Головна / Статті / Кадрова справа / Мін’юст затвердив 42 нові форми кадрових документів: чи обов’язково їх використовувати

Factor PRO

	Пн	Вт	Ср	Чт	Пт	Сб	Нд
31						01	02
32	03	04	05	06	07	08	09
33	10	11	12	13	14	15	16
34	17	18	19	20	21	22	23
35	24	25	26	27	28	29	30
36	31

64 0

Друкувати

Обране

Мін’юст затвердив 42 нові форми кадрових документів: чи обов’язково їх використовувати

Запитання: Наказом № 1860/5 Мін’юст затвердив 42 примірні форми кадрових та інших управлінських документів, зокрема штатного розпису, посадової інструкції, наказів про прийняття та звільнення, надання відпустки. Чи є ці форми обов’язковими та як їх використовувати на практиці?

Відповідь: ні, переходити на нові форми в обов’язковому порядку не потрібно. Форми, затверджені наказом Мін’юсту від 09.07.2026 № 1860/5, мають статус примірних. Тому юридичні особи можуть використовувати їх як готові зразки або як основу для розроблення власних форм документів.

Які форми документів затвердив Мін’юст

Наказом Міністерства юстиції України від 09.07.2026 № 1860/5 затверджено 42 примірні форми та описи уніфікованих форм типових документів, які створюються під час діяльності юридичних осіб.

Усі документи можна умовно розподілити на три великі групи.

1. Організаційні документи

До цієї групи увійшло 10 форм (додатки 1–10), серед яких:

структура юридичної особи;
штатний розпис;
посадова інструкція;
робоча інструкція;
колективний договір;
інші організаційні документи.

2. Розпорядчі документи

Мін’юст запропонував 13 форм розпорядчих документів (додатки 11–23). До них належать накази та розпорядження:

з основної діяльності юридичної особи;
з адміністративно-господарських питань;
з кадрових питань.

Таким чином, серед затверджених зразків можна знайти форми документів, які роботодавці регулярно використовують під час прийняття працівників на роботу, надання відпусток, звільнення та оформлення інших кадрових рішень.

3. Інформаційно-аналітичні документи

Найбільша група містить 19 форм (додатки 24–42). Серед них:

акт;
протокол;
довідка службового характеру;
заява громадянина про прийняття на роботу;
доповідна записка;
пояснювальна записка;
службова записка;
автобіографія;
характеристика;
графік відпусток;
службовий лист.

Крім самого зразка документа, для кожної форми Мін’юст навів короткий опис, який допомагає правильно розташувати його реквізити.

Чи обов’язкові нові форми Мін’юсту

Ні. Форми, затверджені Наказом № 1860/5, не є обов’язковими для застосування.

Ключове значення має саме їхній статус — Мін’юст назвав форми примірними, а не типовими.

Крім того, сам Наказ № 1860/5 не зареєстрований у Міністерстві юстиції України як нормативно-правовий акт.

Тому затверджені ним форми мають рекомендаційний характер. Юридичні особи можуть використовувати їх як основу для оформлення власної організаційно-розпорядчої та кадрової документації. Окремі форми за потреби можуть використовувати й фізичні особи — підприємці.

Чи потрібно змінювати власні форми кадрових документів

Сам факт появи Наказу № 1860/5 не означає, що роботодавцю потрібно терміново замінювати всі форми документів, які він використовував раніше.

Створити одну універсальну форму управлінського документа, яка однаково підходила б усім юридичним особам, фактично неможливо. Під час організації документообігу необхідно враховувати, зокрема:

сферу діяльності юридичної особи;
форму власності;
організаційну структуру;
особливості роботи з персоналом;
внутрішню систему документообігу.

Саме тому запропоновані Мін’юстом форми можна адаптувати до потреб конкретної юридичної особи.

Чи можна змінювати примірні форми

Так, можна. Роботодавець не зобов’язаний дослівно відтворювати форму з Наказу № 1860/5.

Її можна взяти за основу та адаптувати до власної системи документації: додати необхідні відомості, змінити окремі елементи або підготувати на її основі власний шаблон.

Водночас під час такої адаптації необхідно дотримуватися вимог законодавства та Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Як використовувати нові форми на практиці

На практиці форми з Наказу № 1860/5 зручно використовувати як базові шаблони для створення власних уніфікованих документів.

Можливість такого підходу передбачена Правилами № 1000/5. Відповідно до п. 13 глави 1 розділу ІІ цих Правил однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів установи.

Отже, юридична особа може:

переглянути примірні форми, запропоновані Мін’юстом;
обрати ті з них, які використовуються в її роботі;
адаптувати їх до особливостей власної діяльності та документообігу;
перевірити наявність необхідних реквізитів та відповідність ДСТУ 4163:2020;
створити на їх основі власні шаблони;
за потреби об’єднати такі шаблони у збірник (альбом) уніфікованих форм документів установи.

Що робити зі штатним розписом і посадовими інструкціями

Такий самий принцип застосовується до найбільш затребуваних документів — штатного розпису, посадових і робочих інструкцій.

Поява їх примірних форм у Наказі № 1860/5 сама по собі не зобов’язує юридичну особу відмовлятися від документів, оформлених за власними формами, а для бюджетних установ форми штатних розписів затверджені Наказом МФУ від 28.01.2002 р. №57

Нові зразки Мін’юсту можна використати як орієнтир: порівняти їх із чинними формами установи та за потреби вдосконалити власні шаблони.

Висновок

42 форми документів, затверджені Наказом Мін’юсту від 09.07.2026 № 1860/5, мають примірний, а не обов’язковий характер.

Тому роботодавцям не потрібно через появу цього наказу терміново переробляти штатні розписи, посадові інструкції, кадрові накази, графіки відпусток та інші документи.

Водночас нові форми можуть стати зручною основою для впорядкування документообігу. Їх можна адаптувати до потреб конкретної юридичної особи та використовувати для розроблення власних уніфікованих форм документів із дотриманням вимог законодавства та ДСТУ 4163:2020.

Примірні форми типових документів, що створюються під час діяльності юридичної особи (Наказ Мін'юсту №1860/5 від 09.07.2026 р.)

Обговорити 0

Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це

Коментарі

Яка вдача - ви можете стати першим, хто прокоментує цей матеріал.

Залишити коментар: