Как скопировать промежуточные итоги

Инструмент для получения итогов у нас есть: в данном случае это функция «Промежуточные итоги». В результате его применения в базе появятся специальные записи, где будут посчитаны итоговые значения по указанным полям (или колонкам). Остается решить одну проблему: как отделить эти итоги от основной базы данных, чтобы затем использовать их в дальнейшей работе.

Для решения этой задачи существуют разные способы — от организации динамических ссылок до логических функций и массивов формул. Но сегодня мы познакомимся с другим, не менее интересным приемом — воспользуемся инструментом «Выделение группы ячеек».

2. Вызываем меню «Данные», в группе «Сортировка и фильтр» щелкаем на иконке «Сортировка» (рис. 2) — перед подведением итогов базу нужно отсортировать по ключевому полю. Откроется окно, изображенное на рис. 3.

3. В этом окне в списке «Сортировать по» выбираем вариант «Дата», в поле «Порядок» оставляем значение «От старых к новым».

4. В окне «Сортировка» нажимаем «ОК».

5. В группе «Структура» щелкаем на иконке «Промежуточный итог» (рис. 2). Откроется окно, как на рис. 4.

6. В нем из списка «При каждом изменении в:» выбираем значение «Дата». В поле «Операция:» указываем «Сумма». В группе параметров «Добавить итоги по:» отмечаем галочками значения «Кол.» и «Сумма».

7. В окне «Промежуточные итоги» нажимаем «ОК». В базе данных появятся строки с итогами, а в левом верхнем углу рабочего листа — значки с уровнями группировки.

Результат нашей работы показан на рис. 5. На экране видны только итоговые значения. Остальные записи скрыты. И теперь наша задача скопировать эти итоги на другой рабочий лист. Обычным способом сделать это не удастся. В этом нетрудно убедиться: выделяем колонки с базой данных, нажимаем «Ctrl+C», переходим на новый лист и вставляем содержимое из буфера комбинацией «Ctrl+V». На лист вместе с итогами Excel скопирует все записи исходной базы данных, что нас в данном случае не устраивает. Конечно, можно было бы копировать каждый итог по отдельности. Но это долго и утомительно. Поэтому мы поступим иначе. Делаем так.

1. Удерживая клавишу «Ctrl», последовательно щелкаем на колонках «B», «E» и «F». Столбцы «D» и «E» не выделяем, так как на втором уровне группировки в них нет значений.

2. Не снимая выделения, нажимаем «Ctrl+G» или клавишу «F5». Откроется окно «Переход», как на рис. 6.

3. В этом окне нажимам кнопку «Выделить…». Откроется окно «Выделение группы ячеек» (рис. 6).

4. В нем включаем параметр «только видимые ячейки» и нажимаем «ОК».

5. Не снимая выделения, нажимаем «Ctrl+С» (копируем видимые ячейки в буфер обмена).

6. Переходим на новый лист (на рис. 5 он называется «Итоги») и нажимаем «Ctrl+V» (вставляем данные из буфера).

Результат копирования показан на рис. 7. На новый лист попали только итоговые значения. Но это не все. Вернемся на лист к базе данных с итогами (рис. 5). Щелкаем на ячейке «А7» — в ней посчитано суммарное количество проданного товара за «17/01/2011». Смотрим на строку формул — там стоит выражение: «=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;E4:E6)». Это функция суммирования значений за указанную дату из блока «E4:E6».

Переходим на лист «Итоги» и смотрим на содержимое ячейки «B3». В ней записано значение «8» и это обычное число.

На сегодня все. Успешной работы! Жду ваших писем, предложений и замечаний на bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции.