БУХГАЛТЕР ТОЖЕ МОЖЕТ ОШИБИТЬСЯ…

Основными документами, регулирующими вопросы отчислений с заработной платы, являются Кодекс законов о труде Украины (далее — КЗоТ) и Закон Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР (далее — Закон № 108).

Исключительный перечень оснований, предоставляющих право работодателю производить отчисления с заработной платы работников, приведен в ч. 2 ст. 127 КЗоТ. Такие отчисления осуществляются для покрытия задолженности работников перед учреждением и организацией, где они работают.

В частности, работодатель имеет право проводить отчисления с заработной платы работников для возврата сумм, излишне выплаченных в результате счетных ошибок.

Однако существуют, так сказать, и технические ошибки, то есть печатные ошибки, описки, неправильное применение норм законодательства. Но независимо от причины возникновения ошибки бухгалтеру важно знать, как ее устранить.

КАКАЯ ОШИБКА СЧИТАЕТСЯ СЧЕТНОЙ

Законодательство не содержит определения «счетная ошибка». Но в соответствии с п.п. 1 п. 24 постановления Пленума Верховного Суда Украины «О практике применения судами законодательства об оплате труда» от 24.12.99 г. № 13 (далее — постановление № 13), к счетным ошибкам относятся:

— ошибки в исчислениях;

— двукратное начисление заработной платы за один и тот же период и т. п.

Не могут считаться счетными ошибки, не связанные с исчислениями (т. е. ошибки, связанные с неправильным применением нормативно-правовых актов, в том числе коллективного договора). Иными словами, счетные — это арифметические ошибки.

В таблице приведем перечень некоторых счетных ошибок и ошибок, не относящихся к таковым.

Счетные ошибки	Технические (несчетные) ошибки
Ошибка в арифметических действиях, например, получен неправильный результат при добавлении составных частей заработной платы (оклада, доплат, премий), которые отдельно были исчислены правильно	Неправильно применено законодательство: — оплачен отпуск большей продолжительности, нежели необходимо, в результате сумма отпускных оказывается завышенной; — при расчете среднего заработка бухгалтер учел премию, начисленную после расчетного периода, и др.
Ошибки в результате сбоя бухгалтерской программы, в результате чего была двукратно начислена зарплата за один и тот же период	Работник получил заработную плату два раза — за себя и за тезку
Механическая ошибка при вводе данных в бухгалтерскую программу, например: введен оклад в большем размере, пропущена цифра, неправильно набрано число	Неправильно применены приказы и распорядительные документы организации, а именно бухгалтер: — начислил не установленную работнику надбавку; — ошибочно выплатил премии без соответствующего распоряжения руководства

Хотим обратить ваше внимание, что приведенный перечень не является исчерпывающим, поэтому каждую конкретную ситуацию необходимо рассматривать индивидуально.

УДЕРЖИВАЕМ ИЗЛИШНЕ ВЫПЛАЧЕННЫЕ СРЕДСТВА

Незаконно выплаченные за счет бюджета средства должны возвращаться в бюджет. Итак, рассмотрим ситуации и способы возмещения излишне выплаченных средств.

Ситуация 1. Взыскание с работника средств в результате переплаты, которая произошла в результате счетной ошибки.

Прежде всего следует документально зафиксировать факт выявления счетной ошибки. Для этого бухгалтер, выявивший ошибку, составляет на имя руководителя бухгалтерскую справку (докладную записку) о факте и причинах ошибки (переплаты).

После этого руководитель издает приказ об удержании неправильно исчисленной суммы. В соответствии с п. 1 ст. 127 КЗоТ приказ должен быть издан не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса, погашения задолженности, или со дня выплаты неправильно исчисленной суммы.

Поскольку удержание производится по инициативе работодателя, то получать от работника письменное заявление на удержание излишне выплаченной зарплаты не нужно. Однако следует помнить, что согласно ст. 127 КЗоТ работодатель должен издать приказ (распоряжение) об удержании, если работник не оспаривает оснований и размера отчислений.

Поэтому бухгалтеру необходимо помнить, что приказ руководителя об осуществлении удержаний из заработной платы работника не может быть выполнен, если на осуществление таких удержаний нет согласия работника. Таким образом, осуществлять такие удержания только на основании приказа нельзя. Даже если задолженность работника документально подтверждена, все равно он должен дать свое согласие на ее погашение в письменном виде. Это может быть оформлено отдельным документом, т. е. заявлением или подписью работника в приказе (распоряжении) руководителя об осуществлении удержаний. Если согласие работника получено и срок для принятия решения об удержании не закончился, в таком случае работодатель издает приказ об удержании излишне выплаченной суммы. Унифицированная форма этого приказа законодательством не установлена, поэтому он оформляется произвольно, но с указанием всех необходимых реквизитов.

Примерный образец приказа

Городская клиническая больница

Приказ

Об удержании из зарплаты

20.04.2012

г. Харьков

№ 56

В декабре 2011 года инженеру Петренко Ивану Ивановичу из-за счетной ошибки была излишне выплачена заработная плата в сумме семьсот девяносто девять грн. 68 коп. (799,68), о чем 19 апреля 2012 года главный бухгалтер Петрова Н. В. составила докладную записку (прилагается к приказу).

В связи с изложенным и руководствуясь статьей 127 КЗоТ,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Удержать из заработной платы Петренко И. И. сумму в размере семьсот девяносто девять грн. 68 коп.

2. Начать осуществлять удержание из зарплаты за май 2012 года с учетом ограничений, установленных ст. 128 и 129 КЗоТ.

3. Исполнение настоящего приказа возлагаю на гл. бухгалтера Петрову Н. В.

Основание: докладная записка гл. бухгалтера Петровой Н. В.

Главный врач

Руденко

Руденко А. Б.

С приказом ознакомлен, с основаниями и суммой удержания из заработной платы согласен. Соглашаюсь на осуществление ежемесячных удержаний из моей заработной платы в размере 20 % в счет погашения задолженности из-за излишне полученных мною средств.

20.04.2012

Петренко

Петренко И. И.

Если же ситуация складывается не в пользу работодателя (т. е. работник не согласен с действиями работодателя, или же счетная ошибка выявлена с опозданием), то взыскать с работника излишне полученные им в результате счетной ошибки средства можно только в судебном порядке. При этом согласно п. 24 постановления № 13 работодатель может обратиться с требованиями о взыскании в суд согласно ч. 2 ст. 233 КЗоТ в течение одного года со дня возникновения права на отчисление соответствующих сумм. Если удержания осуществляются на основании решения суда, то бухгалтер, прежде чем приступить к осуществлению удержаний, должен получить соответствующий документ, т. е. исполнительный лист.

Добавим, что в соответствии с разъяснениями, предоставленными Минтруда в письме от 23.10.2009 г. № 248/06/186-09, для исправления счетных ошибок согласие работника не требуется, возражения работника также не могут препятствовать такому отчислению. Однако с приведенными утверждениями Министерства можно поспорить, поскольку коллизия заложена уже в самом указанном письме. В частности, при обосновании собственной позиции Минтруда ссылается на вышеупомянутые положения постановления № 13, в котором четко указано, что судами рассматриваются споры, касающиеся сумм, излишне выплаченных в результате счетных ошибок, в том случае если:

— работодатель не имеет возможности произвести отчисление с заработной платы в связи с тем, что работник оспаривает основания и размер последнего;

— истек месячный срок для издания соответствующего приказа (распоряжения);

— по другим причинам.

Поэтому все же, по нашему мнению, не стоит идти путем принудительного удержания, как это советует Минтруда, а лучше получить согласие работника (как это фактически предусмотрено действующим законодательством).

Ситуация 2. Если выявлена несчетная ошибка.

Предположим, сотрудникам излишне выплачена зарплата не из-за сбоя бухгалтерской программы, а в результате неправильного применения приказа или распорядительного документа организации. Поэтому в таком случае существует два способа возмещения излишне выплаченных сумм.

1. Возмещение осуществляется за счет работника

В этом случае руководитель не имеет права издать приказ об отчислении излишне выплаченных сумм и удержать их по собственной инициативе.

Поэтому, если работник согласен добровольно вернуть излишне полученные им суммы, то он вносит излишне выданную ему заработную плату в кассу учреждения или соглашается с тем, что излишне выданные средства удерживают из его заработной платы с подачей руководителю соответствующего заявления. Содержание заявления может быть следующим: «Прошу удержать из моей зарплаты излишне полученную мной сумму в размере 500 грн.».

Если излишне выплаченную сумму работник вернет, инцидент будет исчерпан, если же нет — работодатель может обратиться в суд. При этом следует учесть, что согласно ст. 1215 ГКУ зарплата не возвращается, если ее переплата не связана со счетной ошибкой. Поэтому в этом случае, если дело дойдет до суда, работодатель имеет незначительные шансы вернуть средства. Если же судом будет принято решение не в пользу работодателя, то он имеет право рассмотреть вопрос о взыскании причиненных убытков с виновного лица. Об этом и поговорим далее.

2. Возмещение осуществляется за счет виновного лица

Если работником незаконно полученная заработная плата добровольно не возвращается, то в соответствии с ч. 1 ст. 132 КЗоТ за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации при выполнении трудовых обязанностей, работник, по вине которого произошла переплата, несет материальную ответственность.

То есть фактически бухгалтер и будет виновным лицом в том случае, если именно он, начисляя заработную плату, ошибся. Главный аргумент работодателя в этом случае — ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей (п. 7 постановления Пленума ВСУ «О судебной практике по делам о возмещении ущерба, причиненного предприятиям, учреждениям, организациям их работниками» от 29.12.92 г. № 14). В таком случае бухгалтер возмещает средства в размере прямого действительного ущерба, но не более своей среднемесячной заработной платы.

Руководитель учреждения не позднее двух недель со дня выявления нарушения должен издать соответствующий приказ (распоряжение) и предоставить его на исполнение не ранее семи дней со дня уведомления об этом работника (ч. 2 ст. 136 КЗоТ). В этом приказе руководитель должен указать лицо, виновное в совершении нарушения, и сумму возмещения.

Обратите внимание, что при этом во всех перечисленных выше случаях, независимо от характера ошибки, следует помнить такие правила:

1. При начислении излишних сумм зарплаты на них начислялись и с них удерживались страховые взносы, потому неправомерно начисленные суммы взносов необходимо откорректировать. Ведь возврату подлежит вся ошибочно израсходованная сумма, т. е. средства, полученные работником, удержанные из них суммы налога на доходы физических лиц и единого социального взноса (далее — ЕСВ), а также ЕСВ, начисленный на излишнюю зарплату.

2. В соответствии с ч. 1 ст. 128 КЗоТ и ст. 26 Закона № 108 при каждой выплате заработной платы общий размер всех отчислений не может превышать 20 %, а в случаях, отдельно предусмотренных законодательством Украины, — 50 % заработной платы, причитающейся для выплаты работнику. Следовательно, согласно общему правилу с заработной платы работника может быть отчислено не более 20 % суммы, подлежащей выплате (т. е. суммы начисленной заработной платы с отчислением налога на доходы работника, ЕСВ, а также сумм, взыскиваемых в доход государства из заработка лиц, отбывающих по приговору суда наказание в виде исправительных работ, или такого административного взыскания согласно постановлению суда).

3. Согласно ст. 129 КЗоТ и ст. 26 Закона № 108 не допускается проведение отчислений с выходного пособия, компенсационных и других выплат, на которые согласно законодательству не обращается взыскание. Перечень таких выплат определен ст. 73 Закона Украины «Об исполнительном производстве» от 21.04.99 г. № 606-XIV.

Кстати, рассматривая вопрос об удержании излишне начисленной работникам заработной платы в соответствии с их заявлениями, ГлавКРУ в письме от 24.10.2011 г. № 25-18/85 отметило следующее:

«Удержание излишне начисленной работникам заработной платы в соответствии с их заявлениями осуществляется путем сторнирующих проводок в ведомости начисления заработной платы и удержаний из нее.

При этом необходимо учесть, что в соответствии со ст. 3 Бюджетного кодекса Украины для всех бюджетов бюджетный период составляет 1 календарный год с 1 января по 31 декабря, а поэтому право бюджетных учреждений на расходование бюджетных ассигнований, предусмотренных в сметах текущего года, прекращается 31 декабря.

В соответствии с разъяснениями Государственного казначейства Украины от 09.03.2006 г. № 3.4-22/498-2143 и от 12.02.2008 г. № 7.1-10/744 если с началом нового бюджетного периода осуществляется возврат излишне выплаченных в прошлых бюджетных периодах средств, то указанные средства не могут быть отражены как возобновление кассовых расходов, а должны быть перечислены в общий фонд бюджета (код доходов 24060300 «Прочие поступления»).Это также касается и ежемесячных взысканий с заработной платы виновных лиц за ущерб,причиненный государству, которые должны направляться в доход общего фонда бюджета.

<…>

При этом перечислению в бюджет подлежит как сумма безосновательно начисленной заработной платы, так и сумма начислений на нее».

Рассмотрим условный пример.

В апреле 2012 года бухгалтерией учреждения была выявлена ошибка в начислении зарплаты и больничных следующего содержания.

Работнику Петренко Ивану Ивановичу (1960 года рождения) в декабре 2011 года была начислена заработная плата — 2000,00 грн. Кроме того, ошибочно был оплачен листок временной нетрудоспособности, выданный его полному тезке Петренко Ивану Ивановичу (1985 года рождения), в сумме 960,00 грн.

При этом из общего начисленного дохода Петренко Ивана Ивановича (1960 года рождения) были удержаны ЕСВ в сумме 91,20 грн., НДФЛ — 430,32 грн., а также начислен ЕСВ в сумме 1044,72 грн.

Решение

Сначала определим суммы корректировок:

Вид начислений/удержаний	Фактический доход Петренко И. И. (1960 года рождения)	Заработная плата Петренко И. И. (1960 года рождения), которая должна была быть выплачена	Сумма переплаты (размер необходимых корректировок)
Начислена заработная плата	2000,00	2000,00	—
Начислены больничные	960,00	—	960,00
Удержан ЕСВ с заработной платы (3,6 %)	72,00	72,00	—
Удержан ЕСВ с больничного (2 %)	19,20	—	19,20
Удержан НДФЛ (15 %)	430,32	289,20	141,12
Сумма к выдаче	2438,48	1638,80	799,68
Начислен ЕСВ на сумму зарплаты (36,3 %)	726,00	726,00	—
Начислен ЕСВ на больничный (33,2 %)	318,72	—	318,72

Таким образом, излишне начисленная сумма составляет 1278,72 грн. (960,00 + 318,72). Указанный размер ущерба состоит из ошибочно начисленного пособия по временной нетрудоспособности (960,00 грн.) и начислений на него — 318,72 грн. (960,00 х 33,2 %).

Исходя из того, что допущенная ошибка носит несчетный характер, рассмотрим следующие случаи:

1. Петренко И. И. (1960 года рождения) добровольно вносит излишне полученные средства в кассу учреждения.

2. Петренко И. И. (1960 года рождения) отказывается добровольно возвращать излишне полученные средства и указанная сумма возмещается бухгалтером.

1. Работник Петренко И. И. (1960 года рождения) добровольно вносит излишне полученные средства в кассу учреждения.

В бухгалтерском учете такая операция будет отражаться следующим образом.

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Корреспондирующие счета		Сумма, грн.
		Дебет	Кредит
1	Внесены в кассу излишне полученные средства	301	661	799,68
2	Откорректирован НДФЛ (с применением метода «сторно»)	(661)	(641)	(141,12)
3	Откорректирован ЕСВ в части отчислений (с применением метода «сторно»)	(661)	(656)	(19,20)
4	Откорректирован ЕСВ в части начислений (с применением метода «сторно»)	(802)	(656)	(318,72)
5	Отражено обязательство перед бюджетом	661, 656	642	1278,72
6	Перечислено в доход бюджета	642	321	1278,72

2. Работник Петренко И. И. (1960 года рождения) отказывается добровольно возвращать излишне полученные средства.

Бухгалтер должен возместить ущерб в пределах своего среднего заработка (предположим, что из расчета последних двух месяцев он составил 1350 грн.). Поскольку излишне выплаченная зарплата (1278,72) не превышает среднюю зарплату бухгалтера, то он возмещает сумму переплаты полностью.

Сумма заработной платы бухгалтера за май 2012 года составила 1400 грн. Поскольку согласно ст. 128 КЗоТ при каждой выплате заработной платы общий размер всех отчислений не может превышать 20 %, то с заработной платы бухгалтера за апрель можно удержать не более 280,00 грн. (1400,00 грн. х х 20 %). Поскольку излишне выплаченная зарплата (1278,72) превышает этот предел, то с заработной платы бухгалтера за май можно удержать только 280 грн. Остальная сумма возмещается из его заработной платы следующих месяцев до полного погашения.

В бухгалтерском учете такая операция будет отражаться следующим образом:

№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Корреспондирующие счета		Сумма, грн.
		Дебет	Кредит
1	Отражена сумма убытков, отнесенных на счет виновного лица	363	642	1278,72
2	Удержано 20 % из зарплаты бухгалтера за апрель 2012 года, подлежащей выплате: (1400,00 х 20 %)	661	668	280,00
3	Погашена часть ущерба, нанесенного излишними выплатами за счет удержания из зарплаты	668	363	280,00
4	Перечислено в доходы бюджета	642	321	280,00

В завершение желаем вам, уважаемые коллеги, работать с удовольствием и никогда не ошибаться!