6. Оформление информационно-справочных документов
Оформление информационно-справочных документов
6.1. Справки
Справка — это документ информационного характера, подтверждающий и описывающий те или иные факты, события.
Справки бывают двух видов: — справка-подтверждение удостоверяет юридический факт и выдается гражданам и учреждениям (чаще личного характера). Эти справки требуют заверения печатью; — справка информационного характера содержит описание событий и фактов. Они составляются по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.
Справка, направляемая за пределы предприятия, оформляется на общем бланке предприятия и содержит следующие реквизиты:
— наименование организации (07); — название вида документа (10); — дата документа (11); — регистрационный индекс документа (12); — ссылка на регистрационный индекс и дату запроса (13); — место составления документа (14); — адресат (16); — заголовок к тексту документа (19); — текст (21); — подпись (23). Если справка содержит несколько вопросов, то текст разделяют на разделы по числу рассматриваемых вопросов. Текст справки может содержать таблицы, иметь приложения.
Внутренняя справка (т. е. справка, направляемая в другие подразделения одного предприятия) оформляется на внутреннем бланке или на чистом листе, который содержит основные реквизиты бланка с указанием наименования структурного подразделения.
Приведем пример внутренней справки.
ООО «Стройснаб» Бухгалтерия СПРАВКА
Финансовый отдел
05.01.2010
О расходах на почтовые отправления
В декабре 2009 года экспедиционной службой было отправлено 124 заказных письма на сумму 314 (триста четырнадцать) грн.
|
Главный бухгалтер | Арефьева | Л. В. Арефьева |
Справка личного характера (о подтверждении места работы, учебы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т. п.) оформляется на бланке или с проставлением штампа предприятия на чистом листе. Такая справка имеет некоторые отличия в составе реквизитов от справки информационного характера, а именно: отсутствие заголовка к тексту, обязательное заверение подписи печатью. Вместо реквизита «Адресат» в конце текста указывается наименование организации, в которую предоставляется справка. Такие справки, как правило, начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором даются сведения.
В связи с тем, что тексты справок личного характера, как правило, типовые, могут применяться трафаретные бланки, изготовленные печатным способом, где заполняются лишь отдельные реквизиты. Приведем пример справки, оформленной на трафаретном бланке с проставлением штампа предприятия. 
6.2. Служебные записки
Служебные записки — обобщающее название адресованных руководству письменных пояснений, уведомлений и обобщений, в которых описываются определенные факты или события, а также вносятся предложения, вытекающие из изложенных фактов или событий и их анализа.
При составлении служебной записки указывается точное название документа — докладная, пояснительная или аналитическая записка.
Докладная записка — это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладные записки бывают информационными, инициативными и отчетными. Докладная записка составляется как по инициативе ее автора, так и по указанию руководителя. Цель докладной записки — информировать руководителя об имевшем место факте, о ходе выполняемой работы, сложившейся ситуации и т. п. и побудить принять определенное решение. Из этого следует, что текст докладной записки имеет две части: в первой (констатирующей или описательной) излагаются факты, имевшие место, или сложившаяся ситуация, во второй — выводы, предложения или просьба. В зависимости от адресата докладные записки, как и справки, могут быть внутренними, т. е. направляемыми руководителю структурного подразделения или руководителю предприятия, и внешними, которые адресуют в другие инстанции (вышестоящие организации собственной системы — министерство, ведомство и т. п. — или местные органы власти).
Внутренняя докладная записка составляется на чистом листе бумаги. Она содержит следующие реквизиты:
— наименование структурного подразделения (08); — название вида документа (10); — дата документа (11); — регистрационный индекс документа (12); — адресат (16); — заголовок к тексту (19); — текст документа (21); — подпись (23).
Внешняя докладная записка имеет те же реквизиты, что и внутренняя, но оформляется на общем бланке предприятия и подписывается руководителем предприятия.
Приведем пример составления докладной записки.
ООО «Тополек» Бухгалтерия
Директору
Кулешову К. Ф.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
|
19.01.2010 | № 4 |
О проверке состояния бухучета
в филиале № 1
По вашему распоряжению была проведена проверка состояния бухгалтерского учета в филиале № 1.
В результате проверки установлено следующее:
1. Приходные и расходные документы сдаются в бухгалтерию с опозданием.
2. При проверке фактического наличия материала у кладовщика Попова И. М. установлена недостача материалов на сумму 298 грн.
Бухгалтер филиала № 1 имеет все условия для правильной постановки учета. Необходимо предложить бухгалтеру Остапенко В. В. ликвидировать недостатки в учете.
|
Главный бухгалтер | Андреев | К. Л. Андреев |
Пояснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (проекта, плана, отчета) или объясняющий причины каких-либо событий, фактов, действий работников и составляемый по требованию руководства.
По содержанию пояснительные записки делятся на две группы. К первой группе относятся записки, которые являются приложением к основному документу, дополняют и поясняют его. Обычно они составляются к проекту или отчету (например, «Пояснительная записка к годовому отчету за 2009 год»). Оформляются такие пояснительные записки на общих бланках. Они имеют те же реквизиты, что и докладные записки. Вторую группу составляют записки, в которых отдельные работники объясняют свои действия, поступки или сложившуюся ситуацию, например в связи с невыполнением задания или нарушением дисциплины. Такие записки, как правило, пишут по требованию администрации. Как и внутренние докладные записки, они пишутся на чистых листах бумаги, имеют те же реквизиты и подписываются их составителями. Приведем пример составления пояснительной записки (см. с. 59).
Архив
Директору Якименко С. М.
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
04.01.2010
Об аварии в архиве завода
В результате разрыва трубопровода холодной воды, случившегося в воскресенье 27.12.2009 около 14 часов, было залито водой архивохранилище Д заводского архива, в котором находились дела временного хранения. Авария произошла из-за плохого состояния водопроводных труб, на которых были установлены хомуты. Благодаря оперативным действиям дежурного Металлова М. А. своевременно были приняты меры по устранению аварии и ликвидации ее последствий. Однако до 30 % дел, находившихся в этом хранилище, намокло или отсырело.
Для спасения документов были предприняты следующие действия:
— перебраны все дела и отобраны поврежденные документы;
— выделены к уничтожению дела, по которым истек срок хранения;
— просушены документы, по которым срок хранения не истек;
— остальные дела и документы вынесены в другое специально выделенное помещение.
В результате принятых мер утраченных документов нет.
Приложения: 1. Акт об аварии от 27.12.2009 № 3 на 2 л. в 1 экз.
2. Акт об уничтожении поврежденных документов от 28.12.2009 № 12 на 3 л. в 1 экз.
|
Заведующая архивом | Резникова | Т. А. Резникова |
Аналитические записки — письменные обобщения, которые составляются по требованию руководства или по собственной инициативе и содержат систематизированные (сгруппированные, классифицированные и обобщенные) данные о событиях и процессах с изложением тенденций развития ситуации и предложений по принятию управленческих решений, которые следуют из приведенного анализа.
Аналитические записки имеют те же реквизиты, что и прочие служебные записки.
6.3. Акты
Акт — документ, составленный одним или несколькими лицами и подтверждающий некие установленные факты и события. Его составляют в присутствии свидетелей или на основании обследования.
Как правило, акты составляются комиссиями, назначаемыми приказом руководителя предприятия или вышестоящего органа. Комиссии могут создаваться и как постоянно действующие — ревизионные, экспертные и др. В определенных случаях акт может быть составлен с привлечением представителей сторонних предприятий. Акты могут иметь различное назначение — служить первично-учетной документацией (например, акт приема материалов, акт на списание основных средств, акт на списание бланков трудовых книжек, акт принятия выполненных подрядных работ, акт об использовании рационализаторских предложений и др.), являться организационно-распорядительными документами (например, акт ликвидации предприятия) или составляться в зависимости от характера событий: при смене руководства, несчастном случае, аварии и др. Составлению акта обычно предшествует изучение членами комиссии сути вопроса, действующих нормативных документов, которые регулируют рассматриваемый вопрос, и детальная проверка фактов. В акте должны отражаться только те факты, которые прямо установлены лицами, подписывающими этот акт. Если позволяет ситуация, допускается ведение черновых записей. В этом случае подготовленный акт представляется на подпись вместе с черновыми материалами, которые предварительно завизировали все члены комиссии и заинтересованные лица. Вне зависимости от вида все акты составляются по единой схеме. Для многих актируемых повторяющихся ситуаций существуют унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов, составляемых архивными подразделениями предприятий при проверке наличия и состояния дел, при выделении дел к уничтожению, при приеме-передаче дел на государственное хранение и др.
В акте содержатся следующие реквизиты:
— наименование организации (07); — название вида документа (10); — дата документа (11); — регистрационный индекс документа (12); — место составления или издания документа (14); — гриф утверждения документа (17); — заголовок к тексту документа (19); — текст документа (21); — отметка о наличии приложений (22); — подписи (23). Оформляется акт на общем бланке предприятия. Целесообразно использовать угловой бланк (с угловым расположением реквизитов), если акт подлежит утверждению. Дата и место составления, проставляемые в акте, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Заголовок в краткой форме должен отражать содержание актируемого события. Формулируется заголовок с помощью отглагольного существительного с предлогом «О» («Об») или без него. Например: «О проверке...», «О списании...», «Об уничтожении...» или «Установление производительности автоматической линии...»
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указываются название, номер и дата распорядительного документа, на основании которого актируется событие, указываются должности, фамилии и инициалы (в именительном падеже) лиц, участвующих в составлении акта, а также могут быть указаны присутствующие лица.
Вводная часть начинается со слова «Основание», которое печатается ниже заголовка на 2 — 3 интервала без отступа от левого поля. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются название организационно-распорядительного документа в именительном падеже (приказ, решение, положение, правила и др.), его дата, регистрационный номер и заголовок.
Пример:
Основание: приказ директора завода от 03.12.2009 № 112 «О реконструкции опытно-экспериментального участка».
С новой строки без отступа от левого поля печатается слово «Составлен» и приводятся должности, фамилии и инициалы составителей акта либо приводится состав комиссии (при этом первым указывают председателя комиссии).
Следует обратить внимание, что, если акт составлен постоянно действующей комиссией, созданной по приказу руководителя (например, экспертной комиссией по определению ценности документов) или по решению коллегиального органа (например, ревизионной комиссией акционерного общества), должности председателя и членов комиссии в акте не указывают. Должности присутствующих (свидетелей составления акта) следует указывать обязательно. В числе присутствующих могут быть: лица, работа которых проверяется; должностные лица предприятия; специалисты данного предприятия или приглашенные; представители профкома или другой общественной организации; свидетели события и др. Если в составлении акта принимают участие представители других предприятий, то в название должности включают и наименование предприятия. Фамилии членов комиссии и присутствующих указываются в алфавитном порядке.
Пример:
Составлен комиссией в составе:
Председатель — Новый М. Н.
Члены комиссии: Воинов К. Л.
Субботин М. И.
Якушев В. А.
Присутствовали: главный инженер ОАО «Турбоатом» Савченко Т. Т.
В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проделанной комиссией работы, указываются документы, в соответствии с которыми проводилась работа, фиксируются установленные факты. Сведения могут быть представлены в виде таблицы. В случае необходимости формулируются выводы и даются рекомендации.
Количество экземпляров акта определяется соответствующими нормативными документами или тем, какой круг предприятий или лиц заинтересован в нем. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают после текста перед подписями, печатают с новой строки без отступа от левого поля.
Пример:
Составлен в 3-х экземплярах:
1-й экземпляр — в бухгалтерию;
2-й экземпляр — в отдел главного механика;
3-й экземпляр — в дело № 08-25.
Акт подписывается всеми лицами, участвовавшими в его составлении, в том числе и приглашенными. При подписании должности перед фамилиями не указываются.
Пример:
|
Председатель | Смирнов | С. С. Смирнов |
|
Члены комиссии: | Иванов | И. И. Иванов |
| Петров | П. П. Петров | |
| Сидоров | М. М. Сидоров |
При наличии особого мнения у составителей акта или присутствующих его излагают ниже подписей на первом экземпляре акта или на отдельном листе. В последнем случае в акте рядом с подписью делается отметка: «с учетом особого мнения (прилагается)».
Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт об инвентаризации утверждается руководителем предприятия. Утверждение оформляется грифом в соответствии с ДСТУ 4163 (см. с. 14).
Приведем образец формы акта (см. с. 62). 
6.4. Служебные письма
Служебные письма являются одним из наиболее распространенных видов документов и служат средством общения — установления служебных контактов, обмена информацией между предприятиями. Путем переписки ведутся переговоры, согласуются вопросы, выясняются отношения между партнерами, излагаются претензии и т. п. Деловая переписка предусматривает связь между юридическими лицами или между юридическими и физическими лицами, которые могут быть как отправителями, так и получателями корреспонденции.
Служебные письма рекомендуется оформлять только в том случае, когда невозможно решить вопрос в устном общении (при личной встрече или по телефону).
По функциональному признаку служебные письма делятся на такие, которые требуют ответа, и такие, которые его не требуют.
К письмам, которые требуют ответа (инициативные письма), относятся: письма-просьбы, письма-обращения, письма-запросы, письма-предложения, письма-требования.
Ответные письма по своему содержанию зависят от инициативных писем, поскольку тема их текста уже задана и остается изложить запрашиваемые сведения или характер решения вопроса, поставленного в инициативном письме: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы. Ответ должен быть изложен в конкретной форме: все ли просьбы могут быть выполнены и в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть аргументированным. На таких письмах исполнитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает.
Среди писем, которые не требуют ответа (циркулярные письма), можно назвать письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-уведомления, письма-предупреждения, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные письма.
Сопроводительное письмо — документ, который информирует адресата об отправке ему документов, прилагаемых к письму. Такое письмо составляется в случае, когда необходимо пояснить или дополнить документы, которые прилагаются: указать срок исполнения, пояснить причину задержки, пояснить сложные моменты и т. п. Начинаются письма этой разновидности словами: «Высылаем», «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем», далее указываются заголовки и реквизиты (дата и номер) документа, который высылается.
Гарантийное письмо — документ, который обеспечивает выполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведение исследований и т. п.).
Письмо-напоминание содержит указания на приближение или окончание срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом: «Напоминаем».
Письма-приглашения направляются адресату с предложением принять участие в мероприятиях, которые проводятся. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В этих документах раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.
Письмо-уведомление по своему стилю приближено к письму-приглашению и информационному письму. Составляется для конкретного адресата и, как правило, является ответом на запрос. Начинается со слов: «Уведомляем», «Сообщаем», «Доводим до Вашего сведения» и т. п., далее излагаются факты, которые являются целью уведомления.
Письмо-подтверждение содержит уведомление о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли), о том, что предварительный документ остается в силе, и т. п. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность писем словом: «Подтверждаем».
Служебные письма пишут на специальных бланках, которые так и называются: угловой бланк письма предприятия (см. с. 19) и продольный бланк письма предприятия (см. с. 20) в зависимости от размещения реквизитов и границ зон на бланке, или оформляют на чистом листе бумаги. В последнем случае оставляют место вверху слева для оттиска углового штампа отправителя. В зависимости от объема текста используют листы или бланки формата А4 или А5.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов предприятия содержит реквизиты:
— изображение Государственного герба Украины, герба Автономной Республики Крым (01); — изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) (02); — изображение наград (03); — код организации (04); — наименование вышестоящей организации (06); — наименование организации (07); — наименование структурного подразделения (08); — справочные данные об организации (09). Кроме того, на бланке письма рекомендуется размещать ограничительные отметки для реквизитов: «Дата документа» (11), «Регистрационный индекс документа» (12), «Ссылка на регистрационный индекс и дату документа» (13), «Адресат» (16), «Резолюция» (18), «Заголовок к тексту документа» (19), «Отметка о контроле» (20), «Текст документа» (21). Реквизиты (01) — (09) печатаются типографским способом. ДСТУ 4163 разрешено изготавливать бланки с помощью компьютерной техники.
Служебное письмо является единственным документом, на котором не ставится реквизит «Название вида документа (10)», т. е. слово «Письмо».
Реквизиты служебного письма:
— дата документа (11); — регистрационный индекс документа (12); — ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ (13); — гриф ограничения доступа к документу (15) (при необходимости); — адресат (16); — резолюция (18); — заголовок к тексту документа (19); — отметка о контроле (20); — текст документа (21); — отметка о наличии приложений (22) (при необходимости); — подпись (23); — визы документа (25) (оформляются на экземпляре письма, остающемся у отправителя); — оттиск печати (26) (при необходимости); — фамилия исполнителя и номер его телефона (28); — отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29) (проставляется от руки после исполнения документа); — отметка о наличии документа в электронной форме (30); — отметка о поступлении документа в организацию (31) (проставляется адресатом в день поступления документа). Остановимся на особенностях оформления некоторых реквизитов.
Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (реквизит 13) имеется только на бланке для писем. В письмах-ответах регистрационный индекс и дата входящего письма должны быть проставлены обязательно в специально отведенном для этого месте. Ссылочная дата и номер переписываются составителем ответа из инициативного письма цифровым способом и должны иметь следующий вид: «На № 05-14/122 от 28.12.2009».
Такая запись позволяет при получении письма-ответа быстро найти копию письма-запроса.
Этот реквизит не следует повторять в тексте. Фраза: «На Ваш № ____ от ______ сообщаем следующее...» — является лишней.
Текст письма должен четко отражать причину и цель его написания, раскрывать суть дела, содержать убедительные аргументы. Все аспекты рассматриваемого вопроса необходимо излагать сжато, но в достаточной мере полно. Изложение текста письма должно быть лаконичным, логически последовательным и корректным. Не менее важным для текста письма является соответствие литературным нормам.
Письмо, как правило, должно быть посвящено одному вопросу, поскольку это значительно упрощает и ускоряет все операции по обработке, поиску, исполнению и хранению документа. Несколько вопросов в одном письме можно затрагивать тогда, когда они взаимосвязаны.
В служебной переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, уведомляем, направляем, напоминаем и т. п.), так как должностное лицо, которое подписывает письмо, выступает от имени предприятия (учреждения, организации). Форма изложения текста от первого лица единственного числа (прошу, уведомляю, направляю, напоминаю и т. п.) возможна в случаях, если письмо оформляют на бланке должностного лица или если письмо содержит персональное обращение к адресату.
Содержание служебного письма складывается из таких логических элементов: вступления, доказательств, выводов и заключения. Какие из перечисленных элементов необходимы в каждом конкретном случае, составитель письма определяет сам.
Вступление должно содержать изложение причин или непосредственного повода, обусловивших появление письма. Также во вступительной части могут приводиться ссылки на нормативные или инструктивные документы. Часто вступлением служит ссылка на решение вышестоящего органа.
Например:
«В соответствии с решением наблюдательного совета правление ОАО «Монолит» информирует заинтересованные предприятия о...»
или
«С целью выполнения распоряжения...»
В доказательной части приводятся факты, цифровые данные, ссылки на нормативные акты, излагается история вопроса, которые должны побудить адресата к рассмотрению высказанной просьбы (предложения) и принятию определенного решения.
Вывод (его также называют основной частью письма) является главным логическим элементом письма, в котором излагаются суть вопроса, основная цель в форме просьбы, предложения, гарантии, согласия или отказа и др.
Например:
«Учитывая вышеизложенное, считаем Ваши обвинения безосновательными и просим отозвать претензию».
В письме могут быть выражены и такие аспекты: ожидаемый результат и готовность к дальнейшему сотрудничеству.
Например:
«Думаем, что этот проект Вас заинтересует»
или «Надеемся, что наше дальнейшее сотрудничество будет таким же плодотворным и взаимовыгодным».
В заключительной части письма перед реквизитом «Подпись» могут присутствовать слова: «С уважением».
Письма, направляемые зарубежным адресатам, целесообразно оформлять на двуязычных бланках, дополнительно используя язык страны-адресата или один из языков международного общения.
Унификация процесса оформления писем позволяет:
— организовать централизованное изготовление бланков для писем;
— сократить трудозатраты на составление и оформление писем;
— ускорить обработку корреспонденции;
— облегчить визуальный поиск нужной информации;
— применить оргтехнику.
Приведем пример составленного и обработанного письма.
