Єдина звітність з типом «Довідковий»: коли подавати?

Але є нюанс. Перехід з місячної звітності з ЄСВ на квартальну створює масу проблем у призначенні виплат із соцфондів (лікарняних, допомоги по вагітності та пологах, допомоги по безробіттю) та Пенсійного фонду (призначення/перерахунок пенсії). Адже у цих випадках важливий страховий стаж застрахованої особи, нараховані суми заробітної плати та сплата ЄСВ.

Який же вихід з цієї ситуації? Подання проміжної довідкової звітності.

Тож якщо у вас в установі з’являється працівник, який виходить на пенсію чи претендує на виплати з фондів, вам потрібно буде подати на нього цей звіт як «Довідковий».

Тобто Розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий» зазначаємо у разі, якщо Податковий розрахунок подаватимемо з відомостями, необхідними для призначення застрахованим особам:

• пенсії;
• матеріального забезпечення, страхових виплат.

Такий звіт міститиме лише додатки з інформацією на працівника, необхідною для призначення відповідної виплати.

Причину подання звітності указуйте в «шапці» відповідного додатка, який подається в складі Податкового розрахунку з типом «Довідковий».

Якщо проставлена позначка:

• «для призначення пенсії» (додатки Д1 (рядок 035), Д5 (рядок 036) та Д6 (рядок 034) за наявності в них інформації щодо застрахованої особи), то додатки мають містити відомості для призначення пенсії по застрахованій особі;
• «для призначення матеріального забезпечення, страхових виплат» (додаток Д1 (рядок 035) та за потреби додаток Д5 (рядок 036)) — у цьому разі потрібно буде вказати відомості для призначення інших соціальних виплат по застрахованій особі.

А тепер найцікавіше.

Періодичність подання таких довідкових звітів чітко не прописана в оновленому Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (наказ Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4). Вказано лише, що довідковий Податковий розрахунок подається за наявності підстав для його подання.

Розяснили ці питання ПФУ та Мінфін. Проте у своїх листах від 22.01.2021 р. № 2800-050102-1/2832 та від 27.01.2021 р. № 11220-02-62/2362 (відповідно) вони чіткої відповіді не надали.

Так, фахівці ПФУ вказали, що Податковий розрахунок «Звітний» як «Довідковий» подається у межах звітного кварталу у разі настання відповідної події. Про які події йдеться?

Якщо в вашій установі є працівник, який збирається на пенсію, то «Довідковий» слід подати після того, як цей працівник подасть заяву про призначення пенсії. Про це ви дізнаетесь від самого працівника або зі звернення від ПФУ.

До розрахунку включайте дані про дохід працівника за період з початку звітного кварталу до дня подання ним заяви про призначення пенсії (або звільнення у зв’язку із виходом на пенсію).

А ось якщо працівнику належать лікарняні або декретні, то строки та період, за який повинен бути поданий Розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий», нажаль, ні Мінфін, ні ПФУ не вказали. Можливо тут останнє слово буде за «зацікавленими органами», а саме за ФСС та Фондом безробіття. Тож залишається тільки чекати.

Тим більш, що наразі подати довідкову звітність немає можливості у зв’язку з відсутністю відповідного програмного забезпечення. Тож знову чекаємо поки така можливість з’явиться.   

На майбутнє зверніть увагу! Те, що по деяким працівникам ви вже зазначили інформацію по окремим місяцям в проміжному Податковому розрахунку типу «Довідковий», не звільняє вас від обов’язку подання інформації про них у «Звітному» Розрахунку. 

Це підкреслили фахівці ПФУ у вищевказаному листі: «під час подання Податкового розрахунку за звітний квартал до Податкового розрахунку та його складових необхідно включати відомості про нарахування єдиного внеску щодо осіб, стосовно яких раніше було надано податковий розрахунок типу «Довідковий».

Справа в тому, що статус справжнього звіту матимуть будь-які типи Розрахунку, крім звітного з типом «Довідковий».  Адже він подається лише для надання довідковой інформації, до того ж не за усі місяці звітного кварталу. Саме тому для нього не встановлено жорстких строків подання. Тай й штрафів за порушення цих строків не буде.

Інформацію про осіб, зазначених у «Довідковому» Розрахунку вам доведеться дублювати у звітному Розрахунку за квартал. Тобто дані по одним й тим самим особам показуйте два рази, перший – у «Довідковому» всередині кварталу, другий – у квартальному «Звітному» після закінчення кварталу.І коли ви продублюєте по деяким працівникам інформацію у повному Податковому розрахунку за звітний квартал, задвоєння даних не буде.

Натомість, якщо звітний квартал закінчився і потрібні дані за цей період для призначення пенсії, матзабезпечення або страхових виплат, то «Довідковий» подавати не потрібно. Слід прискоритися та подати на всіх працівників «Звітний» Розрахунок. 

Світлана Замазій, шеф-редактор портала "Buhgalter.com.ua"