14526 1

Подотчетные средства: выдача и отчет

07.06.13
Операции по приобретению работниками по поручению работодателя или от его имени товаров, работ или услуг довольно распространены в деятельности предприятий. В данной статье поговорим о правовой основе отношений с подотчетными лицами, сроках выдачи наличных под отчет, заполнении авансовых отчетов и сроках их подачи, а также рассмотрим много других вопросов, связанных с подотчетными средствами.


 

Обязано ли предприятие выдавать денежные средства под отчет работнику для выполнения производственно-хозяйственного поручения?

 

В зависимости от того, входит ли приобретение товаров (работ, услуг) для нужд предприятия в трудовые обязанности работника, отношения, возникающие между таким работником — подотчетным лицом и его работодателем, могут иметь трудовой либо гражданско-правовой характер.

Если такие отношения имеют трудовой характер, т. е. выполнение производственно-хозяйственного поручения, как-то закупка товарно-материальных ценностей либо сельхозпродукции, входит в обязанности, предусмотренные трудовым договором (должностной инструкцией) работника, то отношения, возникающие в рамках такого поручения, должны регулироваться КЗоТ. В этом случае работник в соответствии со ст. 21 и 30 КЗоТ обязан лично выполнить поручение работодателя, а работодатель предоставить денежные средства, которые будут израсходованы в связи с выполнением такого поручения. Подтверждением тому, что расходы понесены по поручению работодателя, в данном случае могут быть письменное распоряжение руководителя, служебная записка либо другой документ, завизированный руководителем, а также доверенность на приобретение товарно-материальных ценностей.

Если приобретение товаров (работ, услуг) не входит в трудовые обязанности работника, то в этом случае следует обратиться к нормами гражданско-правового законодательства и, в частности, к гл. 68 «Поручение» ГКУ. Согласно ч. 1 ст. 1000 ГКУ по договору поручения (может быть заключен в письменной либо в устной форме*) одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия. Для осуществления таких действий предприятие-доверитель обязано (ст. 1007 ГКУ):

— выдать поверенному (работнику) доверенность, которая оформляется в простой письменной форме;

обеспечить поверенного средствами, необходимыми для исполнения поручения;

возместить поверенному расходы, связанные с исполнением поручения;

— немедленно принять от поверенного все полученное им в связи с выполнением договора поручения.

* Несоблюдение сторонами письменной формы сделки, установленной законом, не влечет за собой ее недействительность (ч. 1 ст. 218 ГКУ).

В свою очередь, работник-поверенный должен (ч. 1 ст. 1006 ГКУ):

— после выполнения поручения или в случае прекращения договора поручения до его выполнения немедленно вернуть доверителю доверенность, срок которой не истек, и предоставить отчет об исполнении поручения и подтверждающие документы, если это требуется по условиям договора и характеру поручения;

— немедленно передать доверителю все полученное в связи с выполнением поручения.

То есть, выполнив поручение, работник обязан отчитаться перед работодателем о сумме понесенных им расходов в связи с выполнением поручения. Форма такого отчета ГКУ не установлена. Мы, со своей стороны, рекомендуем использовать форму Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденную приказом Минфина от 05.12.2012 г. № 1276 (далее — Отчет об использовании подотчетных средств). К такому отчету следует также приложить оригиналы документов, подтверждающих факт понесенных работником расходов в связи с выполнением поручения и размер таких расходов.

 


Нужно ли учитывать 10-тысячное ограничение при выдаче работнику наличности из кассы под отчет и на командировку?

 

Нет, не нужно. Дело в том, что данное ограничение распространяется на расчеты предприятий (предпринимателей) между собой, но не распространяется на расчеты предприятий (предпринимателей) с физическими лицами (п.п. «а» п. 2.3 Положения № 637).

Учитывая это, предприятие вправе выдать любую сумму наличными из кассы, необходимую для покрытия командировочных расходов работника либо для приобретения подотчетным лицом товаров (работ, услуг) для нужд предприятия.

 


Учитывается ли 10-тысячное ограничение при приобретении подотчетным лицом товаров (работ, услуг) для нужд предприятия за наличные?

 

Да, учитывается. Объясним почему.

Напомним, что согласно п. 2.3 Положения № 637 и постановлению № 32 предельная сумма наличного расчета одного предприятия (предпринимателя) с другим предприятием (предпринимателем), проводимая в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам, не должна превышать 10000 грн. Платежи сверх установленной предельной суммы должны проводиться исключительно в безналичной форме.

Поскольку подотчетное лицо, закупающее товары (работы, услуги) за наличные для нужд предприятия, действует от имени такого предприятия, то оно может приобрести товары (работы, услуги) у одного продавца на сумму не более 10000 грн. в день.

Однако учитывая, что количество предприятий (предпринимателей), с которыми осуществляются расчеты в течение дня, не ограничивается, то подотчетное лицо может приобретать товары (работы, услуги) у нескольких предприятий (предпринимателей), при условии, что сумма таких расчетов с каждым из них не превысит 10000 грн. в день.

Также следует обратить внимание на то, что 10-тысячное ограничение распространяется и на случаи, когда подотчетное лицо, действующее от лица предприятия, осуществляет расчет с предприятием (предпринимателем)-поставщиком через кассу банка. Ведь п. 2.5 Положения № 637 установлено, что в ситуации, когда предприятия (предприниматели) и физические лица осуществляют наличные расчеты без открытия текущего счета путем внесения в банки наличности для дальнейшего ее перечисления на счета других предприятий (предпринимателей) или физических лиц, такие расчеты для плательщиков средств являются наличными, а для получателей средств — безналичными. Поэтому подотчетному лицу, рассчитывающемуся за товары (услуги, работы), приобретаемые для нужд предприятия, путем внесения наличных средств в кассу банка (другого финансового учреждения, предоставляющего услуги по переводу денег, или предприятия почтовой связи), необходимо помнить, что сумма перевода не может превышать 10000 грн. Отметим, что мнения о том, что 10-тысячное ограничение наличных расчетов одного предприятия (предпринимателя) с другим предприятием (предпринимателем) распространяется на наличные расчеты, которые осуществляются как через их кассы, так и через кассы банков, других финансовых учреждений, предоставляющих услуги по переводу денег, и предприятий почтовой связи, придерживается и НБУ (см. п. 8 письма от 01.03.2005 г. № 11-111/680-1907) и сами налоговики (см. консультацию в Единой базе налоговых знаний (далее — ЕБНЗ), размещенной на официальном сайте Миндоходов www.minrd.gov.ua в подкатегории 07.17.

 


Нужно ли учитывать 10-тысячное ограничение при проведении командированным работником расчетов в командировке?

 

Подпунктом «в» п. 2.3 Положения № 637 установлено, что ограничение по предельной сумме наличных расчетов в течение 1 дня в размере 10000 грн. не распространяется на использование средств, выданных на командировку. То есть работник, находясь в командировке, вправе оплачивать наличными проезд, проживание, питание, а также другие расходы, непосредственно связанные с командировкой, без учета 10-тысячного ограничения.

Вместе с тем такое ограничение следует учитывать при решении в командировке производственных (хозяйственных) вопросов. По таким операциям командированный работник не должен платить предприятиям (предпринимателям) наличными больше 10000 грн. в день.

 


Кто и в какой мере несет ответственность за нарушение 10-тысячного ограничения при наличных расчетах?

 

За нарушение 10-тысячного ограничения при осуществлении наличных расчетов к субъектам предпринимательской деятельности могут быть применены финансовые санкции в виде штрафов, предусмотренных Указом № 436. Кроме того, за нарушения в сфере наличного обращения должностные лица таких субъектов, а также физические лица — предприниматели могут быть привлечены к административной ответственности. Рассмотрим подробнее указанные виды ответственности.

Финансовые санкции. Абзацем четвертым п. 2.3 Положения № 637 установлено, что в случае осуществления наличных расчетов сверх установленной предельной суммы средства, превышающие 10000 грн., прибавляются к фактическим остаткам наличности в кассе плательщика наличности на конец дня одноразово в день осуществления такой операции (т. е. в день проведения расчетов наличными, а не в день утверждения Отчета об использовании подотчетных средств). Далее полученная расчетная сумма сравнивается с утвержденным лимитом кассы, и в случае его превышения к такому плательщику применяется штраф в двукратном размере суммы выявленной сверхлимитной наличности за каждый день (ст. 1 Указа № 436).

Обращаем внимание: ответственность, предусмотренная Указом № 436, за превышение предельной суммы наличных расчетов возлагается на предприятие — плательщика наличности (т. е. на то, от имени которого работник осуществляет оплату наличными за товары (работы, услуги)), а не на получателя наличности.

Штрафные санкции за указанные нарушения, выявленные в ходе проверок, налагаются на субъектов хозяйствования органами ГНСУ. Как определяется сумма такого штрафа, рассмотрим на примере.

Пример 1. Работник приобрел для нужд предприятия планшет Samsung ATIV Smart PC Pro (XE700T1C-A05RU) стоимостью 12711 грн. Оплата за планшет была произведена наличными денежными средствами, выданными ему под отчет, в течение дня.

Лимит кассы, установленный на предприятии, — 1000 грн. Остаток наличности в кассе предприятия в день покупки планшета составил 800 грн.

В данном случае 10-тысячное ограничение было превышено на 2711 грн. (12711 грн. - 10000 грн.). Для расчета суммы штрафа прибавим сумму превышения над установленным пределом (2711 грн.) к фактическим остаткам наличности в кассе на конец дня (800 грн.) одноразово в день проведения расчетов за планшет:

2711 + 800 = 3511 (грн.).

Определим величину превышения лимита кассы:

3511 - 1000 = 2511 (грн.).

Поскольку штраф за превышение 10-тысячного ограничения составляет двукратный размер суммы выявленной сверхлимитной наличности за каждый день, то сумма штрафа составит:

2511 х 2 = 5022 (грн.).

Обращаем внимание: в связи с тем, что лимит кассы не устанавливается для физических лиц — предпринимателей (см. п. 2.7 Положения № 637), то и мера ответственности, которая определена Указом № 436 за превышение предельной суммы наличных расчетов, по отношению к ним не применяется. С этим согласны и НБУ (см. письмо НБУ от 30.11.2009 г. № 11-110/5407-22151), и налоговики (см. разъяснение в ЕБНЗ в подкатегории 07.19).

 

Административная ответственность. Случаи привлечения к административной ответственности и меры такой ответственности установлены КоАП. Напомним, что в связи с изменениями, которые были внесены в КоАП Законом № 5518 и вступили в силу с 03.01.2013 г.:

1) из ст. 1642 КоАП была исключены положения относительно ответственности за нарушение правил ведения кассовых операций. Отметим, что рассматривать админдела, связанные с нарушениями по кассовым операциям, и налагать штрафы по ст. 1642 КоАП, имели право органы Государственной финансовой инспекции Украины (преобразованная КРУ) (ст. 2341 КоАП). А это значительно снижало вероятность того, что должностные лица обычных предприятий могли понести ответственность на основании этой нормы КУоАП, поскольку указанный орган проверяет обычные предприятия очень редко;

2) КоАП был дополнен новой ст. 16315, предусматривающей ответственность за нарушение порядка проведения наличных расчетов за товары (услуги), в том числе за превышение предельных сумм расчетов наличными в виде наложения штрафа на физическое лицо — предпринимателя, должностных лиц юридического лица от 100 до 200 ннмдг* (от 1700 грн. до 3400 грн.). Повторное нарушение лицом, которое в течение года было привлечено к административной ответственности за такое нарушение, влечет наложение штрафа уже от 500 до 1000 ннмдг (от 8500 грн. до 17000 грн.).

* Необлагаемых минимумов доходов граждан.

Причем, обратите внимание, рассматривать дела об административных правонарушениях по ст. 16315 КоАП и налагать по ней административные взыскания имеют право руководители органов государственной налоговой службы и их заместители (ст. 2342 КоАП). То есть с 03.01.2013 г. (по нашему мнению, именно с этой даты должны применяться админштрафы по ст. 16315 КоАП) вероятность быть привлеченными к административной ответственности за нарушение 10-тысячного ограничения согласно ст. 16315 КоАП стала реальной, как для должностных лиц субъектов хозяйствования, так и для физических лиц — предпринимателей.

Отметим также, что, по нашему мнению, к административной ответственности за превышение предельных сумм расчетов наличными не могут быть привлечены должностные лица предприятия — получателя наличности (предприниматели — получатели наличности). Такое мнение основано на письме НБУ от 27.04.2005 г. № 11-113/1430-4321, в котором банк указал, что распространение установленных п. 2.3 Положения № 637 ограничений на лиц, принимающих наличные, данным Положением не предусмотрено.

 


Как заполнить Отчет об использовании подотчетных средств?

 

О направлениях использования и суммах денежных средств, которые были получены работником предприятия под отчет для выполнения отдельного производственно-хозяйственного поручения или на командировку, работник обязан отчитаться путем предоставления Отчета об использовании подотчетных средств. Такой Отчет работник заполняет самостоятельно за исключением:

— граф «Звіт перевірено», «Залишок внесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером (платіж. дорученням)», бухгалтерских проводок, расчета суммы удержанного налога за несвоевременно возвращенные средства, которые заполняются должностными лицами предприятия, предоставившего подотчетные средства;

— графы «Звіт перевірено» — подписываются руководителем.

Отрывная часть Отчета об использовании подотчетных средств («Розписка») заполняется и подписывается должностным лицом предприятия, которому подотчетное лицо сдает Отчет. Для подотчетного лица она является документом, подтверждающим своевременность предоставления Отчета об использовании подотчетных средств.

На практике часто встречается ситуация, когда работник, который был направлен в загранкомандировку, по приезду должен отчитаться по нескольким валютам. В таком случае, по нашему мнению, оптимальным будет вариант заполнения одного авансового отчета вне зависимости от количества валют (подробно см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 79, с. 36).

К Отчету об использовании подотчетных средств прилагаются оригиналы документов, подтверждающих размер понесенных расходов. Такими документами могут быть, в частности, чек РРО, квитанция к приходному кассовому ордеру, расчетная квитанция, товарный чек (от физических лиц — предпринимателей), расходные накладные поставщика, акты купли-продажи, акты выполненных работ и т. п.

Кроме того, если работник получал наличные с карточного счета с применением корпоративной платежной карточки, то к Отчету об использовании подотчетных средств также необходимо приложить документы, свидетельствующие о получении наличности с карточного счета (чек банкомата, копию расходного ордера, слип, квитанцию торгового терминала и т. п.).

Порядок заполнения Отчета об использовании подотчетных средств рассмотрим на примере.

Пример 2. ООО «Спецстройкран» 07.05.2013 г. выдало Пасичнику Олегу Владимировичу, курьеру, денежные средства в сумме 100 грн. для закупки 8 роликов бумаги для факса. 08.05.2013 г. данный работник приобрел бумагу, предоставил Отчет об использовании средств, выданных под отчет, и вернул остаток неиспользованных денежных средств в сумме 4 грн. в кассу предприятия. К Отчету работник приложил чек РРО, в котором был указан фискальный номер, индивидуальный налоговый номер продавца — плательщика НДС.

Отчет об использовании подотчетных средств должен быть оформлен следующим образом:

 

 


Как должны быть оформлены документы, подтверждающие расходование подотчетных средств?

 

Учитывая то обстоятельство, что подотчетное лицо приобретает товары (работы, услуги) для нужд предприятия и соответственно действует от его имени, то и документы, подтверждающие направление использования подотчетных средств, и стоимость понесенных расходов должны содержать реквизиты предприятия. Также в таких документах допускается наряду с наименованием предприятия, от имени и по поручению которого действует подотчетное лицо, указывать фамилию, имя и отчество такого лица, от которого приняты денежные средства. Это правило не распространяется на чеки РРО, поскольку они составляются по форме, утвержденной приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614, которая не предусматривает указания реквизитов покупателя.

Также отметим, что поскольку в случае заполнения налоговой накладной необходимы будут данные именно предприятия — покупателя — плательщика НДС, то, поручая подотчетному лицу приобрести товары (работы, услуги) за наличные, необходимо выдать ему копию Свидетельства о регистрации плательщика налога на добавленную стоимость.

 


В какие сроки должен быть предоставлен работником Отчет об использовании денежных средств, выданных под отчет или на командировку?

 

Сроки, в течение которых подотчетное лицо после завершения командировки или выполнения отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет работодателя, выдавшего деньги под отчет, обязано заполнить и предоставить Отчет об использовании подотчетных средств, установлены пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ. Эти сроки зависят от формы предоставления денежных средств (наличная или безналичная) и цели, на которую они были выданы (командировка или под отчет).

Для наглядности приведем эти сроки в таблице.

 

Цель выдачи аванса

Срок предоставления Отчета об использовании подотчетных средств

форма выдачи аванса

в наличной форме

в безналичной форме для использования
с применением корпоративных платежных карточек и платежных документов*

расчеты производились наличными, снятыми с платежных карточек

расчеты производились в безналичной форме

Для выполнения отдельных гражданско-правовых действий (решения производственных (хозяйственных) вопросов)

До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник приобрел товары (работы, услуги) по поручению и за счет работодателя, выдавшего деньги под отчет (п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ)

Для покрытия командировочных расходов

До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку (п.п. «а» п.п. 170.9.2 НКУ)

До окончания 3-го банковского дня после окончания командировки (п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ)**

Не позднее 10 банковских дней после окончания командировки
(до 20 банковских дней*** при наличии уважительных причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ)

Для решения производственных (хозяйственных) вопросов в командировке

* Под платежными документами следует понимать перечисленные в п.п. 170.9.3 НКУ дорожные, банковские или именные чеки, другие платежные документы.
** По нашему мнению, данные сроки не применяются, если аванс на командировку перечисляется на личную карточку работника. В таком случае работник обязан после возвращения из командировки отчитаться о количестве и направлениях использования денежных средств, выданных на командировку до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором он завершает командировку. Дело в том, что, в отличие от корпоративной платежной карточки, денежные средства, перечисленные на личный счет работника, являются выданными под отчет независимо от того, были они использованы им полностью при приобретении товаров (работ, услуг) для нужд предприятия или нет. При этом в Отчете об использовании подотчетных средств вся сумма зачисленных средств отражается работником как выданная.
Однако у налоговиков по этому вопросу иное мнение, которое они высказали в письме от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214 (см. на с. 38). Из текста данного письма следует, что, по мнению ГНСУ, действие п.п. 170.9.3 ст. 170 НКУ должно распространяться как на случаи использования в командировке корпоративной платежной карточки, так и на случаи использования работником личной карточки. В связи с этим налоговики делают, на наш взгляд, ошибочный вывод: если во время служебной командировки работник получал наличные с применением личного специального платежного средства, то он должен предоставить Отчет об использовании подотчетных средств до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки.
*** Срок предоставления Отчета об использовании подотчетных средств продлевается работодателем для выяснения вопросов относительно выявленных расхождений между соответствующими отчетными документами.

 

Обращаем внимание: если работник после завершения командировки или выполнения отдельного гражданско-правового действия по поручению работодателя не может по уважительным причинам (например, из-за болезни) лично сдать Отчет об использовании подотчетных средств в указанные выше сроки, то ему необходимо передать его (и остаток неиспользованных денежных средств, при наличии) в бухгалтерию через другое материально ответственное лицо на основании должным образом оформленной доверенности. При этом сроки подачи Отчета остаются прежними.

 


В какие сроки работник должен вернуть неиспользованные денежные средства, выданные ему под отчет?

 

Если денежные средства были выданы работнику на командировку, то он обязан вернуть излишне израсходованные денежные средства (т. е. такие, расход по которым не подтвержден документально) в кассу или перечислить на банковский счет предприятия, выдавшего средства, в сроки, установленные п.п. 170.9.2 НКУ, а именно до или во время подачи Отчета об использовании подотчетных средств.

Что касается сроков возврата наличных денежных средств, полученных работником для решения производственно-хозяйственных вопросов, то они установлены НКУ и Положением № 637. Причем сроки, установленные данными нормативными документами, разные. Как отмечалось выше, п.п. 170.9.2 НКУ требует от подотчетного лица вернуть излишне израсходованные денежные средства до или во время предоставления Отчета об использовании подотчетных средств. Вместе с тем из п. 2.11 Положения № 637 следует, что если наличные средства выдавались подотчетному лицу:

— на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторсырья (кроме металлолома), то он должен вернуть неиспользованные денежные средства в течение 10 рабочих дней со дня выдачи наличных средств, включая день получения наличных средств под отчет*;

на все другие производственные (хозяйственные) нужды — в течение 2 рабочих дней со дня выдачи наличных средств, включая день получения наличных средств под отчет*.

* Не касается перечислений на личную карточку работника.

Такое несоответствие в сроках возврата излишне израсходованных денежных средств, полученных в наличной форме под отчет, объясняется тем, что сроки, установленные НКУ, применяются налоговыми органами для целей налогообложения доходов физических лиц, а сроки, предусмотренные п. 2.11 Положения № 637, — для определения фактов нарушения правил наличного обращения. Поэтому, чтобы избежать возможных нарушений, считаем, что подотчетное лицо, получившее под отчет наличные денежные средства для решения производственных (хозяйственных) вопросов, обязано вернуть остаток неиспользованных подотчетных средств в кассу предприятия или перечислить на банковский счет предприятия до или во время предоставления Отчета с учетом сроков выдачи наличных под отчет, установленных п.п. 2.11 Положения № 637.

 


Чем чревато для предприятия и его должностных лиц нарушение подотчетными лицами установленных сроков возврата наличности?

 

За превышение установленных п. 2.11 Положения № 637 сроков использования выданной под отчет наличности на предприятие может быть наложен штраф в размере 25 % от выданных под отчет и не возвращенных своевременно сумм (см. абзац пятый ст. 1 Указа № 436).

Что касается ответственности должностных лиц предприятия, то ранее, до внесения Законом № 5518 изменений в КоАП, существовала вероятность применения к таким лицам админштрафа по ст. 1642 КоАП (от 8 до 15 ннмдг). Однако, как уже указывалось выше, с 03.01.2013 г. из ст. 1642 КоАП была исключена ответственность за нарушение правил ведения кассовых операций. В новой же ст. 16315 КоАП установлена ответственность не за любое нарушение норм Положения № 637, а только за нарушение порядка проведения наличных расчетов за товары (услуги), в том числе за превышение установленных предельных сумм расчета наличными. Поэтому, по нашему мнению, применить к должностным лицам предприятия админштраф в связи с нарушением после 03.01.2013 г. подотчетными лицами установленных сроков возврата наличности не представляется возможным.

 


Что грозит подотчетному лицу, нарушившему сроки сдачи наличности?

 

В случае нарушения работником установленных НКУ* сроков возврата излишне израсходованных денежных средств, полученных на командировку или под отчет, их сумма, исчисленная в соответствии с п.п. 170.9.1 НКУ, включается в состав налогооблагаемого дохода такого работника на основании п.п. 164.2.11 НКУ. При этом налоговым агентом при налогообложении суммы денежных средств, не возвращенных в установленные сроки, является предприятие, которое их выдало. В данном случае для предприятия — налогового агента важно правильно определить момент возникновения у подотчетного лица дохода в виде излишне израсходованных денежных средств, полученных на командировку или под отчет. К сожалению, он в НКУ четко не прописан. В связи с этим возможны два варианта:

1. «Фискальный». Налогооблагаемый доход в виде излишне израсходованных денежных средств, выданных на командировку или под отчет, возникает у работника на следующий день после окончания предельного срока возврата излишне израсходованных денежных средств.

2. «Либеральный». Налогооблагаемый доход в виде излишне израсходованных денежных средств, выданных на командировку или под отчет, возникает у работника в месяце, на который приходится предельный срок подачи Отчета об использовании подотчетных средств. Данный вывод следует из п. 3 Порядка № 1276. Процитируем его:

«Если налогоплательщик не возвращает сумму излишне израсходованных средств в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок (до окончания третьего или пятого, а в отдельных случаях десятого или двадцатого банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик завершает командировку или завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет налогового агента налогоплательщика, предоставившего средства под отчет), то такая сумма подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 167.1 статьи 167 раздела IV Кодекса за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) за соответствующий месяц…»

* Напомним, что согласно п.п. 170.9.2 НКУ при наличии у подотчетного лица излишне израсходованных средств их сумма должна быть возвращена им в кассу или зачислена на банковский счет предприятия, до или во время представления Отчета об использовании подотчетных средств.

Если следовать «либеральному» варианту, то даже если неизрасходованные денежные средства будут возвращены подотчетным лицом с нарушением предельных сроков, установленных НКУ, но до конца месяца, на который приходится такой предельный срок, то доход у работника не возникает (работодателю не нужно удерживать НДФЛ).

Не можем не сказать о существовании у налоговиков на местах еще одной точки зрения относительно момента возникновения дохода у работника, не сдавшего подотчетные средства своевременно, а именно: доход у работника в виде излишне израсходованных денежных средств возникает только в месяце подачи Отчета об использовании подотчетных средств, поскольку до момента его подачи невозможно определить сумму излишне израсходованных денежных средств.

Учитывая наличие проблемы с определением момента возникновения дохода у подотчетного лица, нарушившего сроки сдачи денежных средств, выданных на командировку или под отчет, рекомендуем работодателям таких нерадивых лиц получить по данному вопросу индивидуальную письменную налоговую консультацию в ГНС по месту учета.

Возвращаясь к порядку налогообложения излишне израсходованных денежных средств, выданных на командировку или под отчет, отметим, что сумма таких средств облагается НДФЛ по ставкам, определенным в п. 167.1 НКУ, а именно 15 и 17 %. Причем, поскольку ставки 15 и 17 % применяются к общему месячному налогооблагаемому доходу, то с предельным размером (в 2013 году — 11470 грн.) следует сравнивать общую сумму начисленного работнику дохода за месяц, т. е. общую сумму заработной платы за месяц (других доходов) и дохода в виде излишне израсходованных денежных средств, полученных на командировку или под отчет. Заметьте, по мнению налоговиков, в случае если в состав общего месячного налогооблагаемого дохода входит не только зарплата, но и другие доходы, то вначале следует облагать НДФЛ зарплату, а потом другие доходы по мере возникновения у налогоплательщика каждого из видов налогооблагаемого дохода (согласно первичным документам) (см. письмо от 03.02.2011 г. № 2346/6/17-0715, № 2918/7/17-0717 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 12, с. 12).

При определении базы налогообложения дохода в виде излишне израсходованных денежных средств для целей обложения НДФЛ сумму такого дохода следует умножить на «натуральный» коэффициент, исчисляемый в соответствии с п. 164.5 НКУ. Учитывая, что такой доход облагается по двум ставкам — 15 и 17 %, то к части дохода в виде излишне израсходованных денежных средств, которая будет облагаться по ставке 15 %, работодателю необходимо будет применить коэффициент 1,176471, к части, которая будет облагаться по ставке 17 %, — 1,204819.

Сумма НДФЛ, начисленная на сумму своевременно не возвращенных денежных средств, удерживается работодателем, выдавшим такие средства, за счет любого налогооблагаемого дохода работника (после его налогообложения) за соответствующий месяц, а в случае недостаточности суммы дохода — за счет налогооблагаемых доходов последующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы такого налога. Если работник увольняется, сумма НДФЛ, начисленная на сумму своевременно не возвращенных денежных средств, удерживается за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода при проведении окончательного расчета. Если такой суммы недостаточно, непогашенная часть налога включается в налоговое обязательство плательщика налога по результатам отчетного (налогового) года. То есть по окончании отчетного года работник обязан будет самостоятельно задекларировать такой доход и уплатить с него НДФЛ.

При удержании НДФЛ, начисленного на сумму не возвращенных своевременно денежных средств, выданных на командировку или под отчет, работодателем должны быть соблюдены требования ст. 128 КЗоТ, согласно которой размер всех отчислений из заработной платы работника не должен превышать 20 % суммы, подлежащей выплате, а в случаях, отдельно предусмотренных законодательством, — 50 % суммы, подлежащей выплате на руки.

Что касается сроков уплаты НДФЛ, начисленного на сумму несвоевременно возвращенных излишне израсходованных денежных средств, то, по нашему мнению, его необходимо перечислить одновременно с суммой НДФЛ, удержанного с заработной платы работника, за счет которой производилось его удержание.

Доход работника в виде излишне израсходованных денежных средств отражается работодателем в Налоговом расчете по форме № 1ДФ с признаком дохода «118». В той же строке отражается сумма НДФЛ, удержанная с такого дохода.

Пример 3. Работнику Гай С. О. (идентификационный номер 2555555555) 21 мая 2013 года из кассы предприятия были выданы под отчет наличные средства в сумме 1000 грн. для приобретения канцтоваров. В этот же день им были приобретены канцтовары на сумму 800 грн., о чем свидетельствует товарный чек. Авансовый отчет был предоставлен 31 мая 2013 года, т. е. с нарушением срока, установленного п.п. 170.9.2 НКУ, а остаток подотчетных сумм в размере 200 грн. возвращен в кассу только 3 июня 2013 года. Сумма заработной платы, начисленной работнику за май 2013 года, составила 2500 грн.

При установлении момента возникновения налогооблагаемого дохода в виде суммы своевременно не возвращенных денежных средств, выданных под отчет, будем руководствоваться либеральным вариантом.

Определим базу налогообложения дохода в виде излишне израсходованных подотчетных денежных средств (доход возник в мае 2013 года), при условии, что сумма заработной платы за май 2013 года и дохода в виде излишне израсходованных денежных средств не превысила 11470 грн.:

200 х 1,176471 = 235,29 (грн.).

Сумма НДФЛ, удержанная с такого дохода, равна:

235,29 х 15 : 100 = 35,29 (грн.).

В Налоговом расчете по форме № 1ДФ за 2 квартал 2013 года предприятие отразит доход работника в виде своевременно не возвращенных излишне израсходованных денежных средств, полученных под отчет, следующим образом:

 

Фрагмент Налогового расчета по форме № 1ДФ за 2 квартал 2013 года

1

2

3

4

5

6

7

8

9

<…>

21

2555555555

235

29

235

29

35

29

35

29

118

<…>

 

Пример 4. Используя условия примера 3, допустим, что работник возвратил остаток денежных средств на четвертый рабочий день после их получения — 27 мая 2013 года. В этот же день он предоставил Отчет об использовании подотчетных средств.

В этом случае работник не нарушил требования п.п. 170.9.2 НКУ, определяющие сроки сдачи подотчетной наличности, но остаток подотчетной суммы возвращен с нарушением п. 2.11 Положения № 637. Поэтому предприятию нужно быть готовым к тому, что при проведении проверки налоговыми органами к нему могут быть применены санкции за нарушение правил наличного обращения.

 


Как исчисляется исковая давность по долгу работника по подотчетным суммам?

 

Поскольку такая задолженность возникает между работником и работодателем, то при исчислении срока исковой давности следует руководствоваться КЗоТ.

Частью 3 ст. 233 КЗоТ для обращения работодателя в суд по вопросам взыскания с работника материального ущерба, причиненного предприятию, учреждению, организации, устанавливается срок в один год со дня обнаружения причиненного работником ущерба. Чтобы правильно рассчитать срок исковой давности, следует придерживаться правил исчисления сроков, установленных ст. 2411 КЗоТ, а именно: срок, исчисляемый годами, истекает в соответствующие месяц и число последнего года срока. Исчисление срока в один год начинается со дня, следующего после дня, с которого начинается срок (т. е. следующего после дня, в который произошел юридический факт, являющийся основанием для исчисления срока). Так, если работодатель узнал о причиненном работником материальном ущербе 15 апреля 2013 года, то он может подать иск в суд по 16 апреля 2014 года включительно. Если же последний день срока приходится на праздничный, выходной или нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший рабочий день.

Как видим, при исчислении срока исковой давности важен момент выявления работодателем причиненного работником ущерба. Напомним, что при наличии у работника излишне израсходованных средств (т. е. таких, которые не подтверждены документально), полученных на командировку, он обязан возвратить их сумму в кассу или перечислить на банковский счет предприятия, выдавшего средства, до или во время подачи Отчета (п.п. 170.9.2 НКУ). Сумма неизрасходованных денежных средств, полученных работником для решения производственных (хозяйственных) вопросов, должна быть возвращена в кассу предприятия или перечислена на банковский счет предприятия до или во время предоставления Отчета, но с учетом сроков выдачи наличных под отчет, установленных п.п. 2.11 Положения № 637.

Вместе с тем в ситуации невозврата работодателю следует учесть, что в случае отсутствия спора с работником о сумме долга ч. 2 ст. 127 КЗоТ предусмотрена возможность провести удержания из его заработной платы для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного на служебную командировку и/или на хозяйственные нужды. Такое отчисление проводится:

1) на основании приказа (распоряжения) об отчислении, который должен быть издан работодателем;

2) при условии, что работник не оспаривает оснований и размера удержаний.

Если работодатель решит воспользоваться такой возможностью, то ему необходимо будет не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата аванса, издать приказ (распоряжение) об отчислении. С этим приказом (распоряжением) следует ознакомить работника под роспись, что будет являться подтверждением тому, что он не возражает против суммы долга и проводимых отчислений из его заработной платы. При проведении отчислений следует также учесть требования ст. 128 КЗоТ, устанавливающие ограничения относительно размера отчислений из зарплаты работника, а именно: при каждой выплате зарплаты общий размер всех отчислений не может превышать 20 %.

Подпись работника на приказе (распоряжении) об отчислении, на наш взгляд, можно считать признанием работником своего долга перед предприятием, что в соответствии с ч. 1 ст. 264 ГКУ будет основанием для прерывания течения срока исковой давности. После прерывания течение исковой давности начинается заново, т. е. начнет течь новый срок в один год.

Однако еще раз подчеркнем, что работодатель может произвести отчисления из зарплаты работника согласно ст. 128 КЗоТ только в случае, если работник не оспаривает сумму долга. Если же спор есть, то он может быть улажен в судебном порядке. Причем право обратиться в суд возникает у работодателя с момента выявления факта невозврата работником остатка денежных средств, выданных на командировку или под отчет, независимо от наличия или отсутствия возможности провести удержания из заработной платы работника.

Заканчивая статью, хотелось бы выразить уверенность, что материал, приведенный в ней, будет полезен нашим читателям.



Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це
загрузка...
Коментарі (1)
Ирина
10.08.2015
Подскажите, пожалуйста, какая ответственность за утерю оригинала документа к авансовому отчету???