
Якщо при заповненні ЄСВ-звіту ви допустили помилку тільки в персональних даних працівника, то її можна умовно віднести до «несумових» помилок. Особливість «несумових» помилок полягає в тому, що їх можна виправити шляхом скасування або коригування. Роботодавець, що поставив запитання, неправильно вказав прізвище працівниці в таблиці 6 і дату звільнення працівника в таблиці 5 — ці помилки не стосуються сум, відповідно їх можна віднести до «несумових».
Нагадаємо, що роботодавець несе відповідальність за неправильне і недостовірне надання персоніфікованих даних щодо своїх працівників. Посадові особи можуть понести покарання згідно зі ст. 1651 Кодексу України «Про адміністративні правопорушення» від 07.12.84 р. № 8073-X у виглядіштрафу від тридцяти до сорока неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
У свою чергу, надання недостовірних персоніфікованих даних та ігнорування необхідності виправлення цих даних матиме негативні наслідки для працівника, стосовно якого допущена помилка. Адже дані, надані роботодавцями про своїх працівників у вигляді щомісячного ЄСВ-звіту, надалі використовуються Пенсійним фондом при призначенні і перерахунку пенсії, фондами соціального страхування при призначенні страхових виплат.
Викривлення персональних даних особи може негативно позначитися на розмірі пенсійних та інших страхових виплат.При виправленні «несумової» помилки слід керуватися положеннями Порядку № 435*. А конкретніше — розділом V цього Порядку. Так ось, граничні строки для виправлення «несумової» помилки в разі її самостійного виявлення Порядком № 435 не встановлені. Тобто виправляйте її, щойно знайшли.
Виправляємо помилку «неправильно вказане прізвище». Для виправлення помилки в прізвищі, імені або по батькові для особи, з якою у вас продовжуються трудові (цивільно-правові) відносини, вам достатньо в наступному місяці подати звітні відомості про особу вже з правильним прізвищем, ім’ям або по батькові.
У разі потреби виправлення помилки в прізвищі, імені або по батькові для звільненого працівника необхідно скористатися «скасовуючою» формою звіту, де одна таблиця міститиме помилкові відомості — тип «скасовуюча» і друга — із зазначенням типу «початкова» з правильними відомостями.
Виправляємо помилку «неправильно вказана дата звільнення». Помилку в цьому випадку допустили не лише в таблиці 5 ЄСВ-звіту, але ще і в таблиці 6. Річ у тому, що якщо в таблиці 5 ЄСВ-звіту є позначка про початок або закінчення трудових відносин із застрахованою особою, то в таблиці 6 у графі 15 роботодавець указує відповідну кількість днів перебування в трудових (цивільно-правових) відносинах. У випадку якщо ви в графі 15 таблиці 6 укажете кількість днів, що відповідає повному місяцю, і при цьому в таблиці 5 зазначите дату прийняття на роботу або звільнення з роботи в середині місяця, то система, яка приймає звітні відомості, повідомить вас про помилку.
У разі виявлення страхувальником у ЄСВ-звіті після закінчення звітного періоду помилки в реквізитах (окрім сум), що стосуються застрахованої особи, подаються скасовуючі документи. Тобто страхувальник повинен сформувати і подати ЄСВ-звіт за попередній період, що містить: перелік таблиць ЄСВ-звіту, відповідну таблицю із зазначенням типу форми «скасовуюча» з помилковими відомостями і відповідну таблицю із зазначенням типу форми «початкова» з правильними відомостями.
Пункт 6 розд. V Порядку № 435.Необхідно розрізняти таке: на титульному аркуші (перелік таблиць звіту) наводять форму звіту («початкова», «скасовуюча» або «додаткова»), а в самих таблицях указують тип таблиці («початкова», «скасовуюча» або «додаткова»).
Таким чином, за останній звітний період, у якому працівник перебував у трудових відносинах з роботодавцем (за місяць звільнення — серпень), складіть:
1) таблицю 5 з типом «скасовуюча», даними звільненого працівника і помилковою датою звільнення;
2) таблицю 5 з типом «початкова», даними звільненого працівника і правильною датою звільнення;
3) титульний аркуш (перелік таблиць звіту) за формою «скасовуюча» на обидві таблиці 5;
4) таблицю 6 з типом «скасовуюча». У неї внесіть відомості, які були помилковими, — кількість днів перебування в трудових відносинах, які раніше вказали в таблиці 6 ЄСВ-звіту за серпень. Окрім цього, в рядку дублюються всі інші дані, які були вказані правильно і виправленню не підлягають;
5) таблицю 6 з типом «початкова». У неї внесіть рядок з правильними даними про застраховану особу — правильною кількістю днів перебування застрахованої особи в трудових відносинах у місяці звільнення.
Причому заповнюйте їх так, щоб суми, вказані в реквізитах 17 — 21, відповідали сумам, наведеним у таблиці 6 з типом «скасовуюча»;
При формуванні і наданні таблиці 6 ЄСВ-звіту з позначкою «початкова» у звіті за формою «скасовуюча» зміни в сумових показниках (реквізити 17 — 21) не допускаються.6) до обох таблиць 6 складіть один перелік таблиць звіту за формою «скасовуюча».
Зверніть увагу! «Скасовуючий» тип таблиці 6 ЄСВ-звіту не може застосовуватися без одночасного подання таблиці 6 з типом «початкова», а «скасовуючий» тип таблиці 5 ЄСВ-звіту може застосовуватися без одночасного надання таблиці 5 з типом «початкова».
При наданні звіту за формою «скасовуюча» таблиця 1 ЄСВ-звіту не формується.