Чому підписувати первинні документи онлайн — це не просто зручно, а обов’язково

«Первинка» — це основа бухгалтерського і податкового обліку. Рахунки, акти, видаткові накладні, товарні накладні — без них не обходиться жодна компанія. Але в багатьох бізнесах у 2025 році процес роботи з документами та виглядає так само, як і десять років тому: щоб підписати документ, друкують його на принтері, передають кур’єром, сканують і навіть підписують «заднім числом».

Раніше це здавалося звичним, але сьогодні така практика — не норма, а ризик. У цьому матеріалі розповідаємо чому.

Що таке «первинка» і чому без неї не обійтися

Первинні документи — це всі ті файли, які підтверджують господарські операції компанії:

• рахунки на оплату;
• акти виконаних робіт;
• видаткові накладні;
• товарні накладні;
• інші документи, що фіксують факт постачання товару чи послуги.

Від правильності й своєчасності оформлення «первинки» залежить не лише бухгалтерія, а й податкові зобов’язання, стосунки з партнерами та юридична безпека бізнесу.

Первинка онлайн — це оперативність

Замість того щоб чекати кур’єра або обмінюватися сканами, документ можна створити в сервісі підписання документів ЕДО, підписати й відправити на підпис за лічені хвилини. Це прискорює всі бізнес-процеси — від закриття угод до звітності.

Захист бізнесу

Електронний документ, підписаний кваліфікованим електронним підписом (КЕП), має таку ж юридичну силу, як і паперовий із «мокрою» печаткою. Ба більше, підробити його практично неможливо: кожна дія в системі фіксується, а дані захищені.

Економія

Компанії витрачають сотні тисяч гривень на друк, кур’єрські послуги та зберігання паперових архівів. Онлайн-підписання документів прибирає ці витрати й дозволяє інвестувати ресурси в розвиток бізнесу.

Мінімізація ризиків при спорах

У випадку перевірки чи судового спору наявність правильно оформленої електронної «первинки» — це ваша гарантія. Ви завжди можете підтвердити дату підписання, сторону та зміст документа.

ТОП-3 страхи бухгалтерів щодо «первинки» онлайн — і чому вони не мають сенсу

«Електронні документи не приймають у податковій». Це міф. Законодавство України прирівнює електронні документи з КЕП до паперових. Податкова та інші контролюючі органи зобов’язані їх визнавати.

«Онлайн-підписання складне». Сучасні сервіси ЕДО мають простий інтерфейс. Бухгалтеру достатньо кількох кліків, щоб створити та підписати документ.

«Все одно доведеться друкувати». У більшості випадків — ні. Документи в електронному вигляді є достатніми для звітності, аудиту й перевірок.

Що потрібно, щоб підписувати «первинку» онлайн

1. Отримати КЕП (кваліфікований електронний підпис).
2. Зареєструватися в сервісі електронного документообігу.
3. Додати своїх партнерів у систему.
4. Почати обмін документами в електронному форматі.

Висновок

Онлайн-підписання первинних документів — це вже не тренд і не «фішка для сучасних компаній». Це базовий стандарт бізнесу у 2025 році. Компанії, які досі тримаються за паперові акти й накладні, ставлять себе у зону ризику: втрачають час, гроші та конкурентні переваги.

Чим швидше ви переведете «первинку» в онлайн, тим спокійніше почуватиметеся під час перевірок, тим ефективніше працюватиме команда і тим надійнішим буде ваш бізнес.