Інформація по темі "" | Публікації по тегу
21.01.13
4678 0
Друкувати
Обране

Экспресс-анализ формул в программе Excel

Уважаемые сотрудники «Б & К»! Время от времени я сталкиваюсь с такой ситуацией. Есть таблица в формате Excel. В ней записаны данные и расчетные формулы. С таблицей работают разные сотрудники. Иногда случается так, что в таблицу (по ошибке) на место формулы заносят число. Внешне это незаметно. С таблицей продолжают работать. А когда ошибку удается обнаружить, – уже поздно. Расчеты сделаны неправильно. Подскажите, как в программе Excel можно просмотреть все формулы и убедиться, что они в порядке? Пользуюсь MS Excel 2003.




Знакомая ситуация. Сам неоднократно сталкивался с подобной проблемой. Чаще всего она возникала в тех случаях, когда готовую таблицу корректируют разные люди. Структура таблицы им может быть неизвестна. И потому вероятность удалить формулу и внести вместо нее числовую константу резко возрастает. Для поиска такой ошибки нужен инструмент, который поможет быстро найти все формулы на рабочем листе. И не только найти, но и указать, где эти формулы расположены. Как это сделать, я покажу на примере таблицы, фрагмент которой показан на рис. 1. В ней шесть колонок. Столбцы «A:D» содержат исходные данные. В колонках «E:I» находятся формулы для расчета суммы НДС и общей стоимости. Наша задача: проверить, чтобы в колонках «E:I» были только формулы. Если это не так, после изменения исходных данных часть ячеек Excel пересчитывать не будет, и в расчетах появится ошибка. Решить задачу можно разными способами.

Способ 1. Выделить все ячейки с формулами и назначить для них специальный формат

Для этого делаем так:

1. Открываем таблицу (рис. 1), выделяем блок колонок «A:I».

2. Вызываем меню «Правка → Перейти…» или нажимаем «Ctrl+G». Откроется окно «Переход», изображенное на рис. 2.

3. В этом окне нажимаем кнопку «Выделить…». Откроется окно «Выделение группы ячеек», как на рис. 3.

4. В нем ставим переключатель «Выделить» в положение «формулы» и нажимаем «ОК». Все ячейки с формулами на текущем листе будут выделены в один блок.

5. Не снимая выделения, щелкаем на иконке «Цвет заливки» и выбираем хорошо заметный цвет фона для ячеек с формулами. Результат показан на рис. 4.

С задачей мы справились. Все ячейки с формулами выделены заливкой. Теперь достаточно бегло взглянуть на таблицу, чтобы увидеть ошибку, – в ячейке «E5» вместо формулы записано значение «108».

Способ 2. Переключить рабочий лист в режим отображения формул

Этот способ мне нравится меньше, однако он тоже может помочь в решении задачи, и потому имеет право на жизнь. Делаем так:

1. Открываем таблицу.

2. Нажимаем комбинацию «Ctrl+~». На рабочем листе вместо значений Excel покажет расчетные формулы (рис. 5). Все, что остается сделать, — это внимательно просмотреть таблицу.

Кстати, комбинация «Ctrl+~» (переключение рабочего листа в режим отображения формул) работает во всех версиях программы Excel, включая Excel 2007/2010.

Предлагаю вернуться к параметрам окна, изображенного на рис. 3. Если переключатель «Выделить» установить в положение «формулы», будут доступны четыре флажка: «числа», «текст», «логические», «ошибки». С их помощью можно выделить на листе только те формулы, которые возвращают в ячейку значения соответствующего типа. И последнее.

Совет Используйте прием выделения формул при анализе таблиц со сложными вычислениями.

Представьте такую ситуацию. Перед вами большая таблица, в которой много формул. Что они считают, как взаимосвязаны, вы не помните и хотите в этом разобраться. Первое, что я советовал бы сделать, – выделить ячейки с формулами и обозначить их одним и тем же цветом. Затем выделить константы и выбрать для них другой цвет. Так же можно поступить с логическими выражениями. После этого понять логику расчетов в таблице будет намного проще.

 

А у меня на сегодня все. Удачной работы! Жду ваших вопросов, замечаний и предложений на bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum.

env_icon Наш сайт корисний для вас?

Отримуйте першими актуальні новини! env_icon

Підписатися на найактуальнішу розсилку для бухгалтера бюджетної установи

Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це



Коментарі
(0)
Яка вдача - ви можете стати першим, хто прокоментує цей матеріал.
Залишити коментар:
Ваше ім`я
Коментарі
Шановні колеги!
Довгі роки ми наполегливо працювали, щоб вчасно підставляти плече підтримки всім українським бухгалтерам бюджетного сектору. Ми завжди розуміли, що їм нізвідки чекати допомоги й опори, тому розвивали новинний і консультативний портал власними силами та засобами. За що ви повсякчас віддячуєте нам своєю довірою та прихильністю. Ми дуже цінуємо це!

Та настають складні часи в усьому світі – й дедалі важче стає підтримувати гідний рівень роботи найбільшого в Україні порталу за свій кошт, частково покриваючи витрати завдяки рекламі. Цього вкрай замало!

Buhgalter.com.ua – це не лише стрічка новин із тематичними розділами та корисною інформацією. По той бік монітора щоденно стоять на варті роботи порталу 14 фахівців та чимале технічне забезпечення для безперешкодного функціонування сайту.

Ми сформували максимально комфортну ціну, яка б не «била по кишені», – 30 грн на місяць або 1 грн на день. Передплатники видань «Бюджетна бухгалтерія» та «Оплата праці», як і раніше, продовжують користуватися порталом безкоштовно та без реклами.

Розуміємо, для вас це стало несподіванкою, але в сьогоднішніх умовах ми не можемо діяти інакше. Цілком посильна сума, що дорівнює чашці кави у кав’ярні, підтримає життя вашого улюбленого ресурсу. За це ми віддячимо вам завжди цікавою й важливою інформацією та новими ідеями. Далі буде тільки краще!

Залишайтеся з нами – і давайте підтримувати один одного!

Ваші колеги – команда buhgalter.com.ua
30
грн/
місяц
Це приблизно усього 1 грн/день
Ви можете скасувати в будь-який момент
ic-acc-pay
Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити всього за 30 грн