4ДФ Об’єднаного звіту: виправляємо помилки

Вид помилки

Помилки, яких припускаються у додатку 4ДФ, можуть бути:

• несумовими (у податковому номері платника, ознаці доходу, ознаці ПСП тощо);
• сумовими (у сумі нарахованого та/або виплаченого доходу, сумі ПДФО, ВЗ).

У цій статті сфокусуємося на виправленні помилок у розд. І додатка 4ДФ, оскільки саме на нього припадає левова частка всіх допущених помилок цього додатка.

Тип коригуючого звіту

Помилки у 4ДФ можна виправити шляхом подання коригуючого Податкового розрахунку та 4ДФ з таким типом:

• «Звітний новий» — якщо граничний строк подання звіту ще не сплив;
• «Уточнюючий» — після спливу строку звітування.

Механізм виправлення у 4ДФ

Механізм виправлення у поданому і прийнятому 4ДФ не залежить від виду помилки та типу коригуючого звіту. Правила коригування наведемо в таблиці.

Механізм виправлення помилок у додатку 4ДФ

Розділ І коригуючого 4ДФ має містити тільки ті рядки, які виправляються. Інші рядки (з правильною інформацією) дублювати не треба, навіть якщо подаємо звітний новий додаток.

До табличної частини Податкового розрахунку коригуючі дані з додатка 4ДФ не потрапляють. Тобто якщо виправляється помилка тільки в 4ДФ (незалежно від її виду), то таблична частина Податкового розрахунку буде порожньою.

До речі, механізм коригування поданого і прийнятого раніше (до 2021 року) розд. І звіту 1ДФ такий самий, як і 4ДФ. Коригування так само проводимо у діючій на день його проведення формі звіту (наразі місячний Об’єднаний звіт). Але при виправленні помилок у 1ДФ є нюанси. Зокрема, у нумерації коригуючого звіту та виправленні сум ВЗ, який у 1ДФ зазначався у розд. ІІ без персоніфікації. Про це ви можете почитати у статтях «Коригуючий Податковий розрахунок: його форма, тип, період та номер у шапці» // «Оплата праці», 2025, № 5 та «Коригування в Об’єднаному звіті» // «Оплата праці», 2025, № 5.

Поряд із цим є помилки у 4ДФ, які можна виправити без подання коригуючого звіту. Це стосується неправильно розрахованого ПДФО.

Виправляємо ПДФО через перерахунок

Неправильно розрахований ПДФО з доходу фізособи, сума якого відображена у поданому і прийнятому 4ДФ, можна виправити через перерахунок.

Окрім обов’язкового перерахунку ПДФО, раз на рік у грудні і при звільненні можна провести добровільний перерахунок сум нарахованих доходів, утриманого податку. Він може проводитися за будь-який період і в будь-яких випадках для визначення правильності оподаткування (п.п. 169.4.3 ПКУ). Алгоритм його проведення аналогічний до річного перерахунку, про який ви можете почитати у статті «Річний перерахунок ПДФО — 2024» // «Податки & бухоблік», 2024, № 103.

Результати такого перерахунку ПДФО відображаємо в 4ДФ за той звітний місяць, у якому проведений перерахунок. Подавати уточненку в такому разі не треба.

Далі розглянемо приклади виправлення помилок у 4ДФ через коригування.

Загубили інформацію

Приклад 1. Працівника (ПСП не користується) було звільнено за власним бажанням 3 січня 2025 року. У січні йому була нарахована компенсація за 1 день невикористаної відпустки у сумі 260,20 грн (ПДФО — 46,84 грн, ВЗ — 13,01 грн). У день звільнення з працівником проведені всі розрахунки та сплачені податки. У 4ДФ за січень помилково не включили цього працівника. Помилку виявили і виправляємо 19 березня 2025 року.

Щоб виправити помилку, формуємо Податковий розрахунок та 4ДФ із типом «Уточнюючий». Адже строк для подання звітності за січень 2025 року вже сплив.

У розд. І 4ДФ додаємо рядок із забутим працівником. У графі 10 цього рядка зазначаємо — «0» (див. рис. 1).

Рис. 1. Фрагмент 4ДФ з типом «Уточнюючий» за січень 2025 року

Приклад 2. При поданні Податкового розрахунку за лютий 2025 року не вказали неоподатковану благодійну нецільову допомогу, яка була надана працівнику у сумі 4240 грн. Помилку виявили і виправляємо 20 березня 2025 року.

Щоб виправити помилку, формуємо Податковий розрахунок та 4ДФ із типом «Звітний новий». Адже день її виправлення є останнім днем строку подання звіту за лютий 2025 року.

Як і у прикладі 1, додаємо забуту інформацію, формуючи рядок із нею у коригуючому 4ДФ. У графі 10 цього рядка зазначаємо «0» (див. рис. 2).

Рис. 2. Фрагмент 4ДФ з типом «Звітний новий» за лютий 2025 року

Як бачите, і в «Уточнюючому», і у «Звітному новому» 4ДФ застосовано ідентичний механізм виправлення помилки.

Помилилися в сумі доходу

Приклад 3. При поданні Податкового розрахунку за 4 квартал 2024 року помилково занизили суму доходу працівника за грудень. Загубили премію у сумі 10000 грн. Вказали 55000 грн зарплати (ПДФО — 9900 грн, ВЗ — 2750 грн), а треба було 65000 грн разом із премією (ПДФО — 11700 грн, ВЗ — 3250 грн). Помилку виявили і виправляємо 20 березня 2025 року.

На день коригування строк звітування за грудень сплив, тому виправляємося через «Уточнюючий» Податковий розрахунок та 4ДФ за грудень 2024 року.

Нам треба змінити суму доходу, ПДФО та ВЗ за рядком, який був поданий у 4ДФ за грудень 2024 року.

Для цього формуємо два рядки: помилковий на вилучення з ознакою «1» у графі 10 та рядок з правильними сумами на введення з ознакою «0» у графі 10 (див. рис. 3).

Рис. 3. Фрагмент 4ДФ з типом «Уточнюючий» за грудень 2024 року

Помилилися в ознаці доходу та шапці додатка

Приклад 4. При поданні Податкового розрахунку за вересень 3 кварталу 2024 року у 4ДФ помилково показали зарплату працівника та винагороду за ЦПД однією сумою 39000 грн (ПДФО — 7020 грн, ВЗ — 585 грн) в рядку з ознакою «101». А треба було окремо зарплату — 33000 грн (ПДФО — 5940 грн, ВЗ — 495 грн) з ознакою «101» та окремо винагороду за ЦПД — 6000 грн (ПДФО — 1080 грн, ВЗ — 90 грн) з ознакою «102». Крім того, цього працівника не враховано у рядку 05: показали 2 особи замість 3.

Виправляємося 20 березня 2025 року.

Для виправлення обох помилок (і у табличній частині, і в шапці додатка) формуємо Податковий розрахунок та 4ДФ за вересень 2024 року. У ньому виправляємо одночасно помилку у табличній частині додаткв і його шапці.

Виправляємо помилку розд. І додатка. У розд. І коригуючого додатка формуємо три рядки: вилучаємо рядок із помилкою та додаємо два рядки з правильною інформацією відповідно розділеною за ознаками доходу (див. рис. 4).

Рис. 4. Фрагмент 4ДФ з типом «Уточнюючий» за вересень 2024 року

Виправляємо шапку. Якщо штатному працівнику нараховано, окрім зарплати, ще й винагороду за ЦПД, то враховуємо його і в рядку 04 (Працювало за трудовими договорами (контрактами) (ознака 101)), і в рядку 05 (Працювало за цивільно-правовими договорами (ознака 102)). У наведеному прикладі працівника враховано тільки у рядку 04. У коригуючому Податковому розрахунку у рядку 04 не змінюємо раніше подану інформацію, оскільки в ній немає помилки (припустимо, що було зазначено 47 осіб), а в рядку 05 вказуємо правильну інформацію (див. рис. 5).

Рис. 5. Фрагмент шапки 4ДФ з типом «Уточнюючий» за вересень 2024 року

Зауважте, виправити показники рядків 032, 04, 05 «шапки» 4ДФ та рядка 032 заголовної частини Податкового розрахунку можливо тільки з одночасним виправленням помилки табличної частини додатка.

Висновки

• Для виправлення помилок у 4ДФ використовуються два типи коригуючих звітів: «Звітний новий» (якщо граничний строк подання звіту ще не сплив) та «Уточнюючий» (після спливу строку звітування).
• Виправлення помилок (як сумових, так і несумових) у розд. І 4ДФ коригуючого звіту здійснюється шляхом вилучення помилкових рядків та додавання правильних. У графі 10 зазначається ознака: «1» для вилучення рядка та «0» для додавання нового.
• Виправити помилку в обчисленні ПДФО можна через добровільний перерахунок цього податку у поточному звітному періоді. При цьому подавати коригуючий 4ДФ не треба.