Оформление документов на предприятии
При оформлении служебных документов в первую очередь акцентируют внимание на содержании, а правильности составления и стилю оформления внимания уделяют мало. И напрасно, ведь каждый документ является своего рода «лицом» предприятия. Поэтому грамотно составленные документы во многом являются залогом успешности предприятия, формируя положительный имидж в глазах их пользователей. В этом спецвыпуске рассмотрим основные правила оформления самых разных видов документов, как создаваемых на предприятии, так и поступающих извне.
Наталья ВОРОНАЯ, Алла СВИРИДЕНКО — экономисты-аналитики Издательского дома «Фактор»
Управленческая документация и ее классификация
Документирование управленческой информации — это создание служебных документов, содержанием которых является управленческая информация. Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.
Система документирования предполагает наличие и соблюдение определенных норм и требований создания документов, которые закреплены законодательными актами и нормативными документами о делопроизводстве.
Состав управленческих документов определяется функциями предприятия, а единство правил документирования управленческих действий обеспечивается унифицированной системой документации.
Унифицированная система документации — это система документации, которая создана по единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированные системы документации необходимы для сокращения объема документов, а также снижения затрат на составление и обработку документов.
Государственный классификатор управленческой документации ДК 010определяет унифицированные системы:
— организационно-распорядительной документации;
— первично-учетной документации;
— банковской документации;
— финансовой документации;
— отчетно-статистической документации;
— плановой документации;
— ресурсной документации;
— торговой документации;
— внешнеторговой документации;
— ценовой документации;
— документации по труду, социальным вопросам и защите населения;
— документации по бытовому обслуживанию населения;
— бухгалтерско-учетной документации;
— документации по Пенсионному фонду;
— словарно-справочной документации.
Как видим из приведенного перечня, деятельность любого предприятия отражается в различных системах документации. Наиболее общей и многочисленной из них является система организационно-распорядительной документации.
Все многообразие документов классифицируют по различным признакам, а именно: по видам деятельности, происхождению, месту составления, наименованию, сложности отраженных в них вопросов, срокам исполнения и хранения, степени подлинности, технике создания, способу фиксации информации и т. п.
По происхождениюдокументы делятся на служебные, личные и документы личного происхождения.
Служебный документ — это документ, который создало или получило предприятие (или другой субъект хозяйствования) в процессе деятельности.
Личный документ — это документ, который удостоверяет личность владельца, его права, обязанности, социальное положение, а также может содержать биографические и (или) другие сведения о нем.
Документ личного происхождения— документ, составленный физическим лицом вне служебной деятельности или который находится в его частном собрании.
По месту составления документы подразделяются на внутренние (составляемые на данном предприятии и используемые внутри нее) и внешние, т. е. входящие документы,поступившие на предприятие, и исходящие документы, которые посылают другим юридическим или физическимлицам.
По наименованию выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Видами документов являются, например, акты, ведомости, договоры, инструкции, приказы, протоколы, служебные письмаи т. д. Существуют разновидности таких документов, как акт (акт приема-передачи, дефектный акт и др.); известно также множество разновидностей инструкций, договоров и пр.
По сложности отраженных в них вопросов документы бывают простые (содержащие информацию по одному вопросу) и сложные(содержащие информацию по нескольким вопросам).
По срокам исполнения документы бывают:
— срочные,которые исполняют в сроки, установленные законом, соответствующим правовым актом, а также документы с пометкой «Срочно»;
— несрочные, которые исполняют в сроки, определенные руководством предприятия.
По срокам хранения бывают документы постоянного хранения и документы временногохранения(документы с установленным сроком хранения, после окончания которого их можно уничтожить). Из документов временного хранения, в свою очередь, выделяют документы до 10 лет хранения (включительно) и более 10 лет.
По степени подлинности различают:
— черновик (предварительная редакция документа);
— подлинник— экземпляр служебного документа, который первым приобретает юридическую силу;
— копия — документ, который содержит точное знаковое воспроизведение содержания или документной информации другого документа и в отдельных случаях — некоторых его внешних признаков. В свою очередь, может быть незаверенная копия(копия служебного документа, в которой нет реквизитов, придающих ей юридическую силу) и заверенная копия(копия служебного документа, содержащая реквизиты, которые в отдельных случаях придают ей юридическую силу оригинала).
Иногда для работы требуется не копия подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела.
Выписка — это заверенная копия части текста служебного документа. При оформлении выписки необходимо указывать, из какого документа она сделана.
В случае утери владельцем подлинного документа ему может быть выдан соответствующим органом или предприятием дубликат документа.
Дубликат подлинника— повторно оформленный служебный документ для пользования, вместо утерянного или поврежденного подлинника, который имеет такую же юридическую силу.
По технике создания документы бывают рукописные ипечатные.
По способу фиксации информации различают:
— письменный документ— текстовый документ, содержание которого зафиксировано с помощью письменных знаков;
— графический документ— изобразительный документ, содержание которого зафиксировано в виде рисунка или чертежа линиями, штрихами, светотенью;
— аудиовизуальный документ— документ, содержание которого представлено в виде изображения и (или) записи звука, для фиксирования и (или) воссоздания которых используют соответствующую аппаратуру;
— видеодокумент— документ, содержание которого зафиксировано средствами видеозаписи;
— кинодокумент— документ, содержание которого зафиксировано с помощью кинематографических средств и представлено в виде последовательно расположенных фотографических изображений;
— фотодокумент— документ, содержание которого зафиксировано с помощью фотографических средств в виде отдельных фотоизображений;
— фонодокумент— документ, содержание которого зафиксировано какой-либо системой звукозаписи;
— электронный документ— документ, который создают и используют только в пределах компьютерной системы.
А теперь, рассмотрев классификацию документов, расскажем об основных требованиях к порядку оформления и составления документов, создаваемых на предприятиях.
