6045.

Таким образом, получается, что предприятие может направлять физлиц, работающих по гражданско-правовым договорам, в другие населенные пункты для выполнения задания руководителя. Однако при этом права на возмещение расходов, понесенных такими физлицами в поездке по нормам, установленным для командировок, предприятие не имеет. В данном случае рекомендуем расходы, понесенные физлицом, компенсировать в составе вознаграждения, которое ему выплачивается по условиям гражданско-правового договора, с соответствующим их налогообложением.

2. Можно ли командировать учредителя предприятия, который не является его работником?

По нашему мнению, предприятие имеет полное право направить своего учредителя в командировку для выполнения поручения не по месту расположения предприятия. Аргументируем свою позицию.

Действительно, служебные поездки учредителей, которые не являются работниками предприятия, под действие Инструкции № 59 не подпадают. В то же время здесь следует вспомнить положения п.п. 5.4.8 ст. 5 Закона о налоге на прибыль, согласно которому в валовые расходы налогоплательщика включаются расходы на командировки физических лиц, которые находятся с ним в трудовых отношениях или являются членами его руководящих органов.

На первый взгляд налицо противоречие между двумя нормативными документами. На самом деле это не так, поскольку Инструкция № 59 разработана во исполнение норм именно Закона о налоге на прибыль и, как подзаконный нормативный акт, не может ни сужать, ни изменять нормы Закона (ведь он имеет высшую юридическую силу).

Следовательно, участник (учредитель), являющийся членом руководящего органа предприятия, может быть направлен в командировку.

Нашу точку зрения по данному вопросу разделяет и Минфин, о чем свидетельствуют выводы письма от 23.03.2006 г. № 31-26030-12-29/6045.

3. Нюансы командирования совместителей.

Действующее законодательство не содержит никаких ограничений относительно возможности командирования совместителей. Следовательно, работник-совместитель также может быть направлен в командировку, причем как с основного места работы, так и с работы по совместительству (или одновременно с двух предприятий).

При командировании работника одновременно с «основного» и «неосновного» предприятий расходы на возмещение командировочных распределяются между ними по договоренности сторон. Информация о том, какие именно расходы будет возмещать работнику каждое из предприятий, отражается в приказе о командировке.

Например, в соглашении между предприятиями можно предусмотреть, что расходы на проживание возмещает одно из них, а расходы на проезд и суточные — другое. Причем к Отчету для каждого предприятия работник прилагает соответствующие подтверждающие документы в оригинале.

Аналогичный порядок оформления командировок и возмещения командировочных расходов совместителям рекомендует и Минфин в письме от 29.12.2007 г. № 31-18030-07-27/29310.

Командировка по совместительству дает право на сохранение рабочего места только на командирующем предприятии. Однако, в соответствии со ст. 26 Закона об отпусках работники-совместители наряду с другими сотрудниками предприятия имеют право на отпуск без сохранения заработной платы на срок, предусмотренный договором между работником и собственником или уполномоченным им органом на срок не более 15 календарных дней в год. Руководствуясь этим, работник, направляемый в командировку по основному месту работы, может взять отпуск без сохранения заработной платы на предприятии, на котором он является совместителем. Аналогичным образом можно поступить и в случае, если работник командируется предприятием, на котором он работает по совместительству.

Таким образом, средний заработок работника сохраняется только на командирующем его предприятии, что подтверждается п. 1.4 раздела I Инструкции № 59.

 

1.4. Отказ от направления в командировку

 

Пусть и не часто, но случается так, что работник отказывается ехать в командировку, несмотря на наличие соответствующего приказа руководителя предприятия. Тогда совершенно закономерно возникает вопрос: правомерны ли действия работника и, если нет, какую ответственность влечет за собой такой отказ?

Для ответа на этот вопрос еще раз обратимся к определению термина «служебная командировка», согласно которому служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Как видим, из определения следует, что командировка является формой выполнения работником своих трудовых обязанностей, а не их отдельным видом. А значит, поездка в командировку для работника обязательна, а отказ от нее возможен только в том случае, если служебное поручение, для выполнения которого работник направляется в командировку, не входит в круг его трудовых обязанностей. Во всех остальных случаях по общему правилу работник не может отказаться от командировки.

Исключение из этого правила составляют две категории работников:

1) беременные женщины и женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, которые не могут быть направлены в командировку (ст. 176 КЗоТ);

2) женщины, имеющие детей в возрасте от трех до четырнадцати лет или детей-инвалидов, которые могут быть направлены в командировку только по их согласию (ст. 177 КЗоТ).

Предусмотренные ст. 176 и 177 КЗоТ гарантии распространяются и на отцов, которые воспитывают детей без матери (в том числе в случае продолжительного пребывания матери в лечебном заведении), а также на опекунов (попечителей).

Отказ от направления в командировку без уважительных причин является нарушением трудовой дисциплины, за которое к работнику может быть применена одна из таких мер взыскания, как выговор или увольнение. А вот при наличии уважительных причин неисполнение или ненадлежащее исполнение работником трудовых обязанностей не влечет за собой наложения дисциплинарного взыскания.

Оценка причин нарушения трудовой дисциплины как уважительных может осуществляться как непосредственно собственником или уполномоченным им органом, так и органом, в который осуществляется обжалование наложения дисциплинарного взыскания. Аналогичные выводы при рассмотрении этого вопроса делает и Минфин в письме от 29.05.2007 г. № 134/06/187-07 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, спецвыпуск № 11.

Здесь же напомним, что одной из уважительных причин для отказа от направления в командировку является временная нетрудоспособность работника. Так, в письме от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854 (см. с. 27) специалисты Минфина приходят к выводу, что привлечение работника к выполнению служебного поручения в период временной нетрудоспособности не имеет законных оснований.

Вместе с тем если в нарушение действующего законодательства работодатель отправил заболевшего работника в командировку, то он (работодатель) обязан возместить ему расходы на проезд, на проживание и суточные расходы по командировке.

Более того, по нашему мнению, в табеле учета использования рабочего времени за период командировки у такого работника должна стоять отметка «ВД»* (відрядження), а не «ТН» (оплачувана тимчасова непрацездатність). Ведь согласно Инструкции № 59 за командированным работником сохраняется средняя заработная плата. А больничный в данном случае не оплачивается, поскольку он оплачивается за период потери работником среднего заработка в связи с его временной нетрудоспособностью (с фактическим отстранением от работы).

* Обозначения, принятые в табеле учета использования рабочего времени типовой формы № П-5, утвержденной приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489.

 

1.5. Сроки пребывания в командировке

 

Как предусмотрено абзацем вторым п. 1.1 раздела I Инструкции № 59, срок командировки определяет руководитель предприятия или его заместитель в зависимости от производственной необходимости, что фиксируется в приказе о командировке. При этом срок командирования работника не может превышать максимальных сроков, установленных Инструкцией № 59 и постановлением № 663.

Законодательно установленные предельные сроки пребывания в командировке представим в табл. 1.1.

Таблица 1.1

 

Категория работников

Срок командировки

Чем установлен

1

2

3

Командировки в пределах Украины

Общее правило для всех категорий работников

Не должен превышать 30 календарных дней

П. 1.1 раздела I Инструкции № 59

Работники, которые направляются для выполнения в пределах Украины монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ

Не должен превышать срок строительства объектов

 

Работники государственной контрольно-ревизионной службы, которые направляются для проведения контрольных мероприятий

Не должен превышать период проведения контрольных мероприятий*

Военнослужащие, направленные на обучение в системе переподготовки, усовершенствования, повышения квалификации кадров, на учебные и итогово-выпускные сборы слушателей заочных факультетов высших военных учебных заведений:

— в общем случае

Не должен превышать

90 дней

П. 5 постановления № 663

— при условии возмещения финансовых расходов принимающей стороной и по решению Вице-премьер-министра Украины в соответствии с функциональным распределением обязанностей

Не должен превышать

18 месяцев

Военнослужащие, направленные в командировки в высшие штабы и управления по письменному вызову соответствующих командиров и начальников

Не должен превышать 5 дней (без учета времени пребывания в пути)**

П. 1.3 Инструкции № 9

Военнослужащие, направленные для выполнения в пределах Украины работ по ликвидации последствий аварий и катастроф

Не должен превышать срок выполнения ликвидационно-спасательных работ

П. 2.4 раздела II Инструкции № 812

Командировки за границу

Общее правило для всех категорий работников

Не должен превышать

60 календарных дней

П. 1.1 раздела II Инструкции № 59

Работники, которые направляются за границу по внешнеэкономическим договорам (контрактам) для осуществления монтажных, наладочных, ремонтных, проектных, проектно-изыскательских, строительных, строительно-монтажных и пусконаладочных работ, шефмонтажа и авторского надзора во время строительства, обслуживания и обеспечения функционирования национальных экспозиций на международных выставках

Не должен превышать один год

Работники авиационных компаний, которые направляются за границу для выполнения авиационных перевозок пассажиров и грузов в миротворческих миссиях Организации Объединенных Наций согласно контрактам между авиационными компаниями Украины и Организацией Объединенных Наций

Не должен превышать 6 месяцев

Работники государственной контрольно-ревизионной службы, которые направляются для проведения контрольных мероприятий

Не должен превышать период проведения контрольных мероприятий

 

Лица, направленные для ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций техногенного, природного или военного характера на территориях других государств

Не должен превышать срок выполнения работ, но не более одного года

П. 2.2 раздела III Инструкции № 812

* В соответствии со ст. 11 Закона Украины «О государственной контрольно-ревизионной службе в Украине» от 26.01.93 г. № 2939-ХII плановая выездная ревизия не должна превышать 30 рабочих дней, внеплановая — 15 рабочих дней. Продление указанных сроков возможно по решению суда на срок не более 15 рабочих дней для плановой выездной ревизии и 5 рабочих дней для внеплановой.

**В чрезвычайных случаях срок командировки может быть продлен, но не более чем на 5 дней, по письменному разрешению соответствующих должностных лиц.

 

Кроме того, в отдельных случаях КМУ может устанавливать другие сроки командирования работников (п. 5 постановления № 663).

 

1.6. Продление срока командировки по уважительной причине

 

Нередко в силу каких-либо форс-мажорных обстоятельств (затянувшиеся переговоры, болезнь, отсутствие билетов на нужный рейс и т. д.) работник вынужден задержаться в командировке и не возвращается в срок, установленный руководителем предприятия. В таком случае руководитель может принять решение о продлении срока командировки в пределах максимальных сроков, установленных Инструкцией № 59 (по Украине — 30 календарных дней, за границу — 60 календарных дней).

Право работодателя продлить в случае необходимости срок командировки работника предусмотрено п. 1.10 раздела II Инструкции № 59. В соответствии с ним с разрешения руководителя может учитываться вынужденная задержка в командировке (в случае болезни, отсутствия транспортных билетов, отмены авиарейсов, ремонта транспортного средства или по другим причинам, не зависящим от работника) при наличии подтверждающих документов в оригинале. Решение о продлении срока командировки руководитель принимает после прибытия командированного работника на место постоянной работы на основании его докладной записки. При этом к докладной записке работнику желательно приложить документ, подтверждающий причины задержки, например документ, подтверждающий временную нетрудоспособность, справку железной дороги об отсутствии билетов, акт ремонта транспортного средства и т. п.

Оформляется решение о продлении срока командировки путем издания соответствующего приказа (распоряжения) руководителя (пример составления приказа см. на с. 49).

В случае соответствующего документального оформления продления срока командировки дни задержки работника будут считаться днями его командировки. Поэтому суточные за них, документально подтвержденные расходы на проживание за такие дни и расходы на проезд к месту постоянной работы возмещаются на общих основаниях (т. е. в таком же порядке, как и за остальные дни командировки).

Обращаем внимание, что нами был рассмотрен порядок продления командировки, предусмотренный «заграничным» разделом II Инструкции № 59. К сожалению, раздел I данной Инструкции, который регулирует порядок командирования работников в пределах Украины, подобной нормы не содержит. Однако, по нашему мнению, которое разделяют и работники налоговых органов (см. письмо ГНАУ от 08.12.2005 г. № 9146/н/15-0314, консультацию в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2007, № 27, с. 16), описанный выше порядок применим и в случае вынужденной задержки в командировке на территории Украины.

Иного мнения придерживается Минфин. Так, в письмах от 19.12.2005 г. № 31-18030-07-13/27437 и от 05.12.2005 г. № 31-18030-07-13/26216 специалисты этого ведомства отмечают, что законодательством не предусмотрена возможность задержки в командировке в пределах Украины свыше установленных руководителем сроков, кроме случаев временной нетрудоспособности. Поэтому, считает Минфин, в случае задержки по другим причинам работнику не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы.

Что касается задержки в командировке без уважительных причин, то в таком случае за дни задержки работнику не выплачивается заработная плата, а также не возмещаются суточные и расходы по найму жилого помещения (п. 1.10 раздела I и п. 1.10 раздела II Инструкции № 59).

Не предусмотрена действующим законодательством и возможность предоставить работнику во время нахождения в командировке отпуск, в том числе за свой счет. Об этом говорится в письме Минфина от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854 (см. с. 27).

 

1.7. Заработная плата за время пребывания в командировке

 

За все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы, за командированным работником сохраняется средний заработок.

Заработная плата за время пребывания в командировке рассчитывается путем умножения среднедневной заработной платы работника на количество рабочих дней командировки (в том числе дней пребывания в пути). Среднедневная заработная плата в этом случае рассчитывается в соответствии с Порядком № 100.

Так, средняя заработная плата за дни командировки исчисляется исходя из выплат за последние два календарных месяца работы, предшествующих месяцу, в котором работник направлен в командировку. При этом время, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, исключается из расчетного периода.

Работникам, которые проработали на предприятии менее двух календарных месяцев, средняя заработная плата исчисляется исходя из выплат за фактически отработанное время (абзац третий п. 2 Порядка № 100).

Если на протяжении последних двух календарных месяцев работник не работал, средняя заработная плата исчисляется исходя из выплат за предыдущие два месяца работы (абзац четвертый п. 2 Порядка № 100). Если же и на протяжении этих месяцев работник не отработал ни одного рабочего дня, то средняя заработная плата рассчитывается исходя из установленных ему в трудовом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада (абзац четвертый п. 2 и абзац третий п. 4 Порядка № 100).

Для расчета среднего заработка за время командировки принимают во внимание положения пп. 3 и 4 Порядка № 100:

— перечень выплат, которые включаются в расчет средней заработной платы (п. 3 Порядка № 100);

— перечень выплат, которые не включаются в расчет средней заработной платы (п. 4 этого документа).

Для наглядности представим указанные виды выплат в табл. 1.2.

Таблица 1.2

 

№ п/п

Выплаты, учитываемые при расчете средней заработной платы за время нахождения в командировке

1

2

1

Основная заработная плата

2

Доплаты и надбавки за:

— сверхурочную работу и работу в ночное время;

— совмещение профессий и должностей;

— расширение зон обслуживания или выполнение повышенных объемов работ работниками-повременщиками;

— высокие достижения в труде (высокое профессиональное мастерство);

— условия труда;

— интенсивность труда;

— руководство бригадой;

— выслугу лет и др.

3

Производственные премии и премии за экономию конкретных видов топлива, электроэнергии и тепловой энергии

Премии включаются в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату. Премии, которые выплачиваются за квартал и более продолжительный промежуток времени, при исчислении средней заработной платы включаются в заработок в части, соответствующей количеству месяцев в расчетном периоде. Если количество рабочих дней в расчетном периоде отработано не полностью, премии, вознаграждения и другие поощрительные выплаты учитываются пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде.

4

Вознаграждение по итогам работы за год, за выслугу лет и др.

Одноразовое вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет включается в средний заработок путем прибавления к заработку каждого месяца расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий календарный год.

Выплаты, не учитываемые при исчислении средней заработной платы

1

Выплаты за выполнение отдельных поручений (одноразового характера), которые не входят в обязанности работника

Исключение составляют (т. е. учитываются при расчете средней заработной платы): доплаты за совмещение профессий и должностей, расширение зон обслуживания или выполнение дополнительных объемов работ и исполнение обязанностей временно отсутствующих работников, а также разницы в должностных окладах, выплачиваемой работникам, которые выполняют обязанности временно отсутствующего руководителя предприятия или его структурного подразделения и не являются штатными заместителями).

2

Одноразовые выплаты. К ним относятся: компенсация за неиспользованный отпуск, материальная помощь, пособие работникам, которые выходят на пенсию, выходное пособие и др.

3

Компенсационные выплаты на командировку и при переводе на другую работу. Они включают: суточные, оплату за проезд, расходы на наем жилья, подъемные, надбавки, выплачиваемые вместо суточных

4

Отдельные виды премий (премии за изобретения и рационализаторские предложения, за содействие внедрению изобретений и рационализаторских предложений, за внедрение новой техники и технологии, за сбор и сдачу лома черных, цветных и драгоценных металлов, сбор и сдачу на восстановление отработанных деталей машин, автомобильных шин, ввод в действие производственных мощностей и объектов строительства (за исключением этих премий работникам строительных организаций, выплачиваемых в составе премий за результаты хозяйственной деятельности)

5

Денежные и вещевые вознаграждения за призовые места на соревнованиях, смотрах, конкурсах и др.

6

Пенсии, государственные пособия, социальные и компенсационные выплаты

7

Литературный гонорар штатным работникам газет и журналов, выплачиваемый по авторскому договору

8

Стоимость бесплатно выданной спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты, мыла, моющих и обезвреживающих средств, молока и лечебно-профилактического питания

9

Дотации на обеды, проезд, стоимость оплаченных предприятием путевок в санатории и дома отдыха

10

Выплаты, связанные с юбилейными датами, днем рождения, за многолетнюю и безупречную трудовую деятельность, активную общественную работу и др.

11

Стоимость бесплатно предоставленных некоторым категориям работников коммунальных услуг, жилья, топлива и сумма средств на их возмещение

12

Заработная плата на работе по совместительству (за исключением работников, для которых включение ее в средний заработок предусмотрено действующим законодательством)

13

Суммы возмещения ущерба, причиненного работнику увечьем или другим повреждением здоровья

14

Доходы (дивиденды, проценты), начисленные по акциям трудового коллектива и взносам членов трудового коллектива в имущество предприятия

15

Компенсация работникам потери части заработной платы в связи с нарушением сроков ее выплаты

16

Выплаты за время, в течение которого за работником сохраняется средний заработок (в частности, за время ежегодного и дополнительного отпусков, выполнения государственных и общественных обязанностей, предыдущей служебной командировки и др.)

17

Пособие по временной нетрудоспособности

При расчете средней зарплаты не следует также учитывать и оплату за счет средств предприятия первых пяти дней временной нетрудоспособности.

18

Пособие по беременности и родам

В Порядке № 100 о пособии по беременности и родам ничего не сказано, однако его, по нашему мнению, также не следует учитывать при расчете среднего заработка за время командировки.

 

Все выплаты включаются в расчет средней заработной платы в том размере, в котором они начислены, без исключения сумм отчислений на налоги, взыскания алиментов и др., за исключением отчисления от заработной платы лиц, осужденных по приговору суда к исправительным работам без лишения свободы.

При направлении в командировку работника-совместителя следует учитывать такой нюанс. Согласно п. 1.4 раздела I Инструкции № 59 на время командировки лица, которое работает на предприятии по совместительству, средний заработок за ним сохраняется на командирующем его предприятии. В связи с этим следует еще раз напомнить, что, руководствуясь ст. 26 Закона об отпусках, работник, направляемый в командировку по основному месту работы, может взять отпуск без сохранения заработной платы на предприятии, на котором он является совместителем. Аналогичным образом можно поступить и в случае, если работник командируется предприятием, на котором он работает по совместительству.

В случае направления работника в командировку одновременно с основной работы и по совместительству средний заработок за ним сохраняется на обеих должностях.

Что же касается расчета средней заработной платы совместителя за время командировки, то здесь применяется тот же порядок, что и в случае оплаты времени пребывания в командировке основного работника.

Порядок расчета заработной платы работника за время нахождения в командировке покажем на числовом примере.

Пример 1.1. Работник предприятия был направлен в командировку с 10.11.2009 г. по 16.11.2009 г. (5 рабочих дней). В расчетном периоде (сентябрь — октябрь 2009 года) ему были начислены следующие выплаты:

— заработная плата за сентябрь 3500 грн.;

заработная плата за отработанные дни октября 2704,55 грн.;

сумма оплаты больничного листа (с 12.10.2009 г. по 16.10.2009 г. — 5 дней) — 790 грн.

Согласно п. 4 Порядка № 100 пособие по временной нетрудоспособности не включается в расчет средней заработной платы для оплаты дней командировки. Период, в течение которого работник не работал в связи с болезнью, тоже не учитывается при расчете количества рабочих дней, приходящихся на расчетный период.

Расчет заработной платы за время нахождения в командировке представим в табл. 1.3.

Таблица 1.3

 

Показатель

Значение

Сумма выплат, учитываемая при расчете средней заработной платы(3500 грн. + 2704,55 грн.)

6204,55 грн.

Количество отработанных дней в расчетном периоде(22 + 22 - 5*)

39 дн.

Среднедневная заработная плата(6204,55 грн. : 39 дн.)

159,09 грн./дн.

Заработная плата за время нахождения работника в командировке(159,09 грн./дн. х 5 дн.)

795,45 грн.

* 5 — количество дней временной нетрудоспособности.

 

Таким образом, по данным примера средняя заработная плата за время пребывания работника в командировке (5 рабочих дней) составила 795,45 грн.

О том, как оплатить своему работнику рабочее время пребывания в командировке, мы рассказали. А теперь остановимся на теме гарантий и компенсаций, предоставляемых работникам в случае командировки в выходные, праздничные и нерабочие дни.

 

1.8. Гарантии и компенсации в случае командировки в выходные, праздничные и нерабочие дни

 

Случаи, когда командированный работник выехал в командировку или вернулся из командировки в выходной день, или был откомандирован на предприятие, на котором вынужден был исполнять свои служебные обязанности в выходные или праздничные (нерабочие) дни, нередки. В связи с этим возникает вопрос: какие гарантии имеют в таком случае работники?

Возможные ситуации, при которых командированный работник вынужден работать в выходной и/или праздничный и нерабочий день (далее — выходной день), а также предоставляемые ему в соответствии с законодательством гарантии приведены в табл. 1.4.

Таблица 1.4

 

Ситуация

Предоставляемые гарантии

Каким документом предусмотрено

Работник выбывает в командировку в выходной день

После возвращения из командировки предоставляется другой день отдыха

Абзац двенадцатый Общих положений Инструкции № 59

Предоставление другого дня отдыха является обязанностью работодателя. Если день выбытия работника в командировку совпадает с выходным, праздничным или нерабочим днем, то это не значит, что такой работник специально командирован для работы в такие дни, поэтому компенсация за этот день не выплачивается (см. письмо Минфина от 19.06.2008 г. № 154/13/116-08 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 80).

Работник специально командирован для работы в выходные или праздничные и нерабочие дни

Выплачивается компенсация за работу в эти дни в соответствии с действующим законодательством

Абзац одиннадцатый Общих положений Инструкции № 59

По нашему мнению, следует считать, что работник направлен в командировку для работы в выходной день и в ситуации, когда с предприятия, на котором установлена неполная рабочая неделя, работника командируют на предприятие с полной рабочей неделей.

Обязанность работать в выходной или праздничный (нерабочий) день отражается в приказе о командировке (см. письмо Минфина от 19.06.2008 г. № 154/13/116-08 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 80).

Работник возвращается из командировки в выходной день

Может предоставляться другой день отдыха

Абзац тринадцатый Общих положений Инструкции № 59

Вопрос о предоставлении иного дня отдыха для работника, прибывающего из командировки в выходной день, должен быть урегулирован правилами внутреннего трудового распорядка. Если день возвращения работника из командировки совпадает с выходным, праздничным или нерабочим днем, то это не значит, что такой работник специально командирован для работы в такие дни, поэтому компенсация за этот день не выплачивается (см. письмо Минфина от 19.06.2008 г. № 154/13/116-08 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 80).

 

Компенсация за работу в выходной день осуществляется в соответствии со ст. 72 КЗоТ и по согласованию сторон может заключаться в предоставлении работнику другого дня отдыха или в денежной форме (см. письмо Минтруда от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854 на с. 27).

Выплата денежной компенсации за работу в выходной и/или праздничный и нерабочий день осуществляется согласно ст. 72, 73, 107 КЗоТ.Так, работа в праздничные и нерабочие дни оплачивается в двойном размере за фактически отработанное время. А именно:

— сдельщикам — по двойным сдельным расценкам;

— работникам, труд которых оплачивается по часовым или дневным ставкам — в двойном размере часовой или дневной ставки;

— работникам, которые получают месячный оклад — в размере одинарной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа в праздничный и нерабочий день производится в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа производится сверх месячной нормы.

К такому же выводу относительно порядка оплаты за работу в выходной и/или праздничный и нерабочий день приходит и Минтруда (см. письмо от 13.06.2007 г. № 442/13/84-07 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, спецвыпуск № 11).

И наконец, последний часто возникающий вопрос, связанный с предоставлением гарантий и оплатой за время нахождения в командировке: должен ли работник выходить на работу в те дни, когда он уезжает в командировку поздно вечером или возвращается из нее рано утром?

Минтруда в письме от 05.10.2007 г. № 327/13/116-07 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 98 и Минфин в письме от 20.01.2007 г. № 31-18030-07-10/854 разъясняют, что законодательством не оговорена обязанность работника находиться на работе в день отъезда в командировку и в день прибытия. Вместе с тем данный вопрос может быть урегулирован правилами внутреннего трудового распорядка предприятия.

От себя добавим, что если работник выходит на работу в день отъезда или приезда, то за этот день ему будет положено возмещение суточных расходов и заработная плата (не средняя) за такой отработанный день.

 

1.9. Порядок оформления приказа о командировке

 

Документальное оформление командировок, как правило, заключается в заполнении и составлении таких первичных документов:

— приказа о направлении в командировку;

— сметы расходов на командировку;

— командировочного удостоверения;

— журнала регистрации командировочных удостоверений;

— отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет.

Кроме того, руководитель может принять решение об оформлении дополнительных документов, необходимых для осуществления контроля за использованием в командировке средств предприятия (например, задание на командировку и отчет о выполненной в командировке работе). На право руководителя расширить командировочный документооборот за счет составления дополнительных документов указывает Минфин в письме от 26.03.2008 г. № 31-18030-07-7/10434.

Итак, оформление командировки обычно начинается с издания соответствующего приказа руководителя.

На необходимость составления приказа о командировке указывается в абзаце первом п. 1.1 раздела I Инструкции № 59. В соответствии с этим документом направление работника предприятия в командировку осуществляется руководителем этого предприятия или его заместителем и оформляется соответствующим приказом с указанием пункта назначения, наименования предприятия, на которое откомандирован работник, срока и цели командировки.

Приказ о направлении в командировку составляется как в случае командировки в пределах Украины, так и в случае командировки за рубеж.

Приведем пример составления приказа о командировке.

 

 

ООО «Глобус»

 

ПРИКАЗ

11.11.2009 

г. Харьков № 25-к

 

О направлении в командировку

Кравченко И. И.

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. В связи с производственной необходимостью направить менеджера по снабжению Кравченко И. И. в командировку в город Симферополь в ООО «Спектр» сроком на 5 дней (с 16.11.2009 г. по 20.11.2009 г.) для проведения коммерческих переговоров и заключения договора на поставку партии товара, а также с целью установления контакта с другими потенциальными поставщиками.

2. Бухгалтерии (Ващенко М. Н.) выдать Кравченко И. И. аванс на командировку в размере, предусмотренном сметой расходов на командировку (приложение к приказу).

3. Кравченко И. И. после возвращения из командировки отчитаться о сумме израсходованных средств в порядке, предусмотренном законодательством.

 

Приложение: смета расходов на командировку

 

Директор

Грачев
(подпись)
В. П. Грачев

С приказом ознакомлен:

Менеджер по снабжению

11.11.2009

Кравченко
  (подпись)
И. И. Кравченко

Бухгалтер

11.11.2009

Ващенко
  (подпись)
М. Н. Ващенко

 

 

Кроме того, в приказе может быть отражена и другая информация. Руководитель предприятия в приказе о командировке может ввести дополнительные ограничения относительно суммы средств, выдаваемых командированному работнику (в пределах установленных норм), а также целей их использования. К таким средствам относятся: суточные, расходы на наем жилого помещения, проезд до места командирования и обратно, бытовые услуги и др. Например:

— при наличии нескольких видов транспорта, связывающих место командировки с местом постоянной работы, руководитель может порекомендовать, каким из них следует воспользоваться;

— предусмотреть, что стоимость проезда железнодорожным транспортом возмещается только в пределах стоимости места в купе, а в случае использования авиатранспорта — оговорить класс перелета;

— предусмотреть, что стоимость проживания возмещается в пределах стоимости номера в гостинице определенной категории и т. д.

Вместе с тем руководитель может принять решение о компенсации командированным работникам дополнительных расходов, которые согласно Инструкции № 59 возмещать не нужно, или увеличить размер суточных. В этом случае дополнительно возмещенные расходы не относятся в состав валовых и включаются в совокупный налогооблагаемый доход физического лица.

В случае командировки за границу в приказе также оговариваются условия пребывания командированного работника за рубежом (в случае поездки по приглашению прилагается его копия с переводом). Такое требование содержит абзац первый п. 1.1 раздела II Инструкции № 59.

Также в приказе о направлении работника в командировку в случае необходимости указывается информация о том, что работник специально командирован для работы в праздничные и нерабочие дни. Напомним, что, по мнению Минфина (см. письмо от 19.06.2008 г. № 154/13/116-08 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 80), такая информация должна быть обязательно отражена в приказе.

Как уже было сказано выше, при необходимости продлить командировку работника руководитель предприятия издает приказ о продлении срока командировки. Приведем пример составления этого приказа.

 

 

ООО «Глобус»

 

ПРИКАЗ

23.11.2009

г. Харьков № 29-к

 

О продлении срока командировки

Марченко Т. В.

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. На основании докладной записки продлить срок командировки начальника отдела сбыта Марченко Т. В. (приказ о направлении в командировку № 23-к от 05.11.2009 г.), направленного в г. Одессу в ООО «Тополек» для проведения коммерческих переговоров и заключения договора на поставку партии товара, в связи с его временной нетрудоспособностью. Срок продления командировки — 5 дней (с 14.11.2009 г. по 18.11.2009 г.).

2. Бухгалтерии (Ващенко М. Н.) возместить дополнительные расходы Марченко Т. В., понесенные в связи с продлением срока командировки, согласно предоставленным оригиналам подтверждающих документов, а также суточные за этот период.

 

Приложение: докладная записка Марченко Т. В., листок нетрудоспособности.

 

Директор

Грачев
(подпись)
В. П. Грачев

С приказом ознакомлен:

Начальник отдела сбыта

23.11.2009

Марченко
  (подпись)
Т. В. Марченко

Бухгалтер

23.11.2009

Ващенко
  (подпись)
М. Н. Ващенко

 

 

1.10. Составляем смету расходов на командировку

 

После принятия решения о направлении работника в командировку необходимо рассчитать сумму командировочных (аванс)*. Это удобно делать при помощи сметы расходов на командировку.

* Подробнее о порядке выдачи аванса на командировку читайте на с. 53 данного спецвыпуска.

Обращаем внимание: оформлять или нет смету расходов на командировку по Украине — добровольное дело каждого конкретного предприятия. Ведь действующим законодательством обязательное составление сметы предусмотрено только в случае командирования работника за границу (п. 1.1 раздела II Инструкции № 59). В то же время большинство бухгалтеров предпочитают определять сумму командировочных расходов с использованием сметы и в случае командирования работника в пределах Украины.

При составлении сметы учитываются суточные, расходы на проживание, проезд к месту командирования и обратно, другие расходы.

Приведем пример составления сметы. По условиям примера на предприятии производится доплата к нормативным суточным, установленным постановлением № 663, в размере 40 грн. в сутки.

 

 

ООО «Глобус»

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Глобус»

Грачев В. П. Грачев

11.11.2009

Смета расходов на командировку

к приказу № 25-к от 11.11.2009 г. о направлении в командировку Кравченко И. И.

11.11.2009 

г. Харьков № 25

 

Статья расходов

Сумма, грн.

1. Суточные (70* грн. х 5 дн.)

350,00

2. Проживание (300 грн. х 5 дн.)

1500,00

3. Проезд

250,00

Итого

2100,00

 

Главный бухгалтер

11.11.2009

Сиваченко С. И. Сиваченко

Со сметой ознакомлен:

 

Менеджер по снабжению

11.11.2009

Кравченко И. И. Кравченко

 

* Общая сумма суточных с учетом доплаты, установленной предприятием (30 грн. + 40 грн. = 70 грн.).

 

1.11. Оформляем командировочное удостоверение и заполняем журнал регистрации командировочных удостоверений

 

На основании приказа о направлении работника в командировку ответственное лицо выписывает командированному работнику командировочное удостоверение по форме, утвержденной приказом ГНАУ от 28.07.97 г. № 260.

Правильно оформить командировочное удостоверение очень важно, поскольку именно на основании этого документа командированным работникам в большинстве случаев возмещаются суточные расходы. На чем основывается такой вывод?

Дело в том, что согласно п. 1.3 раздела I Инструкции № 59 фактическое время пребывания в командировке (и, как следствие, подлежащая компенсации сумма суточных) определяется по отметкам в командировочном удостоверении о выбытии с места постоянной работы и прибытии к месту постоянной работы. Без необходимых отметок суточные не возмещаются** (п. 1.5 раздела I Инструкции № 59).

** Исключение составляют случаи командирования работников в страны, с которыми установлен полный таможенный контроль. Фактическое время пребывания в таких странах определяется по отметкам контрольно-пропускных пунктов Пограничных войск Украины в заграничном паспорте или документе, который его заменяет (п.п. «а» п. 1.5 раздела II Инструкции № 59). Подробнее об определении суммы суточных, а также о других нюансах командирования работников за границу читайте в разделе 3 на с. 84 данного спецвыпуска.

Как видим, отметки в командировочном удостоверении служат подтверждением того, что работник выбыл к месту командировки, а также прибыл в пункт назначения для выполнения порученного ему производственного задания.

Учитывая важность правильного оформления командировочного удостоверения, напомним основные правила его заполнения.

Командировочное удостоверение представляет собой бланк двухсторонней формы, на лицевой стороне которого указываются такие данные: фамилия, имя и отчество командированного работника, его должность и паспортные данные, место, срок и цель командирования, дата и номер приказа о командировке.

На оборотной стороне командировочного удостоверения проставляются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии к месту постоянной работы.

При заполнении оборотной стороны командировочного удостоверения, т. е. проставляя в нем отметки о датах выбытия и прибытия, следует учитывать ряд положений Инструкции № 59:

1) днем выбытия в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства с места постоянной работы командированного работника (абзац девятый Общих положений Инструкции № 59);

2) днем прибытия из командировки считается день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы командированного работника (абзац девятый Общих положений Инструкции № 59);

3) при отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем выбытия в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позже — следующие сутки (абзац девятый Общих положений Инструкции № 59);

4) если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, в котором работает командированный, в срок командировки засчитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогичным образом определяется день прибытия командированного работника к месту постоянной работы (абзац девятый Общих положений Инструкции № 59);

5) если работник командирован в несколько разных населенных пунктов, то отметки о дне прибытия и дне выбытия проставляются в каждом из них (п. 1.3 раздела I Инструкции № 59);

6) если в приказе о направлении работника в командировку предусмотрена возможность ежедневного его возвращения к месту постоянного проживания, то в командировочном удостоверении ежедневные отметки о прибытии и выбытии не проставляются.

В этом случае работнику возмещаются расходы на проезд в размере стоимости проезда транспорта общего пользования (при наличии подтверждающих документов), а также суточные. Причем, по мнению Минфина (см. письмо Минфина от 05.03.2007 г. № 31-18030-07-29/4504 // «Налоги и бухгалтерский учет, 2007, № 30), если работник самостоятельно решит не возвращаться к месту проживания, а воспользуется услугами отеля, расходы на оплату гостиничного номера ему не возмещаются.

При выезде работника в командировку и возвращении из нее в один и тот же день командировочное удостоверение выписывается на один день и должно быть оформлено в общем порядке.

Отметки в командировочном удостоверении заверяются подписью должностного лица, на которое приказом (распоряжением) руководителя предприятия возложены обязанности осуществлять регистрацию лиц, выбывающих в командировку и прибывающих из нее, а также печатью, используемой в хозяйственной деятельности предприятия для удостоверения подписи такого лица (п. 1.3 раздела I и п. 1.5 раздела II Инструкции № 59).

Здесь необходимо обратить внимание, что представители контролирующих органов при проведении проверок традиционно очень внимательно относятся к соблюдению именно этого требования Инструкции № 59. Поэтому следует подробнее остановиться на требованиях, предъявляемых к печатям, которыми заверяют отметки в командировочных удостоверениях.

Первое требование, которое необходимо выполнить, — отметки в командировочном удостоверении должны быть заверены именно печатью, а не штампом предприятия. На это, кстати, указывает и Минфин в письме от 16.02.2007 г. № 31-18030-07-25/3102.

Согласно п. 3.3.3 Инструкции № 17 печать от штампа отличается геометрической формой: печать — треугольной или круглой формы, штамп — прямоугольной формы. Следовательно, оттиск в командировочном удостоверении должен быть круглой или треугольной формы.

Второе требование заключается в том, что отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника должны быть заверены только печатью, содержащей идентификационный код (поэтому, например, печать канцелярии, не содержащая идентификационного кода, для заверения отметок не годится). Надпись на печати должна соответствовать названию, которое указано в свидетельстве о государственной регистрации предприятия, и должна быть на украинском языке. На этом настаивают специалисты налоговых органов (см. консультации в журнале «Вестник налоговой службы Украины», 2007, № 27, с. 16 и в газете «Налоги и бухгалтерский учет», 2008, № 62).

И наконец, третье требование: нередко представители налоговых органов настаивают на том, чтобы отметки в командировочном удостоверении были заверены либо основной печатью, либо специальной печатью «для командировочных удостоверений». По мнению налоговиков, дополнительные печати («для налоговых накладных», «для договоров», «для документов») для заверения отметок в командировочном удостоверении применяться не могут. Нужно отметить, что для такого требования правовых оснований нет, но все же его следует учитывать во избежание конфликтов с налоговыми органами.

Несоблюдение перечисленных выше требований может повлечь за собой признание командировочного удостоверения оформленным с нарушением установленного порядка. Это, в свою очередь, означает, что предприятие лишится права компенсировать командированному работнику сумму суточных, определенных по данным такого командировочного удостоверения, а также не сможет включить ее в состав валовых расходов.

Приведем пример заполнения командировочного удостоверения.

 

36260.GIF
36261.GIF

 

Примітка: При виїзді в декілька пунктів відмітки про прибуття та вибуття робляться окремо в кожному з них.

После выписки командировочного удостоверения предприятие, командирующее работника, осуществляет регистрацию лица, выбывшего в командировку, в специальном журнале регистрации командировочных удостоверений, форма которого приведена в приложении к Инструкции № 59.

Для наглядности приведем пример его заполнения.

 

ЖУРНАЛ

реєстрації посвідчень про відрядження

№ з/п

Прізвище, ініціали

Місце роботи та посада

Місце відрядження

Дата й номер наказу (розпорядження)

Дата й номер посвідчення про відрядження

Дата вибуття у відрядження

Дата прибуття з відрядження

<...>

<...>

<...>

<...>

<...>

<...>

<...>

<...>

25

Кравченко И. И.

Отдел снабжения, менеджер по снабжению

г. Симферополь ООО «Спектр»

11.11.2009 г. № 25-к

11.11.2009 г. № 25

16.11.2009 г.

20.11.2009 г.

<...>

<...>

<...>

<...>

<...>

<...>

<...>

<...>

 

После возвращения работника предприятия из командировки удостоверение вместе с другими документами прилагается к отчету об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет.

 

1.12. Выдача аванса на командировку

 

Как уже было сказано, в соответствии со ст. 121 КЗоТ работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками. Здесь же указано, что работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда до места назначения и обратно, расходы на наем жилого помещения в порядке и размерах, установленных законодательством.

Более того, согласно п. 4 постановления № 663 предприятия, учреждения и организации, направляющие работников в командировку в пределах Украины и за границу, обязаны обеспечить их денежными средствами в качестве аванса на текущие расходы в размерах согласно установленным нормам.

Таким образом, выдача работнику аванса перед командировкой — не право, а обязанность предприятия. Причем в случае командировки по Украине аванс выдается в гривне, а при командировке за рубеж — в национальной валюте страны, в которую командируется работник, или в любой свободно конвертируемой валюте.

Однако далеко не все предприятия четко соблюдают указанные требования постановления № 663, в результате чего работники отбывают в командировку без предварительного получения аванса.

Таким работодателям следует обратить внимание на письма Минфина от 05.03.2007 г. № 31-18030-07-29/4504 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 30 и от 23.07.2009 г. № 31-26030-13-25/20122 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2009, № 68. В них специалисты Минфина указывают на то, что игнорирование требований постановления № 663 и Инструкции № 59 по обязательному обеспечению работников авансом на командировку классифицируется как нарушение законодательства о труде, что влечет за собой ответственность согласно ч. 1 ст. 41 КУоАП. В соответствии с этой статьей на должностных лиц предприятия, нарушивших трудовое законодательство, налагается штраф в размере от 30 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 510 до 1700 грн.). Данный штраф налагается районными, районными в городе, городскими судами на основании админпротоколов, составленных инспекциями труда.

А теперь несколько слов о размере и сроках выдачи аванса на командировку.

1. Сумма аванса на командировку. Ни один нормативный документ, регулирующий отдельные вопросы командирования работников, не оговаривает сумму, которую необходимо выдать работнику перед направлением его в служебную поездку. Самое конкретное указание по этому поводу содержится в п. 1.11 раздела I Инструкции № 59, согласно которому командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные.

Нормы суточных расходов установлены законодательно, поэтому рассчитать подлежащую компенсации сумму не составит труда. Размер компенсации расходов на проезд и проживание заранее точно узнать нельзя, поэтому такие расходы компенсируются в сумме, утвержденной руководителем. Конечно, при этом желательно, чтобы сумма компенсации была сопоставима с ценами на проездные билеты и стоимостью проживания в гостинице. В любом случае после возвращения из командировки работник отчитается об использовании полученных в аванс сумм и вернет остаток неизрасходованных средств.

2. Сроки выдачи аванса на командировку. Конкретные сроки выдачи аванса на командировку не установлены ни Инструкцией № 59, ни постановлением № 663. Поэтому вопрос о том, когда же все-таки следует обеспечить работника авансом, предприятие также решает самостоятельно. Единственная рекомендация: аванс выдается в любое время до командировки, но после издания приказа о направлении работника в командировку. Кстати, НБУ в письме от 08.07.2004 г. № 11-113/2295-6866 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2004, № 72) также разъясняет, что выдавать работникам аванс на командировку нужно только после издания руководителем соответствующего приказа. Аналогичные требования содержатся и в письме Минфина от 18.10.2006 г. № 31-18030-07-25/21780 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, спецвыпуск № 11. При этом Минфин рекомендует руководителям учитывать время, необходимое работникам для осуществления расходов, связанных с такой командировкой, например, на приобретение проездных билетов.

Аванс командированному работнику может выдаваться наличными денежными средствами или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.

В случае выдачи аванса на командировку наличными денежными средствами нужно руководствоваться требованиями Положения № 637. Так, согласно п. 3.4 указанного Положения выдавать из кассы наличные на командировку следует по расходным кассовым ордерам или расходным ведомостям. Эти документы должны быть подписаны руководителем предприятия и главным бухгалтером.

Особенности перечисления аванса на личную или корпоративную платежные карточки подробно рассмотрены в разделе 4 данного спецвыпуска (см. с.112).

Еще один важный нюанс, связанный с выдачей аванса на командировку, следует рассмотреть отдельно.

Зачастую при подготовке к командировке возникает необходимость в выдаче аванса двумя частями: первый, например, на приобретение проездных билетов и/или оформление выездных документов (загранпаспорта, визы) и второй — на выплату суточных, проживание и т. д. Необходимость в предоставлении аванса частями может быть вызвана различными причинами, в том числе отсутствием у предприятия свободных денежных средств в достаточном количестве на момент выдачи первой части аванса. В таком случае возникает вопрос, как отчитываться за такие части аванса, а именно: можно ли предоставить один Отчет об использовании средств, выданных на командировку, уже после возвращения из нее?

Для ответа на этот вопрос следует обратиться к положениям сразу трех нормативных документов: постановления № 663, Инструкции № 59 и Положения № 637.

Постановление № 663 не содержит запрета на выдачу аванса на командировку частями. Что касается Инструкции № 59, то в этом документе ограничения по данному поводу содержатся только в п. 1.18 раздела II, согласно которому не разрешается направлять в командировку и выдавать аванс работнику, который не отчитался об израсходованных средствах за предыдущую командировку.

В рассматриваемой ситуации обе части аванса выдаются для финансирования расходов по одной и той же командировке, поэтому применительно к ней запрет, установленный п. 1.18 раздела II Инструкции № 59 (кстати, он зафиксирован лишь в «заграничном» разделе Инструкции № 59), действовать не должен.

Таким образом, действующие нормативные акты, регулирующие порядок командирования работников, не содержат каких-либо ограничений по выдаче аванса на командировку частями. С этим соглашается и НБУ в письме от 06.02.2007 г. № 11-113/454-1255 (см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, № 45).

В то же время нельзя забывать о существовании п. 2.11 Положения № 637, который выдвигает свои условия в отношении выдачи наличных средств под отчет. Согласно данному пункту такая выдача может происходить при условии предоставления Отчета в установленном законодательством Украины порядке за ранее полученные суммы. Выдача наличных средств под отчет лицу, не отчитавшемуся за ранее выданные средства, грозит предприятию штрафом в размере 25 % выданных под отчет сумм (см. абзац пятый ст. 1 Указа № 436).

Обезопасить себя в ситуации, когда работнику нужно выдать аванс несколькими частями до отъезда в командировку, можно, просто обязав его отчитаться отдельно за каждую часть полученного аванса: по части аванса, полученной для покупки билетов, — после покупки билетов, а по части аванса, полученной для покрытия других расходов, — после возвращения из командировки.

Однако в некоторых ситуациях такой выход невозможен. Например, работнику, направленному в командировку, необходимо перечислить дополнительную сумму средств в связи с продлением срока командировки. По мнению НБУ, изложенному в письме от 15.03.2007 г. № 11-113/981-2658 (см. с. 32), выдача или перечисление предприятием командированному работнику дополнительной суммы средств на командировку не будет нарушением требований действующих нормативно-правовых актов Украины при условии наличия приказа предприятия о продлении срока командировки такого работника и подачи работником Отчета об использовании всей суммы полученных им средств до окончания третьего банковского дня после завершения такой командировки.

Не возражает против выплаты дополнительных средств в такой ситуации и Минфин (см. письмо от 02.10.2007 г. № 31-18030-07-10/20045). Мы полностью согласны с такой позицией. По нашему мнению, запрет, предусмотренный п. 2.11 Положения № 637, и соответствующий штраф за его игнорирование направлены на ограничение выдачи под отчет «новых» средств при наличии просрочки в предоставлении Отчета за ранее полученные средства. Если же срок предоставления Отчета за ранее полученные средства не истек (что и имеет место в ситуации с частичным авансированием при командировке), то выдача «новых» средств не должна повлечь за собой применение штрафа, предусмотренного абзацем пятым ст. 1 Указа № 436.

 

1.13. Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет

 

Возвратившись из командировки, работник обязан отчитаться о количестве и направлениях использования выданных на командировку денежных средств. Для этого после своего возвращения работник предоставляет в бухгалтерию Отчет по форме, утвержденной приказом ГНАУ от 19.09.2003 г. № 440. К Отчету прилагается командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке с отметками отправляющей и принимающей сторон, а также оригиналы документов, подтверждающих суммы понесенных в связи с командировкой расходов.

В Отчете в обязательном порядке отражается такая информация: фамилия, имя и отчество подотчетного лица, его должность, дата составления Отчета и назначение аванса, суммы полученных и израсходованных средств, а также наименования документов, подтверждающих суммы понесенных расходов и прилагаемых к Отчету.

Пример заполнения Отчета приведен в следующем разделе данного спецвыпуска (см. с. 78), а сейчас остановимся на сроках его предоставления.

Сроки предоставления Отчета и возврата неиспользованных денежных средств установлены сразу несколькими нормативно-правовыми актами: Законом № 889, Порядком № 440, Инструкцией № 59 и Положением № 637. Установленные перечисленными документами сроки предоставления Отчета представим в табл. 1.5.

Таблица 1.5

 

Цель выдачи аванса и форма его предоставления

Срок предоставления Отчета

Чем установлен

Аванс выдан для покрытия командировочных расходов (суточные, расходы на проезд и проживание)

До окончания 3-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку

П. 2 Порядка № 440; п.п. 9.10.2 ст. 9 Закона № 889; п. 1.11 раздела I Инструкции № 59

Наличные денежные средства выданы как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки у населения сельскохозяйственной продукции и заготовки вторичного сырья)

Срок предоставления Отчета за денежные средства, выданные на решение хозяйственных вопросов, продлевается до завершения срока командировки

П. 2.11 Положения № 637

По нашему мнению, в случае одновременной выдачи под отчет средств на командировку и на решение во время нее производственных и хозяйственных вопросов, Отчет за использование таких средств может быть предоставлен в сроки, предусмотренные для отчета по командировке (т. е. до окончания 3-го банковского дня следующего за днем, в котором заканчивается такая командировка). Нашу точку зрения разделяет и НБУ, который в письме от 11.05.2004 г. № 11-113/1571-4618 рекомендует предоставлять Отчет и возвращать остаток средств, выданных под отчет и неиспользованных в командировке, в течение 3-х банковских дней по окончании командировки.

Наличные в служебной командировке получены с использованием платежных карточек

До окончания 3-го банковского дня после окончания командировки

П. 2.12 Положения № 637; п.п. 9.10.4 ст. 9 Закона № 889

В случае осуществления в служебной командировке расчетов в безналичной форме с использованием платежных карточек

Не позднее 10 дней (при наличии уважительных причин работодатель может продлить этот срок до 20 банковских дней (до выяснения вопросов относительно выявления разногласий между соответствующими отчетными документами)

 

Предоставление Отчета с нарушением указанных сроков может разрешаться только в связи с временной нетрудоспособностью подотчетного лица или по другим уважительным причинам, имеющим документальное подтверждение (см. письмо ГНА в Днепропетровской обл. от 11.10.2005 г. № 25821/10/17-228 и письмо НБУ от 05.07.2007 г. № 18-210/2252-6820 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2007, спецвыпуск № 11).

И последнее, на что следует обратить внимание, — это сроки возврата в кассу предприятия оставшихся не потраченными в командировке сумм или сумм, расход которых не подтвержден соответствующими документами.

Согласно п.п. 9.10.2 ст. 9 Закона № 889 суммы излишне израсходованных средств (остаток средств сверх суммы, потраченной согласно Отчету) должны быть возвращены в кассу или зачислены на банковский счет предприятия до или во время предоставления Отчета.

За невыполнение требований законодательства относительно сроков возвращения излишне израсходованных средств предусмотрены следующие санкции (см. табл. 1.6):

Таблица 1.6

 

Характер нарушения требований законодательства

Штрафные санкции

Каким нормативным документом установлены

Санкции для работника

Сумма излишне израсходованных средств возвращена работником в отчетном месяце, в котором истек предельный срок возврата наличности, но по истечении такого срока

Штраф в размере 15 % суммы излишне израсходованных средств

П.п. 9.10.3 ст. 9 Закона № 889

Сумма излишне израсходованных средств не возвращена или возвращена работником по истечении месяца, на который приходится предельный срок возврата наличности

Штраф в размере 15 % суммы излишне израсходованных средств, а также налог с доходов с суммы всех невозвращенных подотчетных средств (сумма налога определяется с применением натурального коэффициента)

П.п. 9.10.3 и п.п. 9.10.1 ст. 9 Закона № 889

Санкции к предприятию

Превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности

Штраф в размере 25 % от выданных под отчет и невозвращенных сумм

Абзац пятый ст. 1 Указа № 436

Санкции к должностным лицам предприятия

Нарушение правил ведения кассовых операций

Штраф размере от 8 до 15 ннмдг (от 136 до 255 грн.)

Ст. 1642 КУоАП

Повторное нарушение правил ведения кассовых операций лицом, которое в течение года уже подвергалось административному взысканию

Штраф в размере от 10 до 20 ннмдг (от 170 до 340 грн.)

 

Отметим, что штрафные санкции к работнику применяются и в том случае, если он вовремя представил Отчет, а излишне израсходованные средства в установленный срок не вернул.

 

1.14. Порядок документального оформления отмены командировки

 

Говоря об особенностях документального оформления командировок, нельзя не рассмотреть алгоритм действия бухгалтера и в такой ситуации: руководитель принял решение о направлении работника в командировку, издал соответствующий приказ, а работнику уже выдан аванс на командировку. Однако по каким-либо причинам (болезнь работника, перенос срока проведения переговоров и т. д.) командировку приходится отложить на неопределенный срок или вовсе отменить. Как правильно поступить в таком случае?

Прежде всего отметим, что решение об отмене командировки должно быть оформлено соответствующим приказом (распоряжением) руководителя (см. письмо НБУ от 21.08.2008 г. № 11-113/3389-11406). Приведем пример составления такого приказа.

 

 

ООО «Глобус»

 

ПРИКАЗ

30.11.2009 

г. Харьков № 32-к

 

Об отмене командировки

Соболева Т. И.

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. В связи с переносом срока проведения переговоров отменить командировку заместителя директора Соболева Т. И. (приказ о направлении в командировку от 25.11.2009 г. № 30-к) в г. Одессу в ООО «Гранит».

2. Соболеву Т. И. сдать приобретенные ранее железнодорожные билеты, представить в бухгалтерию отчет об использовании средств, предоставленных на командировку, и вернуть в кассу аванс, выданный на командировку.

 

Директор

Грачев В. П. Грачев

С приказом ознакомлен:

Заместитель директора

30.11.2009

Соболев Т. И. Соболев

 

 

Командированный работник после принятия решения об отмене командировки должен вернуть в кассу предприятия выданный ранее аванс.

Действующие нормативные документы не устанавливают сроки возврата наличности в случае отмены командировки по Украине. Не приходят к единому мнению по этому поводу и специалисты различных контролирующих органов.

Так, НБУ (см. письмо от 21.08.2008 г. № 11-113/3389-11406) при определении сроков возврата наличности в случае отмены командировки предлагает ориентироваться на сроки, определенные Законом № 889. То есть в случае отмены командировки аванс следует возвратить в кассу предприятия до окончания третьего банковского дня, следующего за днем принятия соответствующего решения.

Мы полностью разделяем позицию НБУ по данному вопросу и считаем, что при отмене командировки действительно следует руководствоваться общими сроками, предусмотренными для предоставления Отчета по командировке. Косвенным подтверждением правильности такого подхода служит п. 1.14 раздела II Инструкции № 59, устанавливающий сроки возврата в случае отмены командировки за границу: «Если работник получил аванс на командировку за границу и не выехал, то он должен в течение трех рабочих дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу предприятия указанные средства в тех денежных единицах, в которых был выдан аванс».

Однако такую точку зрения не разделяют налоговики, о чем свидетельствует письмо ГНИ в г. Киеве от 04.09.2008 г. № 4405/10/17-107. В нем представители налоговой разъясняют, что при отмене командировки вернуть полученный аванс надо не позднее следующего рабочего дня после его получения.

По нашему мнению, данный вывод налоговиков нельзя назвать бесспорным хотя бы потому, что возможность его применения весьма ограничена. Ведь вернуть ранее полученный аванс на следующий день после его получения возможно только в том случае, когда выдача аванса и отмена командировки происходят в один и тот же или на следующий день. Если же временной разрыв между этими двумя событиями составляет хотя бы два дня, воспользоваться данным разъяснением у предприятия уже не получится.

И еще один нюанс, связанный с отменой командировки. Если в связи с отменой командировки работник не понес никаких дополнительных расходов, то сумма, которую он возвращает в кассу предприятия, будет соответствовать сумме ранее выданного аванса. Однако так бывает не всегда. Зачастую работник до принятия решения об отмене командировки уже успевает приобрести транспортные билеты к месту командирования, а, как известно, при возврате билетов компании-перевозчики обычно взимают штраф. Возмещается ли работнику в таком случае сумма штрафа?

Ответ на этот вопрос дают п. 1.12 раздела I и п. 1.4 раздела II Инструкции № 59, в соответствии с которыми по уважительной причине (в том числе в случае отмены командировки) расходы, понесенные командированным работником в связи с возвратом билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть возмещены ему с разрешения руководителя предприятия при наличии подтверждающих такие расходы документов.

читай дальше "Командировки в пределах Украины"



Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це
загрузка...
Коментарі (0)