Уповноважена особа йде у відпустку: як підготуватися?

Чи може уповноважена особа працювати під час відпустки?

Формально, закупівельне законодавство, і насамперед Закон № 922*, не забороняє уповноваженій особі (далі — УО) працювати в електронній системі закупівель (далі — ЕСЗ) під час відпустки. Проте подібні дії УО можуть бути кваліфіковані як порушення трудового законодавства та можуть нести певні ризики для установи-замовника.

* Закон України «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 № 922-VIII.

Пояснимо, на чому ґрунтуються такі висновки та як вчинити, якщо без присутності УО, дійсно, не обійтися.

Нагадаємо: УО — це службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі / спрощених закупівель на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту).

Вочевидь, призначена УО має бути працівником замовника. Це означає, що на неї поширюються норми трудового законодавства, зокрема й право на відпустку. Так, умови, тривалість і порядок надання відпусток працівникам, у т. ч. й уповноваженим особам, мають відповідати нормам КЗпП* та Закону № 504**.

* Кодекс законів про працю України від 10.12.71 № 322-VIII.

** Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

Тож якщо УО працюватиме під час своєї відпустки, маємо факт порушення трудового законодавства.

Але як бути, якщо саме під час відпустки УО виникла нагальна потреба, наприклад, унести зміни до тендерної документації або ж надати відповідь учасникам закупівлі?

Звісно, найліпше — підготуватися до тимчасової відсутності уповноваженої особи заздалегідь. Як це зробити правильно, пояснимо трохи далі. Якщо з певних причин не вдалося уладнати всі закупівельні справи до початку відпустки УО, тоді є ще один — запасний варіант. Одразу зазначимо, що він цілком законний, але вдаватися до нього радимо тільки в крайньому разі.

Отже, замовник може відкликати УО з відпустки на відповідний строк (повністю або часткового). Звісно ж, аби скористатися таким правом, замовник має належним чином оформити відкликання працівника з дотриманням всіх вимог трудового законодавства.

Чи може уповноважена особа передати свій КЕП на період відпустки?

Ні, уповноважена особа не має права нікому передавати свій кваліфікований електронний підпис (далі — КЕП).

КЕП — це особистий електронний підпис уповноваженої особи і його використання чітко врегульовано Законом № 2155*.

* Закон України «Про електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII.

Зокрема, зазначеним Законом передбачено, що:

— КЕП прирівнюється до власноручного підпису;

— КЕП прив’язаний до конкретної особи.

Таким чином, передача КЕП уповноваженою особою третім особам — заборонена.

Підготовка до відпустки уповноваженої особи

Тож аби уникнути проблем під час відпустки УО, до цього слід підготуватися завчасно. Пояснимо, якими мають бути підготовчі дії.

По-перше, на період відсутності УО слід визначити іншу УО. Призначений працівник тимчасово виконуватиме обов’язки тимчасово відсутньої УО.

Покласти виконання обов’язків УО на період її відсутності можливо на іншого працівника з числа штатних працівників установи. Для цього керівник установи має видати відповідний розпорядчий документ (наказ).

Зауважте: у цьому розпорядчому документі необхідно зазначити конкретний період, на який призначено таку «тимчасову» УО. Звісно, що такий документ варто оформлювати тоді, коли точно відомий період відсутності «постійної» УО.

Виконувати обов’язки «тимчасова» УО почне з дня відсутності «постійної» УО та припинить у день виходу на роботу працівника, обов’язки якого вона виконувала.

По-друге, механізм заміщення такої особи на період її тимчасової відсутності варто прописати у внутрішньому положенні про УО. Зокрема, слід прямо передбачити покладення обов’язків на іншу особу у разі відсутності УО з причини відпустки. Це гарантує раціональний розподіл обов’язків і безперервність проведення закупівельних процедур в установі.

По-третє, слід заздалегідь забезпечити технічний доступ тимчасово призначеної УО до ЕСЗ, якщо в цьому є потреба.

Саме цим ключем вона підписуватиме відповідну інформацію в ЕСЗ. Та головне — така «тимчасова» особа повинна не тільки отримати КЕП, але й пройти обов’язкове тестування.

Чи завжди це потрібно? Без цього не обійтися, якщо протягом відсутності «постійної» УО «тимчасовій» особі доведеться, наприклад, оприлюднювати документи в ЕСЗ. Якщо ж потреби в розміщенні інформації в системі немає, тоді цей крок щодо забезпечення доступу до ЕСЗ можна сміливо пропускати. Тобто виконувати зазначені вимоги не обов’язково.

Цілком зрозуміло, що передбачити всі обставини наперед не завжди можливо. Тому радимо підготувати таку «тимчасову» особу заздалегідь і на повну.

Крім того, не завадить повідомити працівників установи, керівників структурних підрозділів, а також за необхідності й своїх контрагентів про те, що обов’язки УО тимчасово виконуватиме інший працівник. Таким чином ви уникнете затримок під час узгодження й підписання необхідних документів.