Інформація по темі "" | Публікації по тегу
21.01.13
4771 0
Друкувати
Обране

Excel 2010: заполняем базу данных

Уважаемые сотрудники «Б & К»! Мне часто приходится заполнять большие базы данных в программе Excel. Разумеется, я использую для этой работы буфер обмена. Но, честно говоря, хотелось бы найти более удобное решение. Посоветуйте, как ускорить заполнение баз данных в Excel 2010, какие для этого есть инструменты?





 

Заполнение баз данных — процесс трудоемкий и утомительный. Поэтому любой новый инструмент для автоматического заполнения таблиц для бухгалтера очень важен. Причем по нескольким причинам. Во-первых, автоматическое заполнение ускоряет работу, делает ее менее трудоемкой. А во-вторых, при автозаполнении резко снижается количество ошибок при вводе данных. Согласитесь, что этот аспект в бухгалтерской практике трудно переоценить. Поэтому неудивительно, что для быстрого заполнения таблиц разработчики Excel предусмотрели целый набор специальных инструментов. С некоторыми из них я предлагаю познакомиться подробнее. Начнем с подстановки значений.

 


Автозаполнение повторяющихся значений

В качестве примера для нашей работы я выбрал базу данных, изображенную на рис. 1. В ней всего три поля: «Дата», «Покупатель» и «Сумма». Причем в колонках «Дата» и «Сумма» уже стоят значения, а данные в колонке «Покупатель» мы будем заполнять. Делаем так:

1. Становимся на ячейку «B2», вводим в нее текст с названием предприятия. Пусть это будет «Омега, ТОВ».

2. Переходим вниз по колонке «B». В примере на рис. 1 я установил указатель текущей ячейки на «B8».

3. Печатаем букву «О». Excel тут же заменит ее на слово «Омега, ТОВ».

4. Нажимаем «Enter» — ячейка заполнена.

Что произошло на самом деле? После ввода первого символа Excel проанализировал содержимое текущей колонки и попытался найти предприятия, где первым символом в названии будет буква «О». В нашем случае он обнаружил одно такое название — «Омега, ТОВ». Согласно внутренней логике работы Excel «предположил», что эти данные могут повторяться в колонке многократно. Исходя из этого, он предложил ввести это значение автоматически. На мой взгляд, очень удобная возможность.

Кстати, подстановка по первым символам выполняется как в направлении «сверху вниз», так и «снизу вверх».

Важно! Чтобы Excel выполнил автозамену, указатель активной ячейки должен находиться в области базы данных.

Попробуем усложнить задачу. Для этого в колонку «Покупатель» добавим название «Олимп, ООО». После чего повторим те же действия. Теперь на ввод буквы «О» Excel никак не отреагирует! И это понятно: одного символа уже недостаточно для четкой идентификации названия в колонке «Покупатель». Для этого нужно ввести хотя бы два символа: последовательность «Ол» Excel предложит заменить на «Олимп, ООО», символы «Ом» он предложит заменить на «Омега, ТОВ». Обратите внимание, что данные для автоподстановки можно набирать в любом регистре.

Важно! Чтобы включить (или отключить) возможность автоподстановки, войдите в меню «Файл», выберите раздел «Параметры». Откроется окно настроек «Параметры Excel». В нем перейдите в раздел «Дополнительно» и в группе «Параметры правки» включите (или отключите) флажок «Автозавершение значений ячеек».

Среди преимуществ описанного способа я бы отметил простоту его использования. Не нужно никаких дополнительных действий. Вводим первые буквы — остальное Excel сделает сам.

Главный же его недостаток — автоподстановка по совпадению символов работает только с текстом. На числа действие этого инструмента не распространяется. Кроме того, автоподстановка работает хорошо, когда в базе мало похожих элементов. Только в этом случае Excel сможет быстро (уже по первым символам) предложить подходящий вариант для заполнения ячеек.

 


Комбинация «Ctrl+D»

Эта комбинация копирует в активную ячейку (или выделенный блок рабочего листа!) содержимое из вышестоящей ячейки. Посмотрим, как это выглядит практически.

1. Откройте базу данных, как на рис. 1.

2. Поставьте указатель активной ячейки на «B3».

3. Нажмите «Ctrl+D». В «B3» появится надпись «Омега, ТОВ». Эту информацию Excel перенес из ячейки «B2».

Совет Используйте комбинацию «Ctrl+D» для заполнения базы данных «по колонкам». Для выборочного заполнения ячеек таблицы используйте «Ctrl+D» совместно с автофильтром.

Использование клавиш «Ctrl+D» имеет несколько преимуществ:

— таким способом можно продублировать не только текст, но и числа;

— сочетание «Ctrl+D» копирует не только содержимое, но и формат из вышестоящей ячейки;

— комбинация «Ctrl+D» работает при включенном «Caps Lock», т. е. как на английской, так и на русской раскладке клавиатуры.

 


Выбор значений из списка

Работа в режиме автозаполнения становится неэффективной, когда в базе много похожих элементов. В этом случае придется напечатать большую часть слова, прежде чем программа предложит воспользоваться автозаменой. Здесь можно посоветовать работу со списком. Вернемся к примеру на рис. 1. Делаем так:

1. Ставим указатель мышки на свободную ячейку в колонке «Покупатель».

2. Щелкаем правой кнопкой мышки. Появится контекстное меню, как на рис. 2.

3. Из этого меню выбираем пункт «Выбрать из раскрывающегося списка». Excel покажет список всех значений из колонки «Покупатель».

4. В списке находим нужный элемент и щелчком мышки подставляем его в ячейку.

Важно! Список для автозаполнения Excel формирует только из текстовых значений.

Выбор значений из списка хорош тем, что здесь трудно ошибиться. Все повторяющиеся данные, введенные таким способом, будут одинаковые. Никаких лишних пробелов, никаких опечаток. Что касается недостатков — выбор из списка не работает с числами.

 


Повтор действий
по клавише «F4»

При работе с базами данных часто приходится повторять одни и те же действия. Это может быть все, что угодно: добавление строк, выделение цветом, изменение фона, размеров ячейки и т. п. В такой ситуации советую взять на заметку простой прием: нажатие клавиши «F4» повторяет последнее выполненное действие и применяет его к текущей ячейке или выделенному блоку. Экономия времени от этого приема иногда просто колоссальная. Небольшой пример: нужно добавить несколько строк в разных позициях базы данных. Действуя обычным способом, нам придется:

— поставить указатель мышки на ячейку, где нужно добавить строку;

— щелчком правой кнопки мышки раскрыть контекстное меню;

— из него выбрать пункт «Добавить ячейки…»;

— в предложенном окне параметров выбрать вариант «Строку», после чего нажать «ОК».

Причем все перечисленные действия придется повторить для каждой вновь добавляемой строки! Если таких строк будет хотя бы сотня, процесс может затянуться…

А вот пример, как это выглядит при работе с клавишей «F4». Делаем так:

1. Добавляем одну строку любым удобным способом.

2. Ставим активную ячейку на место вставки новой строки.

3. Нажимаем клавишу «F4» (повторяем предыдущее действие). И так несколько раз.

Через клавишу «F4» можно выполнить большинство операций Excel: выравнивание ячеек, изменение их размера, параметров форматирования и т. д. Но повторить ввод предыдущего значения в новую ячейку по «F4», к сожалению, нельзя.

 


Ввод массива данных

Этот прием удобен для заполнения области рабочего листа одинаковыми значениями. Чтобы воспользоваться этим методом, сделайте так:

1. Откройте документ Excel. Выделите блок ячеек, куда нужно записать одинаковые значения.

2. Не снимая выделения, нажмите клавишу «F2» (войти в режим редактирования ячейки). На листе станет доступна для редактирования первая ячейка выделенного блока.

3. Введите в эту ячейку данные. Это может быть число, текст или формула.

4. Нажмите комбинацию «Ctrl+Shift+Enter». Excel заполнит указанную часть листа значением из первой ячейки выделенного блока.

Работа с массивами формул — очень мощный инструмент MS Excel. Он позволяет не только быстро заполнять данными фрагменты рабочей таблицы — массивы формул можно использовать в сочетании с автофильтром, инструментами выделения блоков, для создания сложных формул. Но это — материал для нашей следующей статьи. А на сегодня все. Надеюсь, что описанные приемы заполнения таблиц сделает вашу работу с Excel более продуктивной.

 

Жду ваших вопросов, замечаний и предложений на bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции. Удачной работы!

env_icon Наш сайт корисний для вас?

Отримуйте першими актуальні новини! env_icon

Підписатися на найактуальнішу розсилку для бухгалтера бюджетної установи

Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це



Коментарі
(0)
Яка вдача - ви можете стати першим, хто прокоментує цей матеріал.
Залишити коментар:
Ваше ім`я
Коментарі
pw-image
Доступ до сайту за ціною чашки кави
Платне користування buhgalter.com.ua передбачає:
  • доступ до новин, статей, довідників
  • безлімітні завантаження бланків
  • відсутність реклами.
Передплатники «Бюджетної бухгалтерії», «Оплата праці» та користувачі «FIT-Бюджет» отримують безкоштовний доступ до порталу бонусом до передплати.
30
грн/
місяць
Вже передплатили? Увійти
ic-acc-pay
×

 

Договір публічної оферти

Угода

про умови використання інформаційних ресурсів сайту

Ця Угода укладена між ТОВ «НВП «ФАКТОР» (далі - Компанія) і будь-яким Користувачем (далі загально названі - Сторони) веб-сайту (-ів) buhgalter.com.ua і / або budget.factor.ua, далі іменуються - Сайт.

Загальні положення

Наведені нижче умови є електронною формою документа, що визначає порядок використання, а саме, надання Користувачеві доступу до інформаційних ресурсів через Сайт.

Ця угода (Договір) носить характер публічної оферти, тобто є еквівалентом "усної угоди" і відповідно до чинного законодавства України має належну юридичну силу.

Сайт є об'єктом авторського права і як складного твору, а також "компіляції даних" ("бази даних") охороняється на території України, відповідно до Закону України "Про авторське право і суміжні права".

Всі авторські майнові права на Сайт належать Компанії. Позначення «buhgalter», «Factor» є знаком для товарів і послуг (торговою маркою) і не може використовуватися Користувачем без отримання відповідної ліцензії.

Компанія докладає всіх зусиль щодо забезпечення достовірності і актуальності інформації, представленої на Сайті. Однак Компанія не бере на себе фінансової та іншої відповідальності за результати застосування цієї інформації.

Підписка - повний доступ до всіх матеріалів, розміщених на Сайті. Підписка надається за певну плату на певний строк відповідно до умов відповідного тарифу Підписки.

Автоподовження підписки - сервіс автоматичного продовження підписки.

 

 

1. Прийняття Угоди

 

1.1. Для того, щоб отримати право доступу до інформаційних ресурсів Сайту, Користувачеві необхідно спочатку висловити свою згоду з цією угодою. Користувач не має санкціонованого доступу до інформаційних ресурсів Сайту, якщо він не прийняв або не згоден з умовами цієї угоди.

1.2 Згідно з умовами Договору Компанія надає Користувачам Передплату на платній основі з метою перегляду користувачами окремих матеріалів, розміщених на Сайті. Категорії платної інформації визначаються Товариством самостійно.

1.3. За згодою Користувача з умовами цієї угоди, Користувачеві надається доступ до інформаційних ресурсів Сайту. Інформаційні ресурси надаються «як є» і не припускають наступних доопрацювань.

1.4. Користувач має право припинити користуватися Сайтом в будь-який момент, без спеціального повідомлення Компанії про припинення користування Сайтом.

1.5. Для отримання доступу до ресурсів від Користувача може знадобитися надання інформації про себе (наприклад, відомості про особу, відомості про юридичну особу та інші контактні дані) з метою продовження користування Користувачем послугами Компанії.

1.6. Беручи до уваги безперервне впровадження нових розробок, Користувач визнає і погоджується з тим, що Компанія має право на власний розсуд припинити (тимчасово або остаточно) надання доступу до ресурсів Сайту (або будь-яких окремих функцій Сайту) всім користувачам взагалі або Користувачеві зокрема, без попереднього повідомлення.

1.7. Компанія на постійній основі впроваджує нові розробки для того, щоб надавати найкращі можливі послуги своїм користувачам. Користувач визнає і погоджується з тим, що форма і характер послуг (дизайн сайту, обсяг наданої інформації, тематика і ін.) можуть час від часу змінюватися без попереднього повідомлення Користувача.

 

 

2. Відповідальність сторін

 

2.1. Матеріали Сайту видаються без будь-яких гарантій, неявних або інших. Компанія не несе відповідальність за повноту і точність інформації, що міститься в матеріалах сайту, відповідність її вимогам Користувача.

2.2. Всі ризики, що виникають при використанні матеріалів (ресурсів) Сайту, несе Користувач. Компанія ні за яких умов не несе відповідальності за будь-які понесені Користувачем збитки, у чому б вони не виражалися, в тому числі, в разі якщо компанія була повідомлена про можливість заподіяння збитків.

2.3. Ризик настання негативних наслідків в результаті використання рекомендацій, думок і тверджень, що містяться на Сайті, в повному обсязі несе Користувач. Компанія не гарантує і не підтверджує точність і достовірність, рекомендацій, думок і тверджень, що містяться на Сайті.

2.4. Компанія не несе ніякої відповідальності за будь-які помилки, неточності, втрати часу, порушення в роботі обладнання і ліній комунікацій, проникнення комп'ютерних вірусів, втрати і зміни даних, виникнення дефектів в роботі програм. які виникли, незалежно від причин, в результаті використання Сайту.

2.5. У разі здійснення Користувачем дій, передбачених ст. 50 Закону України «Про авторське право і суміжні права» (порушення авторського права і суміжних прав), Компанія залишає за собою право, без попереднього повідомлення Користувача, за своїм вибором здійснювати дії щодо захисту немайнових і майнових авторських прав та суміжних прав в порядку, встановленому адміністративним, цивільним і кримінальним законодавством.

 

3. Порядок і умови оформлення Передплати

 

3.1 Для оформлення Передплати Користувачеві необхідно:

3.1.1 Авторизуватись або зареєструватися на сайті buhgalter.com.ua шляхом заповнення всіх необхідних полів реєстраційної форми

3.1.2 Уважно ознайомитися з умовами договору і прийняти його,

3.1.3 Ввести необхідні для оплати дані, якщо того вимагає Платіжна система; підтвердити оплату і оплатити.

3.2 Оплата доступу до сайту buhgalter.com.ua проводиться Користувачем на умовах 100% передплати.

3.3 Компанія попереджає користувачів, а Користувачі розуміють і погоджуються з тим, що Платіжна система може стягувати понад вартості послуг будь-якого роду комісії та збори, включаючи комісії мобільних операторів (за їх наявності), надаючи свої послуги тільки в разі, якщо такі комісії і збори будуть оплачені користувачем. Інформацію про такі комісії і збори (за їх наявності) Користувач самостійно може дізнатися в Платіжній системі. Комісії та збори не повертаються і не відшкодовуються Компанією. Користувач, який скористався послугами платіжної системи, вважається попередженим і згодним з їх умовами.

3.4 Компанія має право в односторонньому порядку і без попереднього повідомлення Користувача змінювати умови цього договору, наповнення пакетів Підписка, розміри тарифів і т.п. шляхом розміщення відповідного документа в новій редакції на сайті.

3.5 Зміни умов цього Договору набирають чинності з моменту опублікування на сайті buhgalter.com.ua

3.6 Зміни, що стосуються наповнення пакетів Підписка, розмірів тарифів застосовуються тільки для підписок, придбаних після такої зміни.

3.7 Відмова від послуг після оплати неможлива.

3.8 Користувач не має права:

3.8.1 реєструватися як інша особа; вводити в оману інших користувачів щодо своєї особи, використовуючи реєстраційні дані іншої людини; навмисне спотворювати уявлення про самого себе, свій вік або свої відносини з іншими особами або іншими організаціями; передавати реєстраційні дані, логін і пароль для доступу до системи іншим особам;

 

4. Автоподовження підписки

 

4.1 Учасники оплачують доступ до сайту buhgalter.com.ua щомісяця, надають згоду на послуги автоматичного регулярного продовження Підписки на новий термін (автоподовження Підписки). Після активації даної послуги оплата нового терміну Підписки здійснюється шляхом автоматичного безакцептного списання коштів з рахунку користувача. Послуга автоподовження Підписки надається до тих пір, поки Користувач не повідомить про її скасування в особистому кабінеті користувача, заповнивши необхідну форму.

4.2 Послуга вважається скасованою з наступного оплатного періоду.

4.3 Послуга активується при здійсненні першої або чергової оплати Підписки, що означає згоду користувача з тим, що після закінчення оплаченого строку дії Передплати Договір автоматично пролонгується на тих же умовах на той же термін з автоматичним списанням вартості Передплати з рахунку Користувача

4.4 У разі недостатності коштів на рахунку користувача або неможливості проведення платежу Підписка на новий термін не надається, а послуга «автоподовження Підписки» відключається, до моменту появи коштів на рахунку користувача або заміни користувачем рахунку в особистому кабінеті).

4.5 При зміні Товариством тарифів на підписку автоподовження Підписка на черговий новий термін, наступний за періодом, протягом якого відбулася така зміна буде здійснено за новим тарифом.

 

5. Припинення відносин з Компанією. зміна угоди

 

5.1. Компанія і Користувач домовилися, що компанія має право припинити підтримувати Сайт (надавати доступ / надавати послуги) в будь-який час на власний розсуд.

5.2. Компанія залишає за собою право припинити доступ до Сайту, якщо: доступ до Сайту втрачений через відсутність зв'язку на маршруті від Користувача до Сайту; Користувачеві відмовлено в доступі до Сайту внаслідок порушення ним «Інтрукціі користування сайтом» (http://budget.factor.ua/faq.php) або перевищення обсягу прав на використання Сайту.

5.3. Компанія залишає за собою право за своїм вибором без попереднього повідомлення та / або роз'яснення причин: змінювати, виправляти, обмежувати, припиняти чи зупиняти дію Сайту і будь-яких його розділів (матеріалів, ресурсів, сервісів); відмовляти Користувачеві в доступі до користування Сайтом і / або будь-якого його розділу. Задоволення / розгляд потреб Користувача при використанні Сайту не є обов'язком Компанії.

 

6. Заключні положення

 

6.1. Сайт може містити посилання на інші Інтернет - сайти. Дані сайти не перебувають під контролем Компанії і Компанія не несе відповідальності за зміст даних сайтів та / або зміст сайтів, посилання на які знаходяться на даних сайтах. Посилання на інші сайти включені в Сайт тільки для зручності користувачів і не означають згоду Компанії та його посадових осіб з вмістом даних сайтів. Інші Інтернет - сайти можуть містити посилання на Сайт без спеціального дозволу Компанії.

6.2. У разі незгоди Користувача з будь-яким з умов цієї угоди він зобов'язаний негайно припинити використання Сайту і / або будь-якого з його розділів.

6.3. У разі якщо компетентними органами / особами частина цієї угоди буде визнана недійсною, такою, що суперечить законодавству і не підлягає застосуванню, це не тягне неможливість застосування інших положень цієї угоди. Ця угода діє повною мірою в рамках, встановлених чинним законодавством.

6.4. До відносин в рамках цієї Угоди застосовується право України. Користувач і Компанія домовилися підкорятися при виникненні будь-яких спорів, що виникають у зв'язку зі справжньою угодою (використанням Сайту), виключно юрисдикції судів України.

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити всього за 30 грн