Составление первичной транспортной документации
Итак, перевозка грузов автомобильным транспортом, как на коммерческой основе, так и для собственных нужд предприятия, должны осуществляться при наличии, прежде всего, надлежащим образом оформленной товарнотранспортной накладной.
4. Составление первичной транспортной документации
Типовые формы первичного учета работы грузового автомобиля утверждены приказом № 488. К ним относятся:
— товарнотранспортная накладная (типовая форма № 1ТН);
— путевой лист грузового автомобиля (типовая форма № 2ТН (действует в пределах Украины));
— путевой лист грузового автомобиля в международном сообщении (типовая форма № 1 (международная));
— талон заказчика (типовая форма № 1ТЗ).
Итак, перевозка грузов автомобильным транспортом, как на коммерческой основе, так и для собственных нужд предприятия, должны осуществляться при наличии, прежде всего, надлежащим образом оформленной товарнотранспортной накладной.
Товарнотранспортная накладная типовой формы № 1ТН (далее — ТТН) — это единый для всех участников транспортного процесса первичный документ, предназначенный для списания товарноматериальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя, складского, оперативного и бухгалтерского учета, а также для расчетов за перевозку груза и учета выполненной работы.
ТТН оформляется грузоотправителем на каждую поездку автомобиля и для каждого грузополучателя отдельно в четырех экземплярах:
— первый экземпляр остается у грузоотправителя и является основанием для списания товарноматериальных ценностей. Второй, третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузоотправителя, передаются водителю;
— второй экземпляр, который водитель сдает грузополучателю, является основанием для оприходования товарноматериальных ценностей;
— третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, водитель передает перевозчику.
Третий экземпляр, являющийся основанием для расчетов за выполнение транспортных услуг, перевозчик присылает заказчику автотранспорта для оплаты услуг по перевозке; четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и является основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.
В тех случаях, когда в разделе «Сведения о грузе» невозможно перечислить все названия и характеристики предъявленных к перевозке товарноматериальных ценностей, к ТТН прилагается как неотъемлемая ее часть надлежащим образом оформленная специализированная форма товарной накладной (сертификат или другая форма первичного учета), применяемая предприятием для оформления операций по передаче товарноматериальных ценностей. При этом графы 1, 2, 4, 5, 6 и 7 раздела «Сведения о грузе» ТТН не заполняются. В свободных строках граф указываются названия специализированных форм, номера и даты их выписки.
В таком случае ТТН без приложенной товарной накладной считается недействительной и не может использоваться для расчетов с грузоотправителями и грузополучателями, а также для учета выполненных объемов перевозок и начисления заработной платы водителю.
При перевозке однородных грузов от грузоотправителя в адрес грузополучателя на одно и то же расстояние при условии обеспечения целостности груза допускается оформление одной ТТН на весь объем груза, перевезенного автомобилем за смену. При этом оформление промежуточных поездок производится с выдачей грузоотправителем водителю автомобиля талона на каждую отдельную поездку. Порядок оформления талона устанавливается по договоренности между грузоотправителем и грузополучателем. Реквизиты талона должны включать сведения, определяющие количество перевезенного груза, время работы автомобиля и его простоя за каждую поездку, а также другие показатели, необходимые для их последующего занесения в ТТН.
Путевые листы типовых форм, оформленные надлежащим образом, выдаются водителю под роспись:
— типовая форма № 1 (международная) — на срок командировки автомобиля и водителя для выполнения перевозки груза в международном сообщении в соответствии с приказом или распоряжением перевозчика;
— типовая форма № 2ТН — только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа за прошлый день работы. На больший срок путевые листы типовой формы № 2ТН выдаются в случаях, когда водитель выполняет перевозку грузов в междугородном сообщении более суток в соответствии с приказом или распоряжением перевозчика.
Эксплуатация грузового автомобиля без путевого листа утвержденной типовой формы запрещается.
К путевым листам в обязательном порядке должны прилагаться ТТН, которыми, как уже было сказано выше, оформляют перевозку грузов автомобильным транспортом как на коммерческой основе, так и для собственных нужд предприятия. При этом данное требование распространяется на все виды перевозок грузов автомобильным транспортом независимо от условий оплаты за его работу (сдельная, почасовая, покилометровая, прочая) и видов перевозки (внутригородская, пригородная, междугородная, международная). Объемы грузовых перевозок, не подтвержденные ТТН, в путевые листы включать не разрешается.
Талон заказчика (типовая форма № 1ТЗ) выписывается ответственным лицом предприятияперевозчика отдельно на каждого заказчика в двух экземплярах иявляется основанием для расчетов перевозчика и заказчика автотранспорта при почасовой форме оплаты транспортных услуг.
Ответственное лицо заказчика в двух экземплярах талона заказчика фиксирует время прибытия автомобиля в его распоряжение и время выбытия, показания спидометра в момент прибытия и выбытия, а также количество выполненных поездок и приложенных ТТН с указанием их номеров.
По завершении выполнения транспортных услуг первый экземпляр оформленного талона заказчика остается у заказчика автотранспорта для учета выполненных транспортных работ и расчетов по ним. Второй экземпляр вместе с путевым листом и ТТН водитель сдает ответственному лицу перевозчика, которое обязано проверить полноту и правильность заполнения реквизитов талона.
И напоследок напомним, что в настоящее время формы первичных документов по учету работы грузового автомобиля не являются бланками строгой отчетности. На это указывает и Госкомпредпринимательства в письме от 08.08.2006 г. № 6197.
Для учета работы легковых автомобилей применяется путевой лист служебного легкового автомобиля (типовая форма № 3). Форма этого документа и инструкция по его заполнению утверждены приказом № 74.
Путевой лист служебного легкового автомобиля применяетсятемисубъектами предпринимательской деятельности, учреждениями и организациями независимо от ведомственного подчинения и форм собственности:
— которые предоставляют служебные автомобили для транспортного обслуживания юридических лиц на коммерческой основе;
— которые используют служебные легковые автомобили в служебных поездках для собственных нужд;
— для которых, по их заявкам, осуществляется транспортное обслуживание легковыми автомобилями.
Путевой лист типовой формы № 3, оформленный надлежащим образом, является основанием для учета транспортной работы перевозчика и списания израсходованного горючего на общий пробег служебных легковых автомобилей, а также для взаиморасчетов между перевозчиком и заказчиком за предоставление транспортных услуг.
Путевой лист служебного легкового автомобиля оформляется только на один рабочий день (смену) и выдается при условии возврата водителем путевого листа за предыдущий день работы. На больший срок путевой лист выдается в случаях транспортного обслуживания в междугородном сообщении свыше одних суток в соответствии с приказом или распоряжением перевозчика.
Перед выдачей путевые листы регистрируются в диспетчерском журнале по следующим реквизитам: дата выдачи, номер путевого листа, фамилия и инициалы водителя, его подпись при получении путевого листа, дата возврата путевого листа, подпись ответственного лица.
Рассмотрим примеры оформления первичной транспортной документации.
