Працівник з інвалідністю у 2026 році: зарплата, податки, ЄСВ, звітність

Норматив робочих місць для осіб з інвалідністю

Для всіх роботодавців установлено норматив робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю: 4% від середньооблікової чисельності штатних працівників за рік. Якщо у роботодавця працює від 8 до 25 осіб, норматив виконується шляхом забезпечення одного робочого місця.

Ключова умова виконання нормативу полягає в тому, що місце роботи особи з інвалідністю має бути основним, а зарплата перевищувала мінімальну (8647 грн у 2026 році).

За недотримання нормативу з 2026 року замість адміністративно-господарських санкцій (АГС) сплачуватимуть цільовий внесок на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю, якщо не виконано норматив.

Формула розрахунку внеску така:

Внесок = 40% × середньомісячна зарплата × кількість місяців у кварталі × (норматив − фактична кількість працівників з інвалідністю)

На період воєнного стану розмір внеску становитиме 50% базової ставки. Внески зараховуються до Державного фонду соціального захисту осіб з інвалідністю, який є частиною державного бюджету.

Прийняття на роботу: які документи вимагати і які заборони діють

За загальним правилом, при укладенні трудового договору працівник подає документи, визначені ст. 24 КЗпП: паспорт/ID, трудову книжку (за наявності) або відомості з реєстру застрахованих осіб, а у передбачених законом випадках — документ про освіту, документ про стан здоров’я, військово-обліковий документ тощо. Для працівника з інвалідністю додатково потрібен документ, що підтверджує встановлення інвалідності.

З 01.01.2025 МСЕК не встановлює інвалідність

З 1 січня 2025 року інвалідність більше не встановлює МСЕК. Ці функції виконують експертні команди з оцінювання повсякденного функціонування. Документом встановлення/підтвердження інвалідності є Витяг експертної команди за формою, затвердженою наказом МОЗ від 10.12.2024 № 2067.

Водночас довідки та документи МСЕК, видані до 01.01.2025, залишаються чинними на строк, на який їх видано, але із врахуванням строків переогляду.

Обмеження щодо медичних протипоказань і відмови в прийнятті

Роботодавцю заборонено укладати трудовий договір, якщо запропонована робота протипоказана медичним висновком, а працевлаштування має відповідати індивідуальній програмі реабілітації (ст. 17 Закону № 875).

Відмова в прийнятті на роботу з причини інвалідності не допускається, крім випадків, коли стан здоров’я за висновком МСЕК (або в інших передбачених законом випадках) перешкоджає виконанню обов’язків, загрожує безпеці праці інших осіб, або загрожує погіршенню здоров’я особи з інвалідністю (ст. 17 Закону № 875).

Випробування, неповний час, нічні/надурочні

Особа з інвалідністю, направлена на роботу відповідно до законодавства, приймається без випробувального строку (ст. 26 КЗпП). Водночас ст. 2 Закону № 2136 передбачено, що в період дії воєнного стану умова про випробування працівника під час прийняття на роботу може встановлюватися для будь-якої категорії працівників.

На прохання працівника роботодавець встановлює неповний робочий день (тиждень) і створює пільгові умови праці. Залучення до надурочних та нічних робіт можливе лише за згодою працівника (ст. 172 КЗпП).

Відпустки: тривалість і “зручний час”

За ст. 10 Закону про відпустки, особам з інвалідністю за їх бажанням надають щорічну відпустку повної тривалості до завершення 6-місячного строку безперервної роботи у перший рік, а також — у зручний для них час.

Щорічна відпустка (ст. 6 Закону про відпустки)

• для I та II групи — 30 календарних днів;
• для III групи — 26 календарних днів.

Відпустка без збереження зарплати (ст. 25 Закону про відпустки)

• для I та II групи — до 60 календарних днів;
• для III групи — 30 календарних днів.

Важлива практична деталь: право на більшу тривалість відпустки виникає з дня встановлення інвалідності, а не з дня подання роботодавцю підтвердних документів.

Зарплата, ПДФО, військовий збір і ПСП

Оплата праці осіб з інвалідністю здійснюється у загальному порядку. Водночас до зарплати може застосовуватися податкова соціальна пільга (ПСП), якщо виконано умови пп. 169.4.1 ПКУ: ПСП застосовують до місячного доходу у вигляді зарплати (та прирівняних виплат), якщо він не перевищує граничну суму доходу.

У 2026 році граничний розмір доходу для ПСП — 4660 грн., а сума пільги – 2496 грн.

Підвищена ПСП для інвалідності

Працівник з інвалідністю має підстави для підвищеної ПСП у таких випадках:

• якщо працівник має інвалідність I або II групи, у т. ч. з дитинства — ПСП 150% базової (пп. «ґ» пп. 169.1.3 ПКУ). Для застосування потрібні заява та копія пенсійного посвідчення або довідки МСЕК (за логікою “перехідних” документів — також витяг експертної команди);
• якщо працівник має інвалідність I або II групи і належить до учасників бойових дій на території інших країн після Другої світової — ПСП 200% базової (пп. «б» пп. 169.1.4 ПКУ). Потрібні заява, копія пенсійного/документ про встановлення інвалідності та посвідчення УБД

Додатково працівник з інвалідністю, який має двох і більше дітей до 18 років, може застосовувати ПСП за пп. 169.1.2 ПКУ.

ЄСВ 8,41%

Для підприємств, установ та організацій, де працюють особи з інвалідністю, встановлено ЄСВ у розмірі 8,41% (ч. 13 ст. 8 Закону про ЄСВ).

Принципово важливо, що не застосовується вимога щодо нарахування ЄСВ не менше мінімального страхового внеску (порівняння з МЗП і доплата до мінвнеску за ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ для цієї категорії не працює).

Пільгову ставку 8,41% застосовують незалежно від того, чи працівник працює за основним місцем, чи за сумісництвом.

З якої дати застосовувати 8,41%

Нарахування ЄСВ 8,41% роботодавець проводить із дати отримання від працівника документів про встановлення інвалідності і протягом строку, визначеного постановою КМУ № 1338 (відповідний акцент міститься в абз. 8 пп. 5 п. 2 розд. III Інструкції № 449).

Якщо інвалідність оформлюється у 2026 році, підставою для 8,41% є Витяг з рішення експертної команди.

Зарплата звітність

У додатку Д1 звичайні роботодавці відображають такий код категорії застрахованої особи в графі 08:

• «2» — якщо працівнику з інвалідністю нараховано зарплату;
• «36» — якщо хворів працівник з інвалідністю;
• «43» — якщо у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами йде працівниця з інвалідністю;
• «66» — якщо працівнику з інвалідністю, якого призвано (прийнято) на військову службу, нараховано середній заробіток (ставка ЄСВ — 8,41 %).

У додатку 4ДФ доходи працівників з інвалідністю оподатковуються ПДФО та ВЗ за загальними правилами і ставками (ПДФО — 18 %, ВЗ — 5 %).

Висновки

•  Роботодавець має забезпечити інвалідний норматив: 4% від середньооблікової чисельності за рік або 1 місце, якщо штат 8–25 осіб, і пам’ятати, що для виконання нормативу робота працівника з інвалідністю має бути основною, а зарплата – перевищувати мінімальну.
•  З 01.01.2025 інвалідність підтверджують експертні команди, а документом є витяг. Старі документи МСЕК до 01.01.2025 діють у межах строку, але для окремих “прострочених” переоглядів діє межа до 01.07.2025, після якої потрібен саме витяг експертної команди.
•  ЄСВ для працівників з інвалідністю роботодавець нараховує за ставкою 8,41%, і вимога доплати ЄСВ до мінімального внеску не застосовується; у Д1 використовують код категорії «2».
•  ПСП для працівника з інвалідністю I/II групи може бути 150% базової (2469 грн), але застосовується лише якщо зарплата в межах граничного доходу (4660 грн) і подані потрібні документи; при цьому ВЗ 5% рахується з повної зарплати без зменшення на ПСП.

Factor.Academy