Чи можна оформити щорічну та дитячу відпустки одним наказом

Працівниця, яка має двох дітей віком до 15 років, планує використати поспіль щорічну основну відпустку та додаткову соціальну відпустку на дітей. Чи обов’язково роботодавцю видавати два окремі накази, чи обидві відпустки можна оформити одним документом?

Так, ці дві відпустки можна надати одним наказом. Головне — чітко зазначити вид, тривалість і період кожної відпустки, а також врахувати правила формування кадрових справ і строки зберігання документів.

Чому дві відпустки можна об’єднати в одному наказі

Під час складання зведених кадрових наказів слід враховувати строки зберігання документів. В одному наказі доцільно об’єднувати рішення, документи щодо яких мають однаковий строк зберігання та надалі формуватимуться в одну справу.

Накази про надання щорічних оплачуваних відпусток і додаткової соціальної відпустки працівникам, які мають дітей, зберігають протягом п’яти років.

Тому надання працівниці щорічної основної та дитячої відпусток можна оформити одним зведеним наказом.

Читайте також: Розрахунок відпускних 2026 - шпаргалка з прикладами

Коли краще видати один наказ

Один наказ зручно оформлювати, коли відпустки надаються працівниці послідовно, без перерви.

Наприклад:

• щорічна основна відпустка — з 27 липня по 9 серпня;
• додаткова соціальна відпустка на дітей — з 10 по 19 серпня.

У такому разі працівниця фактично має один безперервний період відпочинку, однак юридично це залишаються два різні види відпусток.

Яку форму наказу використовувати

Типову форму № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки» затверджено наказом Держкомстату України від 05.12.2008 №489.

Однак ця форма не дуже зручна для одночасного оформлення двох різних видів відпусток. Тому роботодавець може скласти наказ у довільній формі з усіма необхідними реквізитами.

У документі кожну відпустку доцільно виділити окремим пунктом або абзацом.

Що зазначити щодо щорічної основної відпустки

У наказі про надання щорічної основної відпустки слід указати:

• вид відпустки;
• кількість календарних днів;
• дату початку та закінчення;
• робочий рік, за який вона надається;
• підставу для видання наказу.

Щорічну відпустку надають за робочий рік, який обчислюється з дати укладення трудового договору з працівницею.

Що зазначити щодо соціальної відпустки на дітей

В окремому пункті наказу потрібно зазначити:

• повну назву додаткової соціальної відпустки;
• підставу для її надання;
• кількість календарних днів;
• дату початку та закінчення;
• календарний рік, за який працівниця використовує відпустку.

На відміну від щорічної основної відпустки, додаткову відпустку працівникам, які мають дітей, надають за календарний, а не за робочий рік.

Працівниця, яка має двох або більше дітей віком до 15 років, за умови дотримання інших законодавчих вимог має право на додаткову оплачувану відпустку тривалістю 10 календарних днів. За наявності кількох підстав її загальна тривалість не може перевищувати 17 календарних днів.

Приклад формулювання наказу

НАДАТИ:

1. Бухгалтеру Іваненко Олені Петрівні щорічну основну відпустку тривалістю 14 календарних днів з 27 липня по 9 серпня 2026 року за робочий рік з 15 вересня 2025 року по 14 вересня 2026 року.

2. Бухгалтеру Іваненко Олені Петрівні додаткову оплачувану відпустку як одному з батьків, який має двох дітей віком до 15 років, тривалістю 10 календарних днів з 10 по 19 серпня 2026 року за 2026 календарний рік.

Підстава: заява Іваненко О. П., документи, що підтверджують право на додаткову соціальну відпустку.

Коли відпустки не варто об’єднувати в одному наказі

Не слід включати до одного зведеного наказу рішення, для яких установлено різні строки зберігання.

Зокрема, окремо оформлюють накази про:

• відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
• відпустку без збереження заробітної плати;
• відпустки працівникам, зайнятим у важких, шкідливих або небезпечних умовах праці.

Такі документи належать до кадрових наказів тривалого строку зберігання, тому їх не слід об’єднувати з наказами про звичайні щорічні оплачувані відпустки.

Як розрахувати відпускні за дві відпустки

Незважаючи на оформлення одним наказом, оплату щорічної та соціальної відпусток потрібно розраховувати окремо.

Відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати №100 розрахунковим періодом є 12 календарних місяців, що передують місяцю початку відповідної відпустки.

Тому можливі два варіанти.

Обидві відпустки починаються в одному місяці

Якщо щорічна та соціальна відпустки починаються в одному календарному місяці, розрахунковий період для обох виплат буде однаковим.

Наприклад, щорічна відпустка починається 1 серпня, а соціальна — 20 серпня. Для обох відпусток розрахунковим буде один і той самий 12-місячний період, що передує серпню.

Відпустки починаються в різних місяцях

Якщо перша відпустка починається в одному місяці, а друга — у наступному, для кожної відпустки визначають окремий розрахунковий період.

Наприклад:

• щорічна основна відпустка починається 27 липня;
• соціальна відпустка на дітей починається 10 серпня.

Для щорічної відпустки розрахунковий період визначатимуть за 12 місяців, що передують липню, а для соціальної — за 12 місяців, що передують серпню.

Висновок

Щорічну основну та додаткову соціальну відпустку працівниці, яка має двох дітей віком до 15 років, можна оформити одним наказом, особливо якщо вони надаються безперервно одна за одною.

Наказ доцільно скласти в довільній формі, чітко розмежувавши обидва види відпусток. Для щорічної відпустки потрібно зазначити робочий рік, а для дитячої — календарний рік, за який її надають.

Відпускні за кожним видом відпустки розраховують окремо. Якщо відпустки починаються в різних місяцях, для них застосовують різні розрахункові періоди.

Читайте також: Премії та річна винагорода у розрахунку відпускних