Табель обліку робочого часу: топ-запитання

Хто зобов’язаний вести Табель?

Усі юрособи, незалежно від кількості працівників ( п. 1 наказу № 489*). Також рекомендуємо вести Табель підприємцям

Де шукати його форму?

Типова форма Табеля № П-5 затверджена наказом № 489. Вона має рекомендаційний характер.

Важливо! При необхідності ви можете доповнити цю форму іншими показниками з урахуванням специфіки своєї діяльності

Навіщо в Табелі на кожен день відведені дві комірки?

Усе просто: за кожним днем місяця ви в одній комірці проставляєте умовне позначення видів витрат робочого часу, у другій — кількість годин.

До речі, умовні позначення відпрацьованого часу (буквене і цифрове) представлені на титульному аркуші Табеля типової форми № П-5. Причому при заповненні Табеля підприємство може використати або буквений, або цифровий код

Скільки раз на місяць потрібно заповнювати Табель?

Табель потрібно заповнювати щодня! Саме тоді у вас буде забезпечений достовірний облік робочого часу.

Наприкінці місяця в Табелі підбиваються підсумки за кількістю годин, відпрацьованих кожним співробітником.

Заповнений Табель підписується особою, відповідальною за його ведення, керівником підрозділу, а також працівником кадрової служби і передається в бухгалтерію для нарахування зарплати за відпрацьований місяць

Чи потрібно заповнювати окремий Табель на аванс?

Дійсно, для того щоб розрахувати суму авансу, бухгалтерові потрібний заповнений Табель за першу половину місяця (з 1-го по 15-ше число включно). Яким чином він до нього потрапить — внутрішня справа кожного підприємства.

Наприклад, відділ кадрів може передавати в бухгалтерію заповнений Табель за першу половину місяця 16-го числа для розрахунку авансу, а бухгалтерія повертатиме його назад 17-го.

Ще один варіант — завірена копія Табеля на аванс, яка залишатиметься в бухгалтерії і підшиватиметься під розрахунок.

Можна й окремі табелі формувати за першу, другу половини місяця, а потім ще і зведений.

Загалом, усе у ваших руках! Головне — зафіксуйте порядок передачі Табеля на аванс у внутрішніх документах, щоб механізм «відділ кадрів — бухгалтерія» працював як годинник 

Як табелювати вихідні дні працівника?

Табель не передбачає кодування для позначення вихідних днів (днів щотижневого відпочинку), а також святкових і неробочих днів. Тому в полях навпроти таких днів можна проставляти прочерки або залишати їх незаповненими.

Водночас якщо працівника спеціально залучають до роботи у вихідний для нього день, то відпрацьований час табелюють кодом «РВ» (06)

Як відобразити в Табелі роботу на умовах неповного робочого часу?

Дуже просто! За допомогою коду «РС» (02). До речі, цей же код застосовується для кодування робочого часу, відпрацьованого сумісником, оскільки робота за сумісництвом є різновидом роботи на умовах неповного робочого часу.

Причому зверніть увагу: якщо режим неповного робочого часу встановлений за ініціативою роботодавця ( ст. 32 КЗпП), то неявки у зв’язку з роботою в такому режимі позначають кодом «НД» (20)

Чи відображати в Табелі скорочення робочого часу на 1 годину в передсвятковий день?

Напередодні святкових і неробочих днів ( ст. 73 КЗпП) тривалість роботи співробітників з повним робочим часом скорочується на одну годину як при п’ятиденному, так і при шестиденному робочому тижні.

Це скорочення обов’язково слід відобразити в Табелі. Інакше інспектори праці можуть наполягати, що в такі дні працівники працювали понаднормово

Працівник іде в щорічну основну відпустку. Як це відобразити в Табелі?

Для цих цілей передбачений код «В» (08). Причому ним слід позначати не лише робочі, але і вихідні дні, які припадають на період щорічної відпустки. Адже відпускні нараховують за календарні дні.

А ось святкові і неробочі дні ( ст. 73 КЗпП), що припадають на період щорічної відпустки, прокреслюють або залишають незаповненими

Як відобразити дні відрядження в Табелі?

Оплата періоду відрядження робиться за всі робочі дні за графіком того підприємства, яке направило працівника у відрядження. Із цього виходить, що робочі дні перебування працівника у відрядженні в Табелі позначаються таким чином: у верхньому рядку вказують кількість відпрацьованих годин згідно з графіком роботи підприємства-роботодавця (наприклад, 8) незалежно від того, скільки годин цього дня працівник відпрацював за місцем відрядження, у нижньому рядку — умовне позначення відрядження «ВД» (07).

День відрядження, що припадає на вихідний день, відображають таким чином: у верхній комірці — прочерк або залишають її незаповненою, у нижній — «ВД» (07).

Якщо працівник спеціально відряджався для роботи у вихідний для нього день, то такий день, на наш погляд, доцільно позначити в Табелі таким чином: у верхній комірці проставити кількість фактично відпрацьованих цього дня годин, у нижній через дріб — «РВ»/«ВД» (06/07) (години роботи у вихідні і святкові дні / відрядження)