Порядок выплаты больничных
Определив размер выплат в связи с временной нетрудоспособностью работника, работодатель должен произвести их выплату.
В общем случае оплата периода временной нетрудоспособности работника, наступившей вследствие заболевания или травмы, не связанной с несчастным случаем на производстве, производится за счет двух источников, а именно: за счет средств работодателя (оплачиваются первые пять дней болезни) и за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности (далее — Фонд) (выплачивается пособие по временной нетрудоспособности). В других случаях, предусмотренных ч. 1 ст. 35 Закона № 2240, за весь период нетрудоспособности, указанный в листке нетрудоспособности, выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.
Финансирование страхователей-работодателей для предоставления пособия по временной нетрудоспособности наемным работникам осуществляется непосредственно Фондом (ст. 21 Закона № 2240). И поскольку процедура получения финансирования из Фонда более трудозатратна и растянута во времени, начнем рассмотрение порядка выплаты больничных именно с нее.
Финансирование Фондом
Для получения финансирования от Фонда страхователь-работодатель должен открыть отдельный текущий счет для зачисления страховых средств в банке в соответствии с Инструкцией о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.2003 г. № 492. Особенности правового режима использования такого отдельного счета, определенные Законом № 2240, предусматриваются в договоре банковского счета (см. письмо НБУ от 14.12.2010 г. № 25-111/2972-22535).
Реквизиты отдельного текущего счета для зачисления страховых средств указываются страхователем в заявлении-расчете по форме, приведенной в приложении к Порядку № 26, которое он должен сформировать и подать в Фонд для получения финансирования.
В заявлении-расчете:
— на лицевой стороне — указываются реквизиты страхователя работодателя и обобщенная информация о начисленных застрахованным лицам суммах пособий, уплачиваемых за счет средств Фонда, по видам пособий без вычета обязательных платежей (начисленная сумма);
— на оборотной стороне — приводится расшифровка информации по начисленным пособиям по каждому застрахованному лицу: Ф.И.О. застрахованного лица, номер страхового свидетельства*, номер листка нетрудоспособности, причина нетрудоспособности, период нетрудоспособности, количество дней, подлежащих оплате всего и за счет средств Фонда, сумма больничных всего и за счет средств Фонда.
* В случае отсутствия у застрахованного лица страхового свидетельства вместо номера страхового свидетельства следует указать: идентификационный номер застрахованного лица (регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов). В случае если застрахованное лицо из-за своих религиозных убеждений отказалось от принятия идентификационного номера (регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика) и имеет соответствующую отметку в паспорте, указывают паспортные данные: серия и номер (БКNNXXXXXX — «БК» — константа, которая указывает на регистрацию по паспортным данным; «NN» — две украинские буквы серии паспорта (верхний регистр); «ХХХХХХ» — шесть цифр номера паспорта (с ведущими нулями) (см. письмо Фонда от 01.03.2011 г. № 01-16-345 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 21).
Информация о больничных, выплачиваемых только за счет средств предприятия (например, в случае, если нетрудоспособность работника продолжалась пять или менее дней), в заявлении-расчете не отражается (см. письмо № 01-16-707 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 33).
Заявление-расчет заполняется в двух экземплярах (один остается у страхователя, второй подается в Фонд), подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью предприятия.
Фондом также разработан и утвержден Порядок № 23, п. 1.3 которого установлено право работодателя по добровольному решению подавать в Фонд заявление-расчет в электронном виде. В случае подачи электронного документа согласно Порядку № 23 документ на бумаге не подается.
Следует отметить, что на сегодняшний день ни Закон № 2240, ни Порядок № 26 не устанавливают конкретных сроков подачи работодателями заявления-расчетана рассмотрение в рабочий орган Фонда. Однако на официальном сайте Фонда http://www.fse.gov.ua размещен проект постановления «О внесении изменений и дополнений в Порядок финансирования страхователей для предоставления застрахованным лицам материального обеспечения за счет средств Фонда социального страхования по временной потере трудоспособности, утвержденный постановлением правления Фонда от 26.12.2010 г. № 26». В случае утверждения данного проекта работодатели обязаны будут оформлять заявление-расчет в течение трех рабочих дней после поступления решения комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию. А пока для обеспечения своевременности страховых выплат работодатель может подавать заявления-расчеты по мере обработки документов, поданных застрахованными лицами, без ограничения периодичности и частоты их подачи в Фонд (см. письмо Минтруда от 18.02.2011 г. № 1742/0/14-11/18 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2011, № 17, письмо № 01-16-707).
При обработке заявления-расчета, поданного страхователем, специалисты Фонда проверяют:
— соответствие формы поданного заявления-расчета форме, приведенной в приложении к Порядку № 26;
— правильность заполнения реквизитов заявления-расчета;
— наличие данных о страхователе в Государственном реестре общеобязательного государственного социального страхования;
— данные об уплате страхователем единого взноса на общеобязательное социальное страхование (далее — ЕСВ). Обращаем внимание: в случае неуплаты страхователем ЕСВ по каким-либо причинам (например, в связи с простоем предприятия не по вине застрахованного лица) рабочий орган Фонда не имеет права отказать в финансировании сумм пособий, указанных в заявлении-расчете, но может сообщить о нарушении порядка уплаты ЕСВ в Пенсионный фонд и Гоструда (см. письмо Фонда от 03.03.2011 г. № 01-16-371). В данном случае Фонд может только провести проверку правильности начисления страхователем пособий. Если нарушения отсутствуют — проводится финансирование;
— показатели среднедневного размера пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам, определяемого на основании заявления-расчета страхователя в соответствии с приказом Фонда «Об отдельных вопросах, связанных с проработкой рабочими органами отделений Фонда заявлений-расчетов страхователей-работодателей» от 25.02.2011 г. № 39-ос.
В случае выявления специалистами рабочего органа Фонда в процессе обработки заявления-расчета ошибок в заявлении-расчете, в том числе связанных с неправильным начислением сумм пособий, по которым финансирование не производилось, финансовые (штрафные) санкции не применяются, поскольку факт использования страховых средств отсутствует (см. письмо № 01-16-707).
Если ошибок в заявлении-расчете нет — рабочие органы Фонда проводят финансирование страхователей в течение 10 рабочих дней после поступления от работодателя заявления-расчета (п. 8 Порядка № 26).
Выплата больничных
Суммы оплаты первых пяти дней временной нетрудоспособности выплачиваются работнику в ближайший после назначения день, установленный для выплаты заработной платы, независимо от поступления средств Фонда на выплату пособий. Осуществляя данную выплату, работодатель должен уплатить обязательные платежи, которые с нее взимаются, в сроки, приведенные в таблице на с. 27.
Пособие по временной нетрудоспособности. Согласно п. 9 Порядка № 26, получив от Фонда на отдельный специальный счет в банке страховые средства, страхователь-работодатель обязан произвести выплату пособия по временной нетрудоспособности в срок, установленный ст. 52 Закона № 2240, а именно — не позднее ближайшего дня, установленного для выплаты зарплаты.
При этом заметим, что сроки, установленные для выплаты пособия по временной нетрудоспособности п. 9 Порядка № 26 и ст. 52 Закона № 2240, не совпадают. Дело в том, что в ч. 2 ст. 52 Закона № 2240 срок выплаты пособия привязан ко дню назначения пособия, а не ко дню поступления финансирования, как в п. 9 Порядка № 26. В связи с чем возможна ситуация, когда ближайший после дня назначения пособия день для выплаты заработной платы настанет, а пособие от Фонда на отдельный текущий счет получено не будет. Комментируя данную ситуацию, специалисты Фонда указывают на то, что фактически срок выплаты пособия напрямую зависит от того, в какие сроки было подано заявление-расчет в рабочий орган Фонда. В связи с чем комиссия (уполномоченный) по социальному страхованию и страхователь-работодатель должны таким образом организовать работу по назначению, расчету и начислению больничных и подаче в рабочий орган Фонда заявления-расчета, чтобы были соблюдены сроки установленные ч. 2 ст. 52 Закона № 2240(см. письмо Фонда от 26.05.2011 г. № 07-35-1406). Обращаем внимание: страхователь-работодатель до получения средств из Фонда на отдельный текущий счет в банке не может самостоятельно выплачивать пособия со своего основного текущего счета за счет собственных средств, поскольку процедура взаимозачета Законом № 2240 не предусмотрена. Вместе с тем, получив средства из Фонда на выплату пособий по временной нетрудоспособности, страхователь может не дожидаться ближайшего дня выплаты зарплаты, а выплатить пособия раньше (см. письма № 01-16-489 и № 01-16-707).
Что касается сумм пособий, не полученных работниками в срок в связи с болезнью или по другим уважительным причинам, то такие суммы должны быть отнесены на счет депонентов до получения их такими работниками (письмо № 01-16-707).
В случае если после подачи в рабочий орган Фонда заявления-расчета работодатель выявил ошибку, которая привела к занижению или завышению сумм пособий, он обязан без промедлений направить в Фонд письменное уведомление о факте обнаружения ошибки, подписанное руководителем и главным бухгалтером или физическим лицом — предпринимателем. В нем следует указать, в частности, фамилию и инициалы застрахованного лица, номер листка нетрудоспособности и вид пособия, по которому выявлена ошибка (см. письмо Фонда от 05.04.2011 г. № 01-16-755). Если финансирование по заявлению-расчету, которое содержало ошибку, уже было произведено Фондом, излишне полученные суммы пособий должны быть возвращены работодателем на счет органа отделения Фонда, с которого осуществлялось финансирование, в сроки, определенные абзацем четвертым ч. 1 ст. 21 Закона № 2240 и п. 10 Порядка № 26, — в течение 3 рабочих дней. Согласно разъяснениям Фонда, приведенным в письме от 05.04.2011 г. № 01-16-755, указанный трехдневный срок следует отсчитывать от даты выплаты пособия застрахованным лицам.
Также следует не забывать о том, что часть полученных на отдельный текущий счет страховых средств на выплату пособий по временной нетрудоспособности должна быть направлена страхователем на уплату обязательных платежей, удержание которых производится с начисленных сумм пособий по временной нетрудоспособности.О порядке налогообложения больничных и сроках уплаты обязательных платежей пойдет речь в статье «Больничные в учете и отчетности» на с. 26. А сейчас рассмотрим, какая ответственность предусмотрена за нарушение требований законодательства о социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности.
Ответственность
Положениями ч. 1 ст. 30 Закона № 2240 предусмотрена финансовая ответственность:
1) за нарушение порядка использования страховых средств. В случае выявления данного нарушения на страхователей-работодателей может быть наложен штраф в размере 50 % неправомерно использованной суммы страховых средств. Кроме того, такие страхователи обязаны компенсировать Фонду в полном объеме неправомерно использованную сумму страховых средств;
2)за несвоевременный возврат или возврат не в полном объеме страховых средств, полученных и не использованных для предоставления материального обеспечения наемным работникам. На страхователей-работодателей может быть наложен штраф в размере 10 % несвоевременно возвращенных или возвращенных не в полном объеме страховых средств и взыскана пеня в размере 0,1 % таких сумм за каждый день просрочки платежа.
Также за нарушение законодательства о социальном страховании в связи с временной потерей трудоспособности ст. 1655 КоАП предусмотрена административная ответственность. Согласно данной норме нарушение должностными лицами предприятий, учреждений, организаций, физическими лицами, использующими наемный труд, порядка использования средств общеобязательного государственного социального страхования в связи с временной потерей трудоспособности и расходами, обусловленными погребением, несвоевременный или неполный их возврат, несвоевременное предоставление или непредоставление установленной отчетности, предоставление недостоверной отчетности об использовании страховых средств влечет за собой наложение штрафа от 8 до 15 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 136 грн. до 255 грн.). Те же действия, совершенные лицом, которое на протяжении года было подвергнуто административному взысканию за одно из правонарушений, указанных выше, влекут за собой наложение штрафа от 10 до 20 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (от 170 грн. до 340 грн.).
В следующей статье рассмотрим порядок отражения больничных в учете и отчетности.
