Закупівля додаткових матеріалів для ремонту: як уникнути порушення?

* Національний класифікатор України «Єдиний закупівельний словник ДК 021:2015», затверджений наказом Мінекономіки від 23.12.2015 № 1749.

Зазначимо одразу: у цій ситуації замовник має справу з додатковою потребою у закупівлі будівельних матеріалів. Подібна ситуація для замовників не рідкість. Та вирішувати її варто, керуючись насамперед постановою № 1178*. Це дозволить уникнути порушення закупівельного законодавства. Далі пояснимо детальніше, як це зробити.

* Особливості здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджені постановою КМУ від 12.10.2022 № 1178.

Коли потреба в закупівлях є додатковою?

Виникнення додаткової потреби в закупівлі товару, робіт чи послуг, яку замовник не міг передбачити на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі, не вважається продовженням попередньої закупівлі. У такому разі виникає новий предмет закупівлі. Це чітко прописано в п. 15 постанови № 1178.

У разі виникнення такої додаткової потреби в закупівлі товару чи послуги замовник повинен мати докази того, що:

1) потреба в закупівлі дійсно є непередбачуваною.

Необхідне обґрунтоване підтвердження того, що замовник не міг передбачити додаткову потребу в таких товарах (будматеріалах) на момент укладання здійснення першої закупівлі, тобто на момент укладання прямого договору;

2) здійснення додаткової закупівлі стосується тотожного предмета закупівлі.

При цьому тотожність предмета закупівлі визначаємо за показником відповідної цифри ДК 021:2015 з урахуванням вимог Порядку № 708*.

* Порядок визначення предмета закупівлі, затверджений наказом Мінекономіки від 15.04.2020 № 708.

Наприклад, якщо на початку року установа придбала будматеріали за кодом ДК 021:2015 — 44110000-4, то додаткове придбання будматеріалів за тим же кодом ДК 021:2015 вважається додатковою закупівлею.

Лише при виконанні цих умов замовник не додає очікувану вартість додаткової закупівлі до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), які вже були здійснені протягом поточного року. У такому разі замовник здійснює додаткову закупівлю, виходячи з очікуваної вартості такої потреби, та обирає вид закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених постановою № 1178.

Наприклад, на початку року замовник запланував поточний ремонт господарським способом у відповідній будівлі. При цьому потреба в будматеріалах була обчислена на підставі дефектного акта та кошторисного розрахунку на закупівлю будматеріалів. Для цього установа закупила будівельні матеріали на суму 56 тис. грн.

Припустимо, що влітку цього ж року через непередбачувані обставини виникла потреба у проведенні додаткових ремонтних робіт в цій же будівлі. Відповідно для цього необхідно закупити додаткові будматеріали на суму 70 тис. грн. Причому для таких ремонтних робіт було складено новий дефектний акт та кошторисний розрахунок.

У такому разі замовнику хвилюватися не варто, адже умови, передбачені п. 15 постанови № 1178, дотримано. Такий предмет закупівлі замовник 100-відсотково може вважати новим предметом договору і новим предметом закупівель. Це означає, що замовник здійснює закупівлю будматеріалів на підставі наявної потреби, обираючи вид закупівлі залежно від очікуваної вартості такої додаткової закупівлі. Відповідно замовник має право укласти прямий договір з постачальником на закупівлю додаткових будматеріалів на суму 70 тис. грн.

Коли потреба закупівлі НЕ є додатковою?

Ситуацій, коли замовники не дотримуються визначених п. 15 постанови № 1178 умов, трапляється чимало. Наприклад, на початку року установа запланувала виконати поточний ремонт господарським способом. Для цього було складено дефектний акт та кошторис на закупівлю будматеріалів на загальну суму 126 тис. грн.

При цьому на початку року установа закупила будматеріали лише на суму 56 тис. грн із огляду на суму, затверджену кошторисом на такі потреби. Решту потреби в будматеріалах замовник планував «закрити» протягом року за рахунок додаткових асигнувань. Згодом додаткові кошти на закупівлю будматеріалів, дійсно, було виділено згідно з рішенням сесії міськради.

За таких умов потреба в будматеріалах була цілком передбачуваною, оскільки вона була очевидною і запланованою. У такому разі замовник мав урахувати потребу в таких додаткових будматеріалах на початку року. І, відповідно, закупівлю будматеріалів він мав провести на всю річну потребу в такому предметі закупівлі.

Чому замовник вчинив інакше? Його дії цілком зрозумілі.

Адже замовник має право укласти договір лише на суму бюджетних призначень, визначених у кошторисі (тимчасовому кошторисі). І в цьому питанні головним орієнтиром для установ є саме затверджений кошторис на поточний рік. Інакше укладення договору може вважатися порушенням бюджетного законодавства.

Які поради замовнику?

У цій ситуації для замовника головне — дотримуватися двох основних правил.

По-перше, необхідно мати докази того, що на момент придбання товарів (будматеріалів) сума затверджених кошторисних призначень не дорівнювала річній потребі в закупівлі необхідних товарів (будматеріалів). Це 100-відсоткового знадобиться вам під час спілкування з представниками органів контролю, щоб довести відсутність порушення п. 6 постанови № 1178.

Порушення цієї заборони загрожує замовнику штрафом за порушення закупівельного законодавства.

Зокрема, у разі придбання товарів, робіт і послуг до або без проведення процедур закупівель на службових (посадових) осіб, на уповноважену особу замовника може бути накладено штраф від 25500 до 51000 грн.

По-друге, закупівлю тотожного предмета закупівлі замовнику доцільно здійснювати, виходячи із загальної очікуваної вартості такого предмета закупівлі, та обирати вид закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених постановою № 1178 (ср. USER_SHOW_ID).

Так, якщо загальна очікувана вартість будматеріалів становить, наприклад, 126 тис. грн, то замовник має обрати один із двох варіантів:

— або провести відкриті торги з урахуванням вимог, передбачених постановою № 1178;

— або провести закупівлю з використанням е-каталогу з урахуванням вимог Порядку № 822*.

* Порядок формування та використання електронного каталогу, затверджений постановою КМУ від 14.09.2020 № 822.

Водночас не забудьте додати інформацію про таку нову закупівлю до річного плану та оприлюднити відповідні документи в електронній системі закупівель.