Копія наказу про звільнення. Осучаснені норми

Власне, нічого супернового законодавець не винайшов.

Аналогічна вимога була в ст. 47 КЗпП і раніше. Але стосувалася вона лише випадку звільнення працівника з ініціативи роботодавця. Із 10.06.2021 р. видача працівникові копії наказу обов’язкова незалежно від підстави припинення трудового договору.

Порядок виготовлення, оформлення та засвідчення копій документів регулюють Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5, та ДСТУ 4163-2003.

Відповідно до цих Правил залежно від способу виготовлення копії поділяють на:

— факсимільні — виготовлені за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки;

— вільні — виготовлені шляхом передрукування або переписування оригіналу документа, що повністю відтворюють його інформацію, але не абсолютно точно відтворюють його зовнішні ознаки (шрифт, реквізити бланка, підпис, печатку тощо).

Важливо!

Незалежно від виду виготовлення копії, вона повинна бути належним чином засвідчена.

Тільки після цього копія набуває юридичної сили.

Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній. Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії. Проставляють її нижче підпису (п. 5.27 ДСТУ 4163-2003).

Вимоги до засвідчення копій документів:

на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша копії документа, яка засвідчується, проставляється штамп «Копія»;

напис про засвідчення копії документа проставляється нижче реквізиту «Підпис» і складається зі:

— слів «Згідно з оригіналом»;

— найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища;

— дати засвідчення копії.

Напис про засвідчення копії скріплюємо відбитком печатки відповідного структурного підрозділу підприємства або печатки «Для копій» (якщо такі є в наявності).

Видаємо працівнику копію наказу під підпис:

— можна в особовій картці, наприклад, за рядком «Додаткові відомості» чи поряд з інформацією про дату та причину звільнення. Хай працівник напише «Копію наказу про звільнення отримав» й проставить свій підпис;

— можна завести окрему книгу, де працівники будуть ставити свій підпис про отримання наказів про звільнення.

Мацокін Андрій, головний редактор журналу "Держслужбовець"

МІСЦЕВЕ САМОВРЯДУВАННЯ СЕРПЕНЬ, 2021/№ 8/1