Лікарняні та декретні: є зміни в розрахунку!

* Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266.

КМУ постановою від 14.07.2025 № 837 (далі — постанова № 837) вніс зміни до Порядку № 1266. Чинності вони набули з 18.07.2025. Відповідно їх будемо застосовувати при обчисленні середньоденної зарплати за страховими випадками, початок яких припав на 18.07.2025 чи пізніше.

Зосередимо свою увагу на абзаці четвертому п. 2 та п. 3 Порядку № 1266, що були доповнені КМУ. А почнемо з кінця, а саме з п. 3 цього Порядку, оскільки він стосується всіх страхувальників.

Невідпрацьований місяць

Зміни, що відбулися. Пунктом 3 Порядку № 1266 встановлено, що середньоденна заробітна плата обчислюється шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період зарплати, на яку нарахований ЄСВ, на кількість календарних днів зайнятості у розрахунковому періоді без урахування календарних днів, не відпрацьованих з поважних причин.

З 18.07.2025 цей пункт Порядку було доповнено новим абзацом:

«Місяці розрахункового періоду, в яких застрахована особа не працювала з поважних причин (з першого до останнього числа календарного місяця), виключаються з розрахункового періоду»

Розглянемо на прикладах, як це вплине на розрахунок середньоденної зарплати. Для наочності спочатку розберемо приклад, де середня обчислюється за старими правилами, а потім — за новими.

Страховий випадок до 18.07.2025. Якщо поважні причини, визначені Порядком № 1266, тривали не повний місяць, то дні, не охоплені поважними причинами, залишаються в розрахунку середньоденної зарплати. Навіть якщо це вихідні дні і при цьому через поважні причини в місяці немає жодного відпрацьованого дня (див. лист ПФУ від 21.03.2023 № 10344-8077/У-03/8-2800/23).

Приклад 1. Працівник хворів з 05.07.2025. У розрахунковому періоді (липень 2024 року — червень 2025 року, 365 к. дн.) він з 3 по 14 лютого також був на лікарняному (12 к. дн.), а з 17 по 28 лютого у відпустці за свій рахунок (12 к. дн.). 1, 2, 15 та 16 лютого — вихідні дні. Заробітна плата, що нарахована в інших місяцях розрахункового періоду та з якої сплачено ЄСВ, — 242000 грн. У лютому 2025 року працівнику:

— варіант 1 — зарплата не нараховувалася;

— варіант 2 — нараховано премію за січень 2025 року в сумі 5000 грн.

Початок хвороби (05.07.2025) припав на період до набрання чинності змінами (до 18.07.2025). Тож застосовуємо правила розрахунку середньоденної зарплати, що діяли до змін.

У прикладі в лютому 2025 року працівник не відпрацював жодного робочого дня через поважні причини. Проте із загальної кількості днів у розрахунковому періоді виключаємо тільки дні, на які припали поважні причини, а саме: період тимчасової непрацездатності та відпустка за свій рахунок. А ось вихідні дні (1, 2, 15 та 16 лютого) залишаться в розрахунку. Підстав для їх виключення немає.

У результаті середньоденна зарплата становитиме для:

— варіанта 1 — 242000 : (365 - 12 - 12) = 709,68 (грн/к. дн.);

— варіанта 2 — (242000 + 5000) : (365 - 12 - 12) = 724,34 (грн/к. дн.).

Страховий випадок 18.07.2025 чи пізніше. За страховими випадками, початок яких припав на 18.07.2025 чи пізніше, виключаємо з розрахунку календарні місяці, повністю не відпрацьовані з поважних причин, визначених п. 3 Порядку № 1266.

Приклад 2. Використовуючи умови прикладу 1, припустимо, що працівник захворів з 20.07.2025.

У цьому випадку розрахунок середньоденної зарплати проводимо з урахуванням змін, унесених до Порядку № 1266 постановою № 837.

У лютому 2025 року працівник не відпрацював жодного робочого дня через поважні причини. Тож усі календарні дні такого місяця (28 к. дн.) виключаємо з розрахунку. В результаті середньоденна зарплата становить для обох варіантів:

242000 : (365 - 28) = 718,10 (грн/к. дн.).

Зверніть увагу, що

оскільки місяць покидає розрахунок, то й виплати, що в ньому нараховані, не беруть участі в розрахунку середньоденної зарплати

Саме тому в розрахунку середньоденної зарплати не бере участі премія, що нарахована в лютому (див. варіант 2 прикладу 1).

Підсумки. КМУ уніфікував порядок розрахунку виплат у випадку, коли в розрахунковому періоді є місяць, що не відпрацьований повністю через поважні причини.

Водночас якщо якийсь місяць не був відпрацьований як через поважні, так і через інші причини, які Порядок № 1266 не визначає поважними, то з розрахунку середньоденної зарплати виключаємо тільки дні такого місяця, що охоплені поважними причинами.

Страхувальник — резидент Дія Сіті

Зміни, що відбулися. Абзацом четвертим п. 2 Порядку № 1266 визначено, що сума допомоги по тимчасовій непрацездатності, допомоги по вагітності та пологах в розрахунку на місяць, що виплачується працівникам та гіг-спеціалістам резидентів Дія Сіті, не повинна перевищувати розміру заробітної плати (доходу) таких осіб, з якого фактично сплачено ЄСВ.

З 18.07.2025 цей абзац Порядку було доповнено новим реченням такого змісту:

«Визначене цим абзацом обмеження обчислюється шляхом ділення розміру заробітної плати (доходу) таких осіб (працівників та гіг-спеціалістів резидентів Дія Сіті), з якого фактично сплачено страхові внески (єдиний внесок) в останньому місяці розрахункового періоду, на середньомісячну кількість календарних днів (30,44) з подальшим множенням частки на кількість календарних днів тимчасової непрацездатності відповідного місяця»

Зверніть увагу, що, на думку Мінсоцполітики, наведене обмеження не застосовується при визначенні оплати перших п’яти днів тимчасової втрати працездатності за рахунок роботодавця — резидента Дія Сіті (див. лист від 20.06.2025 № 1390/0/196-25). Тобто обмежуємо виключно допомогу, що йде за рахунок ПФУ.

Страховий випадок до 18.07.2025. До набрання чинності змінами Порядок № 1266 не містив норм, які б пояснювали, як застосовувати обмеження за максимальною сумою допомоги в розрахунку на місяць, визначене в його абзаці четвертому п. 2. Тому доводилося керуватися роз’ясненнями ПФУ, наданими в листах від 21.04.2023 № 15806-17907/У-03/8-2800/23 та від 17.12.2024 № 2800-030401-8/78043).

На думку Пенсійного фонду, якщо допомога по тимчасовій непрацездатності (допомога по вагітності та пологах) нарахована за:

1) повний місяць, то її сума за цей місяць не повинна була перевищувати мінзарплату, встановлену в останньому місяці розрахункового періоду. Якщо перевищила — її обмежували рівнем мінзарплати, встановленої в останньому місяці розрахункового періоду;

2) частину місяця, то спочатку потрібно було визначити частку мінімальної зарплати, встановленої в останньому місяці розрахункового періоду, що припадає на 1 календарний день місяця, в якому тимчасова непрацездатність тривала неповний календарний місяць. Для цього мінзарплату в останньому місяці розрахункового періоду слід було розділити на кількість календарних днів у місяці тимчасової непрацездатності. Далі порівнювали середньоденну зарплату, обчислену відповідно до Порядку № 1266, з часткою мінімальної зарплати. У разі перевищення середньоденної зарплати над часткою мінімальної зарплати розмір допомоги від ПФУ в цьому календарному місяці обмежувався сумою, визначеною шляхом множення частки мінімальної зарплати на календарні дні тимчасової непрацездатності, які припали на такий місяць.

Дивимося, як це працювало, на прикладі з лікарняними.

Приклад 3. Працівник резидента Дія Сіті хворів з 18.06.2025 по 02.07.2025 (13 к. дн. в червні та 2 к. дн. у липні). У розрахунковому періоді (червень 2024 року — травень 2025 року, 365 к. дн.) ЄСВ сплачувався з мінімальної зарплати. Загальна сума зарплати, з якої сплачено ЄСВ, — 96000 грн.

Середньоденна зарплата становить:

96000 : 365 = 263,01 (грн/к. дн.).

Оплата перших 5 днів тимчасової непрацездатності за рахунок резидента Дія Сіті дорівнює 263,01 х 5 = 1315,05 (грн).

Ще раз звертаємо вашу увагу на те, що

обмеження, встановлене абзацом четвертим п. 2 Порядку № 1266, не застосовуємо при визначенні оплати перших п’яти днів тимчасової втрати працездатності

До застосування обмеження сума допомоги по тимчасовій непрацездатності за:

• 8 днів хвороби в червні дорівнює 263,01 х 8 = 2104,08 (грн);
• 2 дні хвороби в липні — 263,01 х 2 = 526,02 (грн).

Тимчасова непрацездатність припала на 2 місяці (червень та липень) і тривала частину кожного місяця. Застосовуємо обмеження щодо суми допомоги у розрахунку на кожен такий місяць за максимальною величиною.

Визначаємо частку мінімальної зарплати, яка припадає на 1 к. дн. червня:

8000 : 30 = 266,67 (грн/к. дн.).

Фактична середньоденна зарплата (263,01 грн/к. дн.) нижча за частку мінімальної зарплати, яка припадає на 1 к. дн. червня (266,67 грн/к. дн.). Тож дні тимчасової непрацездатності в червні будуть оплачені з фактичної середньоденної, а сума такої оплати — 2104,08 грн (див. розрахунок вище).

Далі визначаємо частку мінімальної зарплати, яка припадає на 1 к. дн. липня:

8000 : 31 = 258,06 (грн/к. дн.).

Фактична середньоденна зарплата (263,01 грн/к. дн.) вища за частку мінімальної зарплати, яка припадає на 1 к. дн. липня (258,06 грн/к. дн). Таким чином, лікарняні за 2 дні липня обмежуємо сумою, розрахованою з частки мінімальної зарплати. Сума виплат за дні тимчасової непрацездатності у липні становитиме:

258,06 х 2 = 516,12 (грн).

Загальна сума лікарняних становитиме:

1315,05 + 2104,08 + 516,12 = 3935,25 (грн).

Страховий випадок 18.07.2025 чи пізніше. Маємо механізм розрахунку обмеження, визначеного абзацом четвертим п. 2 Порядку № 1266. Слід зарплату (дохід), з якої фактично сплачено ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду, розділити на 30,44, а далі отриману частку помножити на кількість календарних днів місяця, на який припала тимчасова непрацездатність (відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами).

Причому, на наш погляд:

1) при розрахунку обмеження слід спочатку визначити частку з відповідним округленням з подальшим її множенням на кількість днів місяця, за які призначена допомога. Такий висновок можна зробити з формулювання нового речення абзацу четвертого п. 2 Порядку № 1266. Водночас допускаємо, що у ПФУ може бути своє бачення. Тож обов’язково направимо запит;

2) наведеним чином обмеження обчислюємо незалежно від того, за весь місяць чи за частину нараховано допомогу по тимчасовій непрацездатності (вагітності та пологах). Тож, грубо кажучи,

якщо фактична середньоденна зарплата вища за частку, допомога від ПФУ обмежується сумою, визначеною з частки

3) у розрахунку частки бере участь зарплата (дохід), з якої фактично сплачено ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду. І це не обов’язково мінімальна зарплата. Так, наприклад, якщо в останньому місяці розрахункового періоду резидент Дія Сіті не відповідав вимогам, що дають право на сплату ЄСВ в пільговому розмірі, й ЄСВ сплачено з фактичної суми зарплати, в розрахунку частки має бути фактична зарплата (дохід), з якої сплачено ЄСВ. Звісно, щоб уникнути непорозумінь, цей момент також уточнимо в ПФУ.

Крім того, є питання: як визначити частку та сам обмежувач, якщо працівник резидента Дія Сіті не мав заробітку в останньому місяці розрахункового періоду або ж страховий випадок настав у перший день роботи? Тож і тут звернемося за роз’ясненнями до ПФУ.

Розглянемо застосування обмежувача на прикладі лікарняних.

Приклад 4. Працівник резидента Дія Сіті хворіє з 21.07.2025 по 02.08.2025 (13 к. дн.). У розрахунковому періоді (липень 2024 року — червень 2025 року, 365 к. дн.) ЄСВ сплачувався з мінімальної зарплати. Загальна сума зарплати, з якої сплачено ЄСВ, — 96000 грн.

Середньоденна зарплата становить:

96000 : 365 = 263,01 (грн/к. дн.).

Оплата перших 5 днів тимчасової непрацездатності за рахунок резидента Дія Сіті дорівнює 263,01 х 5 = 1315,05 (грн).

Розраховуємо частку мінімальної зарплати для цілей визначення суми допомоги:

8000 : 30,44 = 262,81 (грн/к. дн.).

Вже на цьому етапі зрозуміло, що фактична середньоденна зарплата (263,01 грн/к. дн.) вища за частку (262,81 грн/к. дн.). Отже, має спрацювати обмеження.

Розрахунок допомоги по тимчасовій непрацездатності проводимо з частки. Її сума становить:

262,81 х (13 - 5) = 2102,48 (грн).

Підсумки. КМУ прописав порядок обчислення обмеження, визначеного абзацом четвертим п. 2 Порядку № 1266 щодо суми допомоги по тимчасовій непрацездатності, допомоги по вагітності та пологах у розрахунку на місяць, що виплачується працівникам та гіг-спеціалістам резидентів Дія Сіті. Водночас окремі положення все ще потребують роз’яснення ПФУ. Запит направлено.

Про відповідь Фонду проінформуємо вас на сторінках «Податки & бухоблік». Тож слідкуйте за нашими публікаціями.

Висновки

• КМУ поставною № 837 вніс зміни до Порядку № 1266, який визначає механізм обчислення лікарняних та допомоги по вагітності та пологах. Зміни набули чинності з 18.07.2025.
• Змінені правила Порядку № 1266 застосовуємо при обчисленні середньоденної зарплати, лікарняних і допомоги по вагітності та пологах за страховими випадками, початок яких припав на 18.07.2025 чи пізніше.
• За страховими випадками, початок яких припав на 18.07.2025 чи пізніше, при обчисленні середньоденної зарплати місяці розрахункового періоду, повністю не відпрацьовані з поважних причин, виключаються з розрахункового періоду.
• КМУ прописав порядок обчислення обмеження, визначеного абзацом четвертим п. 2 Порядку № 1266, щодо суми допомоги по тимчасовій непрацездатності, допомоги по вагітності та пологах у розрахунку на місяць.

Податки & бухоблік? Липень, 2025/№ 59