Об’єднаний звіт: якщо донараховано чи відсторновано суму допомоги по вагітності та пологах

Якщо ви тільки виявили помилку в сумі допомоги по вагітності та пологах й розмірковуєте, як її виправити, то вам у пригоді стануть статті «Завищили декретні: як виправити помилку та повернути кошти ПФУ» та «Занизили суму декретних: донараховуємо та отримуємо фінансування» // «Оплата праці», 2026, № 14. Помилка виправлена? Тоді переходимо до відображення донарахованих / відсторнованих сум в Об’єднаному звіті.

Що в додатках Об’єднаного звіту?

Суму допомоги по вагітності та пологах роботодавці:

• юрособи відображають у додатках Д1 та 4ДФ Податкового розрахунку;
• ФОП — у додатках ФІЗ-Д1 та ФІЗ-4ДФ (якщо говоримо вже про квартальну звітність).

Незалежно від періоду, за який надається допомога, її суму слід відобразити в:

• Д1 (ФІЗ-Д1), що сформований за той звітний місяць (місяць звітного кварталу), в якому вона була фактично нарахована / донарахована / відсторнована;
• ДФ (ФІЗ-4ДФ) — за місяць (місяці), в якому (яких) фактично відбулося нарахування / донарахування / сторнування та/або виплата / повернення зайво виплаченої суми.

Розглянемо далі окремо порядок відображення допомоги по вагітності та пологах у цих додатках.

Додаток Д1 (ФІЗ-Д1). Суму допомоги по вагітності та пологах відображаємо в Д1 (ФІЗ-Д1) з розбиттям за місяцями, за дні яких її було нараховано / донараховано / сторновано. Кожен місяць — окремий рядок. У кожному з рядків зазначаємо в графі:

• 08 код категорії «42» — для ставки ЄСВ 22 % або «43» — для ставки внеску 8,41 % (працівниця з підтвердженою інвалідністю);
• 10 — місяць та рік, на який розподілена допомога;
• 16 — донараховану / сторновану суму декретних (тобто різницю, на яку відбулося коригування) за відповідний місяць;
• 17 — суму допомоги (сторнованої / донарахованої) з урахуванням максимального обмеження. При цьому з максимальною базою слід порівняти загальну базу нарахування за відповідний місяць, визначену за працівницею;
• у графі 20 — суму ЄСВ, що нарахована на базу з графи 17.

У разі сторнування суми допомоги її суму та суму ЄСВ зазначаємо із знаком «мінус» в графах 16, 17 та 20.

Щодо граф 14 та 15 Д1 із кількістю днів у трудових відносинах на кількістю днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відповідно. Їх логічно було б не заповнювати, якщо показники цих граф не коригуються, оскільки були правильно зазначені раніше. Водночас наразі окреме програмне забезпечення для формування та подання звітності видає помилку у разі незаповнення графи 15. Також не вдасться залишити порожньою графу 14 додатка Д1, якщо у звіті за поточний місяць показуєте донарахування допомоги за майбутні місяці.

Інші графи заповнюємо в загальному порядку.

Коди типу нарахувань «2» та «3» для відображення в Д1 (ФІЗ-Д1) донарахованих / сторнованих суми допомоги по вагітності та пологах НЕ використовуємо

Із додатка Д1 загальні суми донарахованої / сторнованої у відповідному місяці допомоги та ЄСВ мають потрапити до табличної частини Податкового розрахунку в ті ж рядки, що й нарахована допомога.

Увага! Після донарахування / сторнування допомоги, за потреби, перевірте бази нарахування ЄСВ за відповідні місяці та виконання вимоги про сплату ЄСВ з мінзарплати.

Додаток 4ДФ (ФІЗ-4ДФ). З допомоги по вагітності та пологах не утримуються ПДФО та ВЗ. Але, як вже зазначалося вище, її слід вказати у розд. I додатка 4ДФ (ФІЗ-4ДФ) окремо від інших доходів працівниці (у випадку їх нарахування).

Донараховану / сторновану суму допомоги по вагітності та пологах відображаємо у 4ДФ (ФІЗ-4ДФ) загальною сумою з ознакою доходу «128»

При цьому у випадку сторнування та повернення у графах 3а та 3 суми зазначаємо зі знаком «мінус».

Перейдемо до прикладів.

Читайте також: Новий Об’єднаний розрахунок для ЮО: порядок заповнення Додатків 

Сторновані декретні

У таблиці наведемо інформацію про фактично нараховані в березні суми допомоги, суми, які мали бути нараховані, та різницю між цими показниками.

Сума декретних до та після виправлення помилки

Сторнування допомоги роботодавцем-юрособою та повернення зайво отриманої суми працівницею відбулося в липні 2026 року. Тож роботодавець у Д1 за липень відобразить таке сторнування так, як показано на рис. 1.

З додатку Д1 сторнована сума декретних має підтягнутися до розд. І Податкового розрахунку. Задля наочності припустимо, що інших нарахувань, які входять до бази ЄСВ, роботодавець у липні не проводив. Тоді сторновані суми допомоги будуть зазначені в розд. І Розрахунку так, як зображено на рис. 2.

У додатку 4ДФ сторновані декретні зазначаємо одним рядком з мінусовою сумою та ознакою доходу «128» (див. рис. 3).

Донараховані декретні

Донарахування декретних у Д1 роботодавець-юрособа відобразить у звітному Податковому розрахунку за липень 2026 року у додатках Д1 та 4ДФ.

У Д1 донарахована допомога буде зазначена так, як показано на рис. 4.

З додатка Д1 донараховані декретні, а також сума ЄСВ на них потраплять у Податковий розрахунок (див. рис. 5). Також задля наочності припустимо, що інших нарахувань у липні не було.

Як відобразити донараховані декретні у додатку 4ДФ, зображено на рис. 6.

Висновки

• Донараховані або сторновані суми декретних відображайте у звітному Податковому розрахунку за той місяць, у якому ці коригування були фактично проведені в бухгалтерському обліку.
• У додатку Д1 формуйте окремі рядки для кожного місяця, на який припадає сума коригування, із зазначенням відповідного коду категорії «42» або «43» у графі 08 та місяця і року у графі 10. Коди типу нарахувань (КТН «2» чи «3») при цьому не використовуйте. Сторновані суми коригування відображайте із знаком «мінус».
• У додатку 4ДФ відображайте донараховані чи сторновані декретні загальною сумою одним рядком з ознакою доходу «128» у місяці здійснення коригування.