Заяви
Щодо заяв, то можна обрати будь-який варіант, який підходить під внутрішні правила вашого підприємства:
Варіанти:
- один лист-заява, у якому перераховані всі види відпусток, які працівник хоче взяти підряд;
- або окремі заяви на кожен вид відпустки.
Обидва варіанти — цілком легальні. Обирайте той, що простіше і зручніше для вас.
Накази
Щодо наказів, то тут все залежить від строків зберігання наказів. Відповідно до офіційних вимог, накази поділяються на дві категорії:
Накази, які зберігаються 5 років, наприклад:
- про надання щорічної основної відпустки;
- про надання додаткової відпустки (якщо це не відпустка за шкідливі умови);
- відпустки у зв’язку з навчанням.
Накази, які зберігаються 75 років, серед них:
- відпустки за шкідливі та небезпечні умови роботи;
- відпустки для догляду за дитиною;
- відпустки без збереження зарплати.
Якщо терміни зберігання для всіх відпусток однакові, можна видати один спільний наказ. Наприклад, якщо поєднуємо основну і додаткову відпустку за ненормований робочий день — обидва зберігаються 5 років, отже, один наказ цілком прийнятний. Те саме і з поєднанням основної та соціальної відпусток на дітей.
Але якщо строки зберігання різні — оформляйте накази окремо! Наприклад, основна відпустка на 5 років, а додаткова за шкідливі умови — на 75 років, отже — два різні накази. Це допоможе уникнути плутанини у майбутньому. І якщо сумніваєтеся — зробіть краще по одному наказу на кожну відпустку.
Середня зарплата: як рахувати?
Головне правило — середня заробітна плата рахується окремо для кожної відпустки, якщо початок цих відпусток припадає на різні місяці.
Згідно з Порядком № 100 середня зарплата обчислюється за останні 12 календарних місяців, що передують місяцю початку відпустки.
Якщо дві відпустки починаються в одному місяці — рахуємо одну середню зарплату.
Але якщо початок різних відпусток припадає на різні місяці — розрахунки мають бути окремі для кожного виду відпустки.
А тепер кілька прикладів щоб зрозуміти.
Приклад 1. Працівник бере щорічну основну відпустку 14 днів — з 20.08.2025 по 02.09.2025. Потім одразу йде у щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день на 4 дні — з 03.09.2025 по 06.09.2025. Обидві відпустки оформлені в одному наказі.
А що робити із середньою зарплатою?
Тут потрібно порахувати дві окремі середні: для основної відпустки — розрахунковий період з серпня 2024 по липень 2025; для додаткової — з вересня 2024 по серпень 2025. Навіть якщо наказ один, це не впливає на розрахунок — місяці початку різні, тож і середні дві.
Приклад 2. Працівниці надано: основну щорічну відпустку – з 21.07.2025 по 03.08.2025і соціальну відпустку як мамі двох дітей до 15 років – з 04.08.2025 по 13.08.2025. Наказ – один на обидві відпустки.
Тут маємо те саме: дві окремі середні зарплати, бо початок відпусток у різних місяцях.
Важливий момент! При розрахунку середньої зарплати для другої відпустки (яка починається пізніше) враховуються всі виплати за місяці розрахункового періоду, включно з відпускними за першу відпустку, якщо вона припала на цей період.
Інакше кажучи, якщо дні першої відпустки входять у розрахунковий період другої, то її відпускні теж враховують.
Підсумок:
- пишіть заяви або одну, або кілька — як зручно;
- оформляйте накази в залежності від строків їх зберігання;
- рахуйте середню зарплату окремо для кожної відпустки, якщо початок у різні місяці.