3539 0

Особенности заполнения Отчета по форме № Д4: практические примеры

25.03.13
Начиная с января 2013 года работодатели-страхователи обязаны подавать Отчет по форме № Д4 по новым правилам. О новом порядке заполнения такого Отчета мы уже писали на страницах нашей газеты (см. «ОТ», 2013, № 2, с. 3, 12; № 3, с. 13). Вместе с тем, как показывает практика, иногда складываются нестандартные ситуации по начислению той или иной выплаты, которые имеют свои особенности отражения в Отчете по форме № Д4. Ниже представим разъяснения специалиста ПФУ по некоторым вопросам.


 

Использованные документы и сокращения

КЗоТКодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г.

Закон о ЕСВ — Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 г. № 2464­VI.

Закон об отпускахЗакон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96­ВР.

ЕСВ — единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование.

 

 

Временная нетрудоспособность длилась больше месяца

Пример 1. Работник предприятия (Самсоненко Олег Павлович) болел с 02.01.2013 г. по 06.02.2013 г. включительно. Сумма оплаты первых 5 дней временной нетрудоспособности составила 261 грн., сумма пособия по временной нетрудоспособности — 1914 грн. Сумма больничных, приходящихся на январь 2013 года, составила 1827 грн., сумма больничных, приходящихся на февраль 2013 года, — 348 грн. Сумма зарплаты, начисленная за отработанные дни февраля 2013 года, составила 1760 грн.

Как отражаются данные по такому работнику в таб­лице 6 Отчета по форме № Д4?

Для того чтобы заполнить таблицу 6 Отчета по форме № Д4 приведем расчет дополнительных данных.

Сумма ЕСВ, удержанная с больничных:

2175 x 2 % = 43,50 (грн.).

Сумма ЕСВ, удержанная с зарплаты за отработанные дни февраля 2013 года:

1760 x 3,6 % = 63,36 (грн.).

В таблице 6 Отчета по форме № Д4 за январь 2013 года на такого работника должна быть заполнена строка, в которой не будет информации о начисленных выплатах (поскольку он весь месяц болел), но будет заполнена графа 15 «Кількість днів перебування у трудових відносинах/ЦП відносинах протягом календарного звітного місяця». В этой графе необходимо указать количество календарных дней в январе 2013 года, на протяжении которых работник был в трудовых отношениях с предприятием, а именно — 31.

При этом следует иметь в виду, что при заполнении таблицы 1 Отчета по форме № Д4 за январь 2013 года такой работник не учитывается в показателе «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати», поскольку в течение отчетного месяца такому работнику никакие выплаты не начислялись.

Фрагменты заполненных таблиц 6 Отчета по форме № Д4 за январь 2013 года и за февраль 2013 года по такому работнику приведены на рис. 1 (с. 15).

 

Рис. 1. Извлечения из таблиц 6

Работы по договору гражданско­правового характера выполняются в течение нескольких месяцев (болезнь больше месяца)

 

 

Пример 2.Физическое лицо (Иванов Петр Петрович), не являющееся частным предпринимателем, 14.01.2013 г. заключило договор гражданско­правового характера на выполнение работ с предприятием. Акт выполненных работ подписан 04.03.2013 г. Сумма вознаграждения по договору составила 9000 грн.

Как отражаются данные по такому физическому лицу в таблице 6 Отчета по форме № Д4?

В таблице 5 Отчета по форме № Д4 за январь 2013 года необходимо отразить информацию о дате начала отношений по договору гражданско­правового характера в графе 10, а также указать код категории застрахованного лица — «3» (лица, которые выполняют работы по договору гражданско­правового характера).

В Отчете по форме № Д4 за январь 2013 года в таб­лице 6 должна быть отражена информация по такому физическому лицу в графах 6, 7, 8 и 12. В графе 9 следует проставить код категории застрахованного лица — «26». В графе 11 — «01.2013». И обязательно следует заполнить графу 15 — количество календарных дней, в течение которых физическое лицо находилось в гражданско­правовых отношениях, в отчетном месяце (в нашем примере — «18»). Также физическое лицо учитывается при заполнении перед таблицей 1 Отчета по форме № Д4 показателя «Кількість осіб, які виконували роботи (надавали послуги) за договорами цивільно­правового характеру».

Таблица 6 Отчета по форме № Д4 за февраль 2013 года заполняется аналогично январской:в нейдолжна быть отражена информация по такому физическому лицу в графах 6, 7, 8 и 12. В графе 9 следует проставить код категории застрахованного лица — «26». В графе 11 — «02.2013». И обязательно следует заполнить графу 15 — количество календарных дней, в течение которых физическое лицо находилось в гражданско­правовых отношениях, в отчетном месяце (в нашем примере — «28»). Также физическое лицо учитывается при заполнении перед таблицей 1 Отчета по форме № Д4 показателя «Кількість осіб, які виконували роботи (надавали послуги) за договорами цивільно­правового характеру».

Согласно ч. 2 ст. 7 Закона о ЕСВ в случае, если срок выполнения работ (предоставления услуг) по гражданско­правовому договору превышает календарный месяц, доход, выплаченный по результатам работы, для начисления ЕСВ делят на количество месяцев, за которые он начислен.

В Отчете по форме № Д4 за март 2013 года в таб­лице 6 информация о начисленной сумме по договору гражданско­правового характера должна быть отражена, как показано на рис. 2 (с. 16). Также это физлицо учитываем при заполнении таблицы 1 Отчета по форме № Д4 в показателе «Кількість осіб, які виконували роботи (надавали послуги) за договорами цивільно­правового характеру».

 

Рис. 2. Извлечения из таблиц 6
 (гражданско­правовой договор на 3 месяца)

 

Кроме того, в таблице 5 Отчета по форме № Д4 за март 2013 года необходимо отразить информацию о дате окончания отношений по договору гражданско­правового характера, указав в графе 7 код категории застрахованного лица — «3».

 

 

Работник весь месяц находился в ежегодном отпуске

Пример 3.Работник предприятия (Зинченко Алексей Алексеевич) находился в ежегодном отпуске с 01.02.2013 г. по 28.02.2013 г. включительно. Сумма отпускных была начислена и выплачена ему в январе 2013 года и составила 2268 грн. Сумма зарплаты за январь 2013 года составила 2500 грн.

Как отражаются данные по такому работнику в таб­лице 6 Отчета по форме № Д4?

В данной ситуации следует учесть, что несмотря на то, что в феврале 2013 года работнику не были начислены какие­либо выплаты, на него следует заполнить строку в таблице 6 Отчета по форме № Д4 за февраль 2013 года с указанием количества календарных дней, в течение которых работник пребывал в трудовых отношениях с предприятием, в графе 15. При этом следует учесть, что при заполнении таблицы 1 Отчета по форме № Д4 за февраль 2013 года такой работник не учитывается в показателе «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати».

Приведем фрагменты заполненных таблиц 6 Отчета по форме № Д4 за январь и февраль 2013 года по данному работнику (см. рис. 3).

 

Рис. 3. Извлечения из таблиц 6

 

Работник весь месяц находился в отпуске за свой счет

(полный месяц в отпуске; начисление отпускных в месяце выплаты отпускных)

 

 

Пример 4.Работник предприятия, инвалид II группы (Ковтуненко Олег Олегович), с 01.02.2013 г. по 28.02.2013 г. включительно был в отпуске за свой счет на основании ст. 25 Закона об отпусках.

Как отражаются данные по такому работнику в таб­лице 6 Отчета по форме № Д4?

Несмотря на то что в феврале 2013 года работнику не были начислены какие­либо выплаты, на него следует заполнить строку в таблице 6 Отчета по форме № Д4 за февраль 2013 года с указанием количества календарных дней, в течение которых работник пребывал в трудовых отношениях с предприятием, в графе 15, а также количества календарных дней, в течение которых работник находился в отпуске за свой счет (графа 14) (см. рис. 4).

 

Рис. 4. Извлечение из таблицы 6
 (работник­инвалид полный месяц в отпуске за свой счет)

 

При заполнении таблицы 1 Отчета по форме № Д4 за февраль 2013 года такой работник не учитывается в показателе «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати».

 

 

Неправильно указано количество календарных дней отпуска за свой счет

Пример 5. Работница (Иванова Екатерина Семеновна) с 21.01.2013 г. по 31.01.2013 г. включительно была в отпуске за свой счет на основании ст. 26 Закона об отпусках. За январь 2013 года ей начислена заработная плата за отработанные 12 рабочих дней в размере 1714,29 грн. При этом в таблице 6 Отчета по форме № Д4 за январь 2013 года ошибочно указано количество календарных дней, в течение которых она была в отпуске за свой счет, — 14, вместо 11.

Как в таблице 6 Отчета по форме № Д4 за февраль 2013 года исправить такую ошибку?

Дополнительные данные: зарплата за февраль 2013 года составила 3000 грн., сумма ЕСВ, удержанная с зарплаты, составила 108 грн.

Приведем фрагменты таблиц 6 Отчета по форме № Д4 за январь 2013 года, в котором неправильно указали количество дней отпуска за свой счет, и за февраль 2013 года, в котором необходимо откорректировать количество календарных дней отпуска за свой счет, которое было отражено в Отчете по форме № Д4 за январь 2013 года (см. рис. 5).

 

Рис. 5. Извлечения из таблиц 6
 (исправление ошибки: неправильно указано количество дней отпуска за свой счет)

 

 

Смена места работы: с совместительства на основное место работы

Пример 6. Работник (Мех Олег Олегович) был трудоустроен как совместитель, а с 19.02.2013 г. принес трудовую книжку и написал заявление с просьбой перевести его на основное место работы с тем же графиком работы, что и в период работы совместителем. За период 01.02.2013 г. — 18.02.2013 г. ему начислена зарплата в сумме 12000 грн., а за период 19.02.2013 г. — 28.02.2013 г.— 8000 грн. Всего за февраль 2013 года работнику начислено 20000 грн. Смена статуса работы «совместительство основное место» оформлено без расторжения трудовых отношений путем издания приказа о переводе с совместительства на основное место работы (трудовые отношения не прекращаются, компенсация за неиспользованный отпуск не начисляется).

Как в этих случаях заполнить Отчет по форме № Д4?

При смене совместительства на основное место работы путем издания приказа о переводе с совместительства на основное место работы трудовые отношения не прекращаются. При начислении ЕСВ максимальную величину сравнивают с общей суммой зарплаты, начисленной работнику за февраль 2013 года — 20000 грн. (12000 + 8000).

Поскольку начисленная сумма зарплаты превысила максимальную величину (20000 > 19499), ЕСВ начисляем на максимальную величину (19499 грн.):

— в части начислений: 19499 x 37 % = 7214,63 (грн.);

— в части удержаний: 19499 х 3,6 % = 701,96 (грн.).

Заполняем Отчет по форме № Д4 за февраль 2013 года следующим образом.

В таблице 5 делается две записи:

первая запись с указанием даты прекращения трудовых отношений по совместительству в графе 10 «дата закінчення» — «18» (18 февраля), в графе 7 — «2» («2 — наймані працівники (без трудової книжки)»); графу 12 не заполняем;

вторая запись — в графе 10 «дата початку» указываем дату начала трудовых отношений по основному месту работы — «19» (19 февраля), в графе 7 — «1» («1 — наймані працівники з трудовою книжкою»).

В таблице 6 заполняем одну строку на сумму начисленной зарплаты за февраль 2013 года. При этом вграфе 19 проставляем «1» (у работодателя на последнее число месяца находится трудовая книжка (см. рис. 6).

 

Рис. 6. Извлечения из таблиц 5 и 6
(перевод с совместительства на основное место работы)

 

 

Восстановление по суду

Пример 7.Работника (Дмитренко Олег Иванович) восстанавливают по решению суда (незаконно уволен 31.12.2012 г.). По решению суда начислена зарплата за январь и часть февраля 2013 года (до даты восстановления: 01.01.2013 г. — 10.02.2013 г.) в сумме 6000 грн. Кроме того, с даты восстановления в феврале начислена зарплата (основное место работы) за фактически отработанное время в феврале 2013 года в сумме 2200 грн.

Как в этих случаях заполнить Отчет по форме № Д4?

При начислении ЕСВ на сумму средней заработной платы за вынужденный прогул, указанной в решении суда, следует руководствоваться ч. 2 ст. 7 Закона о ЕСВ. ЕСВ начисляется на сумму, которая определяется путем деления начисленной средней заработной платы (дохода) на количество месяцев, за которые она начислена.

В данном случае средний заработок делим на два месяца, за которые он начислен (январь и февраль):

6000 грн. : 2 месяца = 3000 (грн./за месяц).

ЕСВ за январь начисляем с учетом максимальной величины января (19499 грн.):

— в части начислений: 3000 x 37 % = 1110 (грн.);

— в части удержаний: 3000 х 3,6 % = 108 (грн.).

При начислении ЕСВ на зарплату за фактически отработанное время после восстановления в феврале 2013 года (2200 грн.) максимальную величину сравниваем с общим начисленным доходом за февраль 2013 года. Поскольку общая сумма зарплаты за февраль не превысила максимальную величину для февраля ((3000 + 2200) < 19499), ЕСВ начисляем на всю сумму начисленной зарплаты за февраль (5200 грн.):

— в части начислений: 5200 x 37 % = 1924 (грн.);

— в части удержаний: 5200 х 3,6 % = 187,2 (грн.).

В таблице 6 Отчета по форме № Д4 за февраль 2013 года (см. рис. 7) на работника следует заполнить две строки:

первая строка — средняя зарплата за январь 2013 года (графа 11) за вынужденный прогул 3000 грн. с проставлением в графе 10 — «1», в графе 19 — «1», и в графе 15 — «31»;

вторая строка — средняя зарплата за вынужденный прогул за февраль 2013 года (3000 грн.) и зарплата за фактически отработанное время в феврале 2013 года (графа 11) в сумме 2200 грн. с проставлением в графе 19 — «1» (трудовая книжка на конец февраля находится у работодателя), и в графе 15 — «28».

Кроме того, в связи с незаконным увольнением и восстановлением на работе нужно подать таблицу 5 Отчета по форме № Д4 за декабрь 2012 года типа «Додаткова» (отдельный отчет в составе таблицы 5 и титульного листа). В ней на работника заполняем строку с отражением в графе 10 в колонке «дата початку» даты незаконного увольнения (см. рис. 7).

 

Рис. 7. Извлечение из таблицы 6
 (восстановление по суду)

 

 

Итоги в графах 13, 14 и 15 определять не надо

Пример 8. Надо ли подытоживать данные по графам 13, 14 и 15 таблицы 6?

Нет, не надо. Показатель «Разом за аркушем документів» по графам 13, 14 и 15 таблицы 6 заполнять не нужно.

 

 

Предоставление ежегодного отпуска после отпуска для ухода за ребенком

Пример 9.Женщина (Любовь Людмила Ивановна) 5 февраля 2013 года выходит из отпуска для ухода за ребенком до 3 лет и сразу же уходит в ежегодный отпуск с 05.02.2013 г. по 28.02.2013 г. (берет неиспользованные 24 календарных дня ежегодного отпуска). Ей начислены отпускные в сумме 3100 грн.

Как в этом случае заполнить Отчет по форме № Д4?

 

Компенсация за неиспользованный отпуск

Следует отметить, что в таблице 5 Отчета по форме № Д4 информация о дате начала и окончания отпуска для ухода за ребенком до 3 лет не отражается. Поэтому в таблице 5 Отчета по форме № Д4 за февраль 2013 года информация о дате окончания отпуска для ухода за ребенком до 3 лет не отражается.

В таблице 6 (см. рис. 8) отражаем на работника одну строку, в которой показываем начисление отпускных в сумме 3100 грн. (графы 16 и 17) и сумму удержанного ЕСВ (111,60 грн.). В графе 10 проставляем код типа начислений «10» (предоставлен отпуск), в графе 15 — «28» — количество календарных дней нахождения в трудовых отношениях (указываем все календарные дни месяца выхода из отпуска для ухода за ребенком до 3 лет, а не только календарные дни ежегодного отпуска с 05.02.2013 г. по 28.02.2013 г.).

 

Рис. 8. Извлечение из таблицы 6

(ежегодный отпуск при выходе из отпуска для ухода за ребенком до 3 лет)

 

Пример 10.Работник (Сыч Игорь Олегович) уволен 28.02.2013 г. За отработанные дни в феврале ему начислили зарплату в сумме 18000 грн. и в связи с увольнением — компенсацию за неиспользованные дни отпуска в сумме 4000 грн.

Как в этом случае заполнить Отчет по форме № Д4?

При заполнении таблицы 6 Отчета по форме № Д4 следует исходить из того, что компенсацию за неиспользованные дни отпуска необходимо отражать не как начисление отпускных за дни отпуска, а как зарплату — в одной строке с начисленной за отчетный месяц зарплатой. Поэтому в таблице 6 Отчета по форме № Д4 за февраль 2013 года на уволенного работника заполняем одну строку, в которой отражаем общую сумму начислений — 22000 грн. (18000 + 4000). При этом в графе 10 код типа начисления «10» указывать не надо (фактически работник не использует дни отпуска).

При взимании ЕСВ нужно учитывать, что начисленный доход за февраль 2013 года превысил максимальную величину (22000 > 19499), и поэтому ЕСВ начисляем исходя из максимальной величины (19499 грн.):

— в части начислений: 19499 x 37 % = 7214,63 (грн.);

— в части удержаний: 19499 х 3,6 % = 701,96 (грн.).

Кроме того, данные об увольнении работника нужно показать в таблице 5 Отчета по форме № Д4 за февраль 2013 года, указав в графе 10 «дата закінчення» — «28» (28 февраля — дата увольнения), а в графе 12 — статью КЗоТ, на основании которой работник уволен, например, при увольнении по собственному желанию указываем «ст. 38 КЗпП» (см. рис. 9 на с. 21).

 

Рис. 9. Извлечения из таблиц 5 и 6
(увольнение по собственному желанию с выплатой компенсации за неиспользованный отпуск)

 

 

Женщина ушла в отпуск в связи с беременностью и родами

Пример 11. Работница (Котенко Татьяна Владимировна) с 04.02.2013 г. ушла в отпуск в связи с беременностью и родами по 09.06.2013 г. включительно. В феврале 2013 года ей начислены: зарплата за отработанный 1 день февраля 2013 года — 100 грн.; пособие по беременности и родам — 8278,20 грн.

Как в этом случае заполнить Отчет по форме № Д4?

Что касается таблицы 5 Отчета по форме № Д4, то следует отметить, что в отчете за февраль 2013 года необходимо отразить дату начала отпуска в связи с беременностью и родами (4 февраля), при этом категория лица в графе 7 — «5», а в отчете за июнь 2013 года — дату окончания отпуска в связи с беременностью и родами (9 июня), при этом категория лица в графе 7 — «5».

Теперь рассмотрим порядок заполнения таблицы 6 Отчета по форме № Д4 на протяжении всего периода отпуска в связи с беременностью и родами.

В таблице 6 Отчета по форме № Д4 за февраль 2013 года необходимо указать данные о начисленной заработной плате за отработанные дни февраля. При этом в графе 15 необходимо указать количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях — «28».

В таблице 6 Отчета по форме № Д4 за март 2013 года заполняется пустая строка по такой работнице. При этом код категории застрахованного лица — «1» (графа 9), количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях — «31» (графа 15).

В таблице 6 Отчета по форме № Д4 заапрель 2013 года заполняется пустая строка по такой работнице. При этом код категории застрахованного лица — «1» (графа 9), количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях — «30» (графа 15).

В таблице 6 Отчета по форме № Д4 за май 2013 года заполняется пустая строка по такой работнице. При этом код категории застрахованного лица — «1» (графа 9), количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях — «31» (графа 15).

В таблице 6 Отчета по форме № Д4 за июнь 2013 года заполняется пустая строка по такой работнице. При этом код категории застрахованного лица — «1» (графа 9), количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях — «9» (графа 15), т. е. период до дня ухода работницы в отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста.

Обратите внимание: сумму выплачиваемого пособия по беременности и родам в таблице 6 не отражаем, так как с него не взимается ЕСВ.

Порядок заполнения таблиц 5 и 6 на протяжении пребывания работницы в отпуске в связи с беременностью и родами см. на рис. 10 (с. 22).

 

Рис. 10. Извлечения из таблиц 5 и 6 за февраль — июнь 2013 года
(предоставление отпуска в связи с беременностью и родами с 04.02.2013 г. по 09.06.2013 г.)



Помітили помилку? Виділіть її та натисніть Ctrl+Enter, щоб повідомити нас про це
загрузка...
Коментарі (0)