Исправление данных и ошибок по ЕСВ в Приложении 4

Общие правила исправления ошибок

Порядку исправления ошибок в ежемесячном Приложении 4 ^{справка 1} к Порядку № 22-2 посвящен раздел V. По правде говоря, он не охватывает все возможные случаи ошибок, однако нужную информацию можно почерпнуть из структуры строк Таблицы 1 Приложения 4, а также опыта исправления ошибок в «старой» пенсионной отчетности.

Предприниматели-работодатели по ЕСВ за работников заполняют таблицы 1, 5 и 6, а в отдельных случаях — Таблицу 7 Приложения 4, поэтому и поговорим об исправлении ошибок или неправильно указанных данных именно в них.

Если страхователь выявит ошибки в Приложении 4 до конечного срока его предоставления, то согласно пункту 5.1 Порядка № 22-2 он может подать его повторно.

При этом действующим считается последний электронный или бумажный отчет, поданный страхователем до окончания сроков предоставления отчетности. При формировании повторного Приложения 4 его подают полностью в правильном виде с отметками типа отчета «Початкова». Напомним, что Приложение 4 предоставляется не позднее 20 числа месяца, следующего за базовым отчетным месяцем с учетом празднично-выходных переносов.

Предельные сроки для исправления ошибок в случае их самостоятельного обнаружения не установлены. Однако в пунктах 5.2 и 5.4 Порядка № 22-2 говорится о сроках подачи исправленного отчета, если работодатель или сотрудники Пенсионного фонда (далее — ПФ) выявят неправильные данные о застрахованных лицах, которые мы приведем ниже.

В целом можно выделить два подхода к исправлению ошибок в зависимости от их типа:

1) ошибки в персональных данных, а также в реквизитахтаблиц 5, 6, 7, не затрагивающие денежные показатели. При таком способе исправления ошибок данные о суммах заработка застрахованного лица и суммах взносов в исправленном документе должны быть идентичны тем данным, которые были предоставлены ранее;

2) ошибки, из-за которых были неверно отражены денежные показатели. Они исправляются черезПриложение 4за текущий отчетный месяц, в котором такие ошибки выявлены и исправлены.

И в первом, и во втором случае к сформированным таблицам необходимо составить Перечень таблиц отчета.

Если ошибка была допущена и в денежных показателях поданного Приложения 4, и в других реквизитах, то такие ошибки следует исправить каждую отдельно с использованием вышеуказанных подходов.

Виды ошибок и правила исправления

О том, что по своему характеру ошибки можно свести к двум типам, мы сказали выше. Теперь остановимся на них подробнее.

1. Ошибки в данных.

1.1. Работодатель «забыл» указать сведения о застрахованном лице, с которым был заключен или расторгнут трудовой договор за предыдущий период (Таблица 5), или сведения о специальном стаже застрахованного лица за предыдущий период (Таблица 7).

В данной ситуации следует руководствоваться пунктом 5.6 Порядка № 22-2 и подать вместе с Приложением 4 за текущий отчетный период также отчет за предыдущий отчетный период, который должен содержать:

— Перечень таблиц отчета;

— Таблицу 5 или Таблицу 7 с данными на «забытое» застрахованное лицо с указанием статуса таблицы «Початкова»;

1.2. Ошибки допущены в персональных данных застрахованного лица. К ним относятся ошибки в:

— Ф. И. О. застрахованного лица;

— указании гражданства;

— коде страхователя;

— номере учетной карточки застрахованного лица;

— серии и номере свидетельства об общеобязательном государственном социальном страховании;

— паспортных данных;

— серии и номере документа, удостоверяющего личность гражданина, который не является гражданином Украины, но работает на территории Украины и не имеет идентификационного номера;

— коде категории застрахованного лица;

— коде основания для расчета специального стажа.

Предприниматель-работодатель, допустивший указанные ошибки, согласно пункту 5.7 Порядка № 22-2должен сформировать и подать вместе с Приложением 4 за текущий отчетный период:

— Перечень таблиц отчета;

— соответствующую Таблицу со статусом «Скасовуюча» с ошибочными сведениями, которые были предоставлены на одно или нескольких застрахованных лиц;

— соответствующуюТаблицу со статусом «Початкова» с указанными правильными сведениями на одно или нескольких застрахованных лиц.

Обратите внимание, что в реквизите «Звіт за місяць» указывается месяц, в отчете за который была допущена ошибка. Если отчет с исправлениями подается до окончания предельного срока на основании пункта 5.1 Порядка № 22-2, то «скасовуюча» Таблица не заполняется.

При исправлении вышеназванных типов ошибок предприниматели-работодатели Таблицу 1 в составе отчета, сформированного для их исправления за предыдущие отчетные периоды, не подают. Все денежные показатели должны остаться неизменными.

Кроме того, согласно пункту 5.2 Порядка № 22-2 в случае самостоятельного выявления страхователем недостоверных сведений, которые поданы и/или накоплены в электронных базах данных персонифицированного учета, он подает в ПФ необходимые отменяющие документы и одновременно начальные документы с верными сведениями вместе с объяснительной запиской.

Если недостоверные сведения о застрахованных лицах, которые поданы и/или накоплены в электронных базах данных персонифицированного учета, выявили сотрудники ПФ, то они уведомят об этом работодателя в течение 2 рабочих дней. При этом ему следует подать необходимые корректирующие или исключающие документы о недостоверных данных в течение следующих 10 рабочих дней (пункт 5.4 Порядка № 22-2).

Таким образом, в Таблице 6 Приложения 4 за март 2011 года были приведены данные о работнике с неверным идентификационным номером.

Ошибка обнаружена после истечения предельного срока предоставления Приложения 4 за март 2011 года в июне 2011 года.

Исправить ошибку, допущенную при формировании Приложения 4 за март 2011 года, необходимо следующим образом:

1) составить сопровождающий Перечень таблиц отчета, указав в реквизите «Звіт за місяць» месяц, за который исправляется ошибка (март 2011 года);

2) составить Таблицу 6 за март 2011 года с отметкой «Скасовуюча», в которой повторяются только неправильные данные на работника Степаненко М. А. с неверным идентификационным номером 2785672354, приведенные в ранее поданном отчете;

3) составить Таблицу 6 за март 2011 года с отметкой «Початкова», в которой указываются данные на работника Степаненко М. А. с правильным идентификационным номером 2785672345.

2. Ошибки допущены в денежных показателях. Такие ошибки могут быть связаны, в частности, с:

— неправильным отражением базы обложения ЕСВ;

— применением неверного размера ставок для определения суммы ЕСВ.

2.1. Ошибки, допущенные в базе для взимания ЕСВ.

Обратите внимание: если доход ошибочно не был начислен и не был включен в базу обложения ЕСВ, то доначисление дохода проводится в месяце выявления такой неточности. При этом корректировать данные, предоставленные в Приложении 4 за прошлые отчетные периоды, не нужно. Например, работнику в мае была начислена и выплачена премия за март, которой его забыли наградить при выплате мартовской зарплаты.

Если же ошибка состоит в том, что доход был начислен, но ошибочно его не включили в базу обложения ЕСВ (база обложения ЕСВ занижена) или доход, не подлежащий обложению ЕСВ, ошибочно был включен в базу налогообложения (база обложения ЕСВ завышена) — требуется корректировка показателей Приложения 4.

Такие ошибки исправляются через таблицы 1 и 6Приложения 4 за текущий месяц — тот месяц, в котором они были выявлены. Порядок заполнения таблиц зависит от того, к занижению или к завышению ЕСВ привела ошибка.

Если ошибка привела к занижению ЕСВ, она исправляется следующим образом в Таблице 1:

— заполняют строки 6.1 и 6.3, в которых указывают соответственно сумму ЕСВ, начисленного «сверху» и удержанного «снизу» с дохода, который ошибочно не был включен в базу обложения ЕСВ в прошлых отчетных периодах;

— в строке 6.4 указывается сумма, на которую доначисляется ЕСВ;

— в строке «Зміст помилки» указывают период, в котором допущена ошибка, и вид выплаты, на которую начислен ЕСВ.

В Таблице 6 на застрахованное лицо, начисленный доход которого ошибочно не попал в базу обложения ЕСВ, заполняют строку с кодом типа начислений (далее — КТН) «2» (если ошибка обнаружена самостоятельно) или «4» (если ошибка выявлена при проверке и ЕСВ доначислен ПФ) (графа 10). При этом в графе 11 указывают месяц и год, за который исправляется ошибка, в графе 13 — сумму начисленного дохода, в графе 14 — сумму начисленного дохода с учетом максимальной величины, действовавшей в месяце начисления дохода, в графе 15 — сумму удержанного ЕСВ с указанного дохода.

Если ошибка привела к завышению суммы ЕСВ, ее исправляют в Таблице 1 таким образом:

— за месяц, в котором исправляют ошибку, заполняют строки 7.1 и 7.3, в которых указывают сумму излишне начисленного и излишне удержанного ЕСВ соответственно;

— в строке «Зміст помилки» указывают период, в котором допущена ошибка, и вид выплаты, на которую излишне начислен ЕСВ;

— в строке 7.4 сумму выплат, на которую излишне начислен ЕСВ.

В Таблице 6 на застрахованное лицо, начисленный доход которого ошибочно попал в базу обложения ЕСВ, заполняется строка с КТН «3» (если ошибка обнаружена самостоятельно) или «5» (если ошибка выявлена при проверке, на основании решения ПФ) (графа 10). Остальные графы заполняются так же, как и в предыдущем случае.

2.2. Исправляем ошибки, связанные с применением неверного размера ставки взноса. Такие ошибки приводят только к искажению суммы ЕСВ, не затрагивая базу налогообложения. Исправляются они следующим образом:

1) если ошибка допущена в ставке ЕСВ в части начислений, нужно заполнить в Таблице 1 строку 6.1 (если ЕСВ доначисляется) или строку 7.1 (если сумма ЕСВ уменьшается), а также строку «Зміст помилки»;

2) если ошибка допущена в ставке ЕСВ в части удержаний, то в Таблице 6 нужно заполнить соответствующие строки на работников с КТН «2» или «4» (если ЕСВ занижен) или с КТН «3» или «5» (если ЕСВ завышен).

Доначисление или уменьшение ЕСВ за предыдущие периоды, связанное с изменением класса профессионального риска производства страхователя, отражается в строках 6.2 или 7.2 Таблицы 1 соответственно.

2.3. Ошибки по пенсионным взносам, допущенные в 2010 году,также исправляются в Приложении 4 по ЕСВ.

Для исправления такого рода ошибок предназначено приложение 1 к Таблице 1 отчета. В случае доначисления пенсионных взносов в приложении 1 заполняются:

— строка 3.1, где указывается сумма взносов, доначисленных в результате исправления ошибки;

— строка 3.2 — указывается сумма дохода, на который доначислены взносы.

Если исправление ошибки привело к уменьшению суммы пенсионных взносов, в приложении 1
к Таблице 1 заполняется:

— строка 3.3 — на сумму уменьшения пенсионных взносов;

— строка 3.4 — на сумму дохода, на который были ошибочно начислены взносы.

Содержание ошибки отражается в строке 3.6 приложения 1 к Таблице 1 отчета.

Что касается отражения в отчетности исправленной ошибки в разрезе каждого застрахованного лица, то этот вопрос на сегодняшний день не урегулирован. В устных разъяснениях работники ПФ допускают возможность исправления ошибок, допущенных при исчислении пенсионных взносов в 2010 году, путем заполнения соответствующих строк на работников в Таблице 6Приложения 4 с КТН «2» или «3» (в зависимости от того, доначисляем мы пенсионные взносы или уменьшаем ранее начисленную сумму). При этом в графе 11 Таблицы 6 необходимо указать месяц и год, за который проводится корректировка (например, 10.2010).

Вместе с тем согласно письму ПФ от 03.03.2011 г. № 4149/05-10 этимФондом подготовлен проект постановления, которым будут внесены изменения в Порядок № 22-2 и добавлены КТН «6» — «9» для исправления вышеуказанных ошибок.

Штрафные санкции. Начисление и суммы штрафных санкций в случае доначисления ЕСВ в Приложении 4 не отражаются. Однако в случае нарушений они будут начислены на основании решений органов ПФ. Размеры штрафных санкций мы приводили в «СД», 2010, № 24, с. 22.

Поскольку ошибки, допущенные в прошлых отчетных периодах, выявлены в начале июня 2011 года, они исправляются в Приложении 4 за май с помощью:

— Таблицы 1, где для исправления ошибок следует заполнить строки 6, 6.1, 6.1.1, 6.3, 6.3.1, 6.4;

— Таблицы 6, где на работника Котенко О. С. заполняется строка с КТН «2» с указанием суммы премии и удержанной суммы ЕСВ.

Перечень таблиц отчета заполняется в общем порядке.

Документы консультации

Порядок № 22-2 — Порядок формирования и предоставления страхователями отчета о суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 08.10.2010 г. № 22-2.

Справочная информация (справка)

¹ Полное название этой формы — «Звіт про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до органів Пенсійного фонду України».