Інформація по темі "" | Публікації по тегу
21.01.13
19458 7
Друкувати
Обране

Как скопировать промежуточные итоги

Уважаемые сотрудники «Б & K»! У меня вопрос по работе с Excel. Есть база данных. Я применил к ней инструмент «Промежуточные итоги». В результате его работы в исходной таблице Excel появились специальные строки с итоговыми значениями. Как можно скопировать эти итоги на другой рабочий лист? Пользуюсь программой MS Excel 2010. Спасибо.





 

Задача выборочного копирования в практике бухгалтерского учета встречается очень часто. Применительно к работе с итогами проблема такова. Есть база данных, в которой собраны сведения о движении товаров, денежных средств, — чего угодно. Информация в ней представлена подробно. Например, по датам, документам, по каждому товару и т. д. по этим данным мы собираемся построить аналитический отчет. Однако в нем такая детализация нам не нужна, мы хотим получить краткий и лаконичный документ. Иными словами, мы должны взять исходную базу, обработать ее, посчитать итоговые значения и затем использовать их для формирования результирующего отчета.

Инструмент для получения итогов у нас есть: в данном случае это функция «Промежуточные итоги». В результате его применения в базе появятся специальные записи, где будут посчитаны итоговые значения по указанным полям (или колонкам). Остается решить одну проблему: как отделить эти итоги от основной базы данных, чтобы затем использовать их в дальнейшей работе.

Для решения этой задачи существуют разные способы — от организации динамических ссылок до логических функций и массивов формул. Но сегодня мы познакомимся с другим, не менее интересным приемом — воспользуемся инструментом «Выделение группы ячеек».

Итак, есть база данных, фрагмент которой показан на рис. 1. В ней представлены сведения о продажах ТМЦ за некоторый период: дата, наименование товара, цена, объем реализации (количество) и общая сумма. Наша задача — посчитать суммарные объемы продаж за каждую дату и затем скопировать эти итоги на другой рабочий лист. Делаем так.

1. Открываем документ, ставим указатель активной ячейки в область данных.

2. Вызываем меню «Данные», в группе «Сортировка и фильтр» щелкаем на иконке «Сортировка» (рис. 2) — перед подведением итогов базу нужно отсортировать по ключевому полю. Откроется окно, изображенное на рис. 3.

3. В этом окне в списке «Сортировать по» выбираем вариант «Дата», в поле «Порядок» оставляем значение «От старых к новым».

4. В окне «Сортировка» нажимаем «ОК».

5. В группе «Структура» щелкаем на иконке «Промежуточный итог» (рис. 2). Откроется окно, как на рис. 4.

6. В нем из списка «При каждом изменении в:» выбираем значение «Дата». В поле «Операция:» указываем «Сумма». В группе параметров «Добавить итоги по:» отмечаем галочками значения «Кол.» и «Сумма».

7. В окне «Промежуточные итоги» нажимаем «ОК». В базе данных появятся строки с итогами, а в левом верхнем углу рабочего листа — значки с уровнями группировки.

8. Щелкаем левой кнопкой на значке второго уровня, чтобы оставить на экране только промежуточные итоги.

Результат нашей работы показан на рис. 5. На экране видны только итоговые значения. Остальные записи скрыты. И теперь наша задача скопировать эти итоги на другой рабочий лист. Обычным способом сделать это не удастся. В этом нетрудно убедиться: выделяем колонки с базой данных, нажимаем «Ctrl+C», переходим на новый лист и вставляем содержимое из буфера комбинацией «Ctrl+V». На лист вместе с итогами Excel скопирует все записи исходной базы данных, что нас в данном случае не устраивает. Конечно, можно было бы копировать каждый итог по отдельности. Но это долго и утомительно. Поэтому мы поступим иначе. Делаем так.

1. Удерживая клавишу «Ctrl», последовательно щелкаем на колонках «B», «E» и «F». Столбцы «D» и «E» не выделяем, так как на втором уровне группировки в них нет значений.

2. Не снимая выделения, нажимаем «Ctrl+G» или клавишу «F5». Откроется окно «Переход», как на рис. 6.

3. В этом окне нажимам кнопку «Выделить…». Откроется окно «Выделение группы ячеек» (рис. 6).

4. В нем включаем параметр «только видимые ячейки» и нажимаем «ОК».

5. Не снимая выделения, нажимаем «Ctrl+С» (копируем видимые ячейки в буфер обмена).

6. Переходим на новый лист (на рис. 5 он называется «Итоги») и нажимаем «Ctrl+V» (вставляем данные из буфера).

Результат копирования показан на рис. 7. На новый лист попали только итоговые значения. Но это не все. Вернемся на лист к базе данных с итогами (рис. 5). Щелкаем на ячейке «А7» — в ней посчитано суммарное количество проданного товара за «17/01/2011». Смотрим на строку формул — там стоит выражение: «=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;E4:E6)». Это функция суммирования значений за указанную дату из блока «E4:E6».

Переходим на лист «Итоги» и смотрим на содержимое ячейки «B3». В ней записано значение «8» и это обычное число.

Важно! При копировании фрагментов таблицы с использованием инструмента «Выделить» в результирующий документ Excel переносит только значения.

 

На сегодня все. Успешной работы! Жду ваших писем, предложений и замечаний на bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции.

env_icon Наш сайт корисний для вас?

Отримуйте першими актуальні новини! env_icon

Підписатися на найактуальнішу розсилку для бухгалтера бюджетної установи

Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це



Коментарі
(7)
|SS
09.06.2015
Спасибо, оч помогли
Сергей
24.06.2015
Спасибо!
Сергей
24.06.2015
Главное не забыть скопировать после F5, а то по первой запарился :) Очень молодцы, что рассказали как!
Ната
22.10.2015
Спасибо!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
Юрий
06.04.2016
спасибо!
Юлия
17.07.2020
Спасибо! Как раз мучилась с поиском быстрого способа скопировать итоговые значения из консолидированной таблицы. Все получилосьtransparent_pxl.png.
помогли!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
08.01.2021
понятно написано. реально помогли
Залишити коментар:
Ваше ім`я
Коментарі
Шановні колеги!
Довгі роки ми наполегливо працювали, щоб вчасно підставляти плече підтримки всім українським бухгалтерам бюджетного сектору. Ми завжди розуміли, що їм нізвідки чекати допомоги й опори, тому розвивали новинний і консультативний портал власними силами та засобами. За що ви повсякчас віддячуєте нам своєю довірою та прихильністю. Ми дуже цінуємо це!

Та настають складні часи в усьому світі – й дедалі важче стає підтримувати гідний рівень роботи найбільшого в Україні порталу за свій кошт, частково покриваючи витрати завдяки рекламі. Цього вкрай замало!

Buhgalter.com.ua – це не лише стрічка новин із тематичними розділами та корисною інформацією. По той бік монітора щоденно стоять на варті роботи порталу 14 фахівців та чимале технічне забезпечення для безперешкодного функціонування сайту.

Ми сформували максимально комфортну ціну, яка б не «била по кишені», – 30 грн на місяць або 1 грн на день. Передплатники видань «Бюджетна бухгалтерія» та «Оплата праці», як і раніше, продовжують користуватися порталом безкоштовно та без реклами.

Розуміємо, для вас це стало несподіванкою, але в сьогоднішніх умовах ми не можемо діяти інакше. Цілком посильна сума, що дорівнює чашці кави у кав’ярні, підтримає життя вашого улюбленого ресурсу. За це ми віддячимо вам завжди цікавою й важливою інформацією та новими ідеями. Далі буде тільки краще!

Залишайтеся з нами – і давайте підтримувати один одного!

Ваші колеги – команда buhgalter.com.ua
30
грн/
місяц
Це приблизно усього 1 грн/день
Ви можете скасувати в будь-який момент
ic-acc-pay
Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити всього за 30 грн