11832 0

Заполняем первичную документацию

Как известно, основанием для осуществления записей в бухгалтерском учете являются первичные документы. Они должны быть составлены своевременно и без ошибок, ведь от этого зависит правильность отражения операций в учетных регистрах и финансовой отчетности, а в некоторых случаях — признание или непризнание налоговых расходов предприятия.

Существует большое количество утвержденных типовых и специализированных форм, позволяющих задокументировать самые разные хозяйственные операции. Разобраться в их многообразии и порядке заполнения поможет этот спецвыпуск.

1. Общие правила заполнения первичной документации

Согласно ст. 1 Закона № 996 первичный документ — это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции и подтверждающий ее осуществление. Первичные документы должны быть составлены в момент проведения каждой хозяйственной операции или, если это невозможно, непосредственно после ее завершения. Они являются основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций.

Согласно п. 2 ст. 9 Закона № 996 первичный документ может быть составлен на бумажных или машинных носителях и должен иметь следующие обязательные реквизиты:

— название документа (формы);

— дату и место составления;

— наименование предприятия, от имени которого составлен документ;

— содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции (в натуральном и/или стоимостном выражении);

— должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личную подпись и другие данные, дающие возможность однозначно идентифицировать лицо, принимающее участие в хозяйственной операции.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных первичные документы могут содержать дополнительные реквизиты:

— идентификационный код предприятия (согласно ЕГРПОУ);

— номер документа;

— основание для осуществления операции;

— данные о документе, подтверждающем личность получателя, и другие реквизиты.

Основные требования, связанные с составлением и обработкой первичных документов, установлены Положением № 88.

Первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм (п. 2.7 Положения № 88).

Кроме того, Госкомстат неоднократно указывал на тот факт, что в утвержденные типовые формы допускается включение других реквизитов, если в них есть необходимость исходя из особенностей деятельности предприятия (см., например, письмо от 07.03.2007 г. № 14/225/149).

Документы составляются на украинском языке. На предприятиях, расположенных в местах, где большинство граждан являются представителями других национальностей, наряду с украинским языком может использоваться и другой язык в порядке, определенном ст. 11 Закона Украины «О языках в Украинской ССР» от 28.10.89 г. № 8312XI.

Записи в первичных документах должны осуществляться только чернилами темного цвета, пастой шариковых ручек, с помощью печатных машинок, принтеров и другими средствами, обеспечивающими сохранность записей в течение установленного срока хранения документов и невозможность незаметных несанкционированных исправлений (п. 2.10 Положения № 88). При этом напомним, что сроки хранения первичных документов установлены в Перечне типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденном приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. № 41.

В свободных строках первичных документов ставят прочерки.

Перечень лиц, которые имеют право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно­материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества, утверждает руководитель предприятия.

Документ должен быть подписан лично таким лицом, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись применяется с учетом требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте. Использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом и другим актами гражданского законодательства. При этом не допускается использование факсимильной подписи в кассовых документах, документах на перечисление безналичных денежных средств (см. письмо НБУ от 30.10.2006 г. № 25113/245311507). Против использования факсимиле в доверенностях высказался Минфин (см. письмо от 03.08.2009 г. № 31340002016/20991).

Ошибки в первичных документах, составленных от руки, исправляются корректурным способом: неправильный текст или цифры зачеркиваются (одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное) и над зачеркнутым надписывается правильный текст или цифры. Исправление ошибки сопровождается записью «исправлено» и подтверждается подписями лиц, которые подписали этот документ, с указанием даты исправления. В кассовых, банковских документах, а также в документах, отражающих операции с ценными бумагами, исправления не допускаются.

Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и за недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали эти первичные документы (п. 2.14 Положения № 88).

Порядок движения первичных документов с момента создания и до сдачи в архив регулируется графиком документооборота, который утверждается приказом руководителя предприятия. График документооборота должен обеспечить оптимальное количество подразделений и исполнителей, которые обрабатывают первичный документ, улучшение качества учетной работы и усиление контрольных функций бухгалтерского учета. Каждому лицу, ответственному за составление каких­либо первичных документов, выдается извлечение из графика документооборота, в котором приводится список документов, которые данный исполнитель должен составлять, сроки составления и передачи первичных документов в подразделения предприятия.

График документооборота может быть составлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Контроль за соблюдением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера предприятия. Требования главного бухгалтера относительно порядка предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.


2. Документальное оформление кассовых операций в национальной валюте

Порядок оформления кассовых операций установлен Положением № 637. Главы 3 и 4 этого документапредусматривают следующий алгоритм документального оформления кассовых операций.

Прием наличности в кассу предприятия производится по приходным кассовым ордерам (п. 3.3 Положения № 637), а выдача наличности оформляется расходными кассовыми ордерами и ведомостями на выплату денег (далее — расходная ведомость) (п. 3.4 Положения № 637). В свою очередь, до передачи в кассу предприятия кассовые ордера регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (п. 3.11 Положения № 637).

Кроме того, для учета наличности в кассе применяется кассовая книга и книга учета выданных и принятых старшим кассиром денег.

Типовая форма приходного кассового ордера (типовая форма № КО1) приведена в приложении 2 к Положению № 637. Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Одновременно с заполнением приходного кассового ордера к нему оформляется квитанция (она является отрывной частью приходного кассового ордера), которая выдается на руки лицу, сдавшему деньги.

Приходный кассовый ордер и квитанция к нему подписываются главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это руководителем предприятия. Кроме того, квитанция к приходному кассовому ордеру должна быть заверена печатью предприятия (абзац второй п. 3.3 Положения № 637). После этого надлежащим образом оформленный кассовый ордер передается в кассу предприятия.

Приходный кассовый ордер, по которому получена наличность, прилагается к отчету кассира.

Расходный кассовый ордер типовой формы № КО2 (приложение 3 к Положению № 637) такжевыписывается работником бухгалтерии,после чегоподписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером (или лицом, уполномоченным на это руководителем). В том случае, если на документах, приложенных к расходному кассовому ордеру (заявлениях на выдачу наличных, расчетах и т. п.), есть разрешительная надпись руководителя, то его подпись на самом кассовом ордере не обязательна (абзац второй п. 3.4 Положения № 637).

Оттиск печати в расходном кассовом ордере типовой формы № КО2 не предусмотрен.

Оформленный таким образом расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, а затем передается в кассу предприятия.

Расходные кассовые ордера, оформленные на основании расходных ведомостей, регистрируются после осуществления выплат, указанных в этих расходных ведомостях.

В случае выдачи отдельным физическим лицам наличности (в том числе работникам предприятия) по расходным кассовым ордерам кассир требует предъявить паспорт или документ, который его заменяет, записывает его наименование и номер, кем и когда он выдан. Физическое лицо расписывается в расходном кассовом ордере о получении наличности с указанием полученной суммы (гривень — словами, копеек — цифрами). При этом для выведения остатка наличности в кассе не принимаются расходные кассовые ордера, в которых выдача наличности из кассы не подтверждена подписью получателя.

Если выдача наличности проводится на основании доверенности, оформленной в установленном порядке согласно законодательству Украины, то в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя наличности бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получить наличность. Доверенность остается у кассира и прилагается к расходному кассовому ордеру.

Выдача наличности лицам, которых нет в штатном расписании предприятия, осуществляется по расходным кассовым ордерам, которые выписываются отдельно на каждое лицо, либо по отдельной расходной ведомости.

Заметим, что при заполнении как приходных, так и расходных кассовых ордеров необходимо учитывать ряд общих требований к их оформлению, предусмотренных Положением № 637:


1. Кассовый ордер оформляется бухгалтером предприятия, а не кассиром (п. 3.10 Положения № 637).

2. Приходные и расходные кассовые ордера выписываются в одном экземпляре.

3. Приходные и расходные кассовые ордера заполняются чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой, при помощи печатной машинки, компьютерных средств или другими способами, которые бы обеспечили надлежащую сохранность этих записей в течение установленного для хранения документов срока (п. 3.10 Положения № 637).

4. Исправления в кассовых ордерах запрещены (п. 3.10 Положения № 637). В случае если при заполнении этих документов бухгалтер допустил ошибку, следует оформить новый документ.

5. Прием и выдача наличности по кассовым ордерам может осуществляться только в день их составления (п. 3.10 Положения № 637).

6. В документах при указании сумм национальной денежной единицы гривни может использоваться ее графический знак (п. 3.14 Положения № 637).

7. В приходных и расходных кассовых ордерах, которые оформляются на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (выдача наличных по расходным ведомостям, платежным карточкам, сдача наличности в банк, получение наличных из банка по чеку и оприходование денежных средств в кассе), реквизит «Получил» или «Принято от» не заполняется.

8. Сразу же после получения или выдачи наличности по кассовым ордерам, они подписываются кассиром, а на приложенных к ним документах ставится отпечаток штампа или надпись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).


Как предусмотрено п. 3.11 Положения № 637, все кассовые ордера до передачи в кассу предприятия регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовые формы № КО3 или № КО-3а, приведенные в приложении 4 к Положению № 637), который ведется отдельно по приходным и расходным операциям. Исключение сделано только для расходных кассовых ордеров, которые оформлены на основании расходных ведомостей, — такие ордера регистрируются после осуществления выплат, указанных в таких ведомостях.

При рассмотрении порядка оформления журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов следует обратить внимание на такой момент, как возможность исправления ошибок, допущенных при его заполнении.

Как было отмечено выше, п. 3.10 Положения № 637 запрещает вносить исправления в приходные и расходные кассовые ордера. Относительно корректировок в журналах по форме № КО3 и № КО3а указанным Положением никаких ограничений не предусмотрено. Следовательно, подобные исправления вполне возможны.

При внесении исправлений в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов следует придерживаться общих правил. То есть неправильный текст и цифры зачеркиваются и над ними пишутся правильные значения. Зачеркивание осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки должно сопровождаться надписью «Исправлено» и подтверждено подписью бухгалтера с указанием даты исправления.

Все поступления и выдачу наличных в национальной валюте предприятия отражают в кассовой книге типовой формы № КО4 (приложение 5 к Положению № 637). Каждое предприятие (юридическое лицо), имеющее кассу, ведет одну кассовую книгу для учета операций с наличностью в национальной валюте (без учета касс обособленных подразделений). Если предприятие осуществляет операции с наличной иностранной валютой, то на каждый вид валюты ведется отдельная кассовая книга.

Прежде чем приступить к заполнению кассовой книги, кассир должен оформить ее титульную страницу (указать наименование предприятия, идентификационный код согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины) и пронумеровать листы книги. После этого кассовую книгу прошнуровывают, количество листов заверяют своими подписями руководитель предприятия и главный бухгалтер. Кроме того, на обороте последней страницы кассовой книги делается надпись «В настоящей книге пронумеровано и прошнуровано… листов». Прошнурованные листы скрепляются печатью юридического лица.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. В случае необходимости корректировка записей производится в общем порядке. Исправления удостоверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера (или на лицо, уполномоченное руководителем предприятия).

При заполнении кассовой книги следует руководствоваться следующими требованиями Положения № 637:


1. Записи в кассовой книге кассир осуществляет в двух экземплярах (через копировальную бумагу) чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой. Первые экземпляры, которые являются неотрывной частью листа кассовой книги, остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры, которые являются отрывной частью листа кассовой книги, представляют собой документы, по которым кассиры отчитываются относительно движения денег в кассе. Первые и вторые экземпляры должны иметь одинаковые номера.

2. Записи в кассовой книге производятся кассиром по операциям получения или выдачи наличности по каждому кассовому ордеру и расходной ведомости в день ее поступления или выдачи.

3. Остаток наличных денежных средств в кассе предприятия на начало рабочего дня (данные по строке книги «Остаток на начало дня») должен быть равен остатку наличных на конец предыдущего дня (данные по строке книги «Остаток на конец дня» за предыдущий день).

4. Наличные денежные средства, выданные по расходным ведомостям на выплаты, связанные с оплатой труда, отражаются в кассовой книге после окончания сроков этих выплат, а именно по истечении трех рабочих дней, включая день получения наличных в учреждении банка. До этого в конце дня по строке «В том числе на оплату труда» указывается сумма по расходным ведомостям, не списанная в расход кассы.

5. Если данные приходных и расходных кассовых ордеров, выписанных в течение дня, не помещаются на одном листе, то заполняется следующий лист кассовой книги.


При наличии на предприятии нескольких кассиров обязательным является ведение старшим кассиром книги учета выданных и принятых старшим кассиром денег типовой формы № КО5 (приложение 6 к Положению № 637).

Как предусмотрено п. 4.6 Положения № 637, старший кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличности под роспись в книге по форме № КО5.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны составить отчет о полученной и выданной наличности по соответствующим приходным и расходным кассовым документам, а также сдать остаток наличности и кассовые документы по проведенным операциям старшему кассиру под роспись в книге по форме № КО5.

Кроме того, книга учета выданных и принятых старшим кассиром денег применяется также для учета наличности, выданной из кассы предприятия доверенному лицу, которое выплачивает заработную плату в течение установленных сроков, и возврата им имеющейся наличности и кассовых документов.

Приведем примеры заполнения перечисленных выше кассовых документов.

1.GIF

2.GIF

3.GIF

4.GIF

5.GIF

6.GIF

Продолжение читай тут



Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це
загрузка...
Коментарі (0)