Інформація по темі "" | Публікації по тегу
25.02.21
3195 0
Друкувати
Обране

Титульний аркуш трудової книжки: перевіряємо правильність заповнення

Правильність оформлення титульного аркуша трудової книжки не менш важлива, ніж заповнення розділу «Відомості про роботу». Про те, як повинне виглядати «обличчя» трудової книжки і як виправити допущені помилки, читайте в цій статті.

Правила заповнення

Порядок заповнення титульного аркуша (першої сторінки) трудової книжки визначають пп. 2.11 і 2.12 Інструкції № 58. Так, на титульному аркуші мають бути зазначені:

• прізвище, ім’я та по батькові працівника повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами;

• дата народження;

• дата заповнення трудової книжки;

• підпис особи — власника книжки — ним працівник підтверджує достовірність внесених відомостей;

• підпис особи, відповідальної за ведення трудових книжок;

• печатка підприємства (або кадрової служби), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.

Пам’ятайте: записи про особисті дані працівника виконують на підставі його паспорта. Тому перевірте:

• чи відповідають особисті дані (П. І. Б. і дата народження) працівника паспортним даним;

• чи наявні на титульному аркуші підписи працівника й особи, відповідальної за ведення трудових книжок.

Якщо змінювалися особисті дані працівника

Зміна в трудовій книжці особистих даних пов’язана зазвичай зі зміною прізвища, імені, по батькові співробітника. Механізм внесення таких змін визначений п. 2.13 Інструкції № 58.

Ґрунтуються при цьому на підтвердних документах про зміну особистих даних.

Ними можуть бути:

• паспорт;

• свідоцтво про народження;

• свідоцтво про шлюб;

• свідоцтво про розірвання шлюбу;

• документ про зміну прізвища, імені або по батькові тощо.

Документи, які повинен надати працівник, відрізняються залежно від типу змінених даних.

В якому порядку вносять зміни до даних на титульному аркуші трудової книжки?

Однією рискою закреслюють застарілі дані, наприклад колишнє прізвище, і записують поруч нові дані.

На внутрішньому боці обкладинки роблять посилання на відповідний документ із зазначенням його номера та дати видачі, а також органу, який його видав. Засвідчують його підписом керівника та печаткою підприємства (за наявності) або підписом спеціально уповноваженої особи (зазвичай працівника кадрової служби) і печаткою відділу кадрів.

Зміна прізвища працівницею у зв’язку із заміжжям — типовий приклад зміни особистих даних у трудовій книжці.

Наведемо приклад, як правильно має бути зроблений новий запис.

Приклад коригувального запису на титульній сторінці трудової книжки

Зверніть увагу: зазначені зміни мають бути внесені як до самої трудової книжки, так і до її вкладиша (за наявності).

Вносимо виправлення

Розглянемо можливі «помилкові» ситуації.

Хто винен?

Що робити?

Припустилися помилки у П. І. Б. працівника

Помилку допустили у вашій установі при оформленні трудової книжки працівникові, для якого це місце роботи є першим

З абзацу другого п. 6.1 Інструкції № 58 випливає, що в разі неправильного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї бланк трудової книжки вважається зіпсованим. Відповідно трудову книжку потрібно оформити на новому бланку. Оскільки винен у цій ситуації роботодавець, то він і оплачує вартість нового бланка.

Зіпсований бланк трудової книжки:

• просто викидаємо — якщо бланк був придбаний працівником самостійно;

• списуємо на підставі відповідного акта* — якщо бланки трудових книжок придбаває роботодавець (п. 7.2 Інструкції № 58)

Помилку допустив попередній роботодавець

У цій ситуації в нового роботодавця може виникнути «спокуса» самостійно внести виправлення до П. І. Б. працівника на титульному аркуші трудової. Чи можна так робити? Мінсоцполітики в листі від 16.04.2013 р. № 54/06/186-13 фактично дало «зелене світло» на цей крок останньому роботодавцеві. На думку міністерства, в цій ситуації виправлення на титульному аркуші трудової книжки можуть бути внесені за останнім місцем роботи на підставі п. 2.13 Інструкції № 58. Підставою для внесення змін буде паспорт працівника. Порядок внесення змін такий самий, як при зміні особистих даних (див. вище).

Зверніть увагу: це думка Мінсоцполітики, а відскановані копії трудових книжок у вас прийматиме ПФУ. Тому рекомендуємо уточнити це питання у своєму управлінні ПФ

Роботодавець, що допустив помилку, ліквідований

Знову-таки, керуючись листом Мінсоцполітики від 16.04.2013 р. № 54/06/186-13, роботодавець за останнім місцем роботи може внести відповідні корективи до особистих даних працівника, зазначених на титульному аркуші трудової книжки.

Проте якщо ваше управління ПФ заперечуватиме проти цього, то в дію вступає п. 26 Порядку № 637**

Згідно з цією нормою, якщо ім’я, по батькові та прізвище, зазначені в документі, що підтверджує трудовий стаж, не збігаються з ім’ям, по батькові або прізвищем особи за паспортом або свідоцтвом про народження, факт належності цього документа цій особі може бути встановлений у судовому порядку.

Можливість установлення в судовому порядку фактів, від яких залежить виникнення, зміна або припинення особистих чи майнових прав фізосіб, передбачена також, зокрема, ст. 315 Цивільного процесуального кодексу України від 18.03.2004 р. № 1618-IV

Виявили, що не внесений запис про зміну П. І. Б. працівника

Запис не внесли у вашій установі

На підставі підтвердного документа внесіть необхідні зміни

Змінюючий запис не зробив попередній роботодавець

Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім’я, по батькові та дату народження виконується роботодавцем за останнім місцем роботи (п. 2.13 Інструкції № 58). Ґрунтуючись на цій нормі, деякі фахівці визнають право останнього роботодавця внести відповідний змінюючий запис. Проте, на наш погляд, тут не все так просто. Якщо після зміни прізвища, імені або по батькові працівник устиг попрацювати в декількох організаціях, то протягом усього цього періоду часу оформлення всієї документації та передача всіх відомостей про такого працівника до контролюючих органів здійснювалися, швидше за все, з використанням нових даних. І якщо дата внесення змін до трудової книжки про зміну П. І. Б. буде на декілька років пізніше, ніж фактична зміна особистих даних, не виключено, що в ПФУ виникнуть запитання з приводу правильності заповнення трудової книжки. Найкращим виходом буде все-таки звернутися до організації, де працівник працював у той період, коли відбулася зміна особистих даних, і тільки в разі, якщо ця організація ліквідована, — внести зміни самостійно (знову-таки, порадившись з місцевим управлінням ПФ)

На титульному аркуші немає печатки

Трудову книжку оформляв попередній роботодавець

Тут необхідно відштовхуватися від тих правил ведення трудових книжок, які діяли на момент їх оформлення. Ці правила визначалися:

постановою Раднаркому СРСР від 20.12.38 р. № 1320;

постановою Держкомітету Ради Міністрів СРСР з питань праці і заробітної плати від 09.07.58 р. № 620;

постановою Держкомпраці СРСР від 20.06.74 р. № 162 (набрала чинності з 01.01.75 р.);

• нині чинною Інструкцією № 58.

Відповідно до зазначених нормативних актів проставляння на титульному аркуші (першій сторінці) трудової книжки печатки підприємства (або відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка, було передбачено з 01.01.75 р. Якщо трудова книжка оформлялася до цієї дати, печатка на титульному аркуші не ставилася.

У листопаді 2014 року в законодавстві знову відбулися зміни. З 06.11.2014 р. суб’єкти господарювання не зобов’язані мати печатку (ст. 581 Господарського кодексу України). Відповідно якщо трудова книжка заповнена після 06.11.2014 р., то можете залишити все, як є. Записи в трудовій книжці засвідчує особа, відповідальна за ведення трудових книжок, тільки своїм підписом.

Якщо ж трудова книжка оформлена в період з 01.01.75 р. до 06.11.2014 р., то печатка на титульному аркуші має бути. Відповідно працівника потрібно направити до попереднього роботодавця, щоб останній поставив печатку. Але тут можливі складнощі: на сьогодні печатка може бути вже знищена або сам роботодавець ліквідований. Чинні нормативно-правові акти не регулюють цієї ситуації. Однозначно можна сказати, що ставити печатку останнього роботодавця на титульному аркуші трудової книжки не можна, оскільки він її не оформляв. Як варіант, можна запропонувати оформити дублікат. Або працівникові надалі доведеться доводити дійсність трудової книжки і наявність відповідного стажу в суді

* Типова форма акта на списання бланків трудових книжок або вкладишів до них № П-11, затверджена наказом Мінстату від 27.10.95 р. № 277.

** Порядок підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затверджений постановою КМУ від 12.08.93 р. № 637.

Біляєва Олена

Оплата праці, лютий, 2021/№ 4/1 спецвипуск

Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це



Коментарі
0
Яка вдача - ви можете стати першим, хто прокоментує цей матеріал.
Залишити коментар:
Для того, щоб роздрукувати текст необхідно авторизуватись або зареєструватись
Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі
pw-image
Читайте сайт за ціною чашки кави
Платне користування buhgalter.com.ua передбачає:
  • доступ до новин, статей, довідників
  • безлімітні завантаження бланків
  • відсутність реклами.
Передплатники PRO-доступу, «Бюджетної бухгалтерії», «Оплата праці» та користувачі «FIT-Бюджет» отримують безкоштовний доступ до порталу бонусом до передплати.
Передплата подовжується автоматично щомісяця, але відмовитися можна у будь-який момент. Я погоджуюсь з користувацькими умовами
60
грн/
місяць
Вже передплатили? Увійти
Передплата подовжується автоматично щомісяця, але відмовитися можна у будь-який момент. Я погоджуюсь з користувацькими умовами
ic-acc-pay
×