Закриття закупівельного договору, укладеного на 2025 рік: як зробити правильно?

Перевіряємо договори, укладені у 2025 році

Кінець року традиційно є напруженим періодом для замовників. Оскільки саме зараз слід ретельно перевірити та впорядкувати всі закупівельні документи.

Так, одне з завдань — провести аналіз договорів, укладених у 2025 році, та переконатися, що всі зобов’язання виконані сторонами належним чином. Навіщо це робити? Щоб згодом відзвітувати про виконані договори.

Зокрема, в ситуації читача сторони виконали зобов’язання за договором у повному обсязі. Проте у замовника залишилася невикористана частина коштів. Таке могло виникнути, наприклад, через зменшення фактичної потреби у відповідних товарах (продуктах харчування).

Отже, замовник має перевірити фактичний обсяг поставлених товарів (продуктів харчування) та залишок коштів, не використаних за договором. Власне, він має переконатися, що дійсно було поставлено менше товару, ніж передбачено договором. Водночас варто з’ясувати, що стало причиною зменшення потреби у продуктах харчування.

Далі пояснимо, як правильно «закрити» такий договір із урахуванням вимог закупівельного та бюджетного законодавства.

Виконуємо норми закупівельного законодавства

У такій ситуації замовнику слід зв’язатися з постачальником та узгодити подальший порядок дій.

Для правильного завершення договору замовнику достатньо дотримуватися приписів закупівельного законодавства, зокрема постанови № 1178*.

* Особливості здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджені постановою КМУ від 12.10.2022 № 1178.

Отже, замовник повинен:

— по-перше, оформити рішення (протокол) про внесення змін до договору. Підставу для зменшення обсягів закупівлі, що призводять до зменшення загальної вартості договору, передбачено п.п. 1 п. 19 постанови № 1178;

— по-друге, підготувати та надіслати постачальнику додаткову угоду до договору, на підставі якої зменшується кількість товару (продуктів харчування) та загальна сума договору;

— по-третє, оприлюднити в електронній системі закупівель (далі — ЕСЗ) повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та/або про ціни на матеріальні ресурси, а також безпосередньо зміни до договору (тобто додаткову угоду). Строк для оприлюднення таких документів — три робочих дні з дня внесення змін;

— по-четверте, оприлюднити в ЕСЗ звіт про виконання договору про закупівлю. Такий обов’язок виникає у разі настання однієї з трьох подій: закінчення строку дії договору про закупівлю, виконання сторонами такого договору або його розірвання. Для виконання цього завдання відведено 20 робочих днів із дня настання такої події.

Виконуємо норми бюджетного законодавства

Після цього замовник має зменшити зобов’язання за раніше укладеним договором про закупівлю. Для цього слід дотримуватися приписів п. 2.9 Порядку № 309*.

* Порядок реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затверджений наказом Мінфіну від 02.03.2012 № 309.

Так, у разі зміни умов бюджетних зобов’язань розпорядник повинен подати до Казначейства:

— Реєстр бюджетних зобов’язань, зазначивши від’ємну суму змін бюджетних зобов’язань за договором. Тобто слід проставити суму, зазначену в укладеній додатковій угоді, зі знаком «мінус»;

— додаткову угоду, яка підтверджує зменшення бюджетних зобов’язань за закупівельним договором.