ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ-2010

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ — ЗАЧЕМ ОНА НУЖНА

Зачем проводят инвентаризацию?

Обязанность для предприятий проводить инвентаризацию для обеспечения достоверности данных бухучета и финотчетности установлена ст. 10 Закона о бухучете. В ходе ее проведения проверяют и документально подтверждают наличие, состояние и оценку активов и обязательств.

Объекты и периодичность проведения инвентаризации определяет собственник (руководитель) предприятия, кроме случаев, когда ее проведение является обязательным согласно законодательству (часть вторая ст. 10 Закона о бухучете).

Таблица 1. Объекты: периодичность, документальное оформление

Объект инвентаризации (актив, обязательство)	Срок проведения инвентаризации (периодичность)	Документальное оформление результатов инвентаризации
		название документа	порядок составления
1	2	3	4
1. Здания, сооружения и другие недвижимые объекты основных фондов	Один раз в три года (п. 3 Инструкции № 69)	Инвентаризационная опись основных средств (ф. № инв-1)	Составляется комиссией в одном экземпляре отдельно по каждому местонахождению ценностей и должностному лицу, ответственному за сохранность основных средств. На арендованные основные средства составляется отдельная опись
2. Библиотечные фонды	По решению руководителя предприятия один раз в пять лет или ежегодно с охватом инвентаризацией не менее 20 процентов единиц библиотечного фонда с обязательным завершением начатой инвентаризации этого имущества в структурном подразделении (в материально-ответственного лица) течение 30 дней (п. 3 Инструкции № 69)
3. Основные средства и прочие необоротные материальные активы (кроме указанных в стр. 1 и 2)	Один раз в год, не ранее 1 октября отчетного года (обязательно перед составлением годовой финансовой (бухгалтерской) отчетности) (п. 3 Инструкции № 69)
4. Нематериальные активы	Один раз в год, не ранее 1 октября отчетного года (обязательно перед составлением годовой финансовой (бухгалтерской) отчетности) (п. 3 Инструкции № 69)	Инвентаризационная опись объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов (ф. № НА-4), может использоваться форма № инв-1	Форма № НА-4 утверждена приказом № 732. Составляется в одном экземпляре для оформления данных инвентаризации отдельно по каждому местонахождению объектов права интеллектуальной собственности и по каждому лицу, ответственному за использование объектов права интеллектуальной собственности. В инвентаризационную опись включается каждый отдельный объект права интеллектуальной собственности
5. Незаконченные ремонты		Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (ф. № инв-10)	Составляется в одном экземпляре, подписывается и передается в бухгалтерию
6. Расходы будущих периодов		Акт инвентаризации расходов будущих периодов (ф. № инв-11)	Составляется в одном экземпляре, подписывается и передается в бухгалтерию
7. Наличные денежные средства*		Акт о результатах инвентаризации наличных средств (приложение 1 к Положению № 637)	Составляется в двух экземплярах, его подписывают члены инвентаризационной комиссии и МОЛ (кассир). Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, второй остается у МОЛ
8. Ценности и бланки документов строгой отчетности		Инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности (ф. № инв-16)	Составляется в двух экземплярах, подписывается инвентаризационной комиссией и МОЛ. Один экземпляр описи передается в бухгалтерию, второй остается у МОЛ
9. Расчеты с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами		Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (приложение к ф. № инв-17)	Составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета на основании актов сверки расчетов
		Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. № инв-17)	Составляется в одном экземпляре на основании Справок (приложение к форме № ф. № инв-17)
10. Драгоценные металлы, драгоценные камни и изделия из них, в том числе содержащиеся в отходах и утиле	Два раза в год — на 1 января и на 1 июля (п. 5.15 Инструкции № 84)	Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (ф. № инв-8)	Составляется в двух экземплярах, подписывается и передается в бухгалтерию. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у МОЛ
		Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в полуфабрикатах, узлах и деталях оборудования, приборах и иных изделиях (ф. № инв-8а)	Составляется в одном экземпляре, подписывается и передается в бухгалтерию
		Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них	Составляется в двух экземплярах, подписывается и передается в бухгалтерию. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у МОЛ
11. ТМЦ**, кроме драгметаллов	Один раз в год, не ранее 1 октября отчетного года (обязательно перед составлением годовой финансовой (бухгалтерской) отчетности) (п. 3 Инструкции № 69)	Инвентаризационный ярлык (ф. № инв-2)	Используется, если нет возможности для инвентаризационной комиссии сразу произвести подсчет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и записать их в инвентаризационную опись. Заполняется в одном экземпляре и хранится вместе с пересчитанными ТМЦ по месту их нахождения. Данные используются для заполнения формы № ф. № инв-3
		Инвентаризационная опись (типовая ф. № М-21) или Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (ф. № инв-3)	Составляется в одном экземпляре на ТМЦ, которые находятся на предприятии. Форму № инв-3 применяют в части, не противоречащей типовой форме № М-21 (письмо Гомкомстата от 15.07.10 г. № 14/2-18/72)
		Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение (ф. № инв-5)	Составляется в одном экземпляре на ТМЦ, которые находятся на складах других предприятий, или принятых от других предприятий и хранящихся на данном предприятии: на ответственном хранении, на комиссии, в переработке на основании документов, подтверждающих передачу этих ценностей на ответственное хранение (комиссию, переработку)
		Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути (ф. № инв-6)	Составляется в одном экземпляре на ТМЦ, которые находятся в пути
12. Имущество и материальные ценности, которые не принадлежат предприятию и учет которых ведется на забалансовых счетах	Один раз в год, не ранее 1 октября отчетного года (обязательно перед составлением годовой финансовой (бухгалтерской) отчетности) (п. 3 Инструкции № 69)	Составляют отдельные инвентаризационные описи (акты) в зависимости от вида имущества	—
* Согласно п. 4.10 Положения № 637 инвентаризация наличных денежных средств, ценностей и бланков строгой отчетности проводится на каждом предприятии в сроки, которые установлены руководителем. Учитывая, что эти ценности являются участком учета, где злоупотребление своим положением наблюдается чаще всего, считаем, что инвентаризировать их целесообразно чаще чем раз в год, например ежеквартально, ежемесячно. ** Торговые предприятия для инвентаризации товаров, тары могут применять типовые формы № инв-12 (для оптовой торговли) и № инв-13 (для розничной торговли) и соответствующие им сличительные ведомости типовых форм № инв-20 и № инв-21, утвержденные приказом ЦСУ СССР 10.06.76 г. № 453. Предприятия общественного питания остатки продуктов и полуфабрикатов могут отражать в описи типовой формы № инв-14, утвержденные этим же приказом.

Когда проводить инвентаризацию обязательно?

Один из таких обязательных случаев — составление годовой финансовой отчетности (п. 12 Порядка № 419). Ежегодно, в определенное собственником (руководителем) время, в канун подготовки и сдачи финансовой отчетности, на предприятии должна быть произведена сплошная инвентаризация активов и обязательств. Она проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и годовой финансовой отчетности предприятия.

Причем, если на предприятии установлен межинвентаризационный период, равный году, дату начала такой инвентаризации следует назначить после 1 октября текущего года (это следует из абзаца «б» п. 3 Инструкции № 69).

Однако проводить инвентаризацию надо не только перед составлением годовой финансовой (бухгалтерской) отчетности, но и в таких случаях:

— при передаче имущества госпредприятия в аренду, приватизации имущества госпредприятия, преобразовании госпредприятия в акционерное общество, в других законодательно предусмотренных случаях;

— при изменении материально ответственных лиц (МОЛ) — на день приема — передачи дел;

— при установлении фактов краж или злоупотреблений, порчи ценностей — на день установления таких фактов;

— согласно предписанию судебно-следственных органов;

— в случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия — на день по окончании явлений;

— при передаче предприятий и их структурных подразделений (может не проводиться при передаче предприятий и их структурных подразделений в пределах одного органа, к сфере управления которого находятся эти предприятия) — на дату передачи;

— в случае ликвидации предприятия;

— при коллективной (бригадной) материальной ответственности — при изменении руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более половины его членов, и по требованию хотя бы одного члена коллектива (бригады);

— при получении отказа поставщика удовлетворить претензию о недогрузке товаров или при получении от покупателя претензии о недогрузке товаров — проводится выборочная инвентаризация тех товаров, на которые заявлены такие претензии.

ПРОВОДИМ ИНВЕНТРИЗАЦИЮ

Последовательность действий

Схематически проведение инвентаризации на предприятии можно представить, как показано на рис. 1.

Рис. 1. Последовательность проведения инвентаризации

Остановимся на каждом этапе подробнее.

Шаг 1 — проводим подготовительные работы

На предприятии согласно Инструкции № 69 создаются постоянно действующая инвентаризационная комиссия и рабочая инвентаризационная комиссия (или несколько — при значительных объемах работ).

Постоянно действующая комиссия занимается организационными вопросами и принимает решение по результатам инвентаризации. Рабочая комиссия непосредственно проводит инвентаризацию.

Состав инвентаризационных комиссий утверждает руководитель предприятия своим приказом (распоряжением). В постоянно действующую комиссию включают руководителей подразделений и главного бухгалтера. Возглавляет ее руководитель предприятия или его заместитель. Приведем пример составления приказа о назначении такой комиссии (рис. 2).

Рис. 2. Пример составления приказа о назначении постоянно действующей инвентаризационной комиссии

В состав рабочей комиссии включают специалистов, хорошо осведомленных с объектом инвентаризации, ценами и первичным учетом: инженер, технолог, механик, товаровед, экономист, бухгалтер, другие работники. Возглавляет ее представитель руководителя предприятия.

При проведении плановой инвентаризации, в отличие от внезапной, следует предварительно предупредить МОЛ о ее проведении, чтобы они подготовили ценности к инвентаризации: рассортировали их и разложили в удобном для проверки порядке. Если проводят внезапную инвентаризацию, МОЛ заранее не предупреждают, а все ТМЦ подготавливают к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии.

О проведении инвентаризации руководитель издает приказ (распоряжения), в котором определяет и состав рабочей комиссии (пример приведен на рис. 3).

Рис. 3. Пример составления приказа о проведении инвентаризации

Шаг 2 — проводим проверку фактического наличия активов и обязательств

На этом этапе инвентаризации рабочая комиссия перевешивает, обмеривает, подсчитывает фактическое количество материальных ценностей, определяет размер обязательств и заполняет соответствующие инвентаризационные описи (акты инвентаризации). Инвентаризация проводится в полном составе инвентаризационной комиссии и в присутствии МОЛ.

При необходимости перед началом инвентаризации у МОЛ берут расписки. Такая расписка включена практически во все формы инвентаризационных описей (актов) в их заголовочную часть. Ее подписывает МОЛ непосредственно перед началом проведения инвентаризации, чем подтверждает, что до начала проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на ценности сданы в бухгалтерию и все ценности поступившие оприходованы, а выбывшие списаны.

Инвентаризационные описи (акты инвентаризации) составляют в одном экземпляре отдельно по каждому МОЛ и месту хранения (некоторые в двух экземплярах, см. табл. 1).

Обратите внимание, что, кроме установления фактического наличия ценностей и соответствия их данным бухгалтерского учета, при инвентаризации выявляют ценности, которые уже не пригодны для использования в хозяйственной деятельности (испорчены, просрочены, не пригодны к эксплуатации). Эти факты также отражают в инвентаризационных описях (актах инвентаризации) с целью установления виновников, списания этих активов с баланса предприятия или их уценки. Объекты, периодичность проведения их инвентаризации и соответствующие описи, которые составляются при инвентаризации, приведены в табл. 1.

Кратко остановимся на отдельных объектах инвентаризации.

Основные средства и прочие необоротные материальные активы

Комиссия проверяет наличие собственных основных средств и прочих необоротных материальных активов (далее — ОС), которые находятся непосредственно на предприятии, и ОС, сданных (полученных) в аренду (прокат) или на ответственное хранение.

Проверяют наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, которые подтверждают право собственности предприятия на них.

Если выявлены объекты, не отвечающие критериям отнесения к ОС, это фиксируется в описи для последующего перевода в состав других активов (ТМЦ, МБП). Если выявлены объекты, которые не отвечают определению актива (не подлежат ремонту с целью последующего использования), их списывают — составляется акт ликвидации (типовая форма № ОЗ-3, для автотранспортных средств — № ОЗ-4).

При выявлении пригодных для использования объектов основных средств с нулевой остаточной стоимостью инвентаризационная комиссия оформляет предложение об их дооценке.

Нематериальные активы (НМА)

Комиссия устанавливает наличие НМА либо по документам, которые были основанием для их оприходования, либо дополнительно по документам, которыми оформлены (то есть подтверждены) имущественные права (п. 4.3 приказа № 732).

При инвентаризации в первую очередь необходимо выяснить, отвечают ли имеющиеся НМА критериям, установленным П(С)БУ 8 «Нематериальные активы».

Результаты инвентаризации НМА, которые являются объектами прав интеллектуальной собственности, следует оформить инвентаризационной описью объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов (типовая форма № НА-4), утвержденной приказом № 732. Что касается других НМА, то в связи с отсутствием для них специальной инвентаризационной описи можно либо использовать инвентаризационную опись основных средств (ф. № инв-1), либо разработать такую опись самостоятельно (например, на базе формы № НА-4).

ТМЦ

Комиссия снимает натуральные остатки ТМЦ и составляет инвентаризационные описи отдельно на ТМЦ, которые:

— находятся на предприятии (ф. № инв-3);

— находятся в дороге (ф. № инв-6);

— находятся на складах других предприятий (на ответственном хранении, на комиссии, в переработке (ф. № инв-5)).

Если ТМЦ поступают во время проведения инвентаризации, МОЛ делает отметку на документах «после инвентаризации» за подписью председателя комиссии. Отметка также проставляется на расходных документах при выдаче ТМЦ во время инвентаризации с разрешения руководителя предприятия и главного бухгалтера.

При инвентаризации ТМЦ следует обратить внимание на возможность пересортицы.

Незавершенное производство

Перед началом инвентаризации материалы, покупные полуфабрикаты, не используемые в производстве, а также детали и узлы, обработка которых на этом этапе завершена, сдают на склад и учитывают там при инвентаризации ТМЦ.

Если на рабочем месте остались не подвергнутые обработке сырье, материалы и покупные полуфабрикаты, то их не включают в описи незавершенного производства, а фиксируют в описях ТМЦ или в отдельных описях.

Единого алгоритма проведения инвентаризации незавершенного производства нет из-за особенностей производственного цикла каждого отдельного предприятия. Поэтому каждое предприятие устанавливает для себя самостоятельно порядок инвентаризации незавершенного производства с учетом своей специфики. Для документирования инвентаризации незавершенного производства может применяться инвентаризационная опись незавершенного производства (типовая межведомственная форма № инв-7), утвержденная приказом ЦСУ СССР от 10.06.76 г. № 453. Кроме того, предприятие может самостоятельно разработать свою форму такой описи.

Незавершенное капитальное строительство и капитальный ремонт

Инвентаризационная комиссия проверяет состояние законсервированных объектов, строительство которых временно приостановлено, устанавливает причины и основания для их консервирования. Также фиксирует наличие в составе незавершенного капитального строительства оборудования, переданного для монтажа, который фактически не начат. По полностью построенным и фактически введенным в эксплуатацию объектам без оформления надлежащих документов, а также по завершенным, но по каким-нибудь причинам не введенным в эксплуатацию объектам, в отдельных инвентаризационных описях указывают причины задержки оформления документов и сдачи в эксплуатацию таких объектов.

При инвентаризации незавершенного капитального ремонта основных средств (зданий, сооружений, машин, оборудования) в акте инвентаризации незавершенных ремонтов (ф. № инв-10) фиксируют вид выполняемых работ, сметную и фактическую стоимость выполненного ремонта, разницу между фактической и сметной стоимостью.

Касса: наличные, денежные документы

При инвентаризации кассы, кроме требований Инструкции № 69, необходимо учитывать нормы Положения № 637.

До начала инвентаризации у МОЛ берут расписку.

Инвентаризационная комиссия покупюрно пересчитывает все наличные средства, имеющиеся в кассе, ценные бумаги, чековые книжки и тому подобное. Хранящаяся в кассе наличность, не подтвержденная ПКО, считается излишком.

Если в кассе находится РРО, то имеющаяся на месте проведения расчетов наличность сверяется с суммой, указанной в дневном отчете РРО (РК и КУРО).

При выявлении комиссией расхождений делают отметку в акте и выясняют обстоятельства их возникновения. При этом сумма недостачи удерживается с виновного лица, а излишек — приходуется в кассе и зачисляется в доход предприятия.

Инвентаризация бланков строгой отчетности

При инвентаризации бланков строгой отчетности инвентаризационная комиссия проверяет фактическое наличие бланков, подсчитывает их стоимость (по номинальной или фактической себестоимости), устанавливает правильность оформления бланков (наличие на них необходимых реквизитов). Комиссия также проверяет правильность ведения журнала учета бланков строгой отчетности, наличие аннулированных бланков.

Драгоценные металлы, камни

Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в соответствии с Инструкцией № 84.

Обратите внимание, что инвентаризацию драгоценных металлов, которые содержатся в приборах, оборудовании и других изделиях, следует проводить одновременно с инвентаризацией этих материальных ценностей (МЦ) и в сроки, установленные для их инвентаризации согласно Инструкции № 69.

Инвентаризировать надо все имеющиеся драгоценные металлы, драгоценные камни, изделия из них, а также все МЦ, содержащие их, в том числе ценности, которые не принадлежат предприятию, а получены для переработки и находятся у него на ответственном хранении (п. 5.16 Инструкции № 84).

Расчеты с контрагентами

При инвентаризации расчетов комиссия устанавливает наличие на предприятии дебиторской и кредиторской задолженности, ее реальную величину, принимает меры к устранению разногласий по выявленным суммам.

Подробно порядок инвентаризации дебиторской задолженности рассмотрен в письме Минфина от 18.09.2007 г. № 31-34000-10-10/18896.

Для инвентаризации дебиторской задолженности предприятие-кредитор посылает по почте (передает) дебиторам скрепленные подписью и печатью выписки из регистров аналитического учета в форме акта сверки расчетов. Акт составляют в произвольной форме с указанием всех реквизитов, свойственных первичному документу. В нем следует указать номер договора (счета, расходной накладной), дату и сумму перечисления средств, отгрузки продукции (выполнения работ, предоставления услуг) — то есть основания возникновения дебиторской задолженности.

Дебитор обязан в течение десяти дней со дня получения акта вернуть его подписанным с подтверждением задолженности или с аргументированными возражениями.

Если до конца отчетного года не урегулированы разногласия, то сверяющиеся стороны в своих балансах данные о расчетах с дебиторами и кредиторами отражают в суммах, которые числятся в бухгалтерском учете.

Если дебитор и кредитор не согласуют между собой разногласия, то заинтересованная сторона передает материалы о таких разногласиях для принятия решения в хозяйственный суд.

Данные актов сверки расчетов инвентаризационная комиссия включает в справку к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (приложение к ф. № инв-17), а уже по данным справки составляет акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. № инв-17). В этом же акте отражается задолженность, которая не подтверждена актами сверки расчетов. Учитывая то, что на дату проведения инвентаризации дебиторской задолженности предприятие должно иметь на руках подписанные дебиторами (в том числе с возражениями) акты сверки расчетов, их надо послать (передать) дебиторам заблаговременно (с учетом времени доставки «туда — обратно» и 10 дней, отведенных дебитору на рассмотрение акта).

Акт сверки расчетов вместе с актом инвентаризации расчетов (ф. № инв-17) после решения собственника (руководителя) предприятия об урегулировании разногласий данных о задолженности будут основанием для отражения суммы задолженности в бухгалтерском учете в соответствии с П(С)БУ 10 «Дебиторская задолженность» и П(С)БУ 11 «Обязательства» (текущая подтвержденная, сомнительная, безнадежная задолженность).

Расчеты с бюджетом и фондами социального страхования

Задолженность по расчетам с бюджетом и целевыми фондами должна быть согласована с соответствующими органами. Нельзя в учете оставлять неурегулированные суммы (разногласия).

Чтобы подтвердить задолженность по расчетам с бюджетом, предприятие может свериться по налогам, сборам (обязательным платежам) с налоговым органом. Такая возможность предусмотрена п. 9.3 Инструкции № 276: по требованию предприятия работник подразделения администрирования учетных показателей и отчетности на основании данных карточек лицевых счетов осуществляет сверку состояния расчетов предприятия с бюджетами. Результат сверки по требованию предприятия может быть оформлен актом по форме приложения 3 к Инструкции № 276.

Что касается соцфондов, то в последние годы годовую сверку по начисленным и уплаченным взносам практикует Пенсионный фонд Украины, предлагая заполнить акт сверки (бланк акта выдают в Фонде). Что касается других соцфондов, то задолженность по этим соцвзносам подтверждается ежеквартально при составлении и предоставлении квартальных отчетов.

Библиотечные фонды.

Согласно обновленному п.п. 11.2 Инструкциии № 69[1] при инвентаризации библиотечных фондов инвентаризационной комиссией:

- определяется способ проведения инвентаризации;

- выявляются ошибки, допущенные при шифровании документов, расстановке фонда, оформлении выдачи документов пользователям;

- устанавливается задолженность пользователей перед библиотекой;

- определяются дублетные документы, документы, не соответствующие профилю комплектования фонда подразделения или библиотеки в целом, и документы, требующие ремонта, оправы т.д.

В случае установления факта отсутствия документа проводится его розыск в срок, определенный правилами пользования библиотекой по пользованию документом читателем, но не более тридцати дней, то есть не дольше срока проведения инвентаризации, предусмотренный обновленным п.п. «б» п. 3 Инструкции № 69.

Шаг 3 — проводим сравнительно-аналитическую работу

В ходе инвентаризации может быть выявлено полное соответствие фактического наличия активов и обязательств данным бухучета (наилучший вариант) или отклонения — инвентаризационные разницы (недостачи, излишки, пересортица).

При выявлении недостач, порчи ценностей допустившие их ответственные лица должны предоставить письменные объяснения.

В бухгалтерии на выявленные отклонения на основании поступивших инвентаризационных описей (актов инвентаризации) составляют сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств (ф. № инв-18) — для основных средств и прочих необоротных материальных активов, сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ф. № инв-19) — для ТМЦ. По ТМЦ, находящимся на ответственном хранении, составляют отдельную сличительную ведомость.

Если выявлены расхождения НМА (недостачи, излишки), бухгалтерия составляет сличительную ведомость по НМА. При этом для объектов права интеллектуальной собственности применяют инвентаризационную опись объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов (типовая форма № НА-4), в которой объединены показатели инвентаризационной описи и сличительной ведомости. Для других НМА можно использовать сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств (ф. № инв-18).

Для выявления результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценностей и бланков документов строгой отчетности соответственно применяются формы №№ инв-10, инв-11, инв-15 и инв-16, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей.

Шаг 4 — подводим итоги (результаты инвентаризации в учете)

После проведения инвентаризации комиссия подводит итоги своей работы. Итоги работы инвентаризационной комиссии на предприятии фиксируются протоколом заседания комиссии.

В протоколе заседания инвентаризационной комиссии отражают результаты инвентаризации и заключения по ним, предложения о зачете недостач и излишков от пересортицы, списание недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхнормативных недостач и расходов от порчи ценностей с указанием принятых мер по предупреждению таких потерь и недостач, а также предлагаются меры воздействия на виновников, если таковые установлены.

Протокол инвентаризационной комиссии рассматривает и утверждает руководитель предприятия в 5-дневный срок.

Заключение постоянно действующей инвентаризационной комиссии по урегулированию инвентаризационных разниц приобретает силу распорядительного документа и является основанием (первичным документом) для записей в бухгалтерском учете после его утверждения руководителем предприятия (письмо Минфина от 13.12.2004 г. № 31-04200-30-10/22823).

Утвержденные руководителем результаты инвентаризации бухгалтерия отражает в бухгалтерском учете предприятия в том месяце, в котором закончена инвентаризация, но не позднее декабря отчетного года.

По данным инвентаризационных описей (актов инвентаризации) составляют ведомость результатов инвентаризации (приложение 3 к Инструкции № 69).

На что надо обратить внимание:

1. Пересортица. Пересортицей считают излишки и недостачи ТМЦ, если (абзац «а» п.п. 11.12 Инструкции № 69):

— эти излишки и недостачи образовались по ТМЦ одинакового наименования и в тождественном количестве;

— эти излишки и недостачи образовались в одном межинвентаризационном периоде и у одного МОЛ.

При пересортице выявленные излишки и недостачи взаимно зачитывают и после этого полученные результаты отражают в учете. Не перекрытую излишками недостачу ТМЦ, в том числе разницу в ценах зачитываемых ТМЦ, относят на виновников (если не установлены — списывают как потери), а излишки отражают как доход.

2. Недостачи. В бухгалтерском учете сумму убытков от недостач и потерь от порчи ценностей включают в состав прочих операционных расходов (субсчет 947). Если установлен виновник, то сумма недостачи, которую он должен возместить, рассчитывают согласно Порядку № 116*.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

* Об особенностях применения законодательных норм при расчете сумм возмещения, при установлении фактов краж, хищений, порчи читай статьи в газете «Бухгалтерская неделя» № 41 от 13.10.2008 г., и газете «Налоги и бухгалтерский учет» № 91 от 12.11.2007 г.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

3. Излишки. Если выявленные при инвентаризации излишки ТМЦ возникли не в результате допущенной в учете ошибки, то их в бухгалтерском учете следует отразить как доход.

Порядок отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете приведен в таблице 2.

Таблица 2. Отражение результатов инвентаризации в учете

Содержание операции	Бухгалтерский учет			Налоговый учет
	первичный документ	корреспондирующие счета
		дебет	Кредит
1	2	3	4	5
1. НЕДОСТАЧА ТМЦ В ПРЕДЕЛАХ НОРМ ЕСТЕСТВЕННОЙ УБЫЛИ
1. Отражена сумма недостачи ТМЦ в пределах норм естественной убыли в составе расходов	Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ф. № инв-19) (для товаров ф. № инв-20 и № инв-21)	947	20, 22, 25, 26, 28	По недостаче в пределах норм ни ВР, ни налоговый кредит не корректируются
2. НЕДОСТАЧА ТМЦ СВЕРХ НОРМ ЕСТЕСТВЕННОЙ УБЫЛИ
1. Отражена сумма недостачи ТМЦ сверх норм естественной убыли в составе расходов	Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ф. № инв-19) (для товаров ф. № инв-20 и № инв-21)	947	20, 22, 25, 26, 28	На сумму недостачи сверх норм естественной убыли уменьшаются ВР: в декларации по налогу на прибыль сумму недостачи отражают в гр. 4 таблицы 1 приложения К1/1
2. Отсторнирован и отнесен на расходы налоговый кредит по НДС, приходящийся на сумму недостачи сверх норм естественной убыли		641	644	Уменьшение налогового кредита по НДС отражают в строке 16.3 декларации по НДС
		947	644
3. Отражена сумма недостачи сверх норм естественной убыли в забалансовом учете		072	—	—
2.1. Если виновное лицо установлено
4. Отражена задолженность виновного лица по возмещению недостачи, не перекрытой излишками (ущерб рассчитывается согласно Порядку № 116)	Бухгалтерская справка (на основании заявления работника о признании вины и согласии возместить убытки)	375	716	Компенсацию прямых убытков, полученную от виновников, не включают в ВД, если недостача не была отнесена в состав ВР — операция 1 (п.п. 4.2.3 Закона о налоге на прибыль)
5. После установления виновного лица сумма недостачи списана с забалансового учета		—	072
6. Отражена сумма, подлежащая перечислению в бюджет (разница между суммой, возмещаемой МОЛ недостачей и фактическими потерями предприятия)		716	642
7. Сумма возмещения ущерба от виновного лица:
— получена в кассу предприятия	Приходный кассовый ордер	301	375
— удержана из заработной платы работника (с учетом установленного ст. 128 КЗоТ ограничения на удержание из заработной платы)	Расчетно-платежная ведомость	661	375
8. Перечислена задолженность в бюджет	Платежное поручение	642	311	—
.2. Если виновное лицо не установлено
4. По истечении срока исковой давности сумма недостачи списана с забалансового учета	Бухгалтерская справка	—	072	—
3. НЕДОСТАЧИ ТМЦ, ПРИНЯТЫХ НА ХРАНЕНИЕ
1. Списана сумма недостачи ТМЦ, принятых на ответственное хранение	Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ф. № инв-19) (для товаров ф. № инв-20 и № инв-21)	—	023	Сумму компенсации не включают в ВР согласно п.п. 5.3.5 Закона о налоге на прибыль
2. Отражено начисление компенсации стоимости недостающих ТМЦ, принятых на ответственное хранение (размер определяется согласно условиям договора)		949	685
3. Перечислена со счета в банке сумма компенсации собственнику ТМЦ	Платежное поручение	685	311
4. НЕДОСТАЧА ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ (ПРОЧИХ НЕОБОРОТНЫХ МАТЕРИАЛЬНЫХ АКТИВОВ)
1. Списана остаточная стоимость объекта	Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (ф. № инв-18), акт ликвидации (типовая форма № ОЗ-3, для автотранспортных средств — № ОЗ-4)	976	10 (11)	Для групп 2, 3, 4 — никак не отражается (п.п. 8.4.8 Закона о налоге на прибыль). Если в группе 2, 3, 4 не остается ни одного объекта, то балансовая стоимость соответствующих групп включается в ВР в следующем квартале
2. Списана сумма начисленной амортизации по объекту		13	10 (11)
3. Отражена сумма недостачи в забалансовом учете		072	—
4. Начислено налоговое обязательство по НДС исходя из обычных цен недостающих основных средств (если отсутствуют документы, подтверждающие кражу, — первый абзац п. 4.9 Закона об НДС)	Налоговая накладная (с пометкой вверху оригинала — «Ликвидация фондов по самостоятельному решению налогоплательщика»)	976	641	—
5. Отражена задолженность виновного лица (ущерб рассчитывается согласно Порядку № 116)	Бухгалтерская справка (на основании заявления работника о признании вины и согласии возместить убытки)	375	746	—
6. Отражена сумма возмещения, подлежащая перечислению бюджет		746	642
7. После установления виновного лица сумма недостачи списана с забалансового учета		—	072
8. Сумма возмещения ущерба от виновного лица:
— получена в кассу предприятия	Приходный кассовый ордер	301	375	Для групп 2, 3, 4 — на сумму компенсации, остающейся в распоряжении предприятия, уменьшится балансовая стоимость соответствующих групп (п.п. 8.4.9 Закона о налоге на прибыль)
— удержана из заработной платы работника (с учетом установленного ст. 128 КЗоТ ограничения на удержание из заработной платы)	Расчетно-платежная ведомость	661	375
9. Перечислена задолженность в бюджет	Платежное поручение	642	311	—
5. ИЗЛИШКИ*
1. Оприходованы излишки ТМЦ	Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ф. № инв-19) (для товаров ф. № инв-20 и № инв-21)	20, 22, 25, 26, 28	718	На справедливую стоимость выявленных излишков увеличивают ВД (п.п. 4.1.6 Закона о налоге на прибыль). Стоимость этих ТМЦ не пересчитывают по п. 5.9
2. Оприходованы выявленные излишки необоротных активов
2.1. своевременно не взятых на учет	Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (ф. № инв-18); Инвентаризационная опись объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов (ф. № НА-4)	10, 11, 12	746**	На справедливую стоимость выявленных излишков*** увеличивают ВД (п.п. 4.1.6 Закона о налоге на прибыль). Балансовая стоимость групп не изменяется. В налоговом учете объекты не амортизируют
2.2. безвозмездно полученных необоротных активов			424
— последующая амортизация необоротных активов, ранее выявленных излишками	Ведомость начисления амортизации	Счета учета расходов	13
— одновременно с начислением амортизации отражен доход в сумме начисленной амортизации		424	745
* В таком порядке отражаются излишки, поступление которых не подтверждено первичными документами. Если излишки выявлены в результате того, что по каким-то причинам эти ТМЦ не были оприходованы в бухгалтерском учете (при этом документы на их приобретение имеются), то такие ТМЦ просто дооприходуются в обычном порядке. В налоговом учете эти операции необходимо отражать, как исправление ошибки. ** Такой подход изложен в письме Минфина от 22.02.10 г. № 31-34000-20-27/3776. *** Излишки«налоговой малоценки» в налоговом учете отражают как излишки ТМЦ.
6. ПЕРЕСОРТИЦА
1. Отражен зачет пересортицы	Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ф. № инв-19) (для товаров ф. № инв-20 и № инв-21)	20, 22, 28 /излишние ТМЦ	20, 22, 28 /недостающие ТМЦ	—
6.1. Если стоимость недостающих ТМЦ превышает стоимость ТМЦ в излишке
2. Отражены расходы от пересортицы (при превышении стоимости недостающих ТМЦ над стоимостью излишних ТМЦ)	Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ф. № инв-19) (для товаров ф. № инв-20 и № инв-21)	947	20, 22, 28/недостающие ТМЦ	Сумма отрицательной ценовой разницы в ВД не включается. Она принимает участие в перерасчете по п. 5.9 Закона о налоге на прибыль, т.е уменьшает остатки запасов на конец периода.**** Считаем, что налоговый кредит на сумму такой разницы корректировать не нужно
3. Списана торговая наценка, приходящаяся на разницу стоимости товаров в рознице (методом «сторно»)		947	285
4. Установлено виновное лицо	Бухгалтерская справка (на основании заявления работника о признании вины и согласии возместить убытки)	375	716	ВД на сумму компенсации, остающейся в распоряжении предприятия (п.п. 4.1.6, 4.2.3 Закона о налоге на прибыль)
		716	642
5. Доначислены налоговые обязательства по НДС, исходя из суммы превышения обычной цены недостающего товара над стоимостью, по которой продан товар, оказавшийся в излишке	Налоговая накладная (с указанием в ее номере через дробь «ОЦ»)	947	641	—
6.2. Если стоимость недостающих ТМЦ меньше стоимости ТМЦ в излишке
2. Отражены доходы от пересортицы (при превышении стоимости излишних ТМЦ над стоимостью недостающих ТМЦ)	Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ф. № инв-19) (для товаров ф. № инв-20 и № инв-21)	20, 22, 28/ излишние ТМЦ	719	Ценовая разница не увеличивает ВД, а сумма положительной ценовой разницы пересчитывается по п. 5.9 Закона о налоге на прибыль
**** Необходимость доначисления ВД может возникнуть в том случае, если при продаже товаров необходимо применять обычные цены (например, при продаже товаров в розницу) — на сумму превышения обычной ценой недостающего товара над стоимостью, по которой продан товар, оказавшийся в излишке.

Документы статьи

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

Закон о бухучете — Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV.

Закон о налоге на прибыль — Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.

Закон об НДС — Закон Украины «О налоге на добавленную стоимость» от 03.04.97 г. № 168/97-ВР.

Положение № 637 — Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

Инструкция № 69 — Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденная приказом Минфина от 11.08.94 г. № 69.

Инструкция № 84 — Инструкция о порядке получения, использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, утвержденная приказом Минфина от 06.04.98 г. № 84.

Приказ № 732 — приказ Минфина «Об утверждении типовых форм первичного учета объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов» от 22.11.2004 г. № 732.

Инструкция № 276 — Инструкция о порядке ведения органами государственной налоговой службы оперативного учета платежей в бюджет, контроль за взиманием которых осуществляется органами государственной налоговой службы Украины, утвержденная приказом ГНАУ от 18.07.2005 г. № 276.

Порядок № 116 — Порядок определения размера ущерба от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденный постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116.

Порядок № 419 — Порядок представления финансовой отчетности, утвержденный постановлением КМУ от 28.02.2000 г. № 419.