Декретні-2025: розрахунок на прикладах

Як і в статті «Допомога по вагітності та пологах: як розрахувати середньоденну зарплату?» // «Податки & бухоблік», 2025, № 39, тут говоримо про особливості розрахунку допомоги по вагітності та пологах роботодавцями, що не є резидентами Дія Сіті.

Допомога: коли без обмежень

У загальному випадку сума допомоги по вагітності та пологах дорівнює добутку суми середньоденної зарплати та кількості днів тимчасової непрацездатності по вагітності та пологах, які підлягають оплаті відповідно до рішення, прийнятого страхувальником чи уповноваженими ним особами.

Приклад 1. Працівниці відкрито листок непрацездатності по вагітності та пологах з 05.05.2025 на 126 календарних днів. У розрахунковому періоді (травень 2024 року — квітень 2025 року, 365 к. дн.) вона хворіла з 31 січня по 7 лютого (8 к. дн.), а з 3 по 21 березня перебувала у відпустці за свій рахунок (19 к. дн.). Загальна сума зарплати в розрахунковому періоді, що візьме участь у розрахунку допомоги, — 338000 грн. Лікарняні в розрахунку середньої участі не беруть.

Середньоденна зарплата становить:

338000 : (365 - 8 - 19) = 1000 (грн/к. дн.).

Сума допомоги по вагітності та пологах дорівнює:

1000 х 126 = 126000 (грн).

Здається, що все просто. Є середня зарплата. Помнож її суму на кількість днів тимчасової непрацездатності по вагітності та пологах і… вуаля, допомога по вагітності та пологах розрахована. Але так обчислюємо допомогу, якщо (1) заробітна плата працівниці вища за мінзарплату та нижча за максимальну величину бази нарахування ЄСВ, до того ж (2) її страховий стаж за останні 12 місяців більше 6 місяців. Якщо хоча б один з цих пунктів не спрацював, можуть ввімкнутися обмеження, встановлені Законом України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV та Порядком обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженим постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266 (далі — Закон № 1105 та Порядок № 1266 відповідно).

Почнемо з обмежень за максимальною сумою допомоги. Їх умовно можна поділити на 2 види. Перше — загальне. Воно спрацьовує за працівницями з високими зарплатами, розмір яких добігає або ж перевищує максимальну величину бази нарахування ЄСВ. Друге обмеження — спеціальне й діє для працівниць, у яких страховий стаж за останні 12 місяців перед настанням страхового випадку менше 6 місяців.

Розповідаємо про перше.

Загальне обмеження за максимальною сумою

Сума допомоги по вагітності та пологах у розрахунку на місяць не повинна перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ, з якої сплачено ЄСВ. Це вимога ч. 2 ст. 19 Закону № 1105. Крім того, відповідно до п. 4 Порядку № 1266

середньоденна зарплата не може перевищувати максимальну величину бази нарахування ЄСВ з розрахунку на один календарний день

Для обох обмежень беремо максимальну величину, що діє в останньому місяці розрахункового періоду.

Як це працює, розглянемо на прикладі.

Приклад 2. Працівницю прийнято на роботу з 1 квітня 2025 року. З 12.05.2025 їй відкрито листок непрацездатності по вагітності та пологах на 126 к. дн. Страховий стаж працівниці за останні 12 місяців більше 6 місяців. Зарплата за квітень — 170000 грн.

Розрахунковий період — з 1 по 30 квітня 2025 року (30 к. дн.). Максимальна величина бази нарахування ЄСВ у квітні 2025 року — 160000 грн (див. статтю «Мінзарплата, прожитмінімум і К^о у 2025 році» // «Податки & бухоблік», 2024, № 104). Відповідно ЄСВ буде сплачено тільки з частини зарплати, що дорівнює такій максимальній величині. Тоді середньоденна зарплата становить:

160000 : 30 = 5333,33 (грн/к. дн).

Обчислюємо обмежувач — максимальну величину бази нарахування ЄСВ з розрахунку на 1 календарний день, як того вимагає п. 4 Порядку № 1266. Для цього максимальну базу ділимо на 30,44 (середньомісячна кількість календарних днів). Обмежувач дорівнює:

160000 : 30,44 = 5256,24 (грн/к. дн.).

Сума фактичної середньоденної зарплати (5333,33 грн/к. дн.) вища за обмежувач (5256,24 грн/к. дн.). Тому в розрахунку допомоги по вагітності та пологах — обмежувач. Попередньо сума допомоги становить:

5256,24 х 126 = 662286,24 (грн).

Розподілимо цю допомогу за місяцями, за які вона нарахована. За:

• 20 к. дн. травня — 105124,80 грн;
• 30 к. дн. червня — 157687,20 грн;
• 31 к. дн. липня — 162943,44 грн;
• 31 к. дн. серпня — 162943,44 грн;
• 14 к. дн. вересня — 73587,36 грн.

Розподілені суми допомоги на липень та серпень (162943,44 грн) вищі за максимальну базу нарахування ЄСВ, установлену для останнього місяця розрахункового періоду (160000 грн). Тому допомогу в цих місяцях обрізаємо до розміру максимальної бази. В результаті загальна сума допомоги по вагітності та пологах становитиме:

105124,80 + 157687,20 + 160000 + 160000 + 73587,36 = 656399,36 (грн).

Добре, а чому б дорівнювала сума допомоги по вагітності та пологах, якщо б страховий стаж за останні 12 місяців був менше 6 місяців? Відповідь далі.

Спеціальне обмеження: якщо за 12 менше 6

Якщо за даними реєстру застрахованих осіб Держреєстру загальнообов’язкового державного соцстрахування (далі — реєстр застрахованих осіб) у працівниці за 12 місяців перед настанням страхового випадку страховий стаж менше 6 місяців, то вмикається обмеження за сумою допомоги по вагітності та пологах. Тоді таку допомогу обчислюють виходячи з нарахованої зарплати, з якої сплачувався ЄСВ, але не більше за розмір допомоги, обчислений із двократного розміру мінімальної зарплати, встановленої на час настання страхового випадку.

І тут відразу хочемо звернути вашу увагу на такі два моменти. Про них ішлося в отриманому редакцією листі ПФУ від 16.11.2023 № 42629-49305/У-03/8-2800/23.

Перший —

місяць настання страхового випадку не враховується при обчисленні страхового стажу

Тобто рахуємо стаж за 12 місяців, що передують місяцю настання страхового випадку.

Другий важливий момент. Якщо інформація про наявний страховий стаж за останній місяць розрахункового періоду не відображена в реєстрі застрахованих осіб, бо звітність з ЄСВ за цей період ще не подана, то такий місяць також ураховуємо при обчисленні страхового стажу. Але так діємо тільки у разі сплати ЄСВ за цей місяць та за умови, якщо така сплата не буде списана в рахунок погашення недоїмки по сплаті єдиного внеску.

Розглянемо, як працює це обмеження.

Приклад 3. Використовуючи умови прикладу 2, припустимо, що страховий стаж працівниці за останні 12 місяців — 4,5 місяці.

Обчислюємо обмежувач для працівниці, у якої страховий стаж за 12 місяців менше 6 місяців, а саме середньоденну зарплату з двократного розміру мінзарплати. Для цього мінзарплату множимо на 2 та ділимо на 30,44. Отримуємо:

8000 х 2 : 30,44 = 525,62 (грн/к. дн.).

Середньоденна зарплата працівниці, яку розрахували в прикладі 2, вища за обмежувач (525,62 грн/к. дн.). Тож у розрахунку — обмежувач, а сума допомоги становитиме:

525,62 х 126 = 66228,12 (грн).

Приклад 4. Працівниця — внутрішня сумісниця. З грудня 2023 року за обома місцями її роботи призупинено дію трудового договору. Під час призупинення вона ніде не працювала. Її страховий стаж за останні 12 місяців дорівнює нулю. З 08.05.2025 їй відкрито е-лікарняний по вагітності та пологах на 126 к. дн. На момент настання страхового випадку оклад за:
— основним місцем роботи — 25000 грн, повна зайнятість;
— сумісництвом — 17000 грн, неповний робочий день, займає 0,5 штатної одиниці.

На відміну від звичайного лікарняного, листок непрацездатності по вагітності та пологах, що відкритий під час призупинення дії трудового договору, підлягає оплаті.

Працівниця за обома місцями роботи не мала заробітку в розрахунковому періоді (травень 2024 року — квітень 2025 року) з поважної причини — призупинення дії трудового договору. Тож розрахунок фактичної середньої зарплати проводимо з окладу з урахуванням зайнятості (див. статтю «Допомога по вагітності та пологах: як розрахувати середньоденну зарплату?» // «Податки & бухоблік», 2025, № 39).

Середньоденна зарплата за основним місцем роботи становить:

25000 : 30,44 = 821,29 (грн/к. дн.).

Середньоденна за сумісництвом дорівнює:

17000 х 0,5 : 30,44 = 279,24 (грн/к. дн.).

Оскільки у працівниці страховий стаж за останні 12 місяців менше 6 місяців, то обчислюємо обмежувач — середньоденну зарплату виходячи з двократного розміру мінзарплати. Його сума дорівнює 525,62 грн/к. дн. (див. приклад 2).

Обмеження за максимальною сумою застосовуємо за кожним місцем роботи окремо

Середньоденна зарплата за основним місцем роботи (821,29 грн/к. дн.) вища за середньоденну, обчислену з двократного розміру мінімалки (525,62 грн/к. дн.). Тож допомогу по вагітності та пологах за основним місцем роботи обчислюємо з двократного розміру мінімальної зарплати. Сума допомоги за основним місцем роботи становитиме:

525,62 х 126 = 66228,12 (грн).

А ось допомогу за сумісництвом обчислюємо з фактичної середньоденної зарплати, оскільки її сума нижча за середньоденну, обчислену з двократного розміру мінзарплати.

Сума допомоги за сумісництвом:

279,24 х 126 = 35184,24 (грн).

Приклад 5. Використовуючи умови прикладу 3, припустимо, що згодом такій працівниці відкрито листок непрацездатності по вагітності та пологах на 14 к. дн., який є продовженням попереднього.

Первинний листок непрацездатності та його продовження складають один страховий випадок. Відповідно

для визначення суми допомоги за листком непрацездатності, що є продовженням попереднього, використовуємо ту виплату (середньоденну зарплату чи обмежувач), за якою обчислювали суму допомоги за первинним лікарняним листом

Тож сума допомоги по вагітності та пологах за лікарняним-продовженням становитиме:

• за основним місцем роботи — 525,62 х 14 = 7358,68 (грн);
• за сумісництвом — 279,24 х 14 = 3909,36 (грн).

Від обмежень за максимальною сумою допомоги переходимо до мінімальної суми допомоги по вагітності та пологах.

Мінімальний розмір допомоги

Сума допомоги по вагітності та пологах у розрахунку на місяць не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку. Це правило визначене ч. 2 ст. 19 Закону № 1105.

Зауважимо, що ПФУ, як і його попередник ФСС, наполягають:

гарантія щодо мінімального розміру допомоги по вагітності та пологах діє виключно при її розрахунку за основним місцем роботи працівниці

Про це пенсійники говорять в листі від 24.03.2025 № 11448-13434/У-03/8-2800/25.

Тож якщо обчислюєте допомогу по вагітності та пологах сумісниці, то контролюєте виконання вимог за максимальною сумою допомоги, про які говорили вище. І якщо фактична середньоденна нижча за обмежувач за максимальною сумою, то розраховуєте допомогу з фактичної середньоденної зарплати.

Добре, а як реалізувати наведену гарантію щодо мінімальної суми допомоги за основним місцем роботи? Слід порівняти фактичну середньоденну зарплату з середньоденною зарплатою, розрахованою з мінімальної зарплати (далі — мінімальна середньоденна зарплата). Якщо фактична нижча за мінімальну, то в розрахунку допомоги по вагітності та пологах буде мінімальна середньоденна зарплата.

Щодо мінімальної середньоденної зарплати, то її суму знаходимо, розділивши мінімальну зарплату, встановлену в місяці настання страхового випадку, на 30,44.

Приклад 6. Працівниці сформовано лікарняний по вагітності та пологах з 07.05.2025 на 126 календарних днів. Вона працює на умовах неповної зайнятості (займає 0,5 штатної одиниці). Її зарплата в розрахунковому періоді (травень 2024 року — квітень 2025 року, 365 к. дн.) склала 84000 грн. В розрахунковому періоді немає періодів, що не відпрацьовані з поважних причин.

Фактична середньоденна зарплата становить:

84000 : 365 = 230,14 (грн/к. дн.).

Мінімальна середньоденна зарплата дорівнює:

8000 : 30,44 = 262,81 (грн/к. дн.).

Мінімальна середньоденна зарплата вища за фактичну середньоденну. Тож допомогу по вагітності та пологах обчислюємо з мінімальної середньоденної зарплати. Її сума становить:

262,81 х 126 = 33114,06 (грн).

Отже, з розрахунком суми допомоги по вагітності та пологах звичайними роботодавцями, що не є резидентами Дія Сіті, визначилися. Робимо висновки.

Висновки

• Середньоденна зарплата, з якої обчислюють допомогу по вагітності та пологах, не може перевищувати максимальну величину бази нарахування ЄСВ з розрахунку на один календарний день.
• Сума допомоги по вагітності та пологах у розрахунку на місяць не повинна перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ, з якої сплачено ЄСВ.
• Якщо страховий стаж працівниці за останні 12 місяців менше 6 місяців, то допомога по вагітності та пологах не може перевищувати розміру допомоги, обчисленого з двократного розміру мінімальної зарплати, встановленої на час настання страхового випадку.
• При обчисленні допомоги по вагітності та пологах за основним місцем роботи враховуйте, що сума такої допомоги не може бути меншою за допомогу, обчислену з мінімальної зарплати, встановленої на час настання страхового випадку.

Податки & бухоблік Травень, 2025/№ 39