Виправляємо помилки в звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ

Старі помилки

Помилки з ЄСВ, ПДФО та ВЗ, допущені у звітних періодах до 2021 року, виправляємо за допомогою діючого сьогодні Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Податковий розрахунок, Розрахунок) та його додатків.

Тож шукати бланки старої звітності не потрібно.

Ба більше, правила виправлення помилок, як старих, так і допущених у новій звітності, постаралися уніфікувати. Розглянемо, що з цього вийшло.

Та для початку пропонуємо ознайомитися з основними принципами виправлення помилок.

Основні принципи

Принцип 1.Прийнята звітність, яку необхідно відкоригувати, залишається чинною на момент виправлення помилки.

Система, за якої наступний звіт затирає попередній, тут НЕ працює

Тобто здана до закінчення граничного строку подання звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ, яка прийнята податківцями та пройшла всі контролі, у тому числі під час завантаження до реєстрів страхувальників та застрахованих осіб, навіки «цементується» в системі.

У вас немає можливості «забити» її новою звітністю. Ви можете лише відкоригувати необхідні реквізити та показники прийнятої звітності, як у межах звітного періоду, так і поза його межами.

Принцип 2.Коригування поданої звітності проводимо за допомогою Податкового розрахунку та його додатків з типом «Звітний новий» або «Уточнюючий» залежно від часу його подання.

Так, формуємо Розрахунок з типом:

— «Звітний новий» у разі необхідності проведення коригувань Податкового розрахунку з типом «Звітний» чи «Звітний новий» (якщо вже виправляли помилки) до закінчення строку його подання.

Для бухгалтерів-початківців зазначимо, що Податковий розрахунок подають окремо за кожен квартал (податковий період) протягом 40 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного кварталу (п.п. «б» п. 176.2 ПКУ).

Причому якщо останній день строку подання Розрахунку припадає на вихідний або святковий день, то останнім днем строку вважатиметься операційний (банківський) день, наступний за вихідним або святковим.

Поданими до закінчення граничного строку подання вважають усі прийняті податківцями Розрахунки з типом «Звітний» та «Звітний новий»,

тобто первинні дані та всі проведені коригування даних за звітний квартал;

— «Уточнюючий» — якщо виправляємо помилки після закінчення строку подання звітності з типом «Звітний» та/або «Звітний новий» за попередні періоди, у тому числі до 2021 року.

Принцип 3.Коригуюча звітність повинна містити лише ті додатки, в яких проводиться коригування.

Принцип 4.«Звітний новий» або «Уточнюючий» Податковий розрахунок та його додатки формуємо та заповнюємо за єдиними правилами.

Вони повинні містити інформацію лише за рядками з показниками або сумами ПДФО, ВЗ, ЄСВ, які уточнюються. Рядки з правильною інформацією дублювати не потрібно!

Розглянемо особливості виправлення помилок залежно від показників, які коригуємо, та звітності, в якій вони відображалися.

Помилки в 4ДФ та формі № 1ДФ

Для виправлення помилок у базі оподаткування, ПДФО, ВЗ, ознаках доходів і пільг формуємо «виправний» звіт за той період, в якому було допущено помилку. Він буде містити Податковий розрахунок та додаток 4 (4ДФ) до нього з типом «Звітний новий» чи «Уточнюючий» (залежно від того, коли виправляємо помилку).

У Податковому розрахунку заповнюємо тільки реквізитну частину (рядки 01 — 05) та в рядку 06 зазначаємо відомості про додаток, який подаємо, та кількість аркушів у ньому.

Коригуємо 4ДФ.Реквізити у «шапці» 4ДФ повинні відповідати тим, що були зазначені в раніше поданому 4ДФ, який ви зараз коригуєте (за винятком ситуації, коли ви саме їх коригуєте).

«Новий звітний» та «Уточнюючий» 4ДФ міститиме інформацію тільки за рядками, які уточнюються/додаються/вилучаються.

Для вилучення одного помилкового рядка із попередньо поданої звітності потрібно повторити всі графи такого рядка і в графі 10 «Ознака 0, 1» вказати «1» — рядок на вилучення.

Для введення нового або пропущеного рядка необхідно повністю заповнити всі його графи й у графі 10 зазначити «0» — рядок на введення.

Для заміни помилкового рядка на правильний потрібно вилучити помилкову інформацію, зазначивши у графі 10 позначку «1», і ввести окремим рядком правильну інформацію, вказавши у графі 10 такого рядка позначку «0».

Тобто в цьому випадку слід заповнити два рядки, один з яких вилучає помилкову інформацію, внесену раніше, а другий — вносить правильну інформацію.

Приклад виправлення помилок, допущених у 4ДФ (приклад 1), ми навели в статті «Приклади виправлення помилок у звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ» цього номера.

Коригуємо ф. № 1ДФ.ПДФО-помилки, неточності допущені у розд. І форми № 1ДФ, коригуєте за тими ж правилами, що й помилки у 4ДФ.

Проте заповнювати реквізити «номер місяця в кварталі», а також рядки з номерами 04 та 05, у коригувальній 4ДФ не потрібно.

А ось

для коригування сум доходів та сум ВЗ, що зазначалися за рядком «Військовий збір» розд. ІІ форми № 1ДФ, залишили «старий» механізм

Причина проста: до 01.01.2021 р. за ВЗ не було персоніфікації. Тож коригувати персоніфіковано те, що не було персоніфіковано, безглуздо.

Як же виправлятимемо помилки у рядку «Військовий збір» розд. ІІ форми № 1ДФ? Доволі просто. У розд. ІІ 4ДФ:

— у рядку «Військовий збір» — відображаєте правильну інформацію щодо доходу, нарахованого й виплаченого, та ВЗ, утриманого і перерахованого;

— у рядку «Військовий збір — виключення» повторюєте всі графи помилкового рядка з ВЗ із раніше поданої форми № 1ДФ.

Приклад виправлення помилок, допущених у формі № 1ДФ (приклад 2), ми навели в статті «Приклади виправлення помилок у звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ» цього номера.

Помилки в Д5 та таблиці 5 Звіту з ЄСВ

У Д5 Податкового розрахунку та таблиці 5 Звіту з ЄСВ зазначаємо відомості про трудові (цивільно-правові) відносини з застрахованими особами. Допущені в них помилки коригуємо так само, як і помилки в 4ДФ.

Тобто за той період, в якому допущено помилку, формуємо з типом «Звітний новий» чи «Уточнюючий» (залежно від того, коли виправляємо помилку) Податковий розрахунок та Д5.

У Податковому розрахунку заповнюємо реквізитну частину (рядки 01 — 05) та в рядку 06 вказуємо вид додатка, який подаємо разом з Розрахунком, та кількість аркушів у ньому.

У Д5 заповнюємо «шапку» (рядки 01 — 031). Далі в табличній частині Д5 застосовуємо принцип «Ознака 0, 1». Тобто щоб:

— виключити зайвий рядок у поданому Д5 (таблиці 5), — повторюємо його і в графі 20 «Ознака 0, 1» проставляємо «1»;

— додати забутий рядок, — формуємо його і в графі 20 проставляємо «0»;

— виправити помилкові відомості, — формуємо 2 рядки. В одному повністю повторюємо інформацію з помилкою і в графі 20 Д5 проставляємо «1» — рядок на виключення. У другому — вказуємо правильну інформацію і в графі 20 зазначаємо «0» — рядок на введення.

Як бачите, помилки в Д5 Податкового розрахунку та таблиці 5 Звіту з ЄСВ виправляють за єдиними правилами, що дуже зручно.

Приклад виправлення помилок, допущених у Д5 (приклад 3), ми навели в статті «Приклади виправлення помилок у звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ» цього номера.

Помилки в Д1 та таблиці 6 Звіту з ЄСВ

Інформація з Д1 Податкового розрахунку, а до 2021 року — з таблиці 6 Звіту з ЄСВ, використовується Пенсійним фондом для формування щодо кожної застрахованої особи відомостей про суми нарахованих їй у звітному місяці видів доходів, які включаються до бази нарахування ЄСВ.

Порядок виправлення помилок у Д1 Розрахунку та таблиці 6 Звіту з ЄСВ, мабуть, найзаморочливіший. Тут важливу роль відіграють два фактори.

Перший — вид помилки:

— несумова (коригування персональних даних та їх доповнення) або

— сумова (помилка в базі нарахування ЄСВ та/або сумі ЄСВ).

Другий — тип Розрахунку, який використовуємо для виправлення помилки, а саме «Звітний новий» чи «Уточнюючий».

Почнемо зі знайомого вже способу виправлення — за допомогою ознаки «0» — рядок на введення та «1» — рядок на виключення.

«Ознака 0, 1».За допомогою графи 25 «Ознака 0, 1» Д1 Розрахунку виправляємо:

1) будь-які помилки, допущені у Д1, якщо коригування здійснюємо за допомогою Розрахунку «Звітний новий» до закінчення строку подання Податкового розрахунку за відповідний квартал;

2) несумові помилки (помилки, описки в податковому номері, П. І. Б. застрахованої особи, кількості днів тощо) в Д1 та таблиці 6 Звіту з ЄСВ, якщо коригування проводимо в Розрахунку з типом «Уточнюючий» після закінчення граничного строку подання Розрахунку.

Порядок виправлення знайомий. Щоб:

— вилучити рядок, повторюємо його та в графі 25 Д1 проставляємо «1»;

— додати забутий рядок, формуємо його та в графі 25 Д1 — «0»;

— виправити помилки в рядку поданого Д1 чи таблиці 5 — вилучаємо його за допомогою ознаки «1» й додаємо новий — ознака «0».

Увага! Нагадаємо, що загальні сумові показники з Д1 формують відомості у розд. І Податкового розрахунку. Тож у випадку коригування сумових показників у раніше поданому Д1 така інформація повинна бути зазначена у відповідних рядках (1, 2, 3, 7, 8) розд. І Податкового розрахунку з типом «Звітний новий», в якому проводитися коригування.

Причому якщо після здійснених коригувань сума виключених показників перевищує суму включених показників, то у зазначених вище рядках буде відображено різницю, на яку зменшились відповідні показники. У такому разі

допускається відображення показників у відповідних рядках розд. I Розрахунку з типом «Звітний новий» зі знаком «мінус»

Приклад виправлення помилок, допущених у Д1, за допомогою Розрахунку з типом «Звітний новий» (приклад 4), ми навели в статті «Приклади виправлення помилок у звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ» цього номера.

КТН 2, 3.Якщо потрібно виправити сумові помилки в таблиці 6 Звіту з ЄСВ чи в Д1 Розрахунку після закінчення граничного строку його подання, то для цього не можна використовувати ознаки 0, 1!

Виправлення таких помилок здійснюється за іншим принципом. Їх можна виправити:

варіант 1— за допомогою Розрахунку з типом «Уточнюючий», сформованого за той звітний період, в якому допущено помилку. Він міститиме безпосередньо сам Розрахунок та додаток Д1 до нього з коригуючими рядками;

варіант 2— у складі Розрахунку за поточний квартал з типом «Звітний».

Порядок виправлення (незалежно від обраного варіанта) такий. У Д1 на працівника, в сумових даних якого ви самостійно виявили помилку, формуєте окремий рядок, зазначаючи, серед іншого:

— у графі 09 — КТН «2» — якщо донараховуєте базу та/або ЄСВ, або ж КТН «3» — якщо зменшуєте базу та/або ЄСВ;

— у графі 10 — місяць і рік, за який виправляєте помилку.

Інші графи заповнюєте в загальному порядку. Причому якщо зменшуєте базу нарахування чи суму ЄСВ, то сумові показники вказуєте без знака «мінус». Замість нього КТН «2».

Коригуючі сумові показники переносимо з Д1 до розд. І Податкового розрахунку (графи 4 — якщо збільшили суму нарахувань з ЄСВ, графи 6 — якщо зменшили).

Приклад виправлення сумових помилок, допущених у Д1, за допомогою Розрахунку з типом «Уточнюючий» (приклад 5), ми навели в статті «Приклади виправлення помилок у звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ» цього номера.

Ще один важливий момент. Якщо після закінчення періоду для звітування за відповідний квартал необхідно одночасно виправити сумові та несумові помилки щодо застрахованої особи, то дієте так. Спочатку формуєте Розрахунок з типом «Уточнюючий», виправляєте несумові помилки та надсилаєте Розрахунок податківцям. Потім створюєте Розрахунок з типом «Уточнюючий» для коригування показників з ЄСВ.

Упевнені, що ця стаття допоможе вам у виправленні помилок, допущених у старій та новій звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ. Залишайтеся з нами, бережіть себе та своїх близьких. Ви — найкращі.

ВИСНОВКИ

• Прийнятий Розрахунок з типом «Звітний» залишається чинним під час прийняття податківцями наступного Розрахунку за такий звітний період.
• Спосіб виправлення помилок у прийнятих Розрахунках залежить від показника, який коригується, та того, коли виправляють помилку (до чи після закінчення періоду для звітування).

Ушакова Лілія, експерт з питань оплати праці

ПОДАТКИ & БУХОБЛІК КВІТЕНЬ, 2021/№ 29