Трудова книжка — це основний документ про трудову діяльність працівника. Так зазначено у ст. 48 КЗпП.
Дійсно, за записами у трудовій книжці обчислюють стаж, у тому числі спеціальний, за період до введення системи персоніфікованого обліку.
Трудова книжка підтверджує досвід, кваліфікацію і право працівників на пільги при призначенні спеціальних пенсій, виплат за вислугу років тощо.
Давайте детально розглянемо загальні вимоги до ведення цього важливого документа. Нагадаємо, що вони встановлені Інструкцією № 58.
Форма трудової книжки
Форми трудової книжки і вкладиша до неї, що діють на сьогодні, затверджено постановою № 301.
Проте чимало працівників (старшого покоління) мають трудові книжки раніше встановленого (до набуття чинності зазначеною постановою) зразка (1938 або 1974 років). Знайте:
трудові книжки старого зразка дійсні і обміну не підлягають
Якщо у трудовій книжці заповнені всі сторінки і вона доповнюється вкладишем, то незалежно від форми книжки, вкладиш використовують нового формату. На це вказує п. 3.3 Інструкції № 58.
Як заповнювати трудову книжку
Трудову книжку потрібно заповнювати акуратно! Це важливо, інакше доведеться виправляти помилки. Причому закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи в жодному разі не можна (детальніше про це на с. 21).
Мова. Трудові книжки заповнюють одночасно українською та російською мовами. Для цього у формі трудової книжки передбачено відповідні розділи ( п. 2.1 Інструкції № 58).
Тобто всі записи в документі дублюються двома мовами. Так, якщо ви вписали на першій сторінці дані про працівника українською мовою, то на аналогічній сторінці під номером 33 мають бути записані такі самі дані російською. Те саме стосується й інших сторінок та записів.
Хоча, на наш погляд, якщо ви зробите запис українською мовою і в російськомовній частині трудової книжки або взагалі проігноруєте російськомовну частину, це не буде порушенням.
Тим більше Мінсоцполітики в листі від 21.11.2012 р. № 183/06/186-12, пославшись на ст. 13 Закону № 5029, підкреслило, що заповнення трудової книжки іншою мовою, крім української, може здійснюватися на основі особистої заяви особи, якій належить трудова книжка.
Колір чорнил. Записи до трудової книжки вносять виключно ручкою: кульковою або з пером. Тобто жодних тобі друкарських машинок, принтерів та інших сучасних засобів виведення інформації на папір.
Колір чорнила обирайте будь-який з трьох: синій, чорний або фіолетовий ( п. 2.4 Інструкції № 58).
На кого ведуть трудові книжки
Роботодавці (підприємства, установи, організації всіх форм власності, а також фізособи-підприємці) ведуть трудові книжки на всіх працівників, які працюють у них понад 5 днів ( ст. 48 КЗпП, п. 1.1 Інструкції № 58).
Також трудові книжки ведуть на:
— студентів вищих і професійно-технічних навчальних закладів, які стажуються у роботодавця і більше ніде не працюють;
— студентів вищих навчальних закладів, які працюють у роботодавця в позанавчальний час і для яких це місце роботи є основним*;
* Детальніше про відносини з практикантами, стажерами та студентами читайте в «Податки та бухгалтерський облік», 2016, № 45, с. 26; № 47, с. 19; № 57, с. 22 відповідно.
— позаштатних працівників (тобто працівників, які обіймають на підприємстві посади (робоче місце), яких немає у штаті (штатному розписі)) за умови, що вони підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню.
Ми не відкриємо Америку, якщо скажемо, що
запис про виконання роботи або надання послуги за цивільно-правовим договором до трудової книжки не вносять
Адже характер відносин з фізособою за таким договором — не трудовий.
У вас працює працівник за сумісництвом (зовнішній сумісник)? Запис до його трудової книжки ви не вносите, тому що цей документ зберігається за основним місцем роботи сумісника ( п. 1.1 Інструкції № 58). Щоправда, на вимогу працівника ви повинні видати йому довідку про таку роботу. І ось уже на підставі цієї довідки запис про роботу за сумісництвом за бажанням працівника внесе до його трудової книжки окремим рядком основний роботодавець ( п. 2.14 Інструкції № 58).
А як бути з внутрішнім сумісником — чи вносити до його трудової книжки запис про роботу за сумісництвом? Так, на підставі внутрішніх документів, але знову ж таки, якщо працівник хоче мати такий запис у трудовій.
Отже, резюме: записи до трудової книжки працівника вносить роботодавець за основним місцем роботи цього працівника.
Хто заповнює трудову книжку
Зазвичай на підприємствах заводить, заповнює трудові книжки і веде їх облік спеціаліст відділу кадрів. Але інколи цю функцію може виконувати сам керівник підприємства або інша уповноважена ним особа.
Уперше трудову книжку працівнику заводить та заповнює роботодавець, робота в якого для працівника є першим основним місцем роботи.
Це, до речі, може зробити й роботодавець — фізособа-підприємець (див. лист Мінсоцполітики від 03.12.2015 р. № 492/06/186-15). Він заповнює трудову книжку працівника, у тому числі й титульну сторінку, за правилами, передбаченими пп. 2.4, 2.11 і 2.12 Інструкції № 58. Детальніше див на с. 35.
А якщо громадянин уже працював раніше? Він повинен пред’явити новому роботодавцю вже заведену раніше трудову книжку.
Щоправда, влаштовуючись на нову роботу, працівник може приховати факт наявності в нього цього документа. Можливо, його не влаштовує назва колишньої посади. А перевіряти — правду каже працівник про своє минуле чи ні — новий роботодавець не зобов’язаний. Отже, у цьому випадку йому залишається завести цьому працівнику нову трудову книжку.
Які відомості вносять до трудової книжки
Дізнатися, які відомості роботодавець вписує до трудової книжки працівника, вам допоможе схема (див. рисунок на с. 5).
Важливо! Назва роботи, професії або посади, на яку приймають працівника, записують у точній відповідності з найменуванням, наведеним у Класифікаторі професій ДК 003:2010.
Які відомості не вносять до трудової книжки
До трудової книжки не вносять відомості про:
- накладені на працівника стягнення (догани) ( п. 2.2 Інструкції № 58);
- премії, передбачені системою заробітної плати, або виплати, що мають регулярний характер (п. 2.24 Інструкції № 58);
- характер трудового договору, за яким приймається працівник, — строковий чи безстроковий. Про те, що договір має строковий характер, має бути зазначено в наказі про прийняття на роботу (див. лист Мінпраці від 29.05.2007 р. № 126/13/133-07);
- строк випробування;
- перебування працівника в соціальній відпустці (у зв’язку з вагітністю та пологами; для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку);
- перебування працівника у відпустці без збереження заробітної плати, що надається за медичними показаннями для догляду за дитиною до досягнення нею 6 (16 (18))-річного віку;
- переміщення всередині підприємства на інше місце роботи, до іншого структурного підрозділу в тій самій місцевості, доручення роботи на іншому механізмі або агрегаті в межах спеціальності, кваліфікації або посади, застереженої трудовим договором;
- тимчасове переведення на іншу роботу працівника, суміщення ним професій (посад) або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.
Процедура і строки заповнення трудових книжок
Насамперед роботодавець видає відповідний наказ (розпорядження) про прийняття на роботу; переведення на іншу роботу; заохочення та нагородження; звільнення. І вже на підставі цього наказу робиться запис до трудової книжки. Відбувається це в такі строки:
- після видання наказу (розпорядження) про прийняття на роботу або переведення на іншу роботу, а також про заохочення та нагородження — не пізніше тижневого строку;
- після видання наказу (розпорядження) про звільнення — у день звільнення.
Увага! Запис у трудовій книжці повинен точно відповідати тексту відповідного наказу (розпорядження). З кожним подібним записом працівника знайомлять під підпис в Особистій картці працівника типової форми № П-2* ( п. 2.5 Інструкції № 58).
* Цю форму затверджено спільним наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656.
Підставами для записів до трудової книжки є також довідки інших підприємств та організацій про роботу, навчання, службу у ЗСУ тощо. За наявності цих довідок додатково видавати наказ (розпорядження) не потрібно — для внесення запису достатньо даних цих документів.
Наприклад, працівник влаштовується до вас на роботу після закінчення служби у ЗСУ. Як доказ проходження служби він пред’явив військовий квиток. У цьому випадку ви, перш ніж внести до трудової книжки запис про прийняття цього працівника на роботу, повинні заповнити в ній окремий рядок про період його служби у ЗСУ ( п. 2.19 Інструкції № 58).
Хто зобов’язаний придбавати бланки трудових книжок
З розд. 6 і 7 Інструкції № 58 випливає, що роботодавець самостійно придбаває бланки трудових книжок і заповнює їх на працівників, для яких це місце роботи є першим.
Вартість бланка трудової книжки роботодавець справляє з працівника ( п. 6.1 Інструкції № 58)
Працівник вносить кошти за бланк трудової книжки до каси роботодавця ( п. 7.2 Інструкції № 58).
Водночас, ви цілком можете утримати вартість бланка із зарплати працівника. Так, по-перше, зручніше, а по-друге, немає загрози покарання за продаж трудової книжки без застосування РРО.
Зауважимо, що, як правило, на практиці працівник самостійно купує бланк книжки і передає його роботодавцю для належного оформлення.
Де повинна зберігатися трудова книжка
Оскільки трудову книжку веде роботодавець за основним місцем роботи працівника, вона в цього роботодавця і зберігається (п. 3 постанови № 301).
Виняток — фізособи-підприємці і фізособи, які використовують найману працю. Вони трудові книжки найманих працівників у себе не зберігають. У цьому випадку трудові книжки зберігаються в самих працівників ( п. 2.211 Інструкції № 58).
Намотайте на вус: можливості видачі працівникам трудових книжок на руки до моменту звільнення не передбачено. Але як бути, якщо така необхідність все ж виникла? Наприклад, трудова книжка потрібна працівнику для подання до органів МВС, до Пенсійного фонду тощо.
У цьому випадку роботодавець повинен видати працівнику засвідчені виписки з трудової книжки, як це передбачено п. 2.7 Інструкції № 58.
Коли працівник звільняється, йому в день звільнення видають його трудову книжку, про що він розписується у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ( п. 4.1 Інструкції № 58).
Трудова книжка вперше: які документи потрібні
Щоб роботодавець міг завести трудову книжку громадянину, який влаштовується на роботу вперше, йому від такого громадянина буде потрібно ( ст. 24 КЗпП, п. 1.4 Інструкції № 58):
- паспорт або інший документ, що засвідчує особу;
- диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку, якщо він необхідний для допуску до виконання певної роботи.
Військовослужбовці, звільнені з військової служби, повинні пред’явити військовий квиток, а громадяни, звільнені з місць відбуття кримінального покарання, — довідку про звільнення ( п. 1.4 Інструкції № 58).
Новачкам роботодавець оформляє трудову книжку не пізніше 5 днів після прийняття на роботу (ч. 3 ст. 48 КЗпП).
Якщо останній день 5-денного строку припадає на вихідний, святковий або інший неробочий день, то днем закінчення строку буде найближчий робочий день ( ст. 2411 КЗпП).
Ну ось, із загальними правилами заповнення трудових книжок розібралися. Час переходити до деталей. Читаємо наступну статтю!
