Лікарняні: розраховуємо без помилок

«Лікарняна» формула

Порядок розрахунку суми лікарняних (як для оплати перших п’яти днів за рахунок роботодавця, так і починаючи з шостого дня за рахунок ФСС) регламентує Порядок № 1266.

Згідно з п. 2 цього документа для розрахунку суми лікарняних (Л) треба використовувати таку формулу:

Л = ДВ х К,

де ДВ — денна виплата, розрахована залежно від страхового стажу працівника;

К — кількість календарних днів хвороби, що підлягають оплаті. Цей показник беремо з протоколу комісії із соцстрахування.

А ось денну виплату (ДВ) визначають так:

ДВ = ЗПсер х С : 100,

де ЗПсер — розмір середньоденної зарплати;

С — відсоток оплати днів тимчасової непрацездатності залежно від загального страхового стажу або категорії працівника (50, 60, 70, 100 %).

Як бачите, базовим показником для обчислення лікарняних є середньоденний заробіток. Як його визначити — розповімо далі.

Середньоденна зарплата

Згідно з Порядком № 1266 при обчисленні середньоденної зарплати слід керуватися такою формулою:

ЗПсер = ЗП : Крп,

де ЗП — нарахована в розрахунковому періоді сума заробітної плати, з якої сплачений ЄСВ;

Крп — кількість календарних днів у розрахунковому періоді.

Застосовуючи цю формулу, пам’ятайте:

• середньоденну зарплату обчислюють з розрахунку на 1 календарний день. Тому зайнятість працівника (повна, неповна), графік роботи, порядок оплати його праці (місячна/почасова, відрядна) на розрахунок «середньої» не впливають;

• для працівника-сумісника «лікарняну» середньоденну зарплату визначають окремо за кожним місцем роботи. Відповідно і розрахунковий період, і показники ЗП і Крп на кожному робочому місці будуть свої.

Як розрахувати кожен із показників формули, розглянемо далі.

Але спершу з’ясуємо, що таке розрахунковий період і як його визначити.

Розрахунковий період

У загальному випадку розрахунковий період дорівнює 12 календарним місяцям роботи у цього роботодавця, що передують місяцю настання страхового випадку (п. 7 Порядку № 1266).

Зверніть увагу на таке.

1. Місяцем настання страхового випадку є місяць, на який згідно з лікарняним листом припадає початок тимчасової непрацездатності.

2. У розрахунковий період потрапляють тільки повні календарні місяці перебування працівника в трудових відносинах, тобто з першого до першого числа місяця (див. лист ФСС з ТВП від 31.05.2016 р. № 5.2-32-880).

А якщо працівник не відпрацював 12 календарних місяців? Тоді дотримуємося вказівок, наведених у табл. 1.

Таблиця 1. Правила визначення розрахункового періоду

А якщо працівник прийнятий на роботу з першого робочого, але не з першого календарного дня місяця? Чи можна включити такий місяць у розрахунковий період? Ні, при розрахунку лікарняних такий місяць не включається в розрахунковий період (п. 25 Порядку № 1266).

Розрахунковий період: грудень 2020 року — січень 2021 року.

Як бачимо, повністю відпрацьований місяць (листопад 2020 року) у розрахунковий період для визначення суми лікарняних не входить. Майте це на увазі і не плутайте з розрахунком середньої зарплати для визначення суми відпускних.

Увага! Не всі місяці і навіть дні розрахункового періоду потраплять у розрахунок «непрацездатної» середньої зарплати. Які періоди доведеться виключити — читайте далі.

Виключіть це негайно!

Виключаємо місяці. Передусім виключити з розрахункового періоду доведеться місяці, які повністю не відпрацьовані працівником з поважних причин (з 1-го до 1-го числа).

Вичерпний перелік таких причин наведений у п. 3 Порядку № 1266 (ср. USER_SHOW_ID). Це:

• тимчасова непрацездатність;

• відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;

• відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку або шестирічного віку за медичним висновком;

• відпустка без збереження заробітної плати.

У березні 2020 року працівник не відпрацював жодного дня з поважних причин (1 — вихідний день, з 2 по 17 — тимчасова непрацездатність, з 18 по 31 — відпустка без збереження зарплати). Отже, березень 2020 року повністю виключаємо з розрахункового періоду.

Зверніть увагу, навіть попри те, що в наведеному прикладі в період «поважної нероботи» потрапляє вихідний день (1 березня), березень виключаємо з розрахункового періоду. Адже цього місяця немає жодного відпрацьованого дня (див. лист ФСС від 08.10.2019 р. № 1993-11-1).

Виключаємо дні. З місяців розрахункового періоду, що залишилися, слід «викинути» дні, коли працівник не працював з поважних причин.

Водночас частина невідпрацьованих днів візьме участь у підрахунку кількості календарних днів у розрахунковому періоді. Визначити, які дні треба виключити з розрахункового періоду, а які, навпаки, залишити — допоможе табл. 2.

Таблиця 2. Які дні слід виключити/включити в розрахунковий період

Попри те, що у квітні 2020 року «карантинні» відпустки «розірвані» вихідними днями (4 і 5 квітня), цей місяць виключаємо з розрахункового періоду (30 к. дн). Також при підрахунку загальної кількості календарних днів у розрахунковому періоді не враховуємо дні відпустки «за свій рахунок», які припали на березень (14 к. дн.). Дні щорічної відпустки залишаємо.

Кількість календарних днів у розрахунковому періоді, яка візьме участь у розрахунку середньоденної зарплати, складе 322 к. дн. (366 - 30 - 14).

Отже, кількість календарних днів, що беруть участь у розрахунку «непрацездатної» середньої (Крп), підрахували. Переходимо до виплат, які візьмуть участь у розрахунку середньоденного заробітку.

Рахуємо зарплату

У розрахунку середньоденної зарплати для оплати періоду непрацездатності бере участь нарахована в розрахунковому періоді заробітна плата, на яку був нарахований ЄСВ (пп. 3 і 32 Порядку № 1266).

При визначенні виплат, які візьмуть участь у розрахунку лікарняних, Порядок № 1266 рекомендує керуватися відомостями, відображеними у звітах з ЄСВ. Проте тут слід урахувати декілька нюансів.

У розрахунок показника ЗП включаються ті виплати, щодо яких одночасно виконуються дві умови:

• вони входять до фонду оплати праці згідно з Інструкцією № 5;

• на такі виплати нарахований ЄСВ.

Відповідно лікарняні і допомога по вагітності та пологах, нараховані в розрахунковому періоді, у розрахунку «середньої» взяти участь не зможуть, оскільки не входять до фонду оплати праці.

Зате в розрахунку середньої зарплати візьмуть участь сума матеріальної допомоги на оздоровлення до відпустки (п.п. 2.3.3 Інструкції № 5) і оплата простою (п.п. 2.2.12 Інструкції № 5).

При розрахунку «середньої» зарплатні виплати «прив’язуємо» до того місяця, в якому вони фактично нараховані і включені до бази нарахування ЄСВ.

Єдиний виняток із цього правила — сума відпускних. Вони при розрахунку лікарняних відносяться до місяців, ЗА які вони нараховані (лист Мінсоцполітики від 07.04.2016 р. № 101/18/99-16).

А як вчинити у разі донарахування/сторнування зарплатних виплат? Суму донарахованої/сторнованої зарплати враховуйте в тому місяці розрахункового періоду, в якому такі коригування були проведені (лист ФСС від 24.12.2019 р. № 2626-03-07 // «ОП», 2020, № 4, с. 7).

Із загальної суми зарплати в розрахунковому періоді виключаємо виплати, нараховані в місяцях, повністю не відпрацьованих з поважних причин.

Оскільки квітень виключений з розрахункового періоду, то й сума винагороди, нарахована цього місяця, не братиме участі в розрахунку лікарняних.

Таким чином, сума зарплати, яка візьме участь у розрахунку лікарняних, — 71270,11 грн

(72770,11 - 1500).

Середньоденну зарплату розраховуємо виходячи з окладу, якщо:

• у розрахунковому періоді працівник з поважних причин не відпрацював жодного дня;

• страховий випадок настав у перший день роботи.

Тобто тарифну ставку (оклад) або її частину (якщо особа працює в режимі неповного робочого часу), встановлену працівникові на день настання страхового випадку, ділимо на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).

А якщо працівникові не встановлена тарифна ставка (оклад)? Тоді розрахунок здійснюємо виходячи з розміру мінімальної зарплати (чи її частини), встановленої законом на день настання страхового випадку, і середньомісячної кількості календарних днів (30,44).

Ось ми і знайшли показник ЗП. Тепер залишилося підставити отримані дані (ЗП і Крп) у формулу і знайти «лікарняну» середньоденну заробітну плату. Визначивши її, ми зможемо розрахувати суму денної виплати.

Але! Не забувайте про обмеження. Про те, як їх потрібно виконувати, — читайте нижче.

Якщо стаж 6 місяців і більше

Якщо у працівника за останні 12 місяців перед настанням тимчасової непрацездатності страховий стаж дорівнює 6 місяцям або більше, то при розрахунку лікарняних треба пам’ятати про обмеження, встановлене п. 4 Порядку № 1266.

Величину обмежувача знаходимо так: розмір максимальної величини бази нарахування ЄСВ, що діє в останньому місяці розрахункового періоду, ділимо на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).

Виходить, що за страховими випадками, які настали або настануть:

• у січні 2021 року середньоденна зарплата не повинна перевищувати 2463,86 грн

(5000 грн х 15 : 30,44);

• з лютого по грудень 2021 року — 2956,64 грн

(6000 грн х 15 : 30,44).

Якщо ж фактична середньоденна зарплата перевищить межу, її доведеться «обрізати» до рівня межі.

Увага! Якщо працівник — сумісник (у тому числі внутрішній), то розрахунок лікарняних за основним місцем роботи і за місцем роботи за сумісництвом проводимо окремо, виходячи з виплат, нарахованих за кожним місцем роботи. А порівнюємо з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ загальну суму зарплати, нарахованої за усіма місцями роботи.

Якщо стаж менше 6 за 12

Якщо протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку працівник заробив страховий стаж менше 6 місяців, застосовують спеціальні обмеження за сумою лікарняних (п. 4 ст. 19 Закону про соцстрахування і п. 29 Порядку № 1266).

Величину обмежуючого показника знаходимо так: розмір МЗП, установлений у місяці настання страхового випадку, ділимо на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).

Звертаємо вашу увагу, що розраховану таким чином суму обмежуючого показника порівнюємо саме з розміром денної виплати. Денна виплата — це середньоденна зарплата, але з урахуванням відсотка оплати лікарняного листа залежно від страхового стажу.

Виходить, що за страховими випадками, які настали або настануть:

• із січня по листопад 2021 року, денна виплата не повинна перевищувати 197,11 грн

(6000 грн : 30,44);

• у грудні 2021 року — 213,53 грн

(6500 грн : 30,44).

Якщо сума денної виплати не перевищує мінімальну виплату, то саме ця сума братиме участь у розрахунку лікарняних (множиться на кількість днів, що підлягають оплаті (К)).

Якщо сума денної виплати перевищить мінімальну виплату, то суму лікарняних слід розрахувати виходячи з мінімальної виплати (без урахування відсотка страхового стажу).

Розрахуємо фактичну середньоденну зарплату:

55000 грн : (215 - 61) = 357,14 грн.

Денна виплата з урахуванням страхового стажу дорівнюватиме:

357,14 грн х 60 : 100 = 214,28 грн.

Денна виплата (214,28 грн) вища, ніж обмежуючий показник (197,11 грн). Тому застосовуємо обмежувач.

Оплата перших п’яти днів складе:

197,11 х 5 = 985,55 грн.

Сума допомоги по тимчасовій непрацездатності:

197,11 х 4 = 788,44 грн.