Автор : Савченко Олена, податковий експертЧи потрібно заповнювати реквізити 12 — 15 таблиці 5 Звіту з ЄСВ по рядкам з даними про відпустки?
У таблиці 5 інформацію про початок/закінчення оплачуваної відпустки не зазначаємо. Їй там немає місця.
Ці реквізити звичайні страхувальники заповнюють виключно за рядками, в яких відображені факти початку/закінчення трудових (цивільно-правових) відносин і переведення на іншу посаду.
Чи потрібно заповнювати графи 12 — 16 таблиці 5, якщо закінчилася відпустка для догляду за дитиною до 3 років?
У випадку якщо в особи закінчилася відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, від трирічного віку до досягнення нею шестирічного віку або відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, у звітному місяці зазначається дата закінчення відпустки.
Тобто якщо закінчилася відпустка для догляду за дитиною до 3 років, то графи 12 — 15 не заповнюються, а графа 16 заповнюється.
Зокрема, реквізит 16 таблиці 5 Звіту за формою № Д4 призначений для відображення інформації про документ-підставу про початок роботи і відпустку, закінчення трудових або цивільно-правових відносин, переведення на іншу посаду.
Таким документом при відображенні факту початку/закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років (від 3 до 6 років) є відповідний наказ (розпорядження) керівника підприємства. У реквізиті 16 зазначаємо: «наказ (розпорядження), дата, номер».
Наказ про закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років не видають. Підставою для заповнення реквізиту 16 у разі закінчення такої відпустки буде наказ про її надання.
Що означає «дата початку» і «дата закінчення» для трудових договорів / для цивільно-правових договорів (ЦПД) у графі 11 таблиці 5 Звіту за формою № Д4? Яким має бути формулювання при заповненні граф 16 і 17, якщо формуємо таблицю 5 у зв’язку з початком/закінченням ЦПД?
Розпочнемо із ЦПД. Передусім зауважте: винагороду за виконані роботи (надані послуги) відображаєте у Звіті за формою № Д4, сформованому за той звітний місяць, у якому вона була фактично нарахована.
Однак на дату початку і закінчення ЦПД ми завжди формуємо таблицю 5 Звіту з ЄСВ. У графі 11 цієї таблиці зазначаємо дату початку/закінчення дії ЦДП.
Розпочнемо з підряду (робіт). Як роз’яснюють пенсійники, «відомості в таблиці 5 про початок і закінчення цивільно-правових відносин у межах договору підряду (виконання робіт) заносяться відповідно до строків, зазначених у самому договорі».
Відповідно, якщо в договорі не прописана конкретна дата, з якої починається виконання робіт, орієнтуємося на момент укладення договору. Якщо прописана — орієнтуємося на цю дату. Це в частині «дати початку».
Нагадаємо, за загальним правилом ЦПД набирає чинності з моменту його укладення (ч. 2 ст. 631 ЦКУ).
Дата закінчення виконання робіт підтверджується датою підписання відповідного акта. По суті, це день, на який зазначені в акті роботи вважаються виконаними (наданими).
Стосовно договорів послуг — свій нюанс. Споживання послуги відбувається в момент її надання, на відміну від роботи, результат якої визначається після її завершення. Фактично послуга існує тільки тоді, коли вона надається.
Як роз’яснюють пенсійники, «відомості в таблиці 5 про початок і закінчення цивільно-правових відносин … у межах договору про надання послуг — згідно з актом про їх надання».
Відповідно, якщо у вас в акті приймання-передачі послуг чітко прописано, коли (у які дні) надавалася послуга, відомості в таблиці 5 про дати початку/закінчення надання послуг зазначайте згідно з актом.
Якщо це окремі дні, потрібно буде заповнити відповідну кількість рядків.
Якщо чіткі дати не прописані — орієнтуйтеся на строки договору (див. вище для договору підряду).
Графи 12 — 15 таблиці 5 Звіту за формою № Д4 за рядком із ЦПД не заповнюєте (у паперовому варіанті Звіту проставляєте прочерк).
У графі 16 пишемо «договір від… №...». У графі 17 зазначаємо главу Цивільного кодексу України, що регулює ваш договір. Принаймні саме так рекомендують чинити фахівці ПФУ*.
* Див. статтю «Експрес-відповіді щодо таблиці 5 Звіту за формою № Д4» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 37).
Наприклад, для підряду слід зазначити «гл. 61 ЦКУ», для послуг — «гл. 63 ЦКУ».
З трудовими договорами запитання виникає тільки з датою звільнення: ставити дату останнього робочого дня чи дату першого дня, коли працівник уже не виходить на роботу після звільнення.
Тут усе просто 
. У таблиці 5 ставимо дату останнього робочого дня такого працівника.
Що загрожує працівникові і підприємству, якщо ми не змінюватимемо посаду працівника, тобто не приводитимемо її у відповідність до Класифікатора професій, а залишимо так, як є?
Запитання з Класифікатором ДК 003:2010 непросте. Детальніше його ми розглядали в статті «Класифікатор професій. Вимушені познайомитися…» у журналі «Бухгалтер 911», 2018, № 30.
Проблеми, вважаємо, можуть виникнути лише в разі, якщо працівник мав право на пільгове пенсійне забезпечення, але прийняття на «неправильну посаду» позбавило його такого права. У цьому випадку однозначно потрібно виправлятися.
Хоча знову ж таки як далеко зайдуть перевіряючі в частині штрафних амбіцій, зараз сказати складно. Тому якщо конфлікт з Інструкцією № 58** (де зазначено, що записи в трудових книжках виконуються відповідно до Класифікатора професій) є, його краще усунути.
Якщо працівника, у якого не приведено найменування посади у відповідність з Класифікатором, у майбутньому звільняти, то чи не буде тоді проблематично подати Звіт з ЄСВ, зважаючи на неможливість заповнення таблиці 5 на програмному рівні?
Побоювання про те, що програма не пропустить різні найменування графи 12 і графи 15 таблиці 5, не мають під собою підстави.
Річ у тому, що професійна назва роботи з графи 12 може не збігатися з найменуванням посади в графі 15. Хоча б тому, що Класифікатор професій надає право роботодавцеві використовувати для утворення нових найменувань професій похідні слова (віце-, головний, заступник, провідний, молодший тощо) до професій (професійних назв робіт) з додатка В, але за умови збереження галузевої і функціональної належності, кваліфікаційних вимог, виключення дублювання, збереження коду таких професій.
Жінка перебуває у відпустці для догляду за дитиною до 3 років до 24 вересня. 31 серпня написала заяву на звільнення «за угодою сторін». Жодних нарахувань не було. Як правильно показати цю подію у Звіті з ЄСВ: достатньо заповнити тільки таблицю 5 чи ще десь потрібно це все показати?
У цьому випадку за таким працівником заповнюємо тільки таблицю 5. Двома рядками (за кодом 1 і кодом 6 у графі 8).
Дата в графі 11 одна й та ж — 31.
Працівник — зовнішній сумісник за наказом про переведення стає працівником за основним місцем роботи. Яким чином таке переведення тепер показувати в таблицях 5 і 6 Звіту з ЄСВ?
На практиці зазвичай застосовують два варіанти внутрішніх ротацій.
Так, працівника:
— або звільняють з основного місця роботи (з місця роботи за сумісництвом) і приймають до штату за сумісництвом (на основне місце роботи) до того ж роботодавця;
— або переводять з основного місця роботи (із сумісництва) на роботу за сумісництвом (на основне місце роботи) без звільнення.
Ми рекомендуємо використовувати лише перший варіант — «прийняття-звільнення». Річ у тому, що варіант з переведенням з основного місця роботи (із сумісництва) на місце роботи за сумісництвом (на основне місце роботи) на тому ж підприємстві на законодавчому рівні чітко не врегульоване. При його застосуванні можуть виникнути проблеми із заповненням і видачею трудової книжки, розрахунком відпускних і соціальних виплат.
На цю проблему вказує і Мінсоцполітики. Так, на думку цього відомства, якщо працівник залишається працювати на тій же посаді в межах підприємства, то переведення в розумінні ст. 32 КЗпП у цьому випадку не може бути застосоване.
Див. лист від 14.06.2016 р. № 121/06/187-16, від 18.10.2017 р. № 446/0/22-17/134.
У таблиці 5 Звіту за формою № Д4 підприємство робить два записи:
— перший — із зазначенням дати і підстави припинення трудових відносин за сумісництвом (за основним місцем роботи);
— другий — з датою початку трудових відносин за основним місцем роботи (за місцем роботи за сумісництвом).
У таблиці 6 відомості про нараховану зарплату відображайте двома рядками:
— у першому — проставляйте суму зарплати, нараховану за час роботи за основним місцем роботи (у графі «Ознака наявності трудової книжки» зазначайте «1»);
— у другому — відображайте зарплату за час роботи за сумісництвом (у графі «Ознака наявності трудової книжки» проставляйте «0»).
Графу 15 «Кількість календарних днів перебування у трудових/цивільно-правових відносинах протягом звітного місяця» заповнюйте один раз — за рядком із зарплатою за основним місцем роботи. Зазначайте в ньому загальну кількість днів перебування в трудових відносинах у звітному місяці. Це підтверджує і Пенсійний фонд України в листі від 16.11.2016 р. 36884/05-10.
І обов’язково направляєте податківцям Повідомлення про укладення трудового договору (якщо використовується варіант «прийняття-звільнення»)***. Зробити це потрібно до моменту допуску працівника до роботи за новим трудовим договором (у нашому випадку за основним місцем роботи).
*** Корисну інформацію знайдете в статті «Повідомлення про прийняття на роботу: систематизуємо знання!» (журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 41).
Чи потрібно показувати в таблиці 5 Звіту з ЄСВ працівника у Звіті за серпень, якщо він з 01.08.2018 р. працює на посаді, приведеній у відповідність до Класифікатора? Чи потрібно було подавати в цьому випадку до ДФС повідомлення про укладення трудового договору?
Якщо ми говоримо всього лише про уточнення найменування посади працівника, тобто на підприємстві було видано наказ на приведення найменування посади у відповідність з Класифікатором, то в таблиці 5 нічого у зв’язку із цим показувати не потрібно.
Подавати податківцям повідомлення про укладення трудового договору не потрібно навіть у тому випадку, якщо дійсно було переведення з однієї посади на іншу, оскільки трудові відносини не припинялися/поновлювалися.
