Учет расходов двойного назначения в «1С:Бухгалтерии 8»

Итак, согласно п.п. 140.1.1 Налогового кодекса Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI (далее — НКУ), если расходы на обеспечение работников спецодеждой укладываются в нормы, установленные Кабинетом Министров Украины, как и раньше, всю сумму можно отнести на расходы налогоплательщика. Поэтому вспомним только, как учитываются операции по приобретению спецодежды в «1С:Бухгалтерии 8».

Приобретение спецодежды оформляется документом «Поступление товаров и услуг». Вид операции будет зависеть от предполагаемого срока использования спецодежды. Если срок полезного использования спецодежды более одного года, ее относят к малоценным необоротным материальным активам (далее — МНМА) и приходуют операцией «Оборудование». Если менее, то — к малоценным быстроизнашивающимся предметам (далее — МБП) и вид операции будет «Покупка, комиссия».

Передача спецодежды в эксплуатацию в «1С: Бухгалтерии 8» будет зависеть от того, к какому виду актива эту спецодежду отнесли. Разбить ее на подгруппы можно по следующим признакам:

— спецодежда, ожидаемый срок полезного использования (эксплуатации) которой более одного года и первоначальная стоимость которой превышает порог «малоценности»**, установленный в учетной политике предприятия, — относится к основным средствам (далее — ОС);

— предметы рабочей одежды, ожидаемый срок полезного использования которых более одного года (или операционного цикла, если он более одного года) и первоначальная стоимость которых менее установленного самим предприятием стоимостного признака, — относятся к МНМА;

— отдельные предметы рабочей одежды, которые используются не более одного года или нормального операционного цикла, если он более одного года, — относят к МБП.

В таблице 1 приведены документы, по которым спецодежда передается в эксплуатацию в зависимости от того, к какому виду актива она относится.

Таблица 1

Итак, если раньше расходы на гарантийный ремонт можно было отнести на валовые расходы только в размере 10 % стоимости проданных товаров, по которым не истек срок гарантийной замены, то на сегодняшний день расходы, отвечающие требованиям, изложенным в п.п. 140.1.4 НКУ, в полном размере относятся на расходы налогоплательщика.

Ставки нормируемых расходов в «1С:Бухгалтерии 8» хранятся в регистре сведений «Параметры налогового учета». В релизе 1.1.25.2 пока никаких изменений в этот регистр внесено не было (см. рис. 1), но к концу II квартала «1С» обещала все исправить*. А пока что при необходимости сведения, хранящиеся в регистре, можно откорректировать вручную.

Предлагаю вспомнить, какими документами отражают операции продажи и ремонта гарантийных товаров (см. табл. 2).

Открываем регистр сведений «Параметры налогового учета», копированием предыдущей записи создаем новую, датируя ее «01.04.2011 г.». Переходим на закладку «Командировочные расходы» и изменяем суммы суточных расходов на 188,20 грн. (0,2 х 941) по территории Украины и 705,75 грн. для зарубежных командировок.

Аванс на командировку может быть выдан из кассы наличными либо перечислен в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек. Рассмотрим, как оформить каждый из этих вариантов выдачи аванса подотчетнику.

Выдача денег из кассы оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (меню «Банк и касса») с видом операции «Выдача денежных средств подотчетнику». В форме документа указывают работника, которому выдают наличность, и вводят сумму аванса.

Перечисление денег на корпоративную пластиковую карточку. Эта операция оформляется документом «Платежное поручение исходящее». Вид операции для этого документа будет зависеть от сроков перечисления банком денег с одного счета предприятия на другой. Если перечисление денег осуществляется в течение одного банковского дня, выбираем вид операции «Перевод на другой счет организации». Такое временное ограничение связано с тем, что платежное поручение с видом операции «Перевод на другой счет организации» одновременно списывает деньги с одного счета и приходует их тем же числом на другой.

Если же операция заняла несколько дней и какое-то время деньги находились в пути, то для точности учета лучше использовать другой способ учета операции. В день перевода денег оформить документ «Платежное поручение исходящее» с видом операции «Прочее списание безналичных денежных средств» на субсчет 333 «Денежные средства в пути в национальной валюте» (или субсчет 334 «Денежные средства в пути в иностранной валюте»). А в день поступления денег на карточку проводим документ «Платежное поручение входящее», вид операции «Прочее поступление безналичных денежных средств», в корреспонденции со субсчетом 333. И не забудьте в реквизите «Счет учета» выбрать субсчет 313 «Другие счета в банке в национальной валюте».

Снятие средств работником с карточки отражается «Платежным поручением исходящим» с видом операции «Прочее списание безналичных денежных средств».

Перечисление аванса на зарплатную карточку работника. Эта операция оформляется документом «Платежное поручение исходящее» с видом операции «прочее списание безналичных денежных средств». Платежное поручение заполняется аналогично, с единственным отличием: во втором поле «Банковский счет» (указывают счет контрагента — получателя денег) нужно подставить счет зарплатной карточки работника, которому выдают аванс.

Напомню, что для отражения в программе отчета работника, вернувшегося из командировки, используют документ «Авансовый отчет». Им можно не только оформить операции по расчетам с подотчетным лицом (в гривнях или в иностранной валюте), но и оприходовать закупленные им за национальную валюту ТМЦ, бланки строгой отчетности и необоротные активы.

Табличная часть документа «Авансовый отчет» состоит из следующих закладок:

— «Авансы» — отражаются суммы, выданные
подотчетному лицу и израсходованные им;

— «Товары» — вводят данные по оприходованию приобретенных подотчетным лицом активов;

— «Тара» — отражают приобретение тары;

— «Оплата» — отражается приобретение услуг;

— «Прочее» — предназначена для начисления командировочных расходов (суточных и пр.).