Відпустка + лікарняний МВО: хто може її замінити?

Дійсно, в період відсутності МВО її функції цілком може виконувати інший працівник установи. Проте для покладення обов’язків тимчасово відсутньої МВО на іншого працівника в установі має бути проведено цілу низку заходів. Далі пояснимо детальніше, як діяти в такій ситуації.

Крок 1. Призначення тимчасової МВО

Передусім потрібно визначити працівника, який тимчасово виконуватиме обов’язки відсутньої постійної МВО. Такий працівник повинен відповідати двом умовам:

1) його посада або робота мають бути передбачені у Переліку № 447/24*;

2) з ним має бути укладено письмовий договір про повну матеріальну відповідальність.

* Перелік посад і робіт, що заміщаються або виконуються працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, переданих їм для зберігання, обробки, продажу (відпуску), перевезення або застосування у процесі виробництва, затверджений постановою Держкомпраці СРСР і Секретаріату ВЦРПС від 28.12.77 № 447/24.

Керівник видає наказ (розпорядження) про тимчасове покладення обов’язків МВО із зазначенням:

— періоду тимчасового виконання обов’язків;

— переліку матеріальних цінностей, які передаються;

— підстави (відпустка, відрядження, лікарняний тощо).

Крок 2. Проведення «першої» інвентаризації

Передачу матеріальних цінностей від однієї МВО до іншої здійснюють за результатами інвентаризації. Цього вимагає п. 7 розд. І Положення № 879*.

* Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

Тому керівник установи має видати наказ про проведення інвентаризації у зв’язку зі зміною МВО. В такому документі призначають інвентаризаційну комісію та визначають строки проведення перевірки.

Комісія проводить інвентаризацію в обсязі активів, які перебувають на відповідальному зберіганні постійної МВО.

Крок 3. Оформлення документації

За результатами інвентаризації складають інвентаризаційні описи, а висновки та пропозиції відображають у протоколі інвентаризаційної комісії.

Під час проведення інвентаризації у разі зміни МВО та особа, яка приймає активи, дає розписку про отримання активів, а та, яка передає, — про їх передачу (п. 18 розд. ІІ Положення № 879).

Крок 4. Проведення «другої» інвентаризації

У перший робочий день після виходу постійної МВО з лікарняного чи відпустки необхідно провести повторну (другу) інвентаризацію. Позаяк формально відбувається зміна МВО. До речі, формальності (хто здійснює та в які строки) щодо проведення такої повторної інвентаризації можна прописати одразу в наказі керівника установи про проведення першої інвентаризації.

Таким чином, інвентаризаційна комісія знову має перевірити фактичну наявність матеріальних цінностей, оформити нові інвентаризаційні описи та отримати від обох (постійної та тимчасової) МВО розписки про отримання-передачу активів.

Тобто готуватися до тимчасової відсутності постійної МВО необхідно завчасно, аби уникнути проблем із прийманням та видачею матеріальних цінностей з місць їх зберігання.

Якщо ж ви не підготувалися до відсутності постійної МВО заздалегідь, тоді доведеться чекати її одужання та повернення на роботу. Інша справа, якщо відсутність МВО тривала і непередбачувана. В такому разі доведеться вдатися до «крайніх» заходів із передачі справ новій МВО в присутності керівника та головного бухгалтера установи. Детальніше про це читайте у нашій публікації «МВО відсутня через тривалу хворобу: як діяти?» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2024, № 38).