8. Организация документооборота на предприятии
Организация документооборота на предприятии
Документооборот — это движение служебных документов в учреждении от даты их создания или получения до даты завершения исполнения или отправки.
Детализируя эти понятия, можно сказать, что к организации работы со служебными документами относятся: прием, регистрация, рассмотрение документов, обработка и отправка исходящих документов, контроль исполнения документов, составление номенклатур и формирование дел, подготовка дел к хранению и использованию. К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, а именно: — прямоточность движения документов, которая предполагает прохождение документа через наименьшее количество инстанций и исключение возвратных перемещений документов; — избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с функциональными обязанностями; — обусловленность движения документов деловой необходимостью; — единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов; — однократность выполнения каждой операции. Различают три основных потока документации: — документы, поступающие из других организаций (входящие); — документы, отправляемые в другие организации (исходящие); — документы, создаваемые в организации и используемые работниками этой организации в управленческом процессе (внутренние). Суммарное количество входящих документов и созданных организацией за определенный период (месяц, квартал, год) составляет объем документооборота. Количественному учету подлежат все без исключения документы — поступившие (в том числе нерегистрируемые), отправляемые и внутренние. Ежедневный учет осуществляется при обработке поступивших и отправляемых документов. Внутренние документы учитываются по месту регистрации или составления.
Годовой объем документооборота является исходной величиной для расчета численности работников службы документационного обеспечения, выбора средств механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников. Анализ объема документооборота за ряд лет позволяет своевременно принимать меры к сокращению количества документов. Технологический процесс обработки и движения поступивших документов состоит из следующих этапов: — прием и первичная обработка документов; — предварительное рассмотрение и распределение документов; — регистрация документов и ведение справочно-информационной системы; — рассмотрение руководством и направление документов в структурные подразделения; — исполнение документов. 8.1. Прием, рассмотрение и регистрация документов Прием и первичная обработка документов проходят централизованно в подразделении документационной службы — экспедиции. Также документы могут приниматься специально выделенным работником канцелярии или секретарем. Другие работники предприятия принимать корреспонденцию не должны. При получении документов прежде всего проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. Вся корреспонденция вскрывается, кроме писем с пометкой «Лично». После вскрытия конверта проверяются правильность вложения и его целостность, т. е. наличие всех страниц документа и всех приложений, для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, так и их читаемость. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случае, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа, установлено несоответствие индекса документа индексу на конверте, в конверте отсутствуют отдельные документы, а также при получении личных писем. Во всех случаях сохраняются конверты писем граждан. На всех подлежащих регистрации документах (в том числе телеграммах, телетайпограммах и др.) проставляется регистрационный (входящий) штамп, который содержит сокращенное наименование организации и обозначенные места для проставления текущей даты (при необходимости часов и минут) и регистрационного индекса. На невскрываемых письмах штамп проставляется на конверте. Форма регистрационного штампа приведена на с. 17. Все документы, поступившие в организацию, подлежат обязательному предварительному рассмотрению. Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов выполняются наиболее квалифицированными сотрудниками документационной службы (заведующий канцелярией, референтом), которые хорошо знают структуру организации, функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей руководителей и специалистов. Лицо, которому поручено предварительное рассмотрение поступивших документов, знакомится с их содержанием и распределяет их по назначению: руководителям, структурным подразделениям и специалистам в зависимости от затронутых в документах вопросов; определяет необходимость регистрации документов. Руководителю организации и его заместителям направляются наиболее важные документы по принципиальным вопросам деятельности организации. Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя организации, распределяются по структурным подразделениям. На документе указывается подразделение или фамилия специалиста, такая пометка имеет силу резолюции руководителя. Предварительное рассмотрение документов должно осуществляться в день получения или на следующий день (в случае поступления их в нерабочее время).
Регистрация документа — это фиксирование факта создания или получения документа путем проставления на нем регистрационного индекса и внесения в учетные формы кратких сведений о служебном документе.
Регистрация документов ведется с целью обеспечения их учета, контроля исполнения и оперативного использования имеющейся в документах информации. Место регистрации документов определяется в инструкции по делопроизводству организации, к которой прилагается утвержденный руководителем организации перечень документов, не подлежащих регистрации. Приведем примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства: — письма, поступившие в копии к сведению; — телеграммы и письма о разрешении на командировки и отпуска; — уведомление о заседаниях, совещаниях, собраниях и повестке дня; — графики, наряды, заявки, разнарядки; — сводки и информация, направленные к сведению; — учебные планы, программы (копии); — рекламные сообщения, плакаты, программы совещаний, конференций и т. д.; — прейскуранты (копии); — нормы расхода материалов; — поздравительные письма и приглашения; — печатные издания (книги, журналы, бюллетени); — научные отчеты по темам; — месячные, квартальные, полугодовые отчеты; — формы статистической отчетности. Регистрации подлежат документы, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетно-статистические, бухгалтерско-учетные, финансовые и др.), как создаваемые и используемые в организации, так и поступающие от других организаций и граждан. Регистрации подлежат документы как традиционные машинописные (рукописные), так и созданные с помощью ПК. Основным принципом регистрации является однократность. Всякий документ регистрируется в данной организации только один раз: входящие — в день поступления или не позднее следующего дня, если документ поступил в нерабочее время, созданные — в день подписания или утверждения. В случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Документы регистрируются в пределах групп в зависимости от названия вида, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности; приказы о приеме, переводе, увольнении, поощрении, совместительстве работников; приказы (распоряжения) о предоставлении отпусков; приказы о наложении взысканий на работников; приказы (распоряжения) о командировании работников; решения коллегиальных органов; акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности; бухгалтерские документы; заявки на материально-техническое обеспечение и др. Во время регистрации документу присваивается условное обозначение — регистрационный индекс.
Регистрационный индекс документа — цифровое или алфавитно-цифровое обозначение, присвоенное служебному документу во время его регистрации.
Регистрационный индекс состоит из порядкового номера в пределах группы документов, которые регистрируются. Порядковый номер можно дополнять по решению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителе и др. Сам процесс регистрации — это снятие с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных по документам. Из документов, как правило, выписываются следующие данные: — дата получения; — входящий номер (индекс); — дата документа; — индекс документа; — автор; — заголовок; — резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); — срок исполнения; — исполнитель; — отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса, дата фактического исполнения, индекс документа-ответа); — номер дела (куда документ помещен после исполнения). Формы регистрации могут быть трех видов: — журнальная; — карточная; — автоматизированная, электронная (на ПК). Наиболее рациональной является регистрация документов на компьютере. 8.2 Порядок обработки и отправки исходящих документов Исходящие документы, в том числе изготовленные на ПК, обрабатываются и отправляются централизованно в день их получения от структурных подразделений или не позднее следующего рабочего дня. Не допускается отправление или передача документов без их регистрации в канцелярии. Во время приемки от исполнителей исходящих документов обязательно проверяются: — правильность оформления документа и размещения на нем всех реквизитов; — правильность указания адреса; — наличие всех необходимых подписей на документе и приложениях к нему; — наличие виз на копии документа, которая остается в деле организации; — наличие на документе отметки о приложениях; — соответствие количества экземпляров количеству адресатов. На оригиналах документов, подлежащих возврату, на верхнем правом поле первой страницы проставляется штамп «Подлежит возврату». Документы, направляемые одновременно одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт. На конверте проставляются регистрационные номера всех документов, которые находятся в конверте. Документы, которые доставляются курьером, могут передаваться местным адресатам под роспись в разносной книге. Оригиналы приказов, планов, отчетов, протоколов и т. п. остаются в организациях, которые являются авторами этих документов. В другие организации отсылаются их заверенные копии. При регистрации в учетных формах фиксируют номер исходящего документа, дату регистрации, заголовок документа и номер дела, в котором будет храниться его копия.
8.3. Контроль исполнения документов
Контролю подлежат зарегистрированные документы, содержащие задание.
Ответственность за исполнение документа несут лица, указанные в распорядительном документе (приказе, распоряжении, решении и др.), в резолюции руководителя на документе, и непосредственные исполнители. Если в резолюции указаны несколько лиц, то ответственным за организацию выполнения является работник, который в резолюции указан первым.
Контроль исполнения документов по существу затронутых в них вопросов осуществляют руководители организации, их помощники (референты), руководители структурных подразделений. В структурных подразделениях непосредственный контроль исполнения документов может осуществляться секретарем или работником, ответственным за делопроизводство.
Сроки исполнения документа могут быть указаны в самом документе или установлены законодательными актами. Срок исполнения документа может быть изменен только по указанию должностного лица, которое его установило, а в случае его отсутствия — должностного лица, которое его замещает. Срок может быть продлен по просьбе исполнителя, которую рекомендуется подавать не позднее чем за 3 рабочих дня до окончания установленного срока, а что касается документа без указания срока — до окончания 30-дневного срока со дня его получения.
Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем организации после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в учетные формы (регистрационно-контрольную карточку, журнал).
Документ считается исполненным лишь тогда, когда поставленные в нем вопросы решены и корреспонденту дан ответ по сути или имеется другое документированное подтверждение исполнения.
После исполнения документ снимается с контроля. Снять документ с контроля может только то лицо, которое поставило его на контроль. При этом на документе делается отметка о снятии с контроля. Данные об исполнении документа и снятии его с контроля вносятся в соответствующие учетные формы.
Приложение 1
Сокращение слов и словосочетаний в русском языке
|
Слово (словосочетание) |
Сокращение |
Условие применения |
|
1 |
2 |
3 |
|
А | ||
|
август |
авг. |
|
|
автономный |
авт. |
перед словами: область, округ, республика |
|
автор |
авт. |
|
|
авторское свидетельство |
а. с. |
|
|
административный |
адм. |
|
|
академик |
акад. |
При фамилии или названии учреждения |
|
академия |
акад. |
|
|
акционерное общество |
АО |
|
|
алфавитный |
алф. |
|
|
аннотация |
аннот. |
|
|
апрель |
апр. |
|
|
архив |
арх. |
|
|
ассоциация |
ассоц. |
|
|
Б | ||
|
без цены |
б. ц. |
|
|
бесплатно |
беспл. |
|
|
библиография |
библиогр. |
|
|
библиотека |
б-ка |
Сокращается также в заголовке* |
|
библиотечный |
библ. |
|
|
биография |
биогр. |
|
|
брошюра |
бр. |
При цифрах |
|
бюллетень |
бюл. |
|
|
В | ||
|
введение |
введ. |
|
|
вестник |
вестн. |
|
|
вкладной лист |
вкл. л. |
|
|
включительно |
включ. |
|
|
вопросы |
вопр. |
|
|
восточный |
вост. |
|
|
вспомогательный |
вспом. |
|
|
вступление |
вступ. |
|
|
выпуск |
вып. |
|
|
выпускные данные |
вып. дан. |
|
|
выставка |
выст. |
|
|
высший |
высш. |
|
|
выходные данные |
вых. дан. |
|
|
Г | ||
|
газета |
газ. |
Сокращается также в заголовке |
|
глава |
гл. |
При цифрах и в примечаниях |
|
главный |
гл. |
|
|
город |
г. |
При названии |
|
городской |
гор. |
|
|
государственный |
гос. |
Сокращается также в заголовке |
|
график |
граф. |
|
|
Д | ||
|
действие |
д. |
При цифрах |
|
декабрь |
дек. |
|
|
депонированный |
деп. |
|
|
дефектный |
деф. |
В примечаниях |
|
диаграмма |
диагр. |
|
|
диссертация |
дис. |
|
|
доклад |
докл. |
|
|
доктор |
д-р |
В названии ученой степени |
|
документ |
док. |
|
|
допечатка |
допеч. |
|
|
дополнение |
доп. |
|
|
доработка |
дораб. |
|
|
доцент |
доц. |
При фамилии или названии учреждения |
|
Е | ||
|
ежедневный |
ежедн. |
|
|
Ж | ||
|
железная дорога |
ж. д. |
Сокращается также в заголовке |
|
железнодорожный |
ж.-д. | |
|
журнал |
журн. |
|
|
З | ||
|
заведующий |
зав. |
При названии учреждения |
|
завод |
з-д |
Сокращается также в заголовке |
|
заглавие |
загл. |
|
|
заместитель |
зам. |
При названии должности |
|
замечание |
замеч. |
|
|
западный |
зап. |
|
|
записки |
зап. |
|
|
значительно |
знач. |
|
|
И | ||
|
извлечение |
извлеч. |
|
|
издание |
изд. |
|
|
издатель |
изд. |
|
|
издательство |
изд-во |
Сокращается также в заголовке |
|
изложение |
излож. |
|
|
изменение |
изм. |
|
|
изображение |
изобр. |
|
|
изобретение |
изобрет. |
|
|
иллюстратор |
ил. |
При фамилии |
|
иллюстрация |
ил. |
|
|
имени |
им. |
|
|
институт |
ин-т |
Сокращается также в заголовке |
|
информационный |
информ. |
Сокращается также в заголовке |
|
информация |
информ. |
|
|
исполнение |
исполн. |
|
|
исполнитель |
исполн. |
При фамилии |
|
исправление |
испр. |
|
|
исторический |
ист. |
|
|
К | ||
|
кабинет |
каб. |
|
|
кандидат |
канд. |
В названии ученой степени |
|
карта |
к. |
При цифрах |
|
карточка |
карт. |
|
|
каталог |
кат. |
|
|
квартал |
кв. |
|
|
класс |
кл. |
|
|
книга |
кн. |
|
|
комиссия |
комис. |
Сокращается также в заголовке |
|
комментарий |
коммент. |
|
|
копейка |
к. |
При цифрах |
|
копия |
коп. |
|
|
коробка |
кор. |
|
|
корреспондент |
кор. |
При фамилии или при названии газеты (журнала) |
|
Л | ||
|
лаборатория |
лаб. |
|
|
лист |
л. |
При цифрах и в примечаниях |
|
литература |
лит. |
|
|
М | ||
|
математический |
мат. |
Сокращается также в заголовке |
|
медицинский |
мед. | |
|
месяц |
мес. |
|
|
механический |
мех. |
Сокращается также в заголовке |
|
министерство |
м-во |
Сокращается также в заголовке |
|
младший |
мл. |
|
|
монография |
моногр. |
|
|
Н | ||
|
название |
назв. |
|
|
напечатанный |
напеч. |
|
|
народный |
нар. |
|
|
научный |
науч. |
Сокращается также в заголовке |
|
национальный |
нац. | |
|
номер |
№ |
При цифрах |
|
ноябрь |
нояб. |
|
|
О | ||
|
областной |
обл. |
Сокращается также в заголовке |
|
область |
обл. |
|
|
обложка |
обл. |
В примечаниях |
|
обработка |
обраб. |
|
|
общество |
о-во |
Сокращается также в заголовке |
|
общий |
общ. |
|
|
объединение |
об-ние |
Сокращается также в заголовке |
|
объединенный |
объед. |
|
|
оглавление |
огл. |
|
|
около |
ок. |
При цифрах |
|
округ |
окр. |
Сокращается также в заголовке |
|
октябрь |
окт. |
|
|
опубликованный |
опубл. |
|
|
организация |
орг. |
|
|
оригинал |
ориг. |
|
|
ответственный |
отв. |
|
|
отдел |
отд. |
|
|
отделение |
отд-ние |
|
|
оттиск |
отт. |
|
|
оформление |
оформ. |
|
|
П | ||
|
патент |
пат. |
|
|
педагогический |
пед. |
Сокращается также в заголовке |
|
перевод |
пер. |
|
|
переводчик |
пер. |
При фамилии |
|
переиздание |
переизд. |
|
|
перепечатка |
перепеч. |
|
|
переработка |
перераб. |
|
|
печатный |
печ. |
|
|
план |
пл. |
|
|
подготовка |
подгот. |
|
|
подзаголовок |
подзаг. |
|
|
полный |
полн. |
|
|
поселок |
пос. |
При названии |
|
председатель |
пред. |
При названии учреждения |
|
приложение |
прил. |
|
|
примечание |
примеч. |
|
|
продолжение |
продолж. |
|
|
производственный |
произв. |
Сокращается также в заголовке |
|
производство |
пр-во | |
|
промышленность |
пром-сть |
|
|
промышленный |
пром. |
Сокращается также в заголовке |
|
профессиональный |
проф. | |
|
профессор |
проф. |
При фамилии или названии учреждения |
|
публикация |
публ. |
|
|
Р | ||
|
раздел |
разд. |
При цифрах и в примечаниях |
|
разработка |
разраб. |
|
|
район |
р-н |
Сокращается также в заголовке |
|
районный |
район. |
|
|
регистр |
peг. |
|
|
редактор |
ред. |
|
|
редакционная коллегия, редколлегия |
редкол. |
|
|
редакция |
ред. |
|
|
резюме |
рез. |
|
|
рекомендательный |
рек. |
|
|
республика |
респ. |
|
|
ретроспективный |
ретросп. |
|
|
референт |
реф. |
При фамилии |
|
рецензия |
рец. |
|
|
рисунок |
рис. |
|
|
рубль |
р. |
При цифрах |
|
руководитель |
рук. |
|
|
руководство |
рук. |
|
|
рукопись |
рукоп. |
|
|
С | ||
|
сборник |
сб. |
|
|
свыше |
св. |
При цифрах |
|
северный |
сев. |
|
|
сельскохозяйственный |
с.-х. |
Сокращается также в заголовке |
|
сентябрь |
сент. |
|
|
серия |
сер. |
|
|
сессия |
сес. |
|
|
систематический |
сист. |
|
|
следующий |
след. |
|
|
словарь |
слов. |
|
|
служебный |
служ. |
|
|
смотри |
см. |
|
|
собрание |
собр. |
Сокращается также в заголовке |
|
совещание |
совещ. |
|
|
содержание |
содерж. |
|
|
сокращение |
сокр. |
|
|
сообщение |
сообщ. |
|
|
составление |
сост. |
|
|
составитель |
сост. |
|
|
спецификация |
специф. |
|
|
справочник |
справ. |
|
|
станция |
ст. |
При названии |
|
старший |
ст. |
|
|
статистический |
стат. |
|
|
статья |
ст. |
|
|
стенограмма |
стеногр. |
|
|
степень |
степ. |
|
|
столбец |
стб. |
При цифрах и в примечаниях |
|
страница |
с. |
При цифрах и в примечаниях |
|
строительный |
строит. |
Сокращается также в заголовке |
|
строительство |
стр-во |
|
|
Т | ||
|
таблица |
табл. |
|
|
тетрадь |
тетр. |
|
|
типография |
тип. |
|
|
титульный лист |
тит. л. |
|
|
том |
т. |
При цифрах и в примечаниях |
|
транспорт |
трансп. |
|
|
труды |
тр. |
|
|
У | ||
|
указатель |
указ. |
|
|
украинский |
укр. |
|
|
университет |
ун-т |
Сокращается также в заголовке |
|
университетский |
унив. |
|
|
управление |
упр. |
Сокращается также в заголовке |
|
утверждение |
утв. |
|
|
учебник |
учеб. |
|
|
Ф | ||
|
фабрика |
ф-ка |
Сокращается также в заголовке |
|
факсимиле |
факс. |
|
|
февраль |
февр. |
|
|
физический |
физ. |
Сокращается также в заголовке |
|
филиал |
фил. |
|
|
фонограмма |
фоногр. |
|
|
фотограф |
фот. |
|
|
фотография |
фот. |
При фамилии |
|
фотокопия |
фотокоп. |
|
|
фрагмент |
фрагм. |
|
|
Х | ||
|
химический |
хим. |
Сокращается также в заголовке |
|
хозяйственный |
хоз. |
|
|
хозяйство |
хоз-во |
|
|
художник |
худож. |
При фамилии |
|
Ц | ||
|
цветной |
цв. |
|
|
цена |
ц. |
При цифрах |
|
Ч | ||
|
часть |
ч. |
|
|
чертеж |
черт. |
|
|
член |
чл. |
При фамилии или названии учреждения |
|
Ш | ||
|
школа |
шк. |
|
|
Э | ||
|
экземпляр |
экз. |
|
|
энциклопедия |
энцикл. |
|
|
Я | ||
|
язык |
яз. |
|
|
январь |
янв. |
|
* Здесь и далее имеется в виду сокращение в заголовке при условии, что оно не является его первым словом.
Приложение 2
Сокращение слов и словосочетаний в украинском языке
|
Слово (словосочетание) |
Сокращение |
Условие применения |
|
1 |
2 |
3 |
|
А | ||
|
абонентська скринька |
а/с |
|
|
автобіографія |
автобіогр. |
|
|
автоматизована система керування |
АСК |
|
|
автомобільний |
автомоб. |
|
|
автор |
авт. |
|
|
авторське свідоцтво |
а. с. |
|
|
авторський аркуш |
авт. арк. |
|
|
аграрний |
аграр. |
|
|
агропромисловий комплекс |
АПК |
|
|
адміністративний |
адм. |
|
|
адміністрація |
адмін. |
|
|
академік |
акад. |
При фамилии |
|
академія |
акад. |
|
|
акціонерне товариство |
АТ |
|
|
аналітичний |
аналіт. |
|
|
анотація |
анот. |
|
|
аркуш |
арк. |
При цифрах и в области примечаний |
|
архів |
арх. |
|
|
асистент |
асист. |
|
|
асоціація |
асоц. |
|
|
аспірант |
асп. |
При фамилии |
|
Б | ||
|
без місця |
б. м. |
|
|
без ціни |
б. ц. |
|
|
безкоштовно (безплатно) |
безкошт. (безпл.) |
|
|
березень |
берез. |
|
|
бібліотека |
б-ка |
Сокращается также в заголовке* |
|
бібліотечний |
бібл. |
|
|
брошура |
брош. |
|
|
будинок |
б. |
При цифрах |
|
будівельний |
буд. |
|
|
будівний |
будів. |
|
|
будівництво |
буд-во |
|
|
бульвар |
б-р |
При названии |
|
бухгалтерський |
бух. |
|
|
бюджетний |
бюдж. |
|
|
В | ||
|
введення (уведення) |
введ. (увед.) |
|
|
вдосконалення (удосконалення) |
вдоскон. (удоскон.) |
|
|
Велика Вітчизняна війна |
ВВВ |
|
|
вересень |
верес. |
|
|
ветеринарний |
вет. |
|
|
видавець |
вид. |
При фамилии |
|
видавництво |
вид-во |
Сокращается также в заголовке |
|
видавничий відділ |
вид. від. |
В области выходных данных |
|
видання |
вид. |
|
|
викладач |
викл. |
При фамилии или названии учреждения |
|
виконавець |
викон. |
При фамилии |
|
виконавчий комітет |
виконком |
|
|
виконання |
викон. |
|
|
виконуючий обов’язки |
в. о. |
При названии должности |
|
використання |
використ. |
|
|
виправлення |
випр. |
|
|
випуск |
вип. |
|
|
випускні дані |
вип. дан. |
|
|
виробництво |
вир-во |
|
|
виробниче об'єднання |
ВО |
|
|
виробничий |
вироб. |
|
|
виставка |
вист. |
|
|
вихідні дані |
вих. дан. |
|
|
вищий |
вищ. |
|
|
відбиток |
відб. |
|
|
відділ |
від. |
|
|
відділення |
від-ня |
|
|
відкриття |
відкр. |
|
|
відповідальний |
відп. |
|
|
відредаговано |
відред. |
|
|
відсоток (процент) |
% |
Условное обозначение при цифрах |
|
вік |
в. |
В значении: «століття» и при цифрах |
|
вісник |
вісн. |
|
|
вітчизняний |
вітчизн. |
|
|
включаючи (включно) |
включ. |
|
|
внутрішній |
внутр. |
|
|
вчений |
вчен. |
|
|
вулиця |
вул. |
|
|
Г | ||
|
газета |
газ. |
Сокращается также в заголовке |
|
генеральний |
ген. |
|
|
глава |
гл. |
При цифрах |
|
година |
год |
|
|
головний |
голов. |
|
|
господарство |
госп-во |
|
|
господарський |
госп. |
|
|
господарчий |
господарч. |
|
|
грам |
г |
При цифрах |
|
гривня |
грн |
При цифрах |
|
громадський |
громад. |
|
|
грудень |
груд. |
|
|
Д | ||
|
депозитарій |
депоз. |
|
|
депонований |
депон. |
|
|
депутат |
деп. |
При фамилии |
|
державна адміністрація |
держадмін. |
|
|
державний |
держ. |
Сокращается также в заголовке |
|
дивись |
див. |
|
|
дипломатичний |
дип. |
|
|
директор |
дир. |
При фамилии |
|
дисертація |
дис. |
|
|
дитячий |
дит. |
|
|
дійсний член |
д. чл. |
При фамилии |
|
добровільне товариство |
добр. т-во |
|
|
довідково-інформаційний фонд |
ДIФ |
|
|
довідник |
довід. |
|
|
додаток |
дод. |
|
|
додрукування |
додрук. |
|
|
доктор |
д-р |
В названии ученой степени |
|
документ |
док. |
|
|
документальний |
докум. |
|
|
доопрацьований |
доопрац. |
|
|
доповідь |
доп. |
|
|
доповнення |
допов. |
|
|
допоміжний |
допом. |
|
|
доручення |
доруч. |
|
|
дослідження |
дослідж. |
|
|
дослідний |
дослід. |
Сокращается также в заголовке |
|
доцент |
доц. |
При фамилии или названии учреждения |
|
друкарня |
друк. |
|
|
Е | ||
|
екологія |
екол. |
|
|
економічний |
екон. |
Сокращается также в заголовке |
|
експериментальний |
експерим. | |
|
електроніка |
електрон. |
|
|
електронна обчислювальна машина |
ЕОМ |
|
|
енергетичний |
енерг. |
|
|
Ж | ||
|
жовтень |
жовт. |
|
|
журнал |
журн. |
Сокращается также в заголовке |
|
З | ||
|
завідувач (завідуючий) |
зав. |
|
|
завод |
з-д |
|
|
залізниця |
з-ця |
|
|
заступник |
заст. |
При названии должности |
|
затверджений (затверджено) |
затв. |
|
|
західний |
зах. |
|
|
збірник |
зб. |
|
|
I | ||
|
і так далі |
і т. д. |
|
|
і таке інше |
і т. ін. |
|
|
із (зі) змінами |
із (зі) змін. |
|
|
ілюстрація |
ілюстр. |
|
|
імені |
ім. |
|
|
інвентарний |
інв. |
|
|
індекс |
інд. |
|
|
інженерний |
інж. |
Сокращается также в заголовке |
|
іноземний |
інозем. |
|
|
інспектор |
інсп. |
При фамилии |
|
інспекція |
інспек. |
|
|
інститут |
ін-т |
Сокращается также в заголовке |
|
інструкція |
інстр. |
|
|
інструмент |
інструм. |
|
|
інфляція |
інфл. |
|
|
інформатика |
інф-ка |
|
|
інформаційне агентство |
IА |
|
|
інформаційний |
інформ. |
Сокращается также в заголовке |
|
інформаційно-обчислювальний центр |
IОЦ |
|
|
інформаційно-пошукова система |
IПС |
|
|
інформаційно-рекламне агентство |
IРА |
|
|
історичний |
іст. |
Сокращается также в заголовке |
|
К | ||
|
кабінет |
каб. |
|
|
кандидат |
канд. |
|
|
карта |
к. |
При цифрах |
|
картка (карточка) |
карт. |
|
|
каталог |
кат. |
|
|
квартал |
кв. |
|
|
квітень |
квіт. |
|
|
керівник |
кер. |
|
|
кількість |
к-сть |
|
|
клас |
кл. |
|
|
класифікація |
класиф. |
|
|
клініко-експериментальний |
клін.-експерим. |
|
|
клінічний |
клініч. |
|
|
книга (книжка, книжечка) |
кн. |
|
|
коефіцієнт |
коеф. |
|
|
колектив авторів |
кол. авт. |
|
|
колективне сільськогосподарське підприємство |
КСП |
|
|
коментар |
комент. |
|
|
комерція |
комерц. |
|
|
комісія |
коміс. |
Сокращается также в заголовке |
|
комітет |
ком. | |
|
компенсація |
компенс. |
|
|
комплект |
к-т |
|
|
комп’ютер |
комп’ют. |
|
|
комп'ютерний набір |
комп'ют. наб. |
|
|
конгрес |
конгр. |
Сокращается также в заголовке |
|
конструкторське бюро |
КБ | |
|
конференція |
конф. | |
|
кооперація |
кооп. |
|
|
копійка |
к. |
При цифрах |
|
копія |
коп. |
|
|
кореспондент |
кор. |
|
|
корпорація |
корпор. |
|
|
креслення |
кресл. |
|
|
кримінальний |
кримін. |
|
|
ксерокопія |
ксерокоп. |
|
|
Л | ||
|
лабораторія |
лаб. |
|
|
латинський |
латин. |
|
|
липень |
лип. |
|
|
листопад |
листоп. |
|
|
лікарський |
лікар. |
|
|
лікувальний |
лікув. |
|
|
література |
л-ра |
|
|
літературний |
літ. |
|
|
лютий |
лют. |
|
|
М | ||
|
максимальний |
макс. |
|
|
мале підприємство |
МП |
|
|
малюнок (рисунок) |
мал. (рис.) |
|
|
масштаб |
м-б |
|
|
математичний |
мат. |
Сокращается также в заголовке |
|
матеріальний |
матер. |
|
|
машинобудування |
машинобуд. |
|
|
медичний |
мед. |
Сокращается также в заголовке |
|
менеджмент |
менедж. |
|
|
металорізальний |
металоріз. |
|
|
методичний |
метод. |
Сокращается также в заголовке |
|
механізований |
механіз. |
|
|
механічний |
мех. |
Сокращается также в заголовке |
|
міжвідомчий |
міжвід. |
|
|
міжнародний |
міжнар. |
|
|
мільйон |
млн |
|
|
мільярд |
млрд |
|
|
мінеральний |
мінер. |
|
|
мінімальний |
мін. |
|
|
міністерство |
м-во |
Сокращается также в заголовке |
|
місто |
м. |
При названии |
|
міська державна адміністрація |
міськдержадмін. |
|
|
міська рада |
міськрада |
|
|
міський |
міськ. |
Сокращается также в заголовке |
|
місяць |
міс. |
|
|
місячний |
місяч. |
|
|
молодший |
мол. |
|
|
Н | ||
|
набережна |
наб. |
При названии |
|
навчальний |
навч. |
|
|
наприклад |
напр. |
|
|
народження |
народж. |
|
|
народний |
нар. |
|
|
наступний |
наст. |
|
|
науковий |
наук. |
Сокращается также в заголовке |
|
науково-дослідний |
н.-д. | |
|
національний |
нац. | |
|
номер |
№ |
Условное обозначение при цифрах |
|
номер порядковий |
№ пор. | |
|
нормативний |
нормат. |
|
|
О | ||
|
об’єднання |
об-ня |
Сокращается также в заголовке |
|
обкладинка |
обкл. |
|
|
обладнання |
обладн. |
|
|
обласна державна адміністрація |
облдержадмін. |
|
|
обласна рада |
облрада |
|
|
область |
обл. |
|
|
обробка |
оброб. |
|
|
обслуговування |
обслуг. |
|
|
обчислювальний |
обчисл. |
|
|
обчислювальний центр |
ОЦ |
|
|
оголошення |
оголош. |
|
|
одиниця |
од. |
Условное обозначение при цифрах |
|
озеро |
оз. |
При названии |
|
окремий |
окр. |
|
|
опублікований |
опублік. |
|
|
опублікував |
опубл. |
|
|
організація |
орг. |
|
|
оригінал |
ориг. |
|
|
острів |
о-в |
При названии |
|
офіційний |
офіц. |
|
|
оформлення |
оформ. |
|
|
П | ||
|
пан (пані) |
п. |
При фамилии |
|
параграф |
§ |
Условное обозначение при цифрах |
|
педагогічний |
пед. |
Сокращается также в заголовке |
|
перевидання |
перевид. |
|
|
передмова |
передм. |
|
|
переклад |
пер. |
|
|
перекладач |
пер. |
При фамилии |
|
переробка |
перероб. |
|
|
перероблено |
переробл. |
|
|
персональний |
персон. |
|
|
перспективний |
персп. |
|
|
південний |
півд. |
|
|
північний |
півн. |
|
|
під керівництвом |
під керівн. |
|
|
підвищення |
підвищ. |
|
|
підготовка |
підготов. |
|
|
підготував |
підгот. |
|
|
підзаголовок |
підзаг. |
|
|
підписано до друку |
підп. до друку |
|
|
підприємство |
п-во |
|
|
планування |
планув. |
|
|
площа |
пл. |
При названии |
|
повідомлення |
повідомл. |
|
|
покажчик (показник) |
покажч. (показн.) |
|
|
помічник |
пом. |
|
|
посібник |
посіб. |
|
|
початковий |
почат. |
|
|
поштова скринька |
п/с |
|
|
пояснення |
поясн. |
|
|
правління |
правл. |
|
|
правознавство |
правознав. |
|
|
практичний |
практ. |
|
|
приватизація |
приватиз. |
|
|
приклад |
прикл. |
|
|
прикладний |
приклад. |
|
|
примірник |
пр. |
При цифрах |
|
примітка |
прим. |
|
|
провулок |
пров. |
При названии |
|
програма |
прогр. |
|
|
продовження |
продовж. |
|
|
продовольчий |
прод. |
|
|
проектно-конструкторське бюро |
ПКБ |
Сокращается также в заголовке |
|
промисловий |
пром. | |
|
промисловість |
пром-сть |
|
|
пропозиція |
пропоз. |
|
|
проспект |
просп. |
При названии |
|
професійна спілка |
профспілка |
Сокращается также в заголовке |
|
професійний |
проф. | |
|
професор |
проф. |
При фамилии |
|
процент (відсоток) |
% |
Условное обозначение при цифрах |
|
публікація |
публ. |
|
|
Р | ||
|
район |
р-н |
Сокращается также в заголовке |
|
районна державна адміністрація |
райдержадмін. |
|
|
районна рада |
райрада |
|
|
районний |
район. |
Сокращается также в заголовке |
|
районний відділ внутрішніх справ |
РВВС |
|
|
раціоналізаторський |
рац. |
|
|
раціональний |
раціон. |
|
|
редактор |
ред. |
При фамилии |
|
редакційна колегія (редколегія) |
редкол. |
|
|
редакційно-видавничий відділ |
РВВ |
|
|
редакція |
ред. |
|
|
резюме |
рез. |
|
|
реклама |
рекл. |
|
|
рекомендаційний |
реком. |
|
|
рекомендація |
рек. |
|
|
рецензія |
рец. |
|
|
рисунок (малюнок) |
рис. (мал.) |
|
|
рік (роки) |
р. (рр.) |
При цифрах |
|
річка |
р. |
При названии |
|
розвиток |
розв. |
|
|
розділ |
розд. |
В значении: «часть» |
|
розповсюдження |
розповсюдж. |
|
|
розробив |
розроб. |
|
|
розроблено |
розробл. |
|
|
розширений |
розшир. |
|
|
російський |
рос. |
|
|
рукописний |
рукоп. |
|
|
С | ||
|
санітарний |
сан. |
|
|
секунда |
с |
При цифрах |
|
селище |
с-ще |
При названии |
|
селище міського типу |
смт |
При названии |
|
селищна рада |
селищрада |
|
|
село |
с. |
При названии |
|
серія |
сер. |
|
|
серпень |
серп. |
|
|
система автоматизованого проектування |
САПР |
|
|
систематичний |
сист. |
|
|
сільська рада |
сільрада |
|
|
сільськогосподарський |
с.-г. |
Сокращается также в заголовке |
|
січень |
січ. |
|
|
скорочення |
скор. |
|
|
словник |
слов. |
|
|
слово |
сл. |
|
|
службовий |
служб. |
|
|
соціальний |
соц. |
|
|
спеціальність |
спец. |
|
|
специфікація |
специф. |
|
|
співробітник |
співроб. |
|
|
спільне підприємство |
СП |
|
|
спорудження |
спорудж. |
|
|
станція |
ст. |
При названии |
|
старший |
старш. |
|
|
статистичний |
стат. |
|
|
стаття |
ст. |
|
|
століття (сторіччя) |
ст. |
При цифрах |
|
сторінка |
с. |
При цифрах |
|
суспільний |
суспіл. |
|
|
суспільство |
сусп-во |
|
|
східний |
сх. |
|
|
Т | ||
|
та інші |
та ін. |
|
|
таблиця |
табл. |
|
|
телеграфний |
телегр. |
|
|
технічний |
техн. |
Сокращается также в заголовке |
|
технологічний |
технол. | |
|
тиждень |
тижд. |
|
|
тижневий |
тиж. |
|
|
тисяча |
тис. |
|
|
товариство |
т-во |
Сокращается также в заголовке |
|
товариство з обмеженою відповідальністю |
ТОВ |
|
|
том (томи) |
т. |
При цифрах |
|
торговельний |
торг. |
|
|
травень |
трав. |
|
|
транспорт |
трансп. |
|
|
У | ||
|
у тому числі (в тому числі) |
у т. ч. (в т. ч.) |
|
|
удосконалення (вдосконалення) |
удоскон. (вдоскон.) |
|
|
укладач |
уклад. |
При фамилии |
|
укладено |
уклад. |
|
|
українознавство |
українознав. |
|
|
український |
укр. |
|
|
умовний друкований аркуш |
ум. друк. арк. |
|
|
університет |
ун-т |
Сокращается также в заголовке |
|
університетський |
унів. |
|
|
управління |
упр. |
Сокращается также в заголовке |
|
устаткування |
устатк. |
|
|
учасник |
учасн. |
|
|
училище |
уч-ще |
Сокращается также в заголовке |
|
Ф | ||
|
фабрика |
ф-ка |
Сокращается также в заголовке |
|
факсиміле |
факс. |
|
|
факультет |
ф-т |
|
|
фармацевтичний |
фармац. |
|
|
федерація |
федер. |
|
|
фізичний |
фіз. |
Сокращается также в заголовке |
|
філіал (філія) |
філ. |
|
|
фінансовий |
фін. |
|
|
фотокопія |
фотокоп. |
|
|
Х | ||
|
хвилина |
хв |
При цифрах |
|
хімічний |
хім. |
|
|
Ц | ||
|
ціна |
ц. |
При цифрах |
|
Ч | ||
|
частина |
ч. |
При цифрах |
|
червень |
черв. |
|
|
число |
чис. |
|
|
член-кореспондент |
чл.-кор. |
При фамилии и названии учреждения |
|
Ш | ||
|
школа |
шк. |
|
|
Щ | ||
|
щодекадний (щодекадно) |
щодекад. |
В описании периодических изданий |
|
щоденний (щоденно) |
щоден. |
|
|
щоквартальний (щоквартально) |
щокв. |
В описании периодических изданий |
|
щомісячний (щомісячно) |
щомісяч. |
|
|
щорічний (щорічно) |
щоріч. |
|
|
щотижневий (щотижневий) |
щотиж. |
|
|
Ю | ||
|
ювілейний |
ювіл. |
|
|
юнацький |
юнац. |
|
* Здесь и далее имеется в виду сокращение в заголовке при условии, что оно не является его первым словом.
