Перевірки ФСС: чого чекати?

Перевірки під час карантину

Перше, що дає надію на відстрочку зустрічі з контролерами, — COVID-карантин. Адже відомо, що для деяких перевірок на час офіційного карантину діє мораторій. А карантин і досі триває. Проте, на жаль, на перевірки ФСС це правило не поширюється.

За приписом п. 3 розд. ІІ Закону № 533¹ тимчасово, по останній календарний день місяця (включно) дії карантину заборонено проведення органами державного нагляду (контролю) планових заходів зі здійснення державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності. Проте із цього правила є винятки:

¹ Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законів України щодо підтримки платників податків на період здійснення заходів, спрямованих на запобігання виникненню і поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19)» від 17.03.2020 № 533-IX.

• перевірки суб’єктів господарювання із високим ступенем ризику;

• перевірки дотримання вимог щодо формування, встановлення та застосування державних регульованих цін;

• санітарні та епідеміологічні перевірки.

Також діють окремі правила мораторію щодо перевірок з питань податків та ЄСВ.

Свого часу фахівці Мінекономіки зауважили²: мораторій поширюється на контролюючі органи, на які поширюються норми Закону № 877³.

² Див. за посиланням: me.gov.ua/News/Detail?lang=uk-UA&id=0d301d71-c687-4d19-bfad-ad0461237404&title=MoratoriiNaPerevirkiBiznesuPidChasKarantinuRoziasnenniaMinekonomiki

³ Закон України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності» від 05.04.2007 № 877-V.

Водночас ФСС не потрапляє під дію Закону № 877. Тому Фонд має право перевіряти як планово, так і позапланово, незважаючи на карантин.

Види перевірок

Посадові особи ФСС контролюють дотримання правил використання страхувальником страхових коштів. І перед усім у цьому питанні «балом править» Порядок № 23⁴. Види перевірок наведено на схемі.

⁴ Порядок перевірки правильності використання страхувальниками страхових коштів Фонду соціального страхування України та застосування фінансових санкцій за порушення встановленого порядку їх використання, затверджений постановою Правління ФСС від 02.10.2020 № 23.

Види перевірок ФСС

Камеральні перевірки. Їх проводять у приміщенні робочого органу виконавчої дирекції Фонду або його відділення. Жодних спеціальних рішень керівництва або документів страхувальника для цього не потрібно. Підставою є дані з інформаційно-аналітичних систем ФСС, заяв-розрахунків та повідомлень про виплату коштів застрахованим особам, поданих страхувальником. Також інформацію почерпнуть з реєстру застрахованих осіб ПФУ.

Якщо представники ФСС знайдуть порушення під час камеральної перевірки, то складуть відповідну довідку про неправомірне використання коштів Фонду. А от вона вже є підставою для проведення документальної планової або позапланової перевірки.

Більше хвилювання викликають документальні перевірки. Адже вони проходять із безпосереднім залученням страхувальника. Тож далі про них детальніше.

Планові документальні перевірки. Тут без несподіванок. Їх проводять на підставі плану-графіка. Останній затверджують щокварталу в чітко визначений строк: не пізніше 20 числа останнього місяця попереднього кварталу. І знайти план-графік неважко. Його оприлюднюють на регіональних вебсторінках офіційного сайту ФСС.

Так, наприклад, оприлюднено плани-графіки на І квартал 2022 року для:

• Харківської області (fssu.gov.ua/fse/control/khr/uk/publish/article/100690);

• Київської області (fssu.gov.ua/fse/control/kievobl/uk/publish/article/122602);

• Тернопільської області (fssu.gov.ua/fse/control/ter/uk/publish/article/108038).

Підставою для проведення планової перевірки ФСС може стати наявність хоча б одного із таких фактів:

• зростання кількості оплачених лікарняних листів, та/або днів тимчасової непрацездатності (вагітності та пологів), та/або сум матеріального забезпечення у звітному періоді порівняно з аналогічним періодом минулого року;

• виплата матеріального забезпечення застрахованій особі в межах, близьких до максимальних розмірів з розрахунку на один день;

• витрачання страхових коштів Фонду за відсутності сплати ЄСВ.

Планову перевірку одного й того самого страхувальника можуть проводити не частіше одного разу на рік.

При цьому, якщо підстав потрапити до плану-графіка немає, до такого страхувальника можуть прийти з перевіркою не частіше ніж один раз на три роки.

Тобто для перевірок ФСС строків давності немає.

Важливою умовою планової перевірки є повідомлення про її проведення. Цей документ мають вручити страхувальнику під розписку або надіслати рекомендованим листом з повідомленням про вручення. Строк — не пізніше ніж за 10 календарних днів до дня проведення перевірки. Повідомлення має містити дату початку перевірки. Форму цього документа наведено у додатку 2 до Порядку № 23 (ср. USER_SHOW_ID).

Якщо страхувальник не отримав повідомлення, він має право не допускати посадову особу Фонду до проведення документальної планової перевірки.

Позапланові документальні перевірки. От вони можуть стати справжнім сюрпризом для страхувальника. Адже представники ФСС навідуються без попередження (без попереднього повідомлення). І для цього достатньо бодай однієї з причин, наведених у п. 2.9 Порядку № 23. Серед них:

• велика кількість хворіючих, коли рівень захворюваності не зростає. Тут мається на увазі, якщо страхувальник протягом місяця подає до оплати за рахунок ФСС лікарняні листи за страховими випадками, що настали в поточному місяці, та листів видано на 10 % і більше від загального числа застрахованих осіб;

• 30 % і більше лікарняних листів видано однією установою охорони здоров’я або лікарем-підприємцем;

• витрати Фонду на матеріальне забезпечення збільшились в 1,1 і більше разів порівняно з попереднім місяцем, якщо при цьому фонд оплати праці пропорційно не зріс;

• за результатами камеральної перевірки виявили факти неправомірного використання коштів ФСС;

• не подано повідомлення про виплату коштів застрахованим особам протягом трьох місяців з дня фінансування Фондом сум, зазначених у заяві-розрахунку;

• застрахована особа повідомила про порушення страхувальником страхового законодавства.

Предмет перевірки має бути зазначено у направленні на її проведення.

Перш ніж представники ФСС почнуть перевіряти вас, перевірте ви їх. Допустити посадових особі до здійснення документальної перевірки (як позапланової, так і планової) можна лише після того, як вони пред’являть два важливі документи:

• направлення на проведення документальної перевірки;

• службове посвідчення посадової особи Фонду, яка зазначена у направленні на проведення перевірки.

Виїзні та невиїзні документальні перевірки. Вже з назви зрозуміло, що йдеться про місце проведення перевірки. Документальну виїзну перевірку проводять за місцезнаходженням страхувальника у його робочий час. А невиїзну — у приміщенні відповідного робочого органу виконавчої дирекції Фонду або його відділення за згодою (письмовою заявою) страхувальника.

Строки перевірки

На проведення документальної планової та позапланової перевірок надається не більше 10 робочих днів. Проте цей строк можуть продовжити. Максимум на 5 робочих днів.

Звісно, якщо такі дії страхувальника безпідставні та необґрунтовані.

Виплати можуть зупинити, якщо виявлять подання до Фонду недостовірних відомостей або порушення порядку використання страхових коштів.

Рішення про зупинення виплат має форму наказу керівника робочого органу виконавчої дирекції ФСС. Так само оформлюють і поновлення виплат. Звісно, після усунення порушень. Страхувальника повідомлять про злощасне рішення рекомендованим листом з повідомленням про вручення не пізніше наступного робочого дня після прийняття такого рішення.

Що перевіряють?

В очікуванні ревізії закономірно постає запитання: а що саме перевірятимуть? Та практично все. Все, що може вплинути на правильність використання страхових коштів ФСС. Тобто все, що пов’язано з обліком лікарняних, декретних, а також допомоги на поховання та при нещасному випадку на виробництві, якщо такі були.

Найбільш поширеними порушеннями, на які звертають увагу при перевірці представники ФСС, є:

1) помилки у розрахунках, наприклад:

• хибне обчислення середньоденної зарплати;

• неправильне визначення кількості днів розрахункового періоду або самого розрахункового періоду;

• неврахування страхового стажу за останній рік;


2) помилкове нарахування лікарняних, коли їх взагалі не потрібно було нараховувати, наприклад, якщо мають місце:

• алкогольне (наркотичне, токсичне) сп’яніння або дії, пов’язані з ним;

• неправильно оформлений листок непрацездатності;

• порушення режиму лікування.

Е-лікарняні

Електронні лікарняні функціонують вже близько пів року. У багатьох страхувальників їх накопичилось чимало. І звісно, вони зацікавлять перевіряючих.

Проте поки що складно вгадати, до чого саме представники Фонду будуть прискіпливими. Зрозуміло одне: як мінімум, відпадуть претензії з приводу заповнення листків непрацездатності.

При цьому є кілька особливостей, які слід врахувати при паралельному оформленні електронних та паперових лікарняних. Зокрема:

• електронні та паперові лікарняні можна «оселити» в одному протоколі комісії (рішенні уповноваженого) із соцстрахування, а можна й у різних. Тут керівництво установи вирішує самостійно;

• а от в заяві-розрахунку паперові та електронні лікарняні слід оформлювати окремо (тобто окремими заявами). Річ у тім, що е-лікарняні не мають серії, є тільки номер. А ще нумерація причин непрацездатності в паперовому лікарняному та в е-лікарняному різна.

Сподіваємось, контролери будуть поблажливі при перевірці е-лікарняних. Адже всі ми навчались методом спроб та помилок. Зокрема, щодо зміни статусів та строків розгляду лікарняних комісією (уповноваженим) із соцстрахування.

Як би там не було, зміна форми лікарняних не вплинула на механізм розрахунку допомоги. Тож якщо допущена помилка саме у ньому, то покарання не уникнути.

Далі розглянемо деякі ситуації, в яких найчастіше припускаються помилок. При цьому не будемо полишати паперові лікарняні. Адже вони ще остаточно не зникли із нашого життя. До того ж навіть після повного переходу на е-лікарняні «папірці» ще довго спливатимуть при перевірках.

Лікарняний внутрішньому суміснику

У разі настання тимчасової непрацездатності працівник-сумісник має право на лікарняні і за основним місцем роботи, і за сумісництвом. Це прямо передбачено абз. 2 ч. 1 ст. 30 Закону № 1105⁵.

⁵ Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV.

За «паперових» часів лікарняні суміснику призначали на підставі поданої працівником копії листка непрацездатності, засвідченої підписом керівника та печаткою за його основним місцем роботи. Причому ФСС наполягав, що для внутрішніх сумісників тут винятків немає (див. лист від 17.01.2017 № 5.2-28-65). Просто в цьому разі ви самі собі робите копію лікарняного та засвідчуєте її підписом керівника і печаткою установи.

Так само слід мати і довідку про зарплату за основним місцем роботи. Просто у випадку із внутрішнім сумісником надайте її самі собі і долучіть до розрахунку страхової виплати. Нагадаємо, що така довідка потрібна для того, щоб дотриматись важливого обмеження: сумарна зарплата для обчислення виплати за основним місцем роботи і за сумісництвом не може перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ. У січні — вересні 2022 року цей показник становить 97500 грн на місяць і 100500 грн — у жовтні — грудні.

Розрахунок і нарахування лікарняних суміснику проводьте окремо від лікарняних за основним місцем роботи: окремий розрахунковий період, окремі виплати, нараховані саме за сумісництвом.

Також на сумісника виділіть окремі рядки:

• у протоколі комісії (уповноваженого) із соцстрахування для відомостей про призначення допомоги за місцем роботи за сумісництвом;

• у заяві-розрахунку для суми допомоги суміснику.

День МСЕК

І знову згадаємо паперові лікарняні. Якщо працівника визнано особою з інвалідністю, листок непрацездатності закривають днем надходження документів на медико-соціальну експертну комісію (далі — МСЕК). Дату встановлення інвалідності обов’язково зазначають у листку непрацездатності (п. 4.3 Інструкції № 455⁶).

⁶ Інструкція про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність громадян, затверджена наказом МОЗ від 13.11.2001 № 455.

У результаті в паперовому лікарняному маємо, зокрема: дату направлення на МСЕК, дату огляду в МСЕК, дату встановлення інвалідності. При цьому дата направлення на МСЕК та дата встановлення інвалідності мають збігатися (п. 3.11 № Інструкції № 532⁷).

⁷ Інструкція про порядок заповнення листка непрацездатності, затверджена наказом МОЗ, Мінпраці та соцполітики, ФСС ТВП, ФНВ від 03.11.2004 № 532/274/136-ос/1406.

Оце розмаїття дат збивало з пантелику. День направлення на МСЕК, а деколи й дні огляду, брали до оплати у складі періоду непрацездатності. Але це неправильно. Період, протягом якого документи працівника розглядалися МСЕК — з дати направлення документів на МСЕК по дату огляду хворого, не оплачується.

Річ у тім, що приписом ч. 2 ст. 22 Закону № 1105 передбачено: тимчасова непрацездатність оплачується тільки до (!) встановлення інвалідності (встановлення іншої групи, підтвердження раніше встановленої групи). Щоб все стало на свої місця, розглянемо приклад.

Документи хворого знаходились на розгляді у МСЕК три дні — з 13 по 15 липня. Цей період оплаті не підлягає. І найважливіше: не оплачуємо також і день направлення на МСЕК, він же день встановлення інвалідності (зміни/підтвердження групи). Так, він входить у період звільнення від роботи: є днем закриття лікарняного. Але він також є і днем встановлення інвалідності. Знову ж таки орієнтиром є період до встановлення інвалідності. Тобто день встановлення інвалідності оплаті не підлягає.

В описаній ситуації лікарняні мають бути нараховані з 23.06.2021 по 12.07.2021, з них: 23 — 27 червня — за рахунок роботодавця, а 28 червня — 12 липня — за рахунок ФСС.

Із появою е-лікарняних ситуація дещо змінилась. Якщо йдеться про інвалідність, у гру вступає скорочення періоду тимчасової непрацездатності. Підстава — надходження даних від централізованого банку даних з проблем інвалідності про встановлення МСЕК групи інвалідності (зміну групи, підтвердження раніше встановленої групи).

Е-лікарняний все так же закривається датою встановлення інвалідності (зміни групи, підтвердження раніше встановленої групи). Згідно з приписом п. 4 Порядку № 1234⁸ дата закриття листка непрацездатності відповідає даті встановлення (підтвердження, зміни) групи інвалідності.

⁸ Порядок видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затверджений наказом МОЗ від 17.06.2021 № 1234.

Але пам’ятайте: правило ч. 2 ст. 22 Закону № 1105 нікуди не поділось. Тимчасову непрацездатність все ще оплачуємо до встановлення інвалідності. Тож день встановлення (підтвердження, зміни) групи інвалідності, що є останнім днем лікарняного, оплаті не підлягає.

Інтерфейс е-лікарняних постійно доопрацьовують. Якщо в ньому немає ідентифікатора зв’язку з інвалідністю, то не зайвим буде пояснити працівникам, що від них знадобляться документи про встановлення (перегляд/підтвердження) інвалідності — для правильної оплати лікарняного.

Лікарняний на дитину під час відпустки

Взагалі-то лікарняний лист для догляду за дитиною не видається в період щорічної (основної та додаткової) відпустки, відпустки за свій рахунок, відпустки для догляду за дитиною до трьох років. Це підтверджує пряма норма п. 3.15 Інструкції № 455. А отже, не може бути й мови про допомогу по тимчасовій непрацездатності.

Проте нехай так сталося, що лікар все ж таки оформив листок непрацездатності для догляду за хворою дитиною: лікар не спитав, а мати не сказала, що вона у щорічній відпустці. Все одно, такий листок не можна оплачувати. У протоколі комісії слід зазначити про відмову у призначенні допомоги.

Лікарняний після відпустки «до трьох років»

Припустимо, що у листопаді 2021 року матуся вийшла з відпустки для догляду за дитиною до трьох років. А у грудні вже захворіла і пішла на лікарняний. Не будемо зупинятись на розрахунку допомоги. А звернемо увагу на одну фішку такої ситуації, яка точно зацікавить ревізорів.

Працівниця протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку перебувала у відпустці для догляду. Тому при нарахуванні лікарняних може виникнути питання про дотримання так званого спеціального обмеження. Про такі обмеження для 2022 року йшлося у журналі «Бюджетна бухгалтерія», 2022, № 1, с. 19 — 20.

Нагадаємо: приписом п. 1 ч. 4 ст. 19 Закону № 1105 передбачено обмеження для працівників, які протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку мають страховий стаж менше шести місяців. Тоді допомога по тимчасовій непрацездатності не може перевищувати суму, розраховану виходячи з МЗП.

Але у випадку, що ми розглядаємо, таке обмеження не загрожує. Адже період відпустки для догляду за дитиною до трьох років входить до страхового стажу як період, за який сплачено страхові внески виходячи з розміру мінімального страхового внеску (абз. 2 ч. 1 ст. 21 Закону № 1105). Отже, перебуваючи у такій відпустці, матуся заробила собі страховий стаж і правило «менше 6 місяців за останні 12» не про неї.

Помилки у лікарняному

Звісно, йдеться про паперові лікарняні листи. Чомусь обов’язок перевіряти правильність їх видачі та заповнення покладено саме на роботодавця, який приймає їх до оплати. Тож і за недоліки, допущені лікарями, «прилітає» від ФСС також роботодавцю.

Тішить, що із появою електронних лікарняних хоча б у цьому питанні стало трішки легше: можна забути про оті печатки і невірно заповнені графи.

Але оскільки паперові лікарняні ще миготять у нашому житті, пробіжимося по їх найбільш вразливим місцям.

Місце роботи. Тут має бути зазначено повну назву установи та її місцезнаходження (юридичну адресу) (п. 3.1 Інструкції № 532).

Зазначати скорочену назву допустимо, тільки якщо вона затверджена установчими документами (див. лист ФСС з ТВП від 19.05.2016 № 5.1-31-768). Але на практиці часто-густо навіть цей аргумент «не проходить».

Дата видачі. При амбулаторному лікуванні повинні збігатись дата видачі лікарняного і дата початку лікарняного (день установлення непрацездатності) в табличній частині «Звільнення від роботи».

Водночас можлива ситуація, коли лікарняний відкривають наступного дня після звернення пацієнта. Це можливо, якщо він звернувся по медичну допомогу після закінчення робочого дня (п. 2.6 Інструкції № 455).

Якщо лікування проходило в стаціонарі, то дата видачі повинна збігатися з днем виписки пацієнта (останнім днем хвороби) (п. 2.5 Інструкції № 455).

Шифр МКХ-10, діагнози — «первинний», «заключний». Ці графи можуть залишитись незаповненими. І листок непрацездатності все одно вважається дійсним. Чому? Тому що наведена у них інформація заповнюється лікарем виключно за згодою пацієнта (п. 3.2 Інструкції № 532).

Причина непрацездатності. У цій графі обов’язково має бути підкреслена одна з перелічених причин.

Маєте на увазі: якщо підкреслено «догляд (вік) _____ — 10», то в порожньому полі має бути зазначений вік хворої дитини або члена сім’ї, якому потрібен догляд. Як саме (повні роки, роки і місяці, рік народження), це уже не дуже важливо. Адже Інструкція № 532 конкретних вказівок із цього приводу не дає.

Порушення режиму. Такий лікарняний лист на особливому контролі. Адже дні порушення лікарняного режиму не оплачують.

У графі «Відмітка про порушення режиму» лікар зазначає дату порушення та засвідчує її своїм підписом. Невід’ємна частина — заповнене поле «ПРИМІТКА». Тут має бути коротко описано характер порушення, наприклад: алкогольне, наркотичне сп’яніння під час лікування; самовільний вихід зі стаціонару, нез’явлення (несвоєчасне з’явлення) на медичний огляд лікаря, лікарсько-консультаційну комісію, МСЕК тощо.

Дозвіл головлікаря. Завдяки медичній реформі ми самі обираємо лікаря первинної ланки, у якого будемо обслуговуватися. Зробити це можна без прив’язки до місця реєстрації та місця проживання (прописки).

Вже понад рік Інструкція № 455 не вимагає подавати заяву-клопотання і погоджувати лікарняний лист з головлікарем закладу у разі обслуговування не за місцем проживання або роботи. Водночас Інструкція 532 у цьому питанні відстає. Припис п. 3.8 цього документа і досі вимагає: у разі вибору лікаря не за місцем проживання (роботи), у графі лікарняного «Видачу листка непрацездатності дозволяю:» повинні стояти підпис головного лікаря та кругла печатка закладу.

«Звільнення від роботи». У цьому розділі лікар може заповнити декілька рядків. У такому разі його посада, прізвище, підпис і печатка повинні стояти навпроти кожного такого запису-рядка.

Зазначені різні лікарі? Може бути й таке: почав лікувати один лікар, а доліковував — інший. Тоді в графі «Звільнення від роботи» навпроти кожного запису про період хвороби мають бути зазначені дані того лікаря, у якого в цей період проходив лікування ваш працівник. І печатки в листку будуть різними.

Стати до роботи. Дата виходу на роботу (число і місяць) має бути зазначена прописом.

Ціна помилки

Результат перевірки побачимо в Акті документальної перевірки дотримання порядку використання страхувальником страхових коштів ФСС (додаток 4 до Порядку № 23). Тут же фіксують виявлені та підтверджені факти неправомірного витрачання страхових коштів. Про порядок повернення та обліку таких сум читайте у журналі «Бюджетна бухгалтерія», 2021, № 20, с. 9 — 16.

Якщо знайдено зайво (помилково) виплачену суму допомоги, установа має повернути її в повному обсязі. Крім того, доведеться сплатити штраф за порушення порядку використання страхових коштів у розмірі 50 % такої суми. Саме такий його розмір передбачено приписом абз. 1 ч. 6 ст. 15 Закону № 1105.

Так, на підставі Акта перевірки приймають Рішення про повернення страхових коштів Фонду та застосування фінансових санкцій (додаток 6 до Порядку № 23). Його оформлюють у двох примірниках. Один із примірників вручають керівнику (уповноваженій особі) страхувальника під розписку.

Якщо це зробити неможливо, рішення надсилають рекомендованим листом з повідомленням про вручення. Рішення обов’язкове до виконання.

Це прямо передбачено п. 4.2 розд. IV Порядку № 23.

Також зауважимо: якщо ви вкрай не згодні з Рішенням, маєте право його оскаржити протягом тих же 10 робочих днів.

Тобто або плати, або оскаржуй. Не зробивши ні те, ні інше, можна отримати ще один штраф. За несвоєчасне повернення страхових коштів або повернення їх не в повному обсязі — штраф у розмірі 10 % несвоєчасно повернутих (повернутих не в повному обсязі) коштів. Пряму вказівку на це містять абз. 2 ч. 6 ст. 15 Закону № 1105 та п. 4.3 Порядку № 23.

Але й це ще не все. Водночас на непогашену суму і штрафні санкції буде нараховано пеню — 0,1 % зазначених сум. І, як завжди, рахунок йде на дні. Тобто за кожен день прострочення платежу «накапає» пеня (абз. 3 ч. 6 ст. 15 Закону № 1105).

І насамкінець згадаємо про адміністративну відповідальність. Також керівникам ФСС надано право накладати адміністративне стягнення на посадових осіб, які порушили законодавство про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності. Йдеться про штраф у розмірі від 136 до 255 грн (ч. 1 ст. 165⁵ КпАП).

Отже, із ФСС краще не жартувати. Адже за порушення можна отримати чималий штраф.