4ДФ: які помилки не потребують коригування звіту

Донарахування та сторнування зарплатних виплат за попередні періоди

Виправлення помилок у нарахуванні зарплати за попередні періоди, які коригуються в бухобліку через донарахування або сторнування, не потребують подання  коригуючого  4ДФ.

На момент нарахування зарплати бухгалтер не завжди має повну інформацію про доходи працівника за звітний місяць. Наприклад, працівнику може бути нарахована місячна премія із затримкою в два місяці через відсутність фінансування.

Або ж працівник другу половину місяця перебував на лікарняному, але документи для оплати лікарняних ще не були готові на момент нарахування зарплати за цей місяць. У такій ситуації бухгалтер не може включити лікарняні до звітного періоду і нараховує їх у наступному місяці. Важливо розуміти, що це не є помилкою.

Усі виплати, а також зміни виплат, відображаються у формі 4ДФ саме в тому місяці, коли вони були фактично нараховані, і немає потреби переносити їх до попередніх періодів.

Помилки при нарахуванні зарплати

Трапляються ситуації, коли бухгалтер припустився помилки в нарахуванні виплат. Наприклад, неправильно розрахована зарплата за минулий період, занижена чи завищена сума відпускних або лікарняних. При цьому в місяцях їх нарахування інформація в 4ДФ повністю відповідала бухобліку.

Якщо помилка виявлена пізніше, її виправляють шляхом донарахування або сторнування в бухобліку.

У таких випадках коригувати форму 4ДФ за минулий період не потрібно. Донарахування чи сторнування відображаємо у формі 4ДФ того місяця, коли фактично було проведено коригування в бухобліку.  Донарахування чи сторнування відображаємо у формі 4ДФ того місяця, коли фактично було проведено коригування в бухобліку.

Як відобразити донарахування і сторнування?

• Окремі рядки не формуються: усі виплати включаються до загального доходу поточного місяця.
• Донарахування збільшують дохід: суми, які були донараховані за минулі періоди, додаються до доходу поточного місяця.
• Сторнування зменшують дохід: суми, які були сторновані, відповідно зменшують загальний дохід поточного місяця.

Таким чином, будь-які коригування відображаються лише в тому періоді, коли вони фактично були проведені в обліку. 

Розглянемо приклад.

Приклад. У травні  2025  працівникові були донараховані своєчасно не нараховані доплати за суміщення за лютий 2025  — 676,19 грн, за березень 2025 року — 1859,52 грн. Загальна сума зарплати за травень з урахуванням донарахованих сум доплати — 12335,71 грн (ПДФО — 2220,43 грн, ВЗ — 616,79 грн).

Фрагмент 4ДФ за травень  2025 року

Ніяких виправлень у раніше поданих додатках 4ДФ за лютий і березень до Податкового розрахунку не проводимо. Адже раніше подана інформація за лютий і березень відповідає даним бухобліку цих місяців.

Донараховані суми доплати зазначаємо в 4ДФ у складі зарплати за травень.

Помилки в розрахунку ПДФО

Якщо була допущена помилка в розрахунку суми ПДФО, її можна виправити шляхом перерахунку податку в поточному звітному періоді. 

Найчастіше трапляються ситуації, коли, наприклад, не застосували податкову соціальну пільгу, на яку працівник мав право, або, навпаки, помилково застосували її чи застосували в неправильному розмірі.

Результати проведеного перерахунку ПДФО потрібно відобразити у формі 4ДФ з типом «Звітний» за той місяць, коли був проведений цей перерахунок.

Коригування форми 4ДФ за минулі періоди не проводиться: уточнюючі звіти подавати не потрібно.

Усі зміни фіксуються лише в поточному звітному місяці.

Приклад 2. Зовнішній сумісник працює на умовах неповного робочого дня (займає 0,5 штатної одиниці). Повний посадовий оклад — 22000 грн (з урахуванням зайнятості — 11000 грн). Він користується ПСП на трьох дітей.

У квітні  йому нараховано 13524,70 грн. У тому числі зарплата — 5761,90 грн, відпускні — 4762,80 грн та матеріальна допомога на оздоровлення 3000 грн. При оподаткуванні до доходу квітня помилково застосована ПСП.

У травні  працівнику нарахована зарплата у сумі 11000 грн.

У 2025 році працівник має право на ПСП у сумі 4542 грн (1514 х 3 дітей до 18 років). Граничний розмір доходу для застосування пільги складає 12720 грн (4240 х 3 дітей до 18 років).

ПСП застосовується до зарплати, нарахованої протягом місяця. 

Зарплатний дохід працівника за квітень становив 13524,70 грн. (перевищив граничний обмежувач – 12720 грн.). Тож працівник не мав права на ПСП на дітей.

Роботодавець може зробити добровільний перерахунок ПДФО за квітень у травні.

Перерахунок ПДФО за квітень у травні  2025 року

У результаті перерахунку виявлено, що із зарплати працівника за квітень було недоутримано 817,56 грн  ПДФО. Утримуємо його за рахунок нарахувань наступного місяця (травня). Тобто проводимо його за рахунок збільшення ПДФО, що підлягає сплаті з травневого  доходу працівника. Усі розрахунки – перед вами. Таким чином, ПДФО у травні 2025 року становитиме 1980 грн. (тобто 1162,44 + 817,56)

Фрагмент 4ДФ за травень  2025

1980 грн зазначаємо у гр. 4а та 4 розд. І 4ДФ за травень. 

Отже, давайте підсумуємо.

Донарахування/сторнування зарплати, відпускних, лікарняних за попередні звітні періоди відображаємо в 4ДФ, сформованому за той місяць, в якому фактично було проведено таке донарахування/сторнування.

Помилку, допущену при розрахунку ПДФО, можна виправити шляхом перерахунку ПДФО. Результат перерахунку відображаємо у формі 4ДФ за той місяць, у якому перерахунок проведений (річний обов’язковий проводиться у грудні). Зазначаємо у гр. 4а та 4 суму ПДФО з урахуванням недоплати/переплати.