У 2025 році проводимо закупівлі на 2026 рік: на що звернути увагу?

Чи можна у 2025 році проводити закупівлі на 2026 рік?

Традиційно, наприкінці року замовники займаються плануванням закупівель на наступний рік. Насамперед це стосується закупівель товарів та послуг (як-от: природний газ та електроенергія), щодо яких бюджетні установи мають забезпечити безперебійне постачання вже з першого дня січня 2026 року.

Як впоратися з цим завданням? Один із варіантів — продовження договору про закупівлю попереднього року на 20 %. Детально про застосування такого механізму ми розповідали в матеріалі «Продовження договорів на 2026 рік + 20 %: про що слід подбати?» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2025, № 45). Проте у замовників не завжди є можливість застосовувати цей механізм.

Ще один варіант — почати проводити закупівлі необхідних товарів та послуг наприкінці попереднього року. Для цього вже в грудні 2025 року замовники мають розпочинати процедуру закупівлі необхідних товарів та послуг для потреб наступного року. Таким чином, ви встигнете до кінця 2025 року провести відповідні закупівельні процедури та матимете на руках укладені договори з постачальниками на 2026 рік. Та головне — у таких діях замовників немає жодного порушення закупівельного законодавства.

* Особливості здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджені постановою КМУ від 12.10.2022 № 1178.

** Закон України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII.

При цьому замовники здійснюють закупівлі на підставі наявної потреби або виходячи з планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Про це чітко зазначено в п. 14 постанови № 1178.

Отже, замовник має планувати закупівлі на 2026 рік виходячи з річної потреби в закупівлі певних товарів чи послуг.

Складаємо річний план закупівель на 2026 рік: що врахувати?

На цьому етапі для замовника важливо дотримуватися основних правил.

По-перше, всі закупівлі, які установа планує здійснити у 2026 році, мають бути відображені в річному плані. Причому стосується ця вимога придбання будь-яких товарів, робіт та послуг вартістю від однієї копійки. Таким є припис п. 14 постанови № 1178.

По-друге, розпочинати закупівельні процедури слід лише після того, як запланована закупівля додана до річного плану, а не навпаки. Інформацію про це слід оприлюднити в електронній системі закупівель (далі — ЕСЗ) протягом п’яти робочих днів із дня затвердження річного плану.

По-третє, якщо потреба у закупівлі товарів, робіт та послуг стосується 2026 року, то й формувати річний план слід саме на 2026 рік. Тобто у такому разі не важливо, коли замовник буде проводити закупівлю: наприкінці 2025 року чи вже безпосередньо у 2026 році. Навіть не сумнівайтеся — такі закупівлі відносяться до річного плану на 2026 рік.

По-четверте, до річного плану закупівель не слід вносити будь-які інші видатки, що не передбачають придбання товарів, робіт і послуг.

Так, до річного плану закупівель не включаємо видатки на:

— відшкодування (компенсація) витрат, у т. ч. таких як, наприклад, відшкодування витрат за звітами про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (на підставі авансових звітів), відшкодування вартості комунальних послуг орендодавцю;

— оплату праці;

— оплату адміністративних послуг, судових витрат, податків, зборів, мита, штрафів.

Отже, у цьому документі має бути відображено інформацію про придбання товарів, робіт та послуг, які планується здійснити протягом року. Ну і, звісно, протягом 2026 року за потреби замовник може внести зміни до річного плану. Строк оприлюднення таких змін — п’ять робочих днів із дня їх затвердження.

Коли реєструвати договір у Казначействі?

Під час реєстрації укладених договорів у Казначействі бюджетні установи повинні керуватися приписами бюджетного законодавства. Насамперед це стосується вимог ч. 4 ст. 48 БКУ*.

* Бюджетний кодекс України від 08.07.2010 № 2456-VI.

Так, зобов’язання, взяті учасником бюджетного процесу без відповідних бюджетних асигнувань або з перевищенням повноважень, не вважаються бюджетними зобов’язаннями та не підлягають оплаті за рахунок бюджетних коштів. Взяття таких зобов’язань є порушенням бюджетного законодавства.

Також у цьому питанні слід врахувати норми Порядку № 309*. Зокрема, органи Казначейства не реєструють зобов’язання розпорядника бюджетних коштів у разі відсутності у нього затверджених бюджетних асигнувань. Саме таку підставу для нереєстрації зобов’язань передбачено в абз. 1 п. 2.10 Порядку № 309.

* Порядок реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затверджений наказом Мінфіну від 02.03.2012 № 309.

З огляду на це, Казначейство має право зареєструвати договір і взяти на облік зобов’язання тільки за умови наявності затвердженого кошторису.

Конкретні строки подання документів розпорядниками бюджетних коштів для реєстрації бюджетних зобов’язань за укладеними договорами визначено п. 2.2 Порядку № 309. Для наочності наведемо ці строки в таблиці нижче.

Строки реєстрації бюджетних зобов’язань за договорами

З огляду на приписи Порядку № 309, органи Казначейства мають зареєструвати бюджетні зобов’язання за договором протягом семи робочих днів після взяття на облік кошторису установи. Тож за умови затвердження бюджетних асигнувань із реєстрацією такого договору у січні 2026 року не повинно виникнути жодних проблем.