2874 0

Excel 2010: создаем налоговую накладную

21.01.13
История, как известно, движется по кругу. И в сложной мозаике событий подчас просматривается удивительная закономерность. Особенно, если речь идет о трансформации бухгалтерских документов и тех проблемах, которые эти трансформации плодят… Удивительно, но бланк налоговой накладной в этом смысле оставался неизменным просто неприлично долгое время. И, наконец, приказ Минфина от 01.11.2011 г. № 1379 все расставил на круги своя. Есть новый бланк, новые поля, а с ними — до боли знакомые проблемы. Теперь налоговую накладную нужно не просто печатать, а делать это в новой, альбомной ориентации, во всяком случае, именно такое требование озвучивают многие налоговые инспекторы! Искать логику здесь бесполезно. Задачу лучше просто решить, применив для этого старый, проверенный MS Excel, который, кстати, тоже успел измениться аж до редакции 2010… Как создать бланк налоговой накладной в этой версии программы, как сделать его максимально удобным и функциональным для бухгалтера — мы поговорим в этой статье.


Создаем налоговую накладную

 

Сразу определимся, каким требованиям должен соответствовать бланк нашего документа. От этого будет зависеть способ его формирования и тот набор инструментов Excel, который мы задействуем для выполнения этой работы. Итак, наша задача — создать два документа: налоговую и обычную складскую накладные. Эти документы мы расположим на отдельных листах Excel, чтобы затем распечатывать их по отдельности. В накладные мы запишем формулы для выполнения основных вычислений: определения суммы по товарам, по НДС, для расчета итоговых значений. Но это не все. Налоговая и обычная накладные содержат много одинаковых полей. Было бы неразумно заполнять их дважды. Мы сделаем так, чтобы заполнение общих атрибутов в налоговой и обычной накладной Excel делал автоматически. И, наконец, мы позаботимся о том, чтобы Excel проконтролировал правильность заполнения отдельных полей в накладных, и в случае ошибки — сообщил об этом. Теперь переходим непосредственно к самому бланку. Начнем с налоговой накладной (рис. 1). Дело в том, что бланк налоговой накладной в плане форматирования достаточно неудобен для реализации его в программе Excel. Основная проблема состоит в том, что шапка и табличная часть документа имеют разную структуру. Например, для табличной части нам достаточно задействовать всего 12 колонок. А вот для шапки этого мало — только для полей с индивидуальным налоговым номером покупателя и продавца понадобится 24 столбца (по 12 колонок на один экземпляр). Проблему можно решить по-разному. Первый способ — использовать графические элементы. В этом случае вначале мы создали бы табличную часть. Затем подобрали ширину колонок под размер печатного листа. И только после этого приступили к созданию шапки таблицы, используя форматирование с переносом слов и объединением ячеек. Что же касается полей с налоговым номером, телефонами и т. п. — их в данном случае мы бы оформили при помощи графических элементов. Например, для хранения индивидуального налогового номера — создали 12 квадратиков соответствующего размера. В каждый квадрат вписали цифру из номера. Затем — сгруппировали графические элементы и разместили их на бланке документа. У такого подхода есть свои плюсы и минусы. Главный плюс — это простота реализации. Кроме того, в данном варианте количество колонок в документе определяется форматом табличной части. А это означает, что в налоговой накладной будет всего 12 столбцов. Но есть в данном подходе и очевидный минус: к цифрам, которые расположены внутри графических элементов, нельзя обратиться стандартными средствами Excel. Например, мы не сможем при помощи формул получить в отдельной ячейке номер телефона продавца и затем использовать этот результат в другой программе или документе. Поэтому я предлагаю поступить иначе: для создания налоговой накладной пользоваться только средствами форматирования MS Excel. И тогда любая цифра, любой фрагмент документа будут доступны для дальнейшей обработки. Единственное, с чем придется смириться, — это большое количество колонок в бланке документа. Итак, начнем с подготовки рабочего листа.

 


Форматируем колонки рабочего листа

Первым делом подготовим лист к созданию бланка налоговой накладной. Главное, что мы должны сделать, — это установить ширину колонок так, чтобы затем можно было создать поля для хранения ИНН, номеров телефонов и свидетельства о регистрации плательщика НДС. Это — самые проблемные моменты при создании бланка налоговой накладной. Делаем так.

1.  Открываем MS Excel.

2.  Через меню «Файл» сохраняем документ, я назвал его «НН.xls».

3.  Щелкаем правой кнопкой мышки на ярлычке рабочего листа. Появится контекстное меню, как на рис. 2.

4.  Из этого меню выбираем пункт «Переименовать». Название ярлычка станет доступным для редактирования.

5. Вводим имя листа (в примере на рис. 2 это «НН») и нажимаем «Enter».

6. Нажимаем комбинацию клавиш «Shift+F11» (добавить рабочий лист). Можно воспользоваться специальным ярлычком «Вставить лист».

7. Используя контекстное меню, переименовываем этот лист. Так как здесь будет расположена складская накладная, я назвал его «Н».

8. Щелкаем правой кнопкой мышки на заголовке колонки «A» (в области бордюра). Откроется контекстное меню, изображенное на рис. 3.

9. В нем выбираем пункт «Ширина столбца…». Откроется окно настроек с единственным параметром «Ширина столбца:» (рис. 3).

10. В этом окне указываем значение ширины «3,86».

11. Нажимаем «ОК».

12. Последовательно выбираем колонки, начиная с «B» до «AG» и устанавливаем ширину столбцов по данным из табл. 1. Таким способом на листе «НН» мы должны обработать 33 колонки.

 

Таблица 1

Ширина колонок на листе «НН»

Адрес колонки

Ширина колонки

A

3,8

B

13,2

C

16,9

D — O

2,9

P

9,7

Q

13

R

4,9

S — AG

2,9

 

13. Вызываем меню «Разметка страницы».

14. В группе «Параметры страницы» щелкаем на иконке «Размер». Из предложенных вариантов выбираем «Другие размеры страниц…» (рис. 4). Откроется окно «Параметры страницы».

15. В нем ставим переключатель «Ориентация» в положение «Альбомная».

16. Щелкаем на списке «Размер бумаги:» и выбираем вариант «A4».

17. Не покидая меню «Разметка страницы», щелкаем на иконке «Поля».

18. Из предложенного меню (рис. 5) выбираем «Настраиваемые поля…». Откроется окно «Параметры страницы», как на рис. 6.

 

19. В этом окне вводим значения полей в соответствии с рис. 6: «верхнее:» — «1», «правое:» — «1,2», «нижнее:» — «1», «левое:» — «2,2».

20. В окне «Параметры страницы» нажимаем «ОК».

21. Через меню «Файл» сохраняем документ.

Рабочий лист в первом приближении готов. Но прежде чем заполнять его данными, лучше предварительно отформатировать ячейки. Нам понадобится объединить часть ячеек по вертикали и горизонтали, а также указать параметры границ. Делаем так.

1. Выделяем блок «A1:B4».

2. Щелкаем правой кнопкой мышки. Откроется контекстное меню, как на рис. 7.

3. Выбираем пункт «Формат ячеек…» Откроется одноименное окно «Формат ячеек» (рис. 7).

4. В нем на закладке «Выравнивание» включаем флажки «переносить по словам» и «объединение ячеек» (рис. 7).

5. В окне «Формат ячеек» нажимаем «ОК».

6. Выделяем блок «C1:E1».

7. Открываем окно «Формат ячеек».

8. На закладке «Выравнивание» включаем флажки «переносить по словам» и «объединение ячеек» (рис. 7).

9. В окне «Формат ячеек» нажимаем «ОК».

10. На ленте «Главная» в группе «Буфер обмена» щелкаем на иконке «Формат по образцу» (рис. 8).

11. Щелкаем левой кнопкой мышки на ячейке «C2». Excel скопирует параметры форматирования из блока «C1:E1» и присвоит их блоку «C2:E2».

12. Выделяем блок «C3:E4».

13. Назначаем формат с переносом слов и объединением ячеек.

14. Аналогичным образом объединяем ячейки «A5:E5».

15. Объединяем блок ячеек «F1:G1».

16. С помощью иконки «Формат по образцу» переносим параметры форматирования блока «F1:G1» на фрагменты «F2:G2», «F3:G3», «F5:G5».

Думаю, продолжать нет смысла. Всю дальнейшую работу по объединению ячеек вы легко проделаете, глядя на рис. 1. Пару замечаний относительно оформления табличной части налоговой накладной. Текст в некоторых заголовках этой таблицы ориентирован по вертикали. Соответствующий параметр находится на закладке «Выравнивание» окна «Формат ячеек». Называется он «Ориентация» (рис. 7). В нашем случае для заголовков «Розділ» и «Одиниця виміру товару» он должен быть равен 90 градусов.

Совет При форматировании табличной части налоговой накладной пользуйтесь инструментом «Формат по образцу». Экономия времени будет ощутимой.

Теперь нам остается указать границы ячеек нашего документа. Начнем с табличной части.

1.  Выделяем блок «A32:AG43».

2.  Вызываем меню «Главная».

3.  В группе «Шрифт» щелкаем на иконке «Границы».

4.  Из предложенного списка выбираем «Все границы» (рис. 9).

5.  Выделяем блок «A1:G5».

6.  Через меню иконки «Границы» присваиваем параметр оформления «Все границы».

7.  Форматируем остальные ячейки, как показано на рис. 1.

Вообще в бланке налоговой накладной используется всего три способа оформления границ. Для большинства ячеек — это «Все границы». Для блоков «D12:O13», «V12:AG13» я выбрал вариант «Внешние границы». Фрагменты листа «D12:O13», «V12:AG13», «D27:O27», «D29:W29» отформатированы с параметром «Нижняя граница».

Закончив форматирование рабочего листа, можно приступать к вводу данных в ячейки. Здесь комментарии, как говорится, излишни. Все делаем по рис. 1. Единственный нюанс — это надпись «ЗАТВЕРДЖЕНО…» в правом верхнем углу налоговой накладной. В этой надписи есть принудительный перенос текста после слова «ЗАТВЕРДЖЕНО». Сделать этот перенос можно так.

1. В объединенную ячейку «W1:AF5» вводим текст надписи «ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства фінансів України 01.11.2011 № 1379».

2. Входим в режим редактирования ячейки (клавиша «F2»).

3. Ставим курсор на позицию после слова «ЗАТВЕРДЖЕНО».

4. Нажимаем комбинацию «Alt+Enter».

И последний момент. Часть текста налоговой накладной я отформатировал с выравниванием «по центру выделения». Это общее название «ПОДАТКОВА НАКЛАДНА». Здесь текст отформатирован по центру выделения относительно блока «A7:AG7». Таким же способом я оформил обобщающие заголовки «Обсяги постачання…» и «нульова ставка» в шапке табличной части документа.

Бланк документа готов. Нужно посмотреть, как он выглядит на странице. Для этого делаем так.

1. Вызываем меню «Разметка страницы», щелкаем на иконке «Поля». Откроется окно «Параметры страницы», как на рис. 6.

2. В этом окне нажимаем кнопку «Просмотр» и проверяем, чтобы бланк полностью поместился на печатный лист. При необходимости, изменяем размеры полей или масштаб документа. Итак, бланк мы получили. Можно заполнять его формулами.

 


Формулы — душа таблицы

Основные формулы для документа «Налоговая накладная» показаны в табл. 2. Смысл этих формул, конечно же, знаком каждому бухгалтеру. Думаю, что в комментариях нуждаются только выражения в колонках «A» и «N». Формула «=ЕСЛИ(P37<>"";A36+1;"")» в ячейке «A37» анализирует значение в графе «Кільк. (об’єм, обсяг)». Если там записан не ноль, она возвращает номер из вышестоящей ячейки плюс один. Иначе значением формулы будет пустая строка. В результате при заполнении колонки с количеством товаров номера в колонке «A» Excel проставит автоматически.

Таким же образом работает и формула в ячейке «N37». Отличается она только тем, что возвращает не номер, а значение единицы измерения из вышестоящей строки.

Последний штрих — форматирование ячеек табличной части. Для колонки «Кiлькiсть…» назначаем формат ячеек «Числовой», ноль знаков в дробной части и выделение отрицательных значений красным цветом. Остальным ячейкам табличной части присвоим числовой формат с двумя числами после запятой.

 

Таблица 2

Основные формулы документа «Налоговая накладная»

Адрес

Формула

Комментарий

A36

1

Первоначальное значение номера п/п

A37

=ЕСЛИ(P37<>"";A36+1;"")

Формулу копируем вниз на всю высоту табличной части (на рис. 1 — это ячейки A37:A39)

B36

=СЦЕПИТЬ(D9;E9;".";F9;G9;".";H9;I9;J9;K9)

Формируем дату из значений ячеек. Подставляет значение даты из ячеек «D9:K9» и подставляет ее в ячейку «B36» (чтобы не набирать это значение повторно)

N36

шт.

Первоначальное значение единицы измерения

N37

=ЕСЛИ(P37<>"";N36;"")

Заполняет значение единицы измерения

R36

=ОКРУГЛ(P36*Q36;2)

Сумма по товару. Формулу копируем вниз на всю высоту таблицы

AD36

=R36

Сумма по товару (копия)

R40

=СУММ(R36:S39)

Всего по разделу I (Сумма по всем товарам без учета НДС)

AD40

=СУММ(AD36:AG39)

Всего по разделу I (копия)

R42

=R40/5

НДС

R43

=R42+R40

Общая сумма плюс НДС

AD43

=AD42+AD41+AD40

Сумма по всем товарам с НДС плюс транспортные расходы

 

Разумеется, в нашем варианте налоговой накладной использованы упрощенные формулы. В вашем конкретном случае они могут отличаться. И уж наверняка будет отличаться размер табличной части: высота в три строки выбрана исключительно из соображений размещения рисунка в тексте этой статьи.

 


Добавляем накладную

Налоговую накладную, как правило, выписывают вместе с обычной складской накладной. Поэтому имеет смысл сделать так, чтобы оба документа формировались одновременно. Начнем с того, что вставим форму накладной в рабочую книгу. Делаем так.

1. Переходим на лист «Н».

2. Создаем документ, как показано на рис. 10. С точки зрения форматирования этот бланк проще, чем форма налоговой накладной. Сложного форматирования здесь нет. Только в блоке ячеек «B1:B7» текст оформлен полужирным начертанием с выравниванием вправо. И еще название документа (текст «Накладна…») в ячейке «A8» отцентрировано по выделенной области «A8:F8».

Складская и налоговая накладные имеют много общего. Поэтому мы при помощи формул скопируем данные из налоговой в обычную накладную. Эти формулы показаны в табл. 3. Большая часть информации здесь просто копируется из ячеек листа «НН». Но общие суммы в накладной я советую пересчитать повторно. Этот момент, на мой взгляд, важен. Он позволяет лишний раз проконтролировать совпадение сумм в документах. Для такого контроля предусмотрены формулы в ячейках «G13», «G14», «G15». Они проверяют, чтобы сумма по товару, НДС и общий итог были одинаковыми в обоих документах. Если это не так, на листе появится сообщение об ошибке.

 

Таблица 3

Основные формулы документа «Накладная»

Адрес

Формула

Комментарий

C1

=НН!D12

Переносит название поставщика

C2

="ИНН "&СЦЕПИТЬ(НН!D17; НН!E17;НН!F17;НН!G17;НН!H17;НН!I17;НН!J17;НН!K17;НН!L17;НН!M17;НН!N17;НН!O17)&", свід. "& СЦЕПИТЬ(НН!F24; НН!G24;НН!H24;НН!I24;НН!J24;НН!K24;НН!L24;НН!M24;НН!N24;НН!O24)

Формирует строку из номера ИНН и номера свидетельства продавца

C3

=НН!D19

Переносит адрес продавца

C4

=НН!V12

Переносит название покупателя

C5

=НН!U19

Переносит адрес покупателя

A8

="Накладна № "& СЦЕПИТЬ(НН!V9;НН!W9;НН!X9;НН!Y9;НН!Z9;НН!AA9;НН!AB9;НН!AC9;НН!AD9;НН!AE9;НН!AF9;НН!AG9)&" від "& НН!B36

Формирует текст заголовка накладной. Строку «НАКЛАДНА №» формула сцепит с номером налоговой накладной (лист «НН», ячейки «V9:AG9»). К полученной строке формула добавит текст «від» и дату налоговой накладной (лист «НН», ячейка «B36»)

A10

=НН!A36

Переносит значение номера п/п из первой строки табличной части налоговой накладной

B10

=НН!C36

Переносит наименование ТМЦ из первой строки табличной части налоговой накладной

C10

=НН!N36

Переносит наименование единицы измерения

D10

=НН!P36

Переносит значение количества

E10

=НН!Q36

Переносит значение цены

F10

=ОКРУГЛ(E10*D10;2)

Пересчитывает сумму по товару

Заполняем формулами из блока «A10:F10» всю табличную часть

F13

=СУММ(F10:F12)

Сумма по товарам

F14

=F13/5

Сумма НДС

F15

=F13+F14

Сумма по товарам плюс НДС

G13

=ЕСЛИ(F13<>НН!AD40; "Ошибка";"")

Если сумма по товару в накладной и налоговой накладной не совпадают, выводит сообщение «Ошибка»

G14

=ЕСЛИ(F14<>НН!AD42; "Ошибка";"")

Если НДС в накладной и налоговой накладной не совпадают, выводит сообщение «Ошибка»

G15

=ЕСЛИ(F15<>НН!AD43; "Ошибка";"")

Если общая сумма по накладной и налоговой накладной не совпадают, выводит сообщение «Ошибка»

D17

=F14

Подставляет значение НДС в ячейку «D17»

 

Мы практически завершили создание пары документов «Накладная» и «Налоговая накладная». Единственное поле, которого мы не коснулись, — это сумма прописью. И сейчас мы с ним разберемся.

 

СУММА ПРОПИСЬЮ В обычной накладной

Такую проблему мы уже решали при формировании реестра договоров (см. «Б & К», 2011, № 21(117), статья «Создаем реестр договоров»). Напомню, что тогда мы использовали два способа: формировали сумму прописью при помощи формул Excel и с применением программы на Visual Basic. В случае с налоговой накладной можно применить любой из этих подходов. Я остановил свой выбор на формулах Excel. Подробно описывать процесс преобразования числа в текстовое представление я не буду: все нюансы есть в упомянутой публикации. Напомню только форму рабочего листа. Она представлена на рис. 11, а сам лист называется «Проп». Логика работы этого документа такая. В ячейку «D1» мы вводим сумму в виде числа. В ячейках «A3» и «A4» получаем два варианта записи этого числа прописью. Все, что нам нужно сделать, — это связать лист «Проп» с бланком обычной накладной. Делаем так.

1. Становимся на ячейку «D1» листа «Проп».

2. Вводим символ «=».

3. Щелкаем левой кнопкой на ярлычке листа «Н», а затем на ячейке «F15». В результате в «D1» появится формула «=Н!F15».

4. Нажимам «Enter».

5. Переходим на лист «Н».

6. Становимся на ячейку «C17» и аналогичным приемом формируем ссылку на ячейку «A3» листа «Проп» (формула в данном случае выглядит так: «=Проп!A3»).

Вот, собственно, и все. Документы готовы к работе. Теперь мы можем заполнить бланк налоговой накладной нужными данными, а все расчеты и обычную накладную Excel сформирует автоматически. И оформит все это в альбомном формате.

 

Удачной работы! Жду ваших писем и предложений на bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции. Готовый шаблон документа с обычной и налоговой накладными вы можете взять на портале редакции, обратившись по адресу: www.bk.factor.ua/ru/publications/14/8/1059.html.



Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це
загрузка...
Коментарі (0)