Списки персонального військового обліку: складаємо на 1 січня

Та щоб такі списки не перетворилися на полотна без кінця і краю, кожного календарного року станом на 1 січня з них «скидають» все зайве, а те, що залишилося, роздруковують, підписують та зберігають далі окремо. А далі? А далі знову рутина з формування списків. Про таку рутину, про те, що повинно бути в списках персонального військового обліку станом на 1 січня 2025 року, хто їх підписує та де зберігає, піде мова в цій статті.

Підприємства ведуть списки персонального військового обліку за формою, наведеною в додатку 5 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі — Порядок № 1487). Ці списки створюють на найманих працівників — призовників, військовозобов’язаних та резервістів окремо за такими групами:

• перша — список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) офіцерського складу;
• друга — список персонального військового обліку військовозобов’язаних (резервістів) рядового, сержантського та старшинського складу;
• третя — список персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів з числа жінок;
• четверта — список персонального військового обліку призовників.

Якщо якоїсь групи немає на підприємстві, наприклад відсутні призовники й жінки — військовозобов’язані / резервісти, то пустий список не формують.

До списків кожної групи формують справу. У ній зберігають копії військово-облікових документів (далі — ВОД) працівників відповідної групи.

Узагальнюється інформація зі списків у відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 12 до Порядку № 1487).

Таким чином,

підприємство має вести списки + до списків справи з копіями ВОД працівників + формувати відомість оперативного обліку

Крім того, в окремій справі слід зберігати копії ВОД працівників, які були виключені з військового обліку, крім тих, які досягли граничного віку перебування в запасі.

Зверніть увагу, що є виключені, а є зняті з військового обліку.

Виключені — це особи, які втратили статус військовозобов’язаного. Вони не підлягають військовому обліку.

А ось зняття з військового обліку передбачає необхідність наступної постановки на військовий облік. При цьому статус особи (призовник / військовозобов’язаний) не втрачається. Тож якщо у вас є працівники, які мають відмітку про зняття, рекомендуйте їм звернутися до ТЦК за місцем своєї реєстрації, де їх направлять до лікарської комісії та актуалізують дані. Після цього ви зможете внести їх до відповідної групи списків.

Форма ведення

Списки персонального військового обліку та відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів можна вести в електронній та/або паперовій формах. Тобто тут обирає кожен, що йому до вподоби.

Водночас практика показала, що формувати списки та відомості зручно в електронному форматі в Excel. Хочете спробувати? Тоді рекомендуємо обрати альбомну орієнтацію сторінки, щоб вміст було зручно розмістити.

Якщо ж потрібно надати списки до відповідного ТЦК на звірку в паперовому форматі, можна зробити так. Направляючи документ на друк, в налаштуваннях обрати функцію «Вписати всі стовпці на одну сторінку». За допомогою цього ви зменшити роздруківку так, щоб вона повністю помістилася на одному аркуші в ширину. Не переживайте, що шрифт буде мілкий. Все читається. А ось у довжину залежно від кількості призовників, військовозобов’язаних та резервістів, що зазначені в Списках підприємства, аркуші можна склеїти.

Звіряння списків

Списки персонального військового обліку не є звітом. Відповідно звітувати тут не потрібно. Водночас особа, відповідальна за ведення військового обліку на підприємстві, має проводити:

1) внутрішнє звіряння списків із записами у військово-облікових документах працівників. Такі дії проводяться за потреби, але не рідше одного разу на рік;

2) зовнішнє звіряння з обліковими даними документів ТЦК, органів СБУ, розвідувальних органів, в яких обліковуються працівники (див. п. 46 Порядку № 1487).

Для проведення внутрішнього звіряння розробляєте та затверджуєте відповідний графік. Форма графіка — довільна. Якщо ж хочете мати зразок, то він представлений на рис. 6 у статті «Організовуємо військовий облік з нуля: документальний супровід» // «Податки & бухоблік», 2024, № 48 (ср. 025135600).

З ТЦК (СБУ, розвідорганами), на території відповідальності яких перебуває ваше підприємство, звіряєтесь відповідно до графіка звіряння. Він затверджується щорічно розпорядженням голови відповідної держадміністрації, міського голови.

Звірятися у визначений графіком строк відповідальний за ведення військового обліку працівник іде особисто. З собою бере витяг зі списку персонального військового обліку з працівниками, які перебувають на обліку в такому ТЦК/СБУ/розвідоргані, та копії їх військово-облікових документів.

Якщо ТЦК/СБУ/розвідорган, де на обліку перебувають працівники, розташовані на території інших адміністративно-територіальних одиниць, то звіряння проводите так. Формуєте витяг із списків ВО у двох примірниках. Додаєте до нього копії військово-облікових документів працівників, які потрапили у витяг, та разом із супровідним листом надсилаєте поштою з повідомленням про вручення до відповідного органу. Після звіряння один примірник витягу зі списків повертається до підприємства з відміткою «звірено __ ____________ 20__ року», підписом посадової особи, яка здійснила звіряння, та гербовою печаткою.

Результати звіряння вносите до журналу обліку результатів перевірки стану військового обліку. Його форма наведена в додатку 9 до Порядку № 1487.

Підсумуємо. Відповідальний за ведення військового обліку на підприємстві має щорічно проводити внутрішнє та зовнішнє звіряння списків. Якщо ви цього не робили, є ще час все виправити й увійти в новий рік з красивими списками.

Списки на 01.01.2025

Списки персонального військового обліку на 01.01.2025 пропонуємо формувати так.

Беремо списки, що були актуальні на 31.12.2024, та вилучаємо з них всіх осіб, які були протягом 2024 року:

• звільнені з роботи;
• виключені з військового обліку;
• виключені / зняті з військового обліку у зв’язку з призовом / прийняттям на військову службу. Зверніть увагу, що до 18.05.2024 такі особи виключалися з військового обліку, а з 18.05.2024 — знімалися. Проте, незалежно від того, коли у 2024 році був призваний / прийнятий на військову службу ваш працівник, якщо він продовжує служити, то в списки, сформовані на 01.01.2025, він потрапити не повинен. Адже такі працівники наразі мають статус військовослужбовця. Тож у списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів вони потрапити не повинні.

Після того, як прибрали зайві рядки, перевіряємо, чи:

1) всі працівники, які мають статус призовника, військовозобов’язаного чи резервіста, є в списках. Зверніть увагу на новачків — чи додані вони в списки;

2) внесені зміни, про які вам повідомляли працівники.

Зауважимо, що особа, відповідальна за ведення військового обліку на підприємстві, має у 5-денний строк:

• вносити до списків інформацію про прийняття на роботу призовників, військовозобов’язаних або резервістів;
• вносити до списків інформацію про звільнення призовників, військовозобов’язаних або резервістів;
• вносити зміни до списків щодо П. І. Б., реквізитів паспорта громадянина України (у тому числі для виїзду за кордон (у разі наявності та надання)), адреси місця проживання, сімейного стану, освіти, місця роботи і посади. Тут 5-денний строк відлічується з дня подання працівником відповідних документів;
• вносити до списків зміни облікових даних, виявлені під час їх звіряння з військово-обліковими документами працівників.

Увага! До списків включаємо всіх найманих працівників (зокрема й жінок) вашого підприємства, які працюють на підставі трудового договору (контракту) та є призовниками, військовозобов’язаними, резервістами.

Статус місця роботи (основне чи сумісництво), форма організації праці (на території роботодавця, дистанційна, надомна тощо), факт перебування за межами території України, строк дії трудового договору (строковий чи безстроковий) тут значення не мають.

Зверніть увагу! Якщо у вас є військовозобов’язані, яким видано мобілізаційні розпорядження, то відомості щодо них виокремлюєте у кожній групі за відповідними командами — у послідовності зростання нумерації команд. Аналогічно дієте з працівниками, які проходять службу у військовому резерві (п. 36 Порядку № 1487). Також відповідно до п. 43 Порядку № 1487

виокремлюються у списках відомості щодо військовозобов’язаних, які заброньовані на період мобілізації та на воєнний час

Як саме виокремлювати? Відповідь на це запитання відсутня в Порядку № 1487. Рекомендуємо просто зазначити таких осіб у тому ж списку, але нижче основної маси працівників, що внесені до нього.

Зауважимо, хоч це й не зазначено в Порядку № 1487, проте окремі ТЦК вимагають складати списки з урахуванням військового звання працівника + в межах одного військового звання вказувати осіб за алфавітом.

Інформацію зі списків узагальнюємо в відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, яку також формуємо на 01.01.2025.

Підписання списків

Після того, як ви провели аудит списків та сформували їх та відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів станом на 01.01.2025, роздруковуємо ці документи.

Роздруківки до 25.01.2025 мають підписати керівник підприємства та особа, відповідальна за ведення військового обліку.

Зауважимо, що в формі списків, які наведені в додатку 5, не передбачили місця для підписів. Тож додайте їх самостійно.

Підписані списки та відомість реєструються в службі діловодства підприємства. Якщо ж такої служби у вас немає на підприємстві, то списки та відомість реєструє та особа, яка займається реєстрацією документації підприємства.

Ще раз звертаємо увагу, що подавати такі підписані списки до ТЦК до 25.01.2025 не потрібно. Водночас на практиці непоодинокі випадки, коли ТЦК вимагають подання їм списків на початку року. Якщо ви надаєте такі списки, то формуєте їх на дату подання, якщо у зверненні не зазначено інше.

Висновки

• Списки персонального військового обліку, а також відомості оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів підприємство веде постійно в електронній та/або паперовій формі.
• Списки персонального військового обліку та відомість оперативного обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, сформовані на 01.01.2025, слід роздрукувати.
• Сформовані на 01.01.2025 та роздруковані списки й відомість підписують керівник підприємства та особа, відповідальна за ведення військового обліку на підприємстві до 25.01.2025.
• Подавати до ТЦК сформовані на 01.01.2025 та підписані списки / відомість Порядок № 1487 не вимагає. Водночас ці форми мають бути зареєстровані в службі діловодства підприємства.