Документирование деятельности коллегиальных органов

Начало читай тут

Протокол— документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов (эта группа протоколов не включает специфические протоколы судебно-следственных органов, дипломатической службы, а также протоколы, составляемые официальными лицами для удостоверения какого-либо факта, например протокол санитарного инспектора).

Протоколы оформляются на общих бланках формата А4 или на чистых листах бумаги. Реквизиты протокола следующие:

— наименование вышестоящей организации;

— наименование организации;

— наименование структурного подразделения;

— название вида документа (протокол);

— дата заседания;

— номер документа;

— место заседания;

— гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению);

— заголовок;

— текст;

— подписи.

Датой протокола является именно дата заседания, а не дата окончательного оформления и подписания протокола. Если заседание длится несколько дней, указывают дату начала и через тире — дату окончания заседания, например 01 — 03.12.2009.

Протоколы, как правило, имеют порядковую нумерацию с начала календарного года, которая одновременно означает и количество проведенных заседаний. Вместе с тем индекс протокола может состоять из порядкового номера в пределах календарного года и через косую черту — порядкового номера с момента избрания данного органа.

В реквизите «Место заседания» указывают город, в котором состоялось заседание.

В заголовке протокола указываются вид коллегиальной деятельности — заседание, собрание, совещание — и название коллегиального органа в родительном падеже. Например: Протокол заседания экспертной комиссии; Протокол собрания членов жилищного кооператива.

В тексте протокола выделяют две части — вводную и основную. Вводная часть содержит строго определенную информацию, располагаемую всегда в одинаковом порядке:

Председатель — фамилия и инициалы.

Секретарь — фамилия и инициалы.

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола отсутствует.

В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа сначала перечисляются фамилии присутствующих постоянных членов коллегиального органа в алфавитном порядке (без указания должности), а затем — фамилии приглашенных с указанием их должностей:

Присутствовали — перечисляется состав присутствующих.

Приглашенные — указываются должности, наименования организаций и фамилии приглашенных.

На крупных расширенных заседаниях и собраниях присутствующие указываются только количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу.

Например:

Присутствовали — 35 человек (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, в которой указываются вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии и инициалы докладчиков, а также в случае необходимости и их должности. Вопросы в повестке дня должны располагаться так, чтобы первыми были наиболее важные и сложные. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и помещается с новой строки с абзацного отступа.

Пример:

Повестка дня:

1. О подготовке предприятия к работе в зимний период. Доклад главного энергетика Головни В. П.

2. Об итогах проверки предприятия органами государственного пожарного надзора. Сообщение начальника отдела охраны труда Стояна И. А.

В повестке дня не должно быть вопроса, сформулированного словом «разное». Каждый рассматриваемый вопрос должен быть конкретизирован.

В отдельных случаях, если на рассмотрение выносится много вопросов, повестка дня может не вноситься в текст протокола, а оформляться в виде приложения. Тогда в протоколе делается отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается».

Основная часть протокола отражает работу коллегиального органа. В ней записываются все выступления. Строится она по разделам в соответствии с порядком обсуждения вопросов повестки дня. Разделы нумеруют арабскими цифрами, при этом номер раздела должен соответствовать номеру вопроса повестки дня. Каждый раздел строится по традиционной схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. Таким образом, они зрительно разбивают текст и это позволяет быстро найти нужный вопрос.

Слово «СЛУШАЛИ» начинает раздел и пишется от левого поля без отступа рядом с цифрой, обозначающей порядковый номер вопроса. В следующей строке с абзаца указывают фамилию и инициалы докладчика в родительном падеже. После фамилии ставят тире и с прописной буквы излагают основное содержание доклада (сообщения). Текст излагают от третьего лица единственного числа, например: «Указала, что необходимость предоставления...»

Если текст или тезисы докладов или выступлений прилагаются отдельно, то после фамилии с инициалами делают запись: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается».

Так же оформляется раздел «ВЫСТУПИЛИ». Однако имеются и некоторые отличия. Слово «ВЫСТУПИЛИ» пишут от левого поля без нумерации. Следует также обратить внимание: фамилии выступающих в данном разделе указывают в именительном падеже. Фамилию и инициалы каждого выступающего пишут с абзаца, далее ставят тире и с прописной буквы излагают суть выступления. В тексте выступления целесообразно каждую мысль выступающего начинать с абзаца.

По каждому вопросу повестки дня принимают решения, которые фиксируют ниже слова «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» с абзаца. Раздел «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают через 2 — 3 межстрочных интервала после предыдущего текста.

Если в постановлении (решении) содержатся различные по характеру вопросы, то оно делится на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Постановляющая часть протоколов, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и в какой срок.

Принятые решения записывают, начиная чаще всего словами: утвердить тот или иной доклад, одобрить те или иные меры, такую-то информацию принять к сведению, утвердить проект в принятой редакции или с учетом внесенных изменений и поправок.

Особое мнение по поводу принятого решения участник заседания за своей подписью может изложить на отдельном листе, который прилагается к материалам протокола. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

При необходимости в протоколе указывают результаты голосования по тем или иным вопросам, которые стали основанием для принятия решения. Результаты голосования, например по каждой кандидатуре, записывают таким образом: «За Смирнову Ю. А. подано 63 голоса, против — 0, воздержались — 2».

Протокол подписывают председатель и секретарь.

Текст протокола должен быть кратким, точным, ясным, включать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопроса.

Наиболее важные заседания на крупных предприятиях стенографируют. После расшифровки стенограмму прилагают к протоколу.

В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы бывают краткими и полными. В кратком протоколе указывают только повестку дня, фамилию докладчика, фамилии выступивших при обсуждении и принятое решение. Такой протокол не дает представления о ходе обсуждения вопроса, о мнениях, высказанных в прениях. Его можно вести в том случае, когда заседание стенографируется или ведется фонозапись, а также когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. В любом случае стенограмма и фонограмма не исключают протокола. Краткими протоколами оформляются также оперативные совещания. Во всех остальных случаях составляют полный протокол.

Решения коллегиальных органов, зафиксированные в протоколе, доводятся до исполнителей в виде постановлений и решений, а на предприятиях, действующих на принципе единоначалия, — в приказах.

Решения могут быть доведены до исполнителей и в виде выписки из протокола.

Копии протоколов, выписки из постановлений (решений), принятых на заседаниях коллегиальных органов, оформляются так же, как и другие распорядительные документы.

Все документы, связанные с подготовкой заседания (прежде всего это составление и согласование повестки дня, подготовка списка участников заседания и приглашенных, составление справок и докладных записок по предлагаемым к обсуждению вопросам, текстов и тезисов докладов, проектов предполагаемых решений), обязательно подшиваются к протоколу, а на обложке дела указывается: «Протоколы заседаний и документы к ним».

Приведем образец формы протокола (см. с. 54).

Общество с ограниченной ответственностью «Космос»

ПРОТОКОЛ

12.01.2010

г. Харьков

№ 1

Собрания участников ООО «Космос»

Председатель — Иванченко В. И.

Секретарь — Петрова Л. М.

Всего участников общества — 15

Присутствовали: 15 человек (список прилагается)

Приглашенные: И. о. директора Боков А. В.

Главный бухгалтер Тимченко Н. М.

Повестка дня:

1. О результатах финансово-хозяйственной деятельности за 2009 год и распределении прибыли.

Доклад главного бухгалтера Тимченко Н. М.

2. О назначении директора ООО «Космос».

Сообщение Волохова Г. М.

1. СЛУШАЛИ:

Тимченко Н. М. — текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Антонов Н. С. — Предложил 10 % прибыли, полученной обществом в 2009 году, направить на пополнение резервного капитала, остальную часть прибыли выплатить в виде дивидендов участникам общества пропорционально их долям в уставном капитале.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Утвердить отчет о финансово-хозяйственной деятельности ООО «Космос».

1.2. Направить 10 % прибыли 2009 года на пополнение резервного капитала общества, остальную часть прибыли выплатить в качестве дивидендов участникам общества пропорционально их долям в уставном капитале.

2. СЛУШАЛИ:

Волохова Г. М. — Предложил назначить директором ООО «Космос» Бокова А. В.

ВЫСТУПИЛИ:

Иванченко В. И. — Поддержал кандидатуру Бокова А. В.

ПОСТАНОВИЛИ:

Назначить директором ООО «Космос» Бокова А. В.

Председатель	Иванченко	В. И. Иванченко
Секретарь	Петрова	Л. М. Петрова

　

В некоторых случаях необходимо сделать выписку из протокола. Как указывалось ранее, выписка из документа — это заверенная копия части текста служебного документа. В выписках делается дословная запись содержания выписываемых разделов, пунктов, абзацев.

При оформлении выписки из протокола обязательно пишут вводную часть, включая вопрос повестки дня, по которому делается выписка, а затем из основной части дословно выписывают текст нужного раздела. Как правило, выписку делают по одному вопросу повестки дня, указывая пункты «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» (пункт «ВЫСТУПИЛИ» обычно опускается). Далее проставляется реквизит «Подпись» с фамилиями председателя и секретаря.

Выписка оформляется на соответствующем бланке или на чистом листе с воспроизведением всех реквизитов бланка и удостоверяется проставлением отметки о заверении копии. В определенных случаях, предусмотренных нормативными документами, выписки заверяют печатью.

Приведем образец формы выписки из протокола.

Общество с ограниченной ответственностью «Космос»

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

12.01.2010

г. Харьков

№ 1

Собрания участников ООО «Космос»

Председатель — Иванченко В. И.

Секретарь — Петрова Л. М.

Всего участников общества — 15

Присутствовали: 15 человек (список прилагается)

Приглашенные: И. о. директора Боков А. В.

Главный бухгалтер Тимченко Н. М.

Повестка дня:

2. О назначении директора ООО «Космос».

Сообщение Волохова Г. М.

2. СЛУШАЛИ:

Волохова Г. М. — Предложил назначить директором ООО «Космос» Бокова А. В.

ПОСТАНОВИЛИ:

Назначить директором ООО «Космос» Бокова А. В.

Председатель		В. И. Иванченко
Секретарь		Л. М. Петрова
Согласно оригиналу
Секретарь	Петрова	Л. М. Петрова
15.01.2010

Продолжение читай тут