Екатерина Скрипкина, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор» Елена Уварова, юрист Издательского дома «Фактор» Лилия Калашникова, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

Перечень основных документов, используемых в тематическом блоке

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.1971 г.

НКУ — Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI.

Закон о колдоговорах — Закон Украины «О коллективных договорах и соглашениях» от 01.07.93 г. № 3356-XII.

Закон о местном самоуправлении — Закон Украины «О местном самоуправлении в Украине» от 21.05.97 г. № 280/97-ВР.

Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР.

Закон № 3721 — Закон Украины «Об основных принципах социальной защиты ветеранов труда и других граждан преклонного возраста в Украине» от 16.12.93 г. № 3721-XII.

Порядок № 100 — Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.

Список № 1290-1 — Список производств, цехов, профессий и должностей с вредными и тяжелыми условиями труда, занятость работников на работах в которых дает право на ежегодный дополнительный отпуск, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от 17.11.97 г. № 1290.

Список № 1290-2 — Список производств, работ, профессий и должностей работников, работа которых связана с повышенной нервно-эмоциональной и интеллектуальной нагрузкой или выполняется в особых природных географических и геологических условиях и условиях повышенного риска для здоровья, которая дает право на ежегодный дополнительный отпуск за особый характер труда, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от 17.11.97 г. № 1290.

Постановление № 13 — постановление Пленума Верховного Суда Украины «О практике применения судами законодательства об оплате труда» от 24.12.99 г. № 13.

Положение о вахтовом методе работы — Основные положения о вахтовом методе организации работ, утвержденные постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС, Министерства здравоохранения СССР от 31.12.87 г. № 794/33-82.

Рекомендации № 7 — Рекомендации по порядку предоставления работникам с ненормированным рабочим днем ежегодного дополнительного отпуска за особый характер работы, утвержденные приказом Минтруда Украины от 10.10.97 г. № 7.

Методические рекомендации № 138 — Методические рекомендации по применению суммированного учета рабочего времени, утвержденные приказом Минтруда Украины от 19.04.2006 г. № 138.

Методрекомендации № 359 — Методические рекомендации по установлению гибкого режима рабочего времени, утвержденные приказом Минтруда Украины от 04.10.2006 г. № 359.

Приказ № 489 — приказ Госкомстата Украины «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.2008 г. № 489.

Графики сменности

 

График сменности — это график выхода работника на работу. В графиках сменности, как правило, указываются:

— количество смен на протяжении суток;

— порядок выхода работников по сменам;

— время начала, окончания и продолжительности ежедневной работы (смены);

— время перерывов для отдыха и принятия пищи;

— количество выходных дней и дополнительных дней отдыха;

— продолжительность ежедневного (междусменного) и еженедельного отдыха.

Графики сменности утверждаются администрацией предприятия по согласованию с выборным органом профсоюзной организации и доводятся до сведения каждого работника, как правило, не позднее чем за один месяц до их введения (см. письмо Минтруда от 05.05.2011 г. № 149/13/116-11).

Графики сменности составляют на весь учетный период таким образом, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период не превышала нормального количества рабочих часов.В любом случае должен быть соблюден годовой баланс рабочего времени. Вместе с тем на практике бывает, что не удается добиться того, чтобы в учетном периоде была соблюдена норма рабочего времени. В этом случае следует учесть, что ст. 65 КЗоТ установлены предельные нормы применения сверхурочных часов: сверхурочные работы не должны превышать для каждого работника 4 часов на протяжении двух дней подряд и 120 часов в год.

При составлении графика сменности также должны учитываться ограничения, льготы и гарантии, предусмотренные для работников действующим законодательством относительно продолжительности смены, перерыва для отдыха и приема пищи, междусменного отдыха, ограничения сверхурочной работы и т. д.

Порядок чередования графиков сменности может быть:

1) прямой, когда после первой смены работник переходит во вторую, а потом в третью смену;

2) обратный — после первой смены работник переходит в третью, а затем уже во вторую смену.

Согласно ст. 58 КЗоТ чередование работников в сменах должно происходить равномерно. Однако, учитывая запрет на привлечение к работе в ночное время некоторых категорий работников (ст. 55 КЗоТ), данное требование КЗоТ не исключает необходимой корректировки.

Переход работника из одной смены в другую производится регулярно через определенное количество рабочих дней (как правило, через неделю) в соответствии с графиком смен, составленным с учетом специфики работы.

При отсутствии работника, который должен выйти на смену, руководитель подразделения (или другое ответственное лицо) должен принять срочные меры по поиску замены. В таком случае допускается сверхурочная работа для работника предыдущей смены, но ее продолжительность не должна превышать 4 часов на протяжении двух дней подряд и 120 часов в год (см. ст. 65 КЗоТ).

Пример. В литейном цехе предприятия установлена трехсменная работа, при которой три бригады работников чередуются согласно графикам сменности. В каждой из смен работник работает по 8 часов (за исключением выходных и праздничных дней). Первая смена работает с 6.00 до 14.00, вторая смена — с 14.00 до 22.00, третья смена — с 22.00 до 6.00. Учет рабочего времени — поденный. На предприятии установлена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями — суббота и воскресенье.

Приведем типовой график сменности при пятидневной рабочей неделе на декабрь 2011 года.

 

Бригада

Числа месяца

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

х

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

1

I

I

В

В

II

II

II

II

II

В

В

III

III

III

III

—

III

В

В

I

I

I

I

I

В

В

II

II

II

II

II

В

2

II

II

В

В

III

III

III

III

III

В

В

I

I

I

I

—

I

В

В

II

II

II

II

II

В

В

III

III

III

III

III

В

3

III

III

В

В

I

I

I

I

I

В

В

II

II

II

II

—

II

В

В

III

III

III

III

III

В

В

I

I

I

I

I

В

 

Условные обозначения:

В — день еженедельного отдыха (выходной или праздничный день);

I — первая смена;

II — вторая смена;

III — третья смена.

График сменности отражает плановые показатели использования рабочего времени. Документом, который отражает фактически отработанное время, является табель учета рабочего времени. Вопросы табельного учета наемных работников мы рассмотрим далее. 

Учет рабочего времени

 

Ведение учета рабочего времени на предприятии осуществляет работодатель. Учет рабочего времени может вестись в двух направлениях: кадровый учет рабочего времени и учет рабочего времени для целей определения сумм заработной платы каждого из работников. В данной статье рассмотрим механизм ведения учета рабочего времени для определения заработной платы, который является элементом режима рабочего времени, его виды, а также особенности применения в связи со спецификой деятельности предприятия.

Положениями КЗоТ установлены три вида учета рабочего времени:

1) поденный;

2) еженедельный;

3) суммированный.

В основу данного разделения положен временной отрезок, на протяжении которого работодателем, во-первых, производится подсчет фактически отработанных работником часов с целью сравнения с установленной ему нормой рабочего времени в часах, а во-вторых, устанавливаются правовые последствия такого подсчета (например, наличие часов, отработанных сверх нормы рабочего времени (ст. 52, 53 и 61 КЗоТ), которые подлежат оплате в размере, определенном ст. 106 КЗоТ).

Выбор вида учета рабочего времени предприятие осуществляет самостоятельно в зависимости от установленных на нем условий труда.

 

Поденный учет рабочего времени

Поденный учет рабочего времени вводится, как правило, для работников с равной продолжительность рабочего дня в каждом из дней рабочей недели. Например, поденный учет рабочего времени может быть установлен для работника, продолжительность ежедневной работы которого, в каждый из дней рабочей недели, остается неизменной и составляет 8 часов.

При установлении данного вида рабочего времениработодатель ежедневно:

— ведет учет фактически отработанного каждым работником рабочего времени;

— определяет правовые последствия такого учета.

 

Еженедельный учет рабочего времени

Еженедельный учет рабочего времени вводится для работников, продолжительность рабочего времени которых на протяжении рабочей недели может изменяться, однако в общем за неделю ими должна быть соблюдена недельная норма продолжительности рабочего времени, установленная на предприятии с учетом требований ст. 50 и 51 КЗоТ.

При введении еженедельного учета рабочего времени работодатель:

— ежедневно ведет учет фактически отработанного каждым работником рабочего времени;

— по окончании недели определяет правовые последствия такого учета (соблюдение установленной недельной нормы рабочего времени, наличие часов, отработанных сверх нормы и т. д.).

 

Суммированный учет рабочего времени

Согласно ст. 61 КЗоТ суммированный учет рабочего времени может вводиться:

1) на непрерывно действующих предприятиях, в учреждениях и организациях;

2) в отдельных производствах, цехах, участках, отделениях и на некоторых видах работ, где по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная для данной категории работников дневная или недельная продолжительность рабочего времени.

При суммированном учете рабочего времени установленная в соответствии с законодательством ежедневная или еженедельная норма рабочего времени может не соблюдаться, однако общая продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального количества рабочих часов (ст. 50 и 51 КЗоТ).

Данный вид учета рабочего времени может быть внедрен работодателем лишь при наличии указанных в ст. 61 КЗоТ оснований и только по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации предприятия, учреждения, организации, а в случае отсутствия такового — с представителями трудящихся, избранными и уполномоченными трудовым коллективом.

Установление и применение на предприятии суммированного учета рабочего времени определяется коллективным договором и/или правилами внутреннего трудового распорядка, в которых, в частности, указывают:

1) перечень производств, цехов, участков, отделений, видов работ, должностей работников, для которых установлен суммированный учет рабочего времени;

2) учетный период. Он может измеряться декадой, месяцем, кварталом, полугодием, годом и др. (п. 6 Методических рекомендаций № 138) и охватывает рабочее время, часы работы в выходные и праздничные дни и часы отдыха;

3) порядок оплаты труда (оклад, ставка, сдельные расценки).

При суммированном учете рабочего времени работодатель:

— ежедневно ведет нарастающим итогом с начала установленного учетного периода учет фактически отработанного каждым работником рабочего времени;

— по окончании учетного периода определяет правовые последствия проведенного учета (реализацию работником установленной нормы рабочего времени в учетном периоде, наличие часов, отработанных сверх установленной нормы, в ночное время, в праздничные и нерабочие дни и др.).

Что касается нормы рабочего времени за учетный период, то порядок ее определения при суммированном учете рабочего времени КЗоТ не установлен. Вместе с тем положения, регулирующие данный момент, содержатся в Методических рекомендациях № 138. Согласно п. 12 Методических рекомендаций № 138 норма рабочего времени за учетный период может определяться:

— по календарю из расчета шестидневной рабочей недели, семичасового рабочего дня (или соответствующего сокращенного рабочего дня) с учетом сокращенного рабочего времени накануне выходных дней — до 5 часов и накануне праздничных и нерабочих дней — на 1 час;

или

— по графику пятидневной рабочей недели, в порядке, установленном в коллективном договоре. Учитывая то, что при пятидневной рабочей неделе КЗоТ не предусматривает установление конкретной продолжительности ежедневной работы (есть только ограничение еженедельной работы — 40 часов), норма рабочего времени за учетный период определяется путем умножения времени продолжительности рабочего дня на количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели, приходящихся на этот период, с равной продолжительностью каждого рабочего дня, с учетом ее сокращения накануне праздничных и нерабочих дней и выходными днями в субботу и воскресенье.

Продолжительность работы в течение дня (смены) при суммированном учете рабочего времени, с учетом характера и условий труда, может составлять до 12 часов (п. 4 Методических рекомендаций № 138). Вместе с тем не рекомендуется устанавливать удлиненную продолжительность рабочего дня на работах с вредными и тяжелыми условиями труда.

Работа сверх нормы рабочего времени, предусмотренной графиком в отдельные дни, недели, месяцы учетного периода, при сохранении нормы рабочего времени за учетный период не является сверхурочной работой. Ведь переработка, возникающая в отдельные дни при суммированном учете, может быть скомпенсирована работодателем дополнительными днями отдыха в учетном периоде или соответствующим уменьшением продолжительности работы в другие дни учетного периода (абзац третий п. 4 Методических рекомендаций № 138).

Сверхурочным при суммированном учете рабочего времени считается время, отработанное работником сверх нормы продолжительности рабочего времени за учетный период. Сверхурочное время подлежит оплате в соответствии со ст. 106 КЗоТ (см. с. 23).

Подсчет и оплата часов сверхурочной работы производится работодателем в конце учетного периода.

Общее количество сверхурочных часов за учетный период определяется как разница между фактически отработанным временем и нормой рабочего времени за этот период. При подсчете нормы рабочего времени за учетный период для определения сверхурочных часов из рабочего времени исключаются дни, которые по графику или режиму работы приходятся на время, в течение которого работник в соответствии с законодательством был освобожден от выполнения трудовых обязанностей (например, отпуск, болезнь, выполнение государственных обязанностей и т. п.). Соответственно болезнь работника, отпуск и т. д., приходящиеся на дни, которые по графику работы являются для него выходными, не уменьшают норму рабочего времени.

При подсчете сверхурочных часов по работнику с суммированным учетом рабочего времени работа в праздничные и нерабочие дни, проведенная сверх установленной на предприятии нормы рабочего времени, за учетный период не учитывается, поскольку она уже оплачена в двойном размере.

Пример 1. На предприятии установлен учетный период — квартал. Норма продолжительности рабочего времени, рассчитанная по графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями (суббота и воскресенье) и продолжительностью времени работы в течение каждого рабочего дня 8 часов при 40-часовой рабочей неделе, учитывая сокращение рабочего времени накануне праздничных и нерабочих дней, в IV квартале 2011 года составит 520 часов, из них:

— в октябре — 168 часов;

— в ноябре — 176 часов;

— в декабре — 176 часов.

С 1 по 24 ноября 2011 года работник не работал в связи с ежегодным отпуском. На этот период по графику сменности работника приходится 15 рабочих дней по 10 часов. Таким образом, работник отсутствовал на работе 150 часов. Согласно табелю учета рабочего времени работник отработал за квартал 372 часа.

Нормальная продолжительность рабочего времени, которую должен отработать работник, составит за квартал 370 часов, из них:

— в октябре — 168 часов;

— в ноябре — 26 часов (176 ч - 150 ч);

— в декабре — 176 часов.

Если работник фактически отработал в за квартал 372 часа, то количество сверхурочных часов за учетный период составит 2 часа (372 ч - 370 ч).

Пример 2. В цехе, где работает работник, используется суммированный учет рабочего времени. Учетный период — месяц. Норма продолжительности рабочего времени, рассчитанная для данного работника согласно графику пятидневной рабочей недели на ноябрь 2011 года, составила 176 часов. Согласно табелю учета рабочего времени работник фактически отработал в ноябре 2011 года 140 часов. В период с 21 по 25 ноября 2011 года работник болел, о чем свидетельствует предоставленный листок нетрудоспособности. На этот период по графику сменности работника приходится 4 рабочих дня по 10 часов.

Определим количество сверхурочных часов.

Работник отсутствовал на работе 40 часов (4 дн. х 10 ч/дн.).

Нормальная продолжительность рабочего времени, которую должен отработать работник, составит:

176 - 40 = 136 (ч.).

Рассчитаем количество сверхурочных часов за учетный период:

140 - 136 = 4 (ч.).

Относительно выходных дней отметим следующее. Выходные дни для работников, которым установлен суммированный учет рабочего времени, устанавливаются графиком работы (сменности) и они могут не совпадать с общепринятыми выходными днями, установленными на предприятиях в зависимости от продолжительности рабочей недели (ст. 67 КЗоТ). Согласно п. 9 Методических рекомендаций № 138 количество выходных дней по графику работы (сменности) в учетном периоде не должно быть меньше количества полных недель этого учетного периода.

Пример 3. Для работника предприятия введен суммированный учет рабочего времени. Учетным периодом является календарный месяц. На предприятии установлена шестидневная рабочая неделя.

Определим норму рабочего времени в декабре 2011 года.

В декабре 2011 года 4 полные недели. Следовательно, в этом месяце должно быть не менее 4 выходных дней. Допустим, что согласно графику работы выходным днем у работника является понедельник. При шестидневной рабочей неделе продолжительность ежедневной работы накануне выходного дня составляет 5 часов. Продолжительность работы в другие дни — 7 часов. Поскольку 1 января 2012 года праздничный день (ст. 73 КЗоТ), то продолжительность работы 31 декабря 2011 года должна быть сокращена на 1 час и составит 6 часов.

Норма рабочего времени в декабре 2011 года при шестидневной рабочей неделе составит:

4 дн. х 5 ч/дн. + 1 дн. х 6 ч/дн. + (31 дн. - 4 дн. -4 дн. - 1 дн.) х 7 ч/дн. = 180 ч.

Пример 4. Для работника предприятия введен суммированный учет рабочего времени. Учетным периодом является квартал. На предприятии установлена пятидневная рабочая неделя.

Определим норму рабочего времени в IV квартале 2011 года.

Норма рабочего времени в IV квартале 2011 года составит:

21 дн. х 8 ч/дн. + 22 дн. х 8 ч/дн. + 22 дн. х 8 ч/дн. = 520 ч.

В случае привлечения работника к работе в день, который согласно графику работы (сменности) для него является выходным, такая работа подлежит компенсации, по согласию сторон, путем предоставлением другого дня отдыха или в денежной форме в двойном размере (см. на с. 17).

Графики работы (сменности) при суммированном учете рабочего времени должны разрабатываться таким образом, чтобы:

1) продолжительность перерыва в работе между сменами (включая перерыв на обед) была не менее двойной продолжительности времени работы в предыдущей смене (ч. 1 ст. 59 КЗоТ). То есть, если работник отработал (с учетом перерыва на обед) 12 часов подряд, он должен выйти в следующую смену не ранее чем через 24 часа;

2) продолжительность еженедельного непрерывного отдыха должна быть не менее 42 часов (ст. 70 КЗоТ).

Назначение работника на работу в течение двух смен подряд запрещается (ч. 2 ст. 59 КЗоТ).

В отдельных случаях в соответствии с п. 8 Методических рекомендаций № 138 продолжительность ежедневного (междусменного) отдыха может быть сокращена, но она не может быть менее 12 часов в сутки. На условиях, определенных коллективным договором, неиспользованные часы ежедневного (междусменного) отдыха суммируются и могут быть предоставлены как дополнительные свободные от работы дни в течение учетного периода. За счет увеличения продолжительности рабочего времени в течение суток (более 8 часов в день) свободные от работы дни чередуются с рабочими днями через один, два, три или другое количество дней.

При суммированном учете рабочего времени нормирование продолжительности рабочего времени следует проводить таким образом, чтобы сумма часов рабочего времени не превышала норму рабочего времени в учетном периоде. Нормирование осуществляется путем составления графика сменности.

Пример 5. На предприятии установлена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями — суббота и воскресенье. Для ведения круглосуточной охраны территории предприятия приняты на работу 4 охранника.

Один охранник (Марченко И. И.) работает по графику работы предприятия (пять дней в неделю, суббота, воскресенье — выходные дни). Продолжительность его смены — 8 часов (с 9.00 до 18.00, перерыв на обед с 13.00 до 14.00).

Для остальных трех охранников (Носенко С. К., Сопилки О. О., Ященко Н. Г.) установлен суммированный учет рабочего времени, с учетным периодом, равным месяцу. Они работают по графику сменности:

— в будние дни — с 18.00 до 9.00 (15 рабочих часов);

— в выходные, праздничные и нерабочие дни — с 9.00 до 9.00 (24 часа).

Выходные дни охранникам с суммированным учетом рабочего времени устанавливаются по возможности в субботу и воскресенье.

Норма рабочего времени на ноябрь 2011 года, рассчитанная по графику пятидневной недели, составит 176 ч.

Приведем график сменности охранников предприятия.

 

Охранник	Числа месяца
	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Итого
	16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30
Марченко И. И.	8	8	8	8	В	В	8	8	8	8	8	В	В	8	8	176
	8	8	8	В	В	8	8	8	8	8	В	В	8	8	8
Носенко С. К.	15	О	О	15	В	В	15	О	О	15	В	В	24	О	О	168
	15	О	О	24	В	В	15	О	О	15	В	В	15	О	О
Сопилка О. О.	О	15	О	О	24	В	В	15	О	О	15	В	В	15	О	177
	О	15	В	В	24	О	О	15	О	О	24	В	В	15	О
Ященко Н. Г.	О	О	15	В	В	24	О	О	15	О	О	24	В	В	15	177
	О	О	15	В	В	15	О	О	15	В	В	24	О	О	15

 

Условные обозначения:

8, 15, 24 — продолжительность смены;

В — день еженедельного отдыха (выходной или праздничный день);

О — день междусменного отдыха.

 

Поскольку согласно условию примера охранники, которым установлен суммированный учет рабочего времени, не имеют перерыва в работе, то все их время нахождения на рабочем месте включается в рабочее время.

Что касается режима работы охранников, которые находятся на рабочем месте 24 часа в сутки, а потом отдыхают двое суток, то, по нашему мнению, такой режим допустим, поскольку прямого запрета на это КЗоТ не содержит. Приведенная в же п. 4 Методических рекомендаций № 138 норма (см. выше) носит рекомендательный характер.

Требования ч. 1 и ч. 2 ст. 59 КЗоТ, ст. 70 КЗоТ в данном случае будут соблюдены.

Обращаем внимание: количество часов, предусмотренное графиком сменности, является для работника нормой. Поэтому, если работник, оплата труда которого производится исходя из оклада, установленного в штатном расписании, полностью отработал все дни месяца, предусмотренные графиком сменности, он должен получить полный месячный оклад. Если же работник часть месяца не работал (например, находился на больничном), норма рабочего времени будет уменьшена на количество дней, которые по графику приходятся на время болезни. Следовательно, заработная плата будет рассчитана пропорционально отработанному времени.

Табель учета рабочего времени

 

Табель учета рабочего времени (далее — табель) — это поименный списокработников структурного подразделения (цеха (отдела), участка) предприятия, учреждения, организации. Типовая форма табеля № П-5 утверждена приказом Госкомстата Украины от 05.12.2008 г. № 489. Она носит рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. В свою очередь, предприятия могут дополнять эту форму другими показателями, необходимыми для учета использования рабочего времени с учетом специфики своей деятельности.

Показатели табеля являются необходимыми для:

— учета использования рабочего времени всех категорий работающих;

— контроля за соблюдением работающими установленного режима рабочего времени;

— получения данных об отработанном времени;

— расчета заработной платы;

— составления статистической отчетности по труду.

Ведение табеля является обязательным для всех юридических лиц независимо от количества работников (п. 1 приказа № 489). Вести табель уместно и физическим лицам — предпринимателям, размер заработной платы наемных работников которых зависит от отработанного времени.

Табель ведется на весь учетный состав работников отдельно по каждой категории работающих (руководители, специалисты, служащие, рабочие) и в пределах категорий — в порядке табельных номеров или в алфавитном порядке. Для ведения учета использования рабочего времени каждому работающему присваивается табельный номер. В случае увольнения (или перевода) работника в другой цех (отдел) его прежний табельный номер не может быть присвоен другому работнику и должен оставаться свободным не менее трех лет.

На каждого работника в табеле, как правило, заполняется только одна строка. Исключение составляют внутренние совместители. На них в табеле будут заполнены две строки: в одной строке указывается время основной работы, а во второй — время работы по совместительству.

Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на то работником, за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц. Включение работника в табель или исключение из него (в связи с увольнением или внутренним перемещением) осуществляется на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (контракта). В свою очередь, отметки в табеле о причинах неявок на работу или о фактически отработанном времени, о работе в сверхурочное время или других отклонениях от нормальных условий работы производятся только на основании других должным образом оформленных документов по учету личного состава. К таким документам относятся приказы о направлении в служебную командировку, о предоставлении отпуска, листки нетрудоспособности и т. д.

Табель ведется в течение месяца уполномоченным на это работником, который специально назначен (приказом по предприятию, учреждению), у которого эти обязанности указаны в должностной инструкции и который несет персональную ответственность за достоверность и правильность ведения табеля. По концу месяца в табеле подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Заполненный табель подписывается руководителем подразделения.

Что касается табеля на аванс, то в нем указываются промежуточные результаты (за первую половину месяца с 01 по 15 число месяца включительно).

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.).

Отметки в табеле о фактически отработанном времени, о причинах неявок на работу, о работе в режиме неполного рабочего времени, о работе в сверхурочное время, сокращенной продолжительности рабочего времени или других отклонениях от нормальных условий работы проставляются на основании документов, оформленных надлежащим образом.

Для отражения использованного рабочего времени за каждый день в табеле отведены две строки:

нижняя — для отметки условных обозначений видов затрат рабочего времени;

верхняя — для записи количества отработанных или неотработанных часов по соответствующим видам затрат рабочего времени.

Условные обозначения отработанного времени (буквенный и цифровой коды) приведены на титульном листе табеля типовой формы № П-5.

Условное обозначение видов затрат рабочего времени приведем ниже в таблице:

 

Условные обозначения	Код
	буквенный	цифровой
1	2	3
Часы работы, предусмотренные колдоговором	Р	01
Часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделя) в соответствии с законодательством	РС	02
Вечерние часы работы	ВЧ	03
Ночные часы работы	РН	04
Сверхурочные часы работы	НУ	05
Часы работы в выходные и праздничные дни	РВ	06
Командировки	ВД	07
Основной ежегодный отпуск (ст. 6 Закона об отпусках)	В	08
Ежегодный дополнительный отпуск (ст. 7, 8 Закона об отпусках)	Д	09
Дополнительный отпуск, предусмотренный ст. 20, 21, 30 Закона Украины «О статусе и социальной защите граждан, которые пострадали вследствие Чернобыльской катастрофы» от 28.02.91 г. № 796-ХІІ	Ч	10
Творческий отпуск (ст. 16 Закона об отпусках)	ТВ	11
Дополнительный отпуск в связи с обучением (ст. 13, 14, 15, 151 Закона об отпусках)	Н	12
Отпуск без сохранения заработной платы в связи с обучением (пп. 12, 13, 17 ст. 25 Закона об отпусках)	НБ	13
Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке (ст. 25 кроме пп. 3, 12, 13, 17 Закона об отпусках)	ДБ	14
Дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, которые имеют детей (ст. 19 Закона об отпусках)	ДО	15
Отпуск в связи с беременностью и родами (ст. 17 Закона об отпусках) и отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (ст. 18 Закона об отпусках)	ВП	16
Отпуск для ухода за ребенком до достижения им 6-летнего возраста (ст. 25 п. 3 Закона об отпусках)	ДД	17
Отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон (ст. 26 Закона об отпусках)	НА	18
Другие отпуска без сохранения заработной платы (на период прекращения выполнения работ)	БЗ	19
Неявки в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю)	НД	20
Неявки в связи с временным переводом на работу на другое предприятие на основании договоров между субъектами хозяйствования	НП	21
Другое неотработанное время, предусмотренное законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, допризывная подготовка, военные сборы, донорские, отгул и др.)	ІН	22
Простой	П	23
Прогулы	ПР	24
Массовые невыходы на работу (забастовки)	С	25
Оплачиваемая временная нетрудоспособность	ТН	26
Неоплачиваемая временная нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой и др., подтверждено справками лечебных заведений)	НН	27
Неявки по невыясненным причинам	НЗ	28
Другие виды неявок, предусмотренные коллективными договорами, соглашениями	ІВ	29
Другие причины неявок	І	30

 

Далее рассмотрим отдельные ситуации, при наступлении которых могут возникнуть трудности с заполнением табеля по форме № П-5.

1. Еженедельный учет рабочего времени.Как уже указывалось выше, при еженедельном учете рабочего времени продолжительность рабочего дня в течение недели может варьироваться. В табеле в таком случае необходимо отображать фактическое количество отработанных работником часов.

2. Суммированный учет рабочего времени. При суммированном учете рабочего времени труд работников регулируется графиками работы (сменности), на основании которых составляют табель рабочего времени, в котором соответственно фиксируются данные о явках/неявках сотрудников на работу по графику.

В случае если в соответствии с графиком сменности время работы приходится на ночь, табелировать такие рабочие часы можно либо разбивая их между смежными сутками, либо относить на день начала/конца смены.

3. Выходные, праздничные и нерабочие дни. Табель по форме № П-5 не предусматривает кодировку для выходных (дней еженедельного отдыха), праздничных и нерабочих дней. Поля таких дней можно оставлять незаполненными либо проставлять в них прочерк.

Вместе с тем если работа работника в такие дни не предусмотрена трудовым договором и графиком работы, то отработанное время табелируют с кодом «РВ» (06).

4. Неполное рабочее время. Для кодировки работы в режиме неполного рабочего времени предусмотрены два кода:

— «РС» (02) — часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделя) в соответствии с законодательством;

— «НД» (20) — неявки в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю).

Код «РС» (02) применяется для кодировки отработанного неполного времени, установленного по инициативе работника (ст. 56 КЗоТ). Этот же код применяется для кодировки рабочего времени, отработанного совместителем, поскольку работа по совместительству является разновидностью работы на условиях неполного рабочего времени (см. письмо Минтруда от 03.03.2008 г. № 42/13/133-08).

Кодом «НД» (20) обозначают работу в режиме неполного рабочего времени, установленном по инициативе работодателя (ст. 32 КЗоТ).

5. Ненормированный рабочий день. При установлении работнику ненормированного рабочего дня в табеле указывается фактическое количество отработанных часов (например, 8,5 (8 ч. 30 мин), 10). Учитывая, что перечень условных обозначений видов затрат рабочего времени не предусматривает специального обозначения для такого режима работы, фактическое количество отработанного времени обозначают кодом «Р» (01).

6. Невыясненные причины. Если на момент заполнения табеля нет документов, указывающих на причину отсутствия работника на рабочем месте, в табеле делают отметку о неявке по невыясненным причинам («НЗ»). После предоставления указанных документов табельщик должен будет внести соответствующие изменения.

Пример. Используя условия примера 5 на с. 33, приведем фрагмент табеля рабочего времени, заполненного на работников отдела охраны предприятия.

 

<…>

ТАБЕЛЬ ОБЛІКУ ВИКОРИСТАННЯ РОБОЧОГО ЧАСУ на ноябрь 2011 года

Умовні позначення	Код
	буквений	цифровий
Години роботи, передбачені колдоговором	Р	01
<…>
Вечірні години роботи	ВЧ	03
Нічні години роботи	РН	04
<…>

 

ТАБЕЛЬ ОБЛІКУ РОБОЧОГО ЧАСУ

№ п/п	Табельний номер	Стать (ч/ж)	П. І. Б., посада	Відмітки про явки та неявки за числами місяця (годин)																Відпрацьовано за місяць						<…>
				01	02	03	04	05	06	07	08	09	10	11	12	13	14	15	Х	днів	годин
																					всього	з них:
				16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31			надурочно	нічних	вечірніх	вихідних, святкових
<…>
25	0025	ч	Марченко И. И., охранник	8	8	8	8	—	—	8	8	8	8	8	—	—	8	8	Х	22	176	—	—	—	—
				Р	Р	Р	Р	—	—	Р	Р	Р	Р	Р	—	—	Р	Р	Х
				8	8	8	—	—	8	8	8	8	8	—	—	8	8	8
				Р	Р	Р	—	—	Р	Р	Р	Р	Р	—	—	Р	Р	Р
26	0026	ч	Носенко С. К., охранник	6/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	—	15/4/2	9/6	—	Х	20	168	—	80	40	—
				Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/РН	Р/ РН	—	Х
				6/4/2	9/6	—	15/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	—
				Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—
27	0027	ч	Сопилка О. О., охранник	—	6/4/2	9/6	—	15/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	Х	20	177	1	80	40	—
				—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	Х
				—	6/4/2	9/6	—	15/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	—	15/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6
				—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН
28	0028	ч	Ященко Н. Г., охранник	9/6	—	6/4/2	9/6	—	15/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	—	15/4/2	9/6	—	6/4/2	Х	20	177	1	80	40	—
				Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Х
				9/6	—	6/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	—	6/4/2	9/6	—	15/4/2	9/6	—	6/4/2
				Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/РН	Р/ РН	—	Р/ ВЧ/ РН
<…>