Розрахунки з підзвітними особами: особливості обліку на прикладах

Законодавча основа

Розрахунки з підзвітними особами включають ряд важливих аспектів, які варто враховувати при веденні бухгалтерського обліку. Звернемо увагу на кілька ключових моментів.

І перш за все слід враховувати, що розрахунки з підзвітними особами здійснюють у межах правового поля, регламентованого:

• КЗпП — у частині регулювання трудових відносин із працівником, який відряджається;
• ПКУ — у частині відображення витрат на відрядження та їх оподаткування;
• Інструкцією № 59, постановою № 98 та іншими нормативно-правовими актами, пов’язаними зі службовими відрядженнями;
• постановою № 695 – у частині встановлення мінімальних державних  гарантій і компенсації для працівників, які направляються для підвищення кваліфікації, підготовки, перепідготовки, навчання інших професій з відривом від виробництва;
• Планом рахунків, Порядком № 1219, Типовою кореспонденцією, Порядком № 372 — у частині бухобліку розрахунків із підзвітними особами.

Облік розрахунків з підзвітними особами має притаманні лише йому особливості, які пов’язані із ідентифікацією поняття підзвітних осіб та грошових коштів, виданих підзвіт.

Так, У Порядку № 372 визначено, що:

• підзвітна особа — це працівник установи, який отримав під звіт кошти для майбутніх видатків;
• підзвітна сума — це кошти, видані працівникові установи на витрати, пов’язані зі службовими відрядженнями, та/або на адміністративно-господарські витрати.

Підзвітні суми мають цільове призначення і повинні витрачатися з метою, на яку вони видані, згідно з кодами бюджетної класифікації (п. 3.3 розд. ІІІ Порядку № 372).

Увага: у разі наявності у підзвітних осіб залишку непогашеної заборгованості за попередніми сумами видача нових сум під звіт не здійснюється.

Бухгалтерський облік розрахунків з підзвітними особами ведеться за кодами бюджетної класифікації та в розрізі підзвітних осіб виданими з каси установи (зарахованими на картковий рахунок) сумами, за якими оплату видатків у безготівковій формі неможливо або недоцільно проводити.

Для обліку розрахунків із підзвітними особами Планом рахунків передбачений субрахунок 2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами».

На цьому субрахунку ведеться облік розрахунків із працівниками суб’єкта державного сектору за виданий аванс на господарські потреби або видатки на відрядження. Видача коштів на господарські потреби або видатки на відрядження підзвітним особам відображається як збільшення заборгованості.

Прийняття звіту про витрачені підзвітні суми та повернення підзвітною особою залишку авансу в касу відображаються як зменшення такої заборгованості. 

Звіт про використання коштів

Порядок подання Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, встановлено п.п. 170.9.4 ПКУ .

Форму цього Звіту та порядок його складання затверджено наказом № 841.

Нагадаємо, що з 01.04.2023 цей документ потрібний не завжди.

Звіт обов’язковий у випадках:

• наявності оподатковуваного доходу, визначеного згідно з п.п. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;
• використання платником податку готівки понад суму добових (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Якщо підзвітна особа застосовувала корпоративні чи особисті платіжні інструменти (їх реквізити) для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових, то за відсутності оподатковуваного доходу Звіт не складається та не подається.

Строк подання Звіту встановлено п.п. 170.9.3 ПКУ. У загальному випадку — до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження. А якщо працівник здійснював розрахунки з використанням платіжних інструментів (їх реквізитів) і списання коштів відбулося після дати закінчення відрядження, цей строк продовжується ще на місяць.

Але це не означає, що в інших випадках звітувати не потрібно.

По-перше, за відсутності Звіту доведеться скласти перелік (опис) підтвердних документів, поданих працівником, із розпискою в їх отриманні бухгалтером. Це допоможе уникнути суперечок про те, які документи, в якій кількості та на яку суму було подано, та й чи були вони взагалі.

По-друге, понесені у відрядженні витрати має затвердити керівник установи. Якщо немає Звіту, зробити це доведеться окремим документом — наказом чи розпорядженням.

По-третє, витрати можуть бути затверджені керівником не в повному обсязі, наприклад, через відсутність документального підтвердження. Тоді може виникнути оподатковуваний дохід, отже, працівник все одно зобов’язаний подати Звіт.

Тож простіше складати Звіт у всіх випадках отримання працівниками коштів на відрядження аби не плодити купу додаткових документів. Для цього закріпіть у вашому Положенні про службові відрядження обов’язок подавати Звіт незалежно від обставин.

До речі, у Положенні про службові відрядження можна встановити стисліші терміни для звітування. 

Відрядження по Україні

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника державного органу (поїздка державного службовця — за розпорядженням керівника державної служби), підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Саме таке визначення службовому відрядженню надає Інструкція № 59.

Направлення працівника у відрядження здійснює керівник установи або його заступник (направлення у відрядження держслужбовця здійснює керівник державної служби) і оформлює наказом (розпорядженням), у якому зазначаються мета виїзду, завдання (у разі потреби), пункт призначення (місто або міста призначення, інші населені пункти, найменування підприємства, установи або організації, куди відряджається працівник), строк (дата вибуття у відрядження та дата прибуття з відрядження), джерело фінансового забезпечення витрат на відрядження, а також у разі потреби інші ключові моменти (вид транспорту, інформація про додаткові обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, у разі їх встановлення керівником тощо), після затвердження кошторису витрат.

У разі направлення працівника у службове відрядження за запрошенням подається його копія та за наявності програма заходів.

Утанова, яка відряджає працівника, повинна забезпечити його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом).

На сьогодні виплачувати аванс відрядженому працівнику можна такими способами:

• перерахувати на поточний рахунок працівника, операції за яким можуть здійснюватися з використанням платіжних карток,
• на рахунок установи, що направляє працівника у відрядження, операції за яким можуть здійснюватися з використанням корпоративних платіжних карток.

Але з цього правила є виключення. Зокрема, аванс може видаватися готівкою працівникам, яких у відрядження направляють державні органи і військові формування, утворені ними в установленому порядку установи та організації, на які законодавством покладено завдання і повноваження з розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності.

Суму авансу установа визначає самостійно з урахуванням переліку витрат, наведених у кошторисі на відрядження.

Статтею 121 КЗпП передбачено гарантії і компенсації при службових відрядженнях працівників.

Зокрема, працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями.

Їм виплачуються добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення і назад та витрати на найм житлового приміщення.

Зокрема, суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, затверджено постановою № 98.

За відрядженими працівниками зберігаються протягом усього часу відрядження місце роботи (посада).

Розглянемо приклади. 

Приклад 1. Працівника направлено у відрядження згідно з наказом керівника установи. Йому видано аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові на відрядження відповідно до затвердженого кошторису витрат у сумі 3000 грн.

Після повернення з відрядження працівник подав Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, відповідно до якого витрати працівника у відрядженні становлять 3690 грн. Звіт затверджено керівником установи. Працівнику компенсували перевитрату коштів у відрядженні шляхом перерахування на його картковий рахунок 690 грн.

У бухобліку установи зазначені операції відображаються так: 

Приклад 2. Працівника направлено у відрядження згідно з наказом керівника установи.

Йому видано аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові на відрядження відповідно до затвердженого кошторису витрат у сумі 4000 грн.

Після повернення з відрядження працівник подав Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, відповідно до якого витрати працівника у відрядженні становлять 3680 грн.

Але серед зазначених у Звіті витрат були витрати на зберігання речей у камері схову залізничного вокзалу в розмірі 60 грн, які не підтверджено документально, тому такі витрати не підлягають відшкодуванню.

Звіт затверджено керівником установи в сумі 3620 грн.

Працівник повернув до каси установи невикористану їм у відрядженні суму авансу та не зараховані до відшкодування витрати на оплату послуг камери схову на загальну суму 380 грн.

У бухобліку установи зазначені операції відображаються так: 

Приклад 3. Працівника установи (водія) направили у відрядження, видавши аванс у розмірі 1500 грн.

У відрядженні він за свої гроші купив автомобільну лампу та самостійно встановив її у фару замість перегорілої. Також він за свої гроші оплатив паркування авто.

Після повернення з відрядження працівник подав Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, відповідно до якого витрати на відрядження становлять 1300 грн (добові та проживання), вартість автолампи — 60 грн, витрати на паркування — 150 грн. Звіт затверджено керівником установи.

Оскільки витрати на відрядження здійснюються за КЕКВ 2250 «Видатки на відрядження», придбання автолампи — за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар», оплата послуг паркування — за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)», то всі витрати працівника повинні бути проведені окремо за відповідним КЕКВ, аби не припуститися нецільового використання бюджетних коштів.

Працівник повернув невикористану частину авансу в сумі 200 грн на рахунок установи. Витрати на придбання лампи та паркування компенсовано на картковий рахунок працівника.

У бухобліку установи зазначені операції відображаються так: 

Курси підвищення кваліфікації

Мінімальні державні гарантії і компенсації для працівників, які направляються для підвищення кваліфікації, підготовки, перепідготовки, навчання інших професій з відривом від виробництва, встановлено постановою № 695.

Зокрема, цією постановою передбачено такі мінімальні державні гарантії:

• збереження середньої заробітної плати за основним місцем роботи за час навчання. За вчителями та іншими працівниками освіти, які направляються на курси і до інститутів удосконалення вчителів, зберігається середня заробітна плата за кожним місцем роботи;
• оплата вартості проїзду працівника до місця навчання і назад;
• виплата добових за кожний день перебування в дорозі у розмірі,

встановленому законодавством для службових відряджень. Іногороднім працівникам протягом першого місяця навчання добові виплачуються в розмірі, встановленому законодавством для службових відряджень, а в наступні місяці, до закінчення терміну навчання, тим, хто одержує заробітну плату у розмірі менше 6 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, виплачується стипендія в розмірі 20 % добових.

На час навчання працівники забезпечуються гуртожитком готельного типу. У разі відсутності гуртожитку відшкодування витрат, пов'язаних з наймом житлового приміщення, провадиться в порядку, встановленому законодавством для службових відряджень.

А що буде в бухобліку? Із середнім заробітком все зрозуміло: середній заробіток — це зарплатна виплата. Тому й бухоблік буде таким самим, як і при виплаті зарплати: витрати відображають на субрахунку 8011 «Витрати на оплату праці», а зобов’язання — на субрахунку 6511 «Розрахунки із заробітної плати».

Інші ж витрати (добові, відшкодування витрат на наймання житла та проїзд) не належать до працеоплатних виплат, тому їх доцільно обліковувати серед інших витрат за обмінними операціями на субрахунку 8411.

Зобов’язання щодо здійснення таких витрат на рахунку 65 обліковувати нелогічно, оскільки вони не належать до оплати праці. Оскільки спеціального рахунку для таких розрахунків План рахунків не містить, то обліковувати їх слід на  субрахунку 2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами» 

Розглянемо приклад. 

Приклад 4. Працівника установи за наказом її керівника направлено у відрядження на навчання з питань охорони праці на 2 роб. дн. до іншого міста.

Згідно з Типовим положенням про порядок проведення навчання і перевірки знань з питань охорони праці, затвердженим наказом Держкомітету України з нагляду з охорони праці від 26.01.2005 № 15, навчання з питань охорони праці — це навчання працівників з метою отримання необхідних знань і навичок з питань охорони праці або безпечного ведення робіт. Тому навчання працівника з питань охорони праці є підвищенням кваліфікації.

На картковий рахунок працівника перераховано аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові на відрядження відповідно до затвердженого кошторису витрат у сумі 4000 грн.

Після повернення з відрядження працівник подав Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, відповідно до якого витрати працівника становлять 3850 грн. Звіт затверджено керівником установи. Працівник повернув невикористану частину авансу в сумі 150 грн на рахунок установи.

У бухобліку установи зазначені операції відображаються так: 

Меморіальний ордер № 8

Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами (меморіальний ордер № 8) є регістром обліку, у якому відображають інформацію з касових ордерів, платіжних інструкцій, звітів про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, а також про інші операції, які відображають за субрахунком 2116 «Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами».

Порядком № 755 передбачено, що операції за розрахунками з підзвітними особами, що здійснюють за кошти спецфонду, ведуть в окремому ордері. Тобто, якщо кошти підзвітним особам видаются і за загальним, і за спеціальним фондом, то слід вести окремі меморіальні ордери.

Також окремий меморіальний ордер № 8 доречно вести у випадку, якщо в установі проводять розрахунки з підзвітними особами в іноземній валюті.

У кожному меморіальному ордері № 8 слід відображати суми окремо за кожною підзвітною особою та за КЕКВ.

До ордера вносять записи про видачу грошових коштів під звіт (готівку або перерахування на картку); авансові суми, які підзвітні особи не використали й повернули в касу або на рахунок установи; витрачені суми авансу й затверджені суми витрат згідно зі Звітом.

Суму оборотів за меморіальним ордером у формі відповідної кореспонденції субрахунків переносять до книги «Журнал-головна». 

Нормативні документи:

КЗпП – Кодекс законів про працю України від 10.12.1971.

ПКУ – Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI.

Інструкція № 59 – Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59.

Постанова № 98 – постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98.

Постанова № 695 – постанова КМУ «Про гарантії і компенсації для працівників, які направляються для підвищення кваліфікації, підготовки, перепідготовки, навчання інших професій з відривом від виробництва» від 28.06.1997 № 695.

Порядок № 372 - Порядок бухгалтерського обліку окремих активів та зобов'язань бюджетних установ, затверджений наказом Мінфіну від 02.04.2014 № 372.

Порядок № 755 - Порядок складання типових форм меморіальних ордерів та інших облікових регістрів суб'єктів державного сектору, затверджений наказом Мінфіну від 08.09.2017 № 755.

План рахунків - План рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затверджений наказом Мінфіну від 31.12.2013 № 1203.

Порядок № 1219 - Порядок застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затверджений наказом Мінфіну від 29.12.2015 № 1219.

Типова кореспонденція -  Типова кореспонденція субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов'язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затверджена наказом Мінфіну від 29.12.2015 № 1219.

Наказ № 841 – наказ Мінфіну «Про затвердження форми Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 28.09.2015 № 841.